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Teammotivation

Mehr Geld, ein sicherer Arbeitsplatz und Karrieremöglichkeit sind eigentlich die althergebrachten Motivationsfaktoren am Arbeitsplatz. Nicht nur in Arztpraxen sind dies aber sehr knappe Ressourcen. Die Folge davon ist manchmal mangelnde Motivation, einhergehend mit vermehrter Fehlerhäufigkeit. Wie kann man diesem Problem aber rechtzeitig begegnen?

Die folgenden Motivationen können auch Sie in Ihrer Praxis (kostenlos) nutzen:

1. Wo es geht, sollten Sie Ihren Mitarbeitern freie Hand lassen. Geben Sie ein Ziel vor und lassen Sie den Weg frei.

2. Ziehen Sie Ihre Helferinnen in Entscheidungen mit ein. Sie werden dadurch weitere Blickwinkel erfahren.

3. Erklären Sie öfters mal, warum Ihre Mitarbeiter eine Aufgabe erbringen müssen.

4. Geben Sie wichtige Informationen (auch schlechte Nachrichten) weiter. Dadurch werten Sie Ihre Arzthelferinnen auf.

5. Unterstützen Sie die persönliche Weiterentwicklung. Übernehmen Sie beispielsweise einen Teil der Kosten für ein Fortbildungsseminar. Sie werden dadurch einen sehr großen Nutzen daraus ziehen.

6. In einem Team muss jeder Kompromisse eingehen. Wenn möglich, sollten Sie auch die persönlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen. Das heißt natürlich nicht, dass Sie sich diesen unterordnen sollen.

7. Zeigen Sie Ihrem Mitarbeitern, dass Sie sie auch persönlich schätzen und nicht nur deren Arbeitskraft.

Alle diese Ressourcen sind letztendlich unbeschränkt und kostenlos verfügbar. Nutzen Sie diese Motivationsfaktoren, damit das Arbeiten in der Praxis wieder Spaß macht.

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Stimmt Ihre Personaleinteilung?

Gerade größere Praxen haben immer wieder ein großes Problem: Dienstpläne. Wer soll wann wie lange Arbeiten, damit ein reibungsloser Ablauf der Praxis gewährleistet ist? Das ist die zentrale Frage bei der Dienstplanerstellung. In meinen Praxisanalysen sehe ich dann immer wieder die gleiche Lösung: Ewig lange Zahlenkolonnen aus denen zum Schluss keiner mehr schlau wird, weil diese Zahlengräber einfach unübersichtlich sind. Daraus ergeben sich zwei Folgen:

1. Die MFA arbeiten länger als Sie sollten, bekommen dafür mehr Geld – was vor allem dem Fiskus gefällt – oder bekommen eben keine Überstunden bezahlt und verlieren dadurch eine Menge an Motivation.

2. Der/die Praxisinhaber zahlt nicht zu wenig an Überstunden oder hat unmotivierte Mitarbeiter.

Die Lösung: Stellen Sie die Anwesenheitszeiten des Praxisteams auf Zeitschienen dar.

1. Nehmen Sie sich ein kariertes Blatt und ziehen Sie einen Strich mit der Länge Ihrer Praxisöffnungszeiten. 2 cm sind eine Stunde. Haben Sie also 10 Stunden geöffnet, ist Ihre Zeitachse 20 cm lang.

2. Zeichnen Sie weitere Zeitachsen mit den Anfangs- und Endzeiten des ganzen Teams darunter. Berücksichtigen Sie dabei auch die offiziellen Pausenzeiten.

Jetzt können Sie sofort sehen, wo noch Lücken oder Überbesetzungen in der optimalen Zusammensetzung Arzt/Mitarbeiter sind. Beachten Sie dabei auch Ihren Terminplan, der unter Umständen fordert, dass mehr MFA vorhanden sind, weil z.B. an bestimmten Zeiten häufig Blutabnahmen eingeplant sind.

Beachten Sie auch diese Zusatztipps:

  1. Es hat sich als optimal erwiesen, wenn die Zeitachsen der Ärzte und Helferinnen farblich unterschiedlich sind.
  2. Nutzen Sie für jeden Wochentag ein eigenes Blatt.
  3. Kommen MFA oder Ärzte dazu/weg, dann ist diese Planung natürlich anzupassen.
  4. Wesentlich flexibler sind Sie mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie EXCEL von Microsoft. Hier können Sie sich entsprechende Tabellen selbst anlegen oder ein spezialisiertes Programm zukaufen.
  5. Eine weitere Alternative wäre natürlich die Vergabe eines entsprechenden Beratungsauftrages an einen spezialisierten Unternehmensberater.

Mein “bester” Fall:

Die Praxis Dr. M. war beinahe jeden Tag bis 21:00 Uhr offiziell für die Patienten da. Man bewältigte das mit einem Schichtbetrieb, so dass immer min. ein Arzt und ausreichend MFA anwesend waren. Ein Superservice für die Patienten.

Die Einteilung der Dienstpläne überlies man den MFA, wobei (kurioserweise) offiziell keine länger als bis 19:00 Uhr eingeteilt war. Die restlichen zwei Stunden, die natürlich abgeleistet wurden, waren nach dem Selbstverständnis der Helferinnen als Überstunden angefallen. Ein teueres Selbstverständnis, wie sich herausstellte.

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Ist Ihr Sprechzimmer zu groß?

Das Sprechzimmer sollte nicht größer als 15 – 18 qm sein, weil Sie sonst sehr viel Zeit durch lange Laufwege verlieren. Heute wollen wir die Ausstattung und die Organisation genauer unter die Lupe nehmen. Im Prinzip gibt es in einer Arztpraxis nur zwei Arten von Fällen: zeitaufwendige und weniger zeitaufwendige.

Bei den ersten müssen Sie ein Gespräch führen und die Anamnese erheben, z.B. eine Blutdruckmessung durchführen oder so untersuchen, dass sich der Patient ausziehen muss. Das sind erfahrungsgemäß 2/3 Ihrer Fälle. Das andere Drittel sind Fälle, die Sie im Griff haben, also nur eine kurze Kontrolle von Laborwerten, Verbandswechsel oder Wundversorgung. Jetzt könnte Ihre Aufteilung so aussehen: Große Fälle ins Sprechzimmer und die kleinen in einen Funktionsraum.

Das Sprechzimmer

Weg mit einem großen Schreibtisch, den der hat zwei Nachteile:

1. Aufstehen, um den Tisch herumgehen, um dem Patienten z.B. Blutdruck zu messen oder den Rachen zu kontrollieren, kostet Sie 15 – 20 Sekunden und bei 80 Patienten pro Tag sind Sie schnell bei knapp 30 Minuten vertane Zeit. Also: Besorgen Sie sich einen kleineren Schreibtisch und stellen Sie den Patientenstuhl neben den Schreibtisch, denn dadurch sparen Sie sich auch den Weg und brauchen u.U. nur mit Ihrem Stuhl vorzurutschen.

2. Er verleitet zur Lagerung von Unterlagen, die Sie zur täglichen Arbeit gar nicht brauchen. Dadurch sieht Ihr Sprechzimmer unaufgeräumt aus und macht einen eher hektischen Eindruck. Auch hier gilt: Alles was Sie nicht zur momentanen Arbeit brauchen, gehört nicht auf Ihren Schreibtisch.

Alles was Sie tagtäglich häufig brauchen, muss in Griffweite sein. Praxiscomputer, Spatel, Blutdruckmeßgerät oder Medikamentenproben dürfen Sie nicht dazu zwingen aufzustehen. Das Sprechzimmer sollte auch so aufgeteilt sein, dass sich ein Patient zurückziehen kann, wenn er/sie sich ausziehen muss. Nutzen Sie diese z.T. sehr langen “„Ausziehzeiten” um sich um einen „”kleinen” Fall zu kümmern, der Sie im Funktionsraum erwartet.

Das alles muss natürlich mit der Terminplanung flutschen. Wenn Sie sich mit den Worten „”Ziehen Sie sich bitte in Ruhe aus, ich komme gleich wieder.” aus dem Raum verabschieden, schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klatsche: Sie nehmen dem Patienten das unangenehme Gefühl sich beobachtet auszuziehen und zweitens gewinnen Sie Zeit für Patienten, die wegen einer kurzen Behandlung nicht lange warten wollen. 

Warum Sie mich gerade jetzt brauchen …

… fragen Sie sich sicher doch auch manchmal, oder?

Und: Was macht so ein Unternehmensberater für Ärzte eigentlich so genau?

Sehen Sie doch einmal selbst:

Dienstpläne

3 von 4 MFA der Kinderärztin Dr. F. aus B. haben mehrfach gekündigt und sie wusste irgendwann nicht mehr, wie Sie sie noch halten sollte.

Wir haben – gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen – einen Dienstplan ausgearbeitet, so dass jede nur noch vier Tage die Woche arbeitet und so ein langes Wochenende hat.

Ein ähnliches Problem hatte auch die Gemeinschaftspraxis Dr. S. Die haben pro Jahr ca. 10.000 Euro an Überstunden bezahlt, weil niemand mehr einen Überblick über die Mitarbeitereinteilung hatte.

Auch hier half ein ausgeklügeltes Schichtsystem.

Und das ist immer nur ein Teilaspekt bei einer Praxis-Organisations-Beratung.

Wartezeiten/Terminplanung

Lange Wartezeiten waren immer wieder Diskussionsgegenstand in einer großen Internistenpraxis in Hamburg. Die Praxis drehte sich mit ihren Lösungsansätzen immer wieder im Kreis. Keiner wusste so Recht, warum die guten Überlegungen nicht griffen.

Die Lösungen wurden einfach nicht konsequent genug umgesetzt und durch die Betriebsblindheit fehlte genau der entscheidende Hinweis. Jetzt funktioniert das Bestellsystem tadellos.

Die Idee, die ich aus einer Kölner Praxis mitgebracht hatte, half einem Passauer Orthopäden viele Wege, und damit Zeit in seiner Praxis zu sparen.

Externe Erfahrungen und Feintuning

Gerade diese externen Erfahrungen, die ich mitbringe, sind für viele meiner Mandanten sehr viel wert. Die Ideen entstehen nicht am berühmten „grünen Tisch“, sondern sind schon ausgetestet und werden von mir an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst. Ein Feintuning also.

Branchenübergreifende Lösungen

Manche Lösungen stammen nicht immer aus Arztpraxen, sondern kommen aus anderen Branchen. Ich selbst war mehrere Jahre in Wirtschaftsunternehmen tätig. Bei einem Logistikunternehmen, bei einem Zulieferer und bei einer großen Versicherungsgesellschaft, bevor ich zur Kassenärztlichen Vereinigung kam.

Als Vorstand der Wirtschaftsjunioren hatte und habe ich häufig mit Unternehmern zu tun, die uns in Betriebsbesichtigungen gerne ihre Innovationen vorstellen. Und da ist vieles dabei, was auch in einer Arztpraxis umsetzbar ist.

Marketing meets Betriebswirtschaft

Mein langjähriger Mandant Augenarzt Dr. H. hat auf einer Messe ein tolles Gerät entdeckt und eigentlich auch schon einen Superpreis ausgehandelt. Bei unserer regelmäßigen Besprechung war schnell klar, dass wir in seiner Praxis gar nicht die richtige Klientel für dieses Gerät haben. Wir müssten Marketing bzw. Angebote für Senioren weiter ausbauen.

In den letzten 25 Jahren, in denen ich selbständig Ärzte berate, habe ich es meist mit erfolgreichen Praxen zu tun, die entweder noch erfolgreicher werden wollen oder mit meiner Hilfe keine neuen Trends verpassen wollen.

KV-Wissen

Eine sehr erfolgreiche Berliner Orthopädiepraxis hat mich mit der Überprüfung ihrer Abläufe beauftragt. In der ersten Stunde meines Besichtigungstages dachte ich noch: „Was soll ich denen noch beibringen?“ Die Helferinnen waren nett und kompetent, das Bestellsystem funktionierte. Doch im Laufe des Tages und nach einer Besprechung mit den Praxisinhabern stellte sich heraus, dass diese nicht so recht wussten, wie sie mit der damaligen Einführung des Praxisbudgets umgehen sollen. Also spielte dann die

Organisationsberatung

nur eine untergeordnete Rolle und es dominierte die – eigentlich später angedachte – betriebswirtschaftliche Beratung.

Und jetzt fragen Sie natürlich: Wie teuer wird so eine Beratung sein?

Wie so häufig im Leben wird dies von mehreren Faktoren beeinflusst. Oder lassen Sie es mich mit den Worten eines meiner Mandanten sagen: „Es ist egal, was es kostet. Es muss nur mehr bringen, als es kostet.“

Ganz so einfach ist es natürlich nicht. Für die meisten meiner Beratungen habe ich Pauschalen. Die Pauschalen für die Abrechnungsanalysen sind Ihnen ja schon bekannt. Bei den anderen, wie Praxisorganisationsberatung oder betriebswirtschaftliche Beratung kommt es auf die Praxisgröße an, was letztlich den Arbeitsaufwand bestimmt.

Fordern Sie einfach meine Broschüre an oder lassen Sie mich Ihnen ein Angebot unterbreiten.

In den meisten Fällen wird meine Beratung bis zu 1.500 Euro gefördert.  Die häufigste Frage, die dazu gestellt wird, ist: Kann die Förderung mehrfach beantragt werden?

Ja, und zwar für thematisch getrennte Beratungen. Wenn z.B. zuerst die Praxisorganisation unter die Lupe genommen wird und später beispielsweise die Praxiskosten. Diese Beratungen dürfen nicht gleichzeitig durchgeführt werden, sondern müssen in sich abgeschlossen sein. Dadurch kann bis zu 3.000 € Förderung beantragt werden.

Sie wollen in Zukunft mit Ihren unternehmerischen Entscheidungen nicht mehr alleine sein? Neugierig, ob noch Potenzial in Ihrer Praxis steckt? Dann stellen Sie mir jetzt eine Anfrage.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf

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Telefonmarketing

Kundenzufriedenheit bzw. Patientenzufriedenheit ist das A und O des Praxismarketing. Es müssen also alle Bereiche der Praxis darauf abgestimmt werden, dass eine möglichst hohe Patientenzufriedenheit erreicht wird. Denn mit der Patientenzufriedenheit steigt auch die Patientenbindung, die gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten sehr starke Bedeutung gewonnen hat. Immer wieder stelle ich in Praxisanalysen leider fest, dass durch falsches Telefonieren manche Patientenbeziehung leidet. Wer jedoch ein paar Regeln beachtet, kann auch am Telefon einen guten Patientenservice bieten.

1. Vollständige Begrüßung: Die Anrufannehmer sollten zuerst den Praxisnamen vollständig nennen. Bei großen Gemeinschaftspraxen kann auch eine Bezeichnung statt aller Namen der Ärzte genommen werden. Der Name, der den Anruf angenommen hat, gehört genauso selbstverständlich zu der Begrüßung. Und ein freundliches „Was kann ich für Sie tun?“ hat noch nie geschadet.2. Freundlichkeit: Normalerweise sollte man das einfach erwarten können, aber leider ist der Alltag in Arztpraxen ganz anders. Wer am Telefon lächelt, der wird zwar nicht (noch nicht) vom Gegenüber gesehen, aber es wird auf alle Fälle bemerkt.

3. Namen des Anrufers notieren: Wer sich den Namen des Anrufers nicht merken kann, sollte ihn kurz irgendwo notieren. Bei schwierigen Namen sollten Sie ruhig nachfragen.

4. Störungen: Ich sehe sehr häufig, dass eine MFA telefoniert und sie dann von einer anderen sehr aufdringlich etwas gefragt wird. Schnelles Erledigen oder ständige Unterbrechungen eines Telefonats vermitteln dem Anrufer, dass er eigentlich gar nicht wichtig oder erwünscht ist. Das sollte Ihnen aber jeder Patient wert sein.

5. Weiterleitungen: Wenn ein Anruf nicht durch die Annehmerin erledigt werden kann, dann sollten alle Informationen notiert werden, die im ersten Gespräch erfahren wurden. Sonst muss der Anrufer alles noch einmal erklären, was unter Umständen sehr lästig sein kann.

6. Weiterleiten 2: Häufig werden Fragen nach einem anderen Gesprächspartner mit einem kurzen „Moment bitte“, „Ich verbinde oder auch nur „Ja“ quittiert. Diese unhöfliche Geste sollte sofort abgestellt werden. „Ich werde Sie sofort mit Dr. … verbinden. Bitte haben Sie einen Augenblick Geduld.“ dauert nicht viel länger, zeugt aber von Patientenorientierung und Professionalität.

7. Erklärungen: Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter merken, dass der anrufende Patient über einen Sachverhalt nicht so genau Bescheid weiß, dann sollten Sie sich schon die Zeit nehmen dies zu erklären. Auch dadurch bekommt der Patient das gute Gefühl gut aufgehoben zu sein. Und er wird nicht noch einmal anrufen, weil er es beim ersten Mal nicht richtig verstanden hat.