8 Tipps, wie Sie Briefe schneller schreiben

„Und nach der Sprechstunde muss ich noch mindestens eine Stunde meine Post sichten und Briefe diktieren.“ So oder so ähnlich lautet die Antwort, wenn ich in Praxisanalysen nach der Praxisführung frage. Daraus ergeben sich meist nicht nur Probleme in der Praxisführung, sondern auch sehr häufig private Probleme, weil man ja “nie” Zuhause ist.

Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, sollten Sie in der Lage sein, die eine oder andere halbe Stunde zu gewinnen:

1. Diktieren Sie Ihre Briefe dann, wenn Ihre Leistungskraft am höchsten ist. Sie werden sehen, dass Sie dann wesentlich flüssiger formulieren ohne angestrengt darüber nachzudenken.

2. Arbeiten Sie an einem Ort, an dem Sie nicht abgelenkt werden oder räumen Sie Ihren Schreibtisch auf bevor Sie diktieren.

3. Wenn Sie eingehende Briefe lesen, sollten Sie mit einem Bleistift am Rand notieren, was Ihnen spontan einfällt. Dadurch müssen Sie manche Passagen nicht mehrfach durchlesen und können effektiver arbeiten.

4. Manche Absender werden es Ihnen nicht übel nehmen, wenn Sie das Original des Briefes mit den Antworten handschriftlich versehen und wieder zurückschicken. Sie müssen natürlich auf die Lesbarkeit Ihrer Kommentare achten.

5. Überlegen Sie, bevor Sie diktieren. Wer mehrmals sein “Band” zurückspult, wieder abhört und überspricht, verliert mehr Zeit, als wenn er sich einen Satz im Kopf ausformuliert und dann diktiert.

6. Routinebriefe sollten Sie qualifizierten Mitarbeitern überlassen und nur noch gegenlesen. Merksatz: „Delegieren geht vor Selbermachen!“

7. Telefonieren Sie mehr und schreiben Sie weniger. In zwei Minuten sagen Sie mehr als Sie in 10 Minuten schreiben können. Bereiten Sie sich auf das Telefonat dadurch vor, dass Sie alle Unterlagen vorliegen haben und fassen Sie sich kurz. Richten Sie sich eine Telefonsprechstunde ein.

8. eMails sind auch schneller als jeder Brief. Kurze Antworten sind darüber auch möglich. Setzen Sie sich aber in eMails nicht über alle Formvorschriften hinweg: Lesbarkeit ist oberste Prämisse. Wie bei einem Brief sollten auch Groß- und Kleinschreibung beachtet werden, aber auch Absätze und Leerzeilen erleichtern dem Adressaten das Lesen.