Rudolf Loibl, Praxis-Orga-News, Personal

Haben Sie zu viel Personal? – mögliche Lösungen

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Letzte Woche haben Sie gelesen, welche Schwierigkeiten Ihr Kollege Dr. W. hatte, die richtige Anzahl Mitarbeiter zu finden. Heute zeige ich Ihnen ein paar Lösungsansätze. Dr. W. hat folgende Maßnahmen ergriffen und somit seine Praxis wieder auf Vordermann gebracht:

  1. Es wurde von einer offenen Sprechstunde in eine halboffene Sprechstunde umgewandelt. Es gibt also Zeiten, in denen die Patienten kommen können, wann Sie wollen, aber es gibt auch Zeiten, in denen man ausschließlich mit Termin drankommt. Notfälle natürlich ausgenommen. Diese Umstellung dauerte etwa drei Monate, bis Sie von den Patienten angenommen wurde.
  2. Zeitmanagement heißt nicht nur Terminplanung, sondern auch eine Planung der Abläufe. Es wurde eine genaue Aufgabenverteilung für die Mitarbeiter eingeführt. Jeder weiß jetzt, wann er was wie zu tun hat.
  3. Das Karteikartensystem wurde entschlackt. Es gibt nicht mehr fünf, sondern nur noch zwei Ablagen, eine Zentralablage und eine Altablage (seit mehr als drei Jahren nicht mehr in der Praxis gewesen). Nächstes Ziel: Abschaffen und mehr und mehr auf EDV setzen. 

Die Praxis arbeitet heute mit 1,5 Kräften und es musste deshalb aber niemand entlassen werden. Eine MFA wollte sowieso nur noch auf 450 Euro weiter arbeiten und die zweite Vollzeitkraft reduzierte ebenfalls Ihre Stundenanzahl, damit sie sich mehr um ihre Familie kümmern kann. Die Arztehefrau hilft nur noch aus, wenn “Not am Mann” ist, ansonsten baut sie sich ein zweites Standbein mit Ernährungsberatung auf.
 
Gerade bei Personalkosten sollten Sie sich nicht unbedingt auf die Vergleichszahlen verlassen, die Ihnen Ihr Steuerberater mit der BWA liefert. Auch wenn Ihre Praxis in diesem Vergleich gut abschneidet oder im Durchschnitt liegt, heißt das noch gar nichts. Vielleicht haben Sie mehr Teilzeitkräfte als andere oder höher bezahlte, weil qualifiziertere oder erfahrenere MFA. Erst wenn Sie nach diesen Berichtigungen noch im Durchschnitt der Vergleichspraxen liegen, dann können Sie mit Fug und Recht behaupten: Ich habe nicht zuviel Personal.

Rudolf Loibl, Praxis-Orga-News, Personal

Haben Sie zu viel Personal?

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„Mein Steuerberater sagt mir, dass ich zu hohe Personalkosten habe. Stimmt das?“ war die Frage, die Dr. W. bei einer Analyse der Praxis beantwortet haben wollte. Tatsächlich hatte seine Praxis einen Personalkostenanteil von 28,6% vom Umsatz und dabei war seine Ehefrau, die auch in der Praxis mitarbeitet, noch nicht berücksichtigt. 2,5 Helferinnen bei gerade mal 845 Patienten pro Quartal ist schon reichlich, also galt es die Ursachen dafür zu finden.

Die Analyse der Abrechnungsdatei zeigt schnell, woran das liegen konnte. Die Praxis wurde mit hohen Patientenfrequenzen nicht fertig und hat wohl auch kein oder kein vernünftiges Bestellsystem. Die Praxis hatte in einer durchschnittlichen Woche zwischen 35 und 98 Kontakte pro Tag. Die 35 Kontakte waren am Mittwoch, an dem die Praxis nachmittags geschlossen ist. Trotzdem sollte ein ausgeklügeltes Zeitmanagement der Praxis helfen, hier z.B. mit weniger Personal auszukommen. Aber auch die Auswertung „Verteilung der Kontakte auf Quartalswochen“ zeigt, dass das Bestellsystem so gut wie nicht vorhanden ist. Die Konsequenz daraus ist, dass die Praxis quasi immer auf Volllastbetrieb ausgelegt ist und immer die volle Anzahl der Mitarbeiter vorgehalten werden muss.

Eine weitere Vorortanalyse zeigte darüber hinaus, dass die Organisation ebenfalls so gut wie nicht vorhanden war. Es wurden einfach alle Arbeiten erledigt, die gerade anfallen. Es hat sich auch noch niemand richtig Gedanken über “schlanke” Organisationsabläufe gemacht. 

Und nächste Wochen lesen Sie, welche drei wichtigen Schritte Ihr Kollege unternommen hat, um seine Praxis wieder auf Vordermann zu bringen. 

Um es gleich vorweg zu nehmen: Es wurden keine Mitarbeiter entlassen.

rudolfloibl.de, Rudolf Loibl, Arztpraxis

Finanzierungsfehler

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Die Analyse bestehender Praxen zeigt leider immer wieder, dass bei der Anfangsfinanzierung oftmals gravierende Fehler gemacht werden. 

Hier die fünf häufigsten Fehler:

  • Die Finanzierungskonditionen werden nicht ausreichend geprüft
  • Oftmals finden keine Vergleiche zwischen verschiedenen Kreditgebern statt, wodurch es zur Überteuerung der Finanzierung kommt
  • Die Laufzeiten der Kredite werden nicht den Gegebenheiten angepasst, wodurch es durchaus zu Liquiditätsengpässen kommen kann
  • Kredite werden nicht in ausreichender Höhe beantragt. Der Kreditbedarf wird sehr knapp kalkuliert und es werden auch keine “Risikopuffer” einbezogen
  • Die Liquidität wird unzureichend beachtet, weil ungerechtfertigt hohe Betriebsmittel angesetzt werden
  • Es wird nur in geringem Ausmaß oder sogar keinerlei Eigenkapital in die Finanzierung mit aufgenommen, während etwaige Vermögensgegenstände im Privatbereich langfristig gebunden und/oder finanziert sind

Aus diesen Fehlern kann man für die Neufinanzierung, aber auch für die Umschuldung einer bestehenden Praxis die nachstehenden “Goldenen Regeln” der Finanzierung ableiten:

  • Anlagevermögen, also Wirtschaftsgüter, die in der Praxis über einen längeren Zeitraum genutzt werden (Praxisausstattung, Medizingeräte, Büromöbel, usw.) sollten entsprechend deren betrieblicher Nutzungsdauer grundsätzlich durch Eigenkapital oder durch langfristige Kredite finanziert werden. Die Finanzierungsdauer sollte im Regelfall genau solange sein, wie die Nutzungsdauer
  • Das kurzfristig verfügbare Geld (dazu zählen Bankguthaben, kurzfristig fällige KV-Abschlagszahlungen, Forderungen aus Privatliquidation und Gutachtertätigkeit, usw.) sollte stets höher sein als die kurzfristigen Außenstände (“die Rechnung in der Schublade des Arztes”, Miete, Gehälter, etc.)
  • Für jede Investition, die finanziert werden soll, ist die richtige (also günstigste) Kreditform zu wählen. Wenn beispielsweise langfristige Wirtschaftsgüter aus dem Kontokorrentkredit angeschafft werden, kann dies sehr schnell zu Liquiditätsengpässen führen
  • “Liquidität geht vor Rentabilität”. Die Zahlungsfähigkeit steht im Vordergrund. Erst an zweiter Stelle ist zu betrachten wie ausreichend sich das eingesetzte Kapital verzinst
  • Bei Kalkulation des Kreditbedarfes sollte ein “Risikopuffer” von 10 – 20% mit eingeplant werden. Nachfinanzierungen werden von Banken sehr kritisch bewertet