Arztpraxis, Ärzte, Perfektionismus, Rudolf Loibl

Perfektionismus

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Gehören Sie auch zu den Praxisinhabern, die für eine Anschaffung von 150 Euro eine Besprechung einberufen, die Sie 500 Euro kostet? Planen Sie jedes Detail im Voraus? Dann gehören Sie also auch zu den Perfektionisten. Für einen Organisationsberater mag das zwar ungewöhnlich klingen, aber: Perfektionismus in der Organisation kann auch schaden. Man kann nicht alles im voraus planen, also muss man in seiner Planung auch Freiräume schaffen, in den man auf bestimmte Situationen reagieren kann.

Folgende Situationen sollten Sie gelassener angehen:

1. Detailplanung ist einfach nicht immer möglich. Denken Sie an Ihren Terminplan und lassen Sie Pufferzeiten für Unvorhergesehenes zu.

2. Kontrolle über alle Kleinigkeiten in der Praxis wird Sie mehr behindern, als Ihnen nützen. Deshalb sollten Sie sich mehr Gedanken über die Delegation von Aufgaben machen.

3. Fehler macht jeder. Also lassen Sie eigene und andere Fehler auch zu und reagieren Sie nicht unangemessen darauf. Selbstverständlich müssen Sie erwarten können, dass Fehler wieder korrigiert werden.

4. Pareto-Prinzip. Diese 80:20 Regel heißt z.B., dass Sie mit 20% Ihrer Abrechnungsziffern 80% Ihres Umsatzes erwirtschaften (sollten), um eine solide Abrechnungsbasis zu schaffen. Über die restlichen 80% der Abrechnungsziffern sollten Sie sich Gedanken machen, ob diese erbracht werden müssen.

5. Wenn man genau darüber nachdenkt, kann man fast alles noch verbessern. Dabei verlernt man dann, sich über ein gutes Ergebnis zu freuen und genau das führt zu Frust und schlechteren Leistungen.

6. Zuviel Ordnung kann auch schaden. Bestimmen Sie z.B. vorab, wie viel Zeit Sie investieren wollen, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Mehr als 10 Minuten täglich sollten es aber nicht sein.

Wer alle seine Aufgaben perfekt erfüllen will, wird irgendwann feststellen, dass weder Kosten noch Zeitaufwand in einem angemessenen Verhältnis zum Ergebnis stehen. Wichtig für eine gute Organisation einer Praxis ist eben ein goldener Mittelweg, den jede Praxis letztlich für sich selbst finden muss.

Arztpraxis, Ärzte, Rudolf Loibl, Personalkennziffern

Personalkennziffern

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“Ich habe lieber mehr Mitarbeiterinnen, wenn mal eine ausfällt.” Sagen Sie das auch? Dieses Sicherheitsdenken ist jedoch meist nur auf das Gefühl des Praxisinhabers abgestellt. Selten habe ich in einer Praxis hierfür konkrete Zahlen gesehen. Obwohl es ziemlich einfach ist, auch im Personalbereich mit Kennziffern zu arbeiten, die bei kontinuierlicher Betrachtung darauf hinweisen können, dass evtl. irgendwas “faul” ist.

Hier lässt sich dann sehr wohl ableiten, ob man mit übertriebener Personalausstattung fährt oder unterdurchschnittlich besetzt ist. “Stimmt die Einstellung der MFA zur Praxis?”, lässt sich auch leicht beantworten. 

Bilden Sie für Ihre Praxis die nachfolgenden Kennzahlen fortlaufend ab, damit Sie Abweichungen schnell erkennen und darauf reagieren können.

1. Überstundenquote:

Zuerst müssen Sie die Sollarbeitszeit pro Monat errechnen.
Beispiel: 8 Stunden pro Tag und 22 Arbeitstage ergeben 176 Sollstunden.
Um die Überstundenquote für eine Mitarbeiterin auszurechnen, teilen Sie die tatsächlich geleistete Arbeitszeit durch die o.g. 176 Stunden und multiplizieren Sie mit 100.
Rechnen Sie aber auch die Überstundenquote für alle Mitarbeiter aus.

Formel:
[Gesamtarbeitszeit / (Anzahl der Mitarbeiter x 176 Stunden] x 100 = Überstundenquote

Reagieren Sie auf eine ansteigende Quote nicht gleich mit Personalmehrung, sondern belohnen Sie Ihre Helferinnen mit zeitlich begrenzten Leistungszulagen, um nicht Ihren Fixkostenblock zu erhöhen.

2. Wechselquote:

Gerade Praxen mit größerem Personalstand haben oft mit dem Problem der Fluktuation zu kämpfen. Die Patienten haben keine kontinuierliche Betreuung, was sich negativ auf das Praxisimage auswirkt.

Formel:
[Abgänger / durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter pro Jahr] x 100 = Wechselquote

Diese Quote sollten Sie jährlich berechnen. Liegt sie ziemlich hoch und ist sie nicht durch „”natürliche Fluktuation” (Schwangerschaften) zu begründen, dann kann das auf „”Grabenkriege” in der Praxis hindeuten.

3. Krankenstandsquote:

Auch hier können Sie sowohl Einzel- als auch Praxisquote errechnen. Zusätzliche Variation bieten noch monatliche, viertel-, halb- und jährliche Berechnungsweise. Entscheiden Sie hier selbst, welche Variante Sie hier wählen. Faustregel: Je mehr Mitarbeiter, desto kürzer die Berechnungsweise.

Formel:
(Fehltage / Sollarbeitstage) x 100

Hier können Sie sowohl einen internen als auch einen externen Vergleich erarbeiten. Die Krankenstandsquote lag beispielsweise 2011 für Deutschland West bei 4,8 %. Dies ist eine Gesamtzahl über alle Branchen. Sie können aber bei Ihrer zuständigen AOK den Arbeitgeberservice anrufen und sich die Vergleichswerte für Ärzte in Ihrer Gegend geben lassen.

Aber Vorsicht: Eine positive Abweichung zu dieser Quote heißt noch lange nicht, dass mit der Leistungsbereitschaft, der Motivation und dem Teamgeist alles in Ordnung ist. Betrachten Sie auch die Tage, die häufig ausfallen. Sind das überwiegend Brückentage, sollten Sie noch einmal genauer nachfragen.

Mehr zur Personalführung können Sie aus meinem Buch “Personalführung in der Arztpraxis” erfahren. 

Arztpraxis, Ärzte, Personalcoaching, Rudolf Loibl

Personalcoaching

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Eigenverantwortliche und selbständige Mitarbeiter; wer möchte Sie nicht? Der Weg dorthin führt über Sie, die Führungskraft in Ihrem Unternehmen sprich Praxis. Erreichen können Sie dieses Ziel, durch ein sogenanntes ganzheitliches Training. Das Coaching, kennen Sie sicher aus dem Sportbereich, aber auch in betrieblichen Situationen wird dieses Führungsverhalten angewendet


Typische Arbeitssituationen, in denen man das Coaching gut einsetzen kann sind:

  • Einführung neuer Mitarbeiter
  • Bewältigung neuer Aufgaben
  • Delegation von neuen Aufgaben
  • Problembewältigung am Arbeitsplatz
  • Neue Zieldefinitionen

Um als erfolgreicher Coach tätig zu sein, müssen Sie als Führungskraft aber auch einige Voraussetzungen mitbringen, die da wären:

  • Positive Einstellung gegenüber Problemen
  • Vorbildfunktionen wahrnehmen
  • Gerne dazulernen
  • Leistungs- und zielorientiert arbeiten
  • Mitarbeiter mit Stärken und Schwächen akzeptieren
  • Einfühlungsvermögen
  • Sie können aktiv zuhören

Gutes Coaching läuft in mehreren Schritten ab:

  1. Stellen Sie fest, was der oder die Mitarbeiter können.
  2. Legen Sie gemeinsam ein Lernziel fest und besprechen Sie die nächsten Schritte dahin. Der erste Schritt ist immer der wichtigste und darf nicht zu viel Überwindung kosten.
  3. “Learning by doing!” muss Ihre oberste Devise sein. Nehmen Sie auch Fehler in Kauf.
  4. Regelmäßiger Austausch über den Fortschritt der Weiterbildung ist sehr wichtig. Gegenseitiges Feedback hilft Zieldifferenzen zu vermeiden.
  5. Wenn eine Aufgabe erreicht ist, sollten Sie den ganzen Prozess Revue passieren lassen.

Eines sollten Sie noch bedenken: Gute Vorgesetzte sind immer Berater und Förderer ihrer Mitarbeiter.

Arztpraxis, Ärzte, Skonto, Rudolf Loibl

Skonto abgezogen?

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Was halten Sie von einer Investition, die Ihnen über 36 % bringt? Toll oder? Die meisten von Ihnen haben die Möglichkeit dazu und nutzen Sie nicht. Viele Lieferanten in der Praxis gewähren bei zügiger Zahlung Skonto.

Die Zahlungsbedingungen lauten häufig: “Zahlung innerhalb von 10 Tagen mit 2% Skonto oder 30 Tage netto”. Die Berechnung, ob sich das für Sie lohnt ist ganz einfach. Wir müssen natürlich berücksichtigen, dass Sie bei Ihrer Bank auch Zinsen zahlen, wenn Ihr Konto überzogen ist und dafür z.B. 10 % Zinsen von der Bank berechnet werden.

Beispiel:
Sie kaufen Büromaterial in größerem Umfang für 1.000 Euro ein und erhalten die o.g. Konditionen. Sie haben also 10 Tage Skontofrist und hätten auch 20 Tage Kredit bei Ihrem Lieferanten.
Berechnung Skontoabzug:

Rechnungsbetrag: 1.000 Euro – Skonto 2 % 20 Euro = Zahlbetrag 980 Euro

Diese 980 Euro müssen Sie quasi bei Ihrer Bank als Kredit aufnehmen.

Die Formel für den Zinsbetrag lautet:

  • Zinsen = (Kreditbetrag x Zinsen X Anzahl der Tage) / (100 x 360)

In unserem Fall kommt folgendes heraus:

  • Zinsen = (980 x 10 x 20) / (100 x 360) = 5,44 Euro

Vergleich Skontoertrag und Kreditkosten

Skontoabzug 20,00 Euro – Kreditkosten 5,44 Euro – Gewinn durch Skontoabzug 14,56 Euro

Fazit: Obwohl Sie Überziehungszinsen zahlen müssen, lohnt sich die frühere Zahlung und der Abzug des Skonto.

Wie hoch ist nun eigentlich der Effektivzinssatz für den gewährten Skontoabzug? Sie können das näherungsweise ausrechnen: Das ist der berühmte alte Dreisatz, dazu müssen Sie nur wissen, daß man das Jahr in der Zinsrechnung mit 360 Tagen ansetzt. Sie erhalten also für 20 Tage 2 % Zinsen. Wie viel Zinsen sind das für 360 Tage?

  • Z = (360 x 2 ) / 20 = 36 %

Wer es aber ganz genau haben will, muss mit der Effektivzinsformel rechnen:

  • Zinssatz = ( Zinsertrag x 100 x 360 ) / (Kreditbetrag x Anzahl der Tage)

In unserem o.g. Beispiel:

  • Zinssatz = (14,56 x 100 x 360) / (980 x 20) = 26,73%

Immern noch ganz ordentlich, oder? Sie sehen, dass es sich lohnt, sich mal über so kleine Randbemerkungen auf Rechnungen Gedanken zu machen. Rechnen Sie selber mal nach, wie viel Sie im Jahr so einkaufen. Da können schon mal ein paar Hundert Euro Ersparnis drin sein.