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Management – Delegieren

Delegieren Sie richtig

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Kennen oder nutzen Sie auch die nachfolgenden Sprüche: „Wenn es richtig sein soll, mache ich es lieber selber.“ Oder „Bis ich das erklärt habe, habe ich selbst schon dreimal erledigt.“ 

Wenn Sie diese Weisheiten selber anwenden, dann kennen Sie auch die Situation, dass Sie mit immer mehr Arbeitszeit immer weniger ausrichten und das ungute Gefühl, dass Ihre Mitarbeiter zu wenig arbeiten. 

Sie sind dann nämlich eine „guter“ Chef, weil Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter gleich miterledigen. Ein guter Manager sind Sie aber keinesfalls. Zum Management einer Arztpraxis gehört es, seine Mitarbeiter zum Arbeiten zu bringen und nicht die Arbeit mitzumachen. 

Das Ganze ist nämlich ein Teufelskreis. Zuerst übernehmen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter und kommen mit Ihrer eigenen Arbeit in Rückstand (Wartezeiten !!!), dann kommen Sie auch mit der Arbeit Ihrer Mitarbeiter in Rückstand und schließlich fühlen Sie sich nicht wohl, weil Sie zu viel arbeiten müssen und die Mitarbeiter fühlen sich nicht wohl, weil sie in der Arbeit blockiert werden. Diese Unzufriedenheit im Praxisteam bleibt natürlich auch den Patienten nicht verborgen, was dazu führen kann, dass diese wegbleiben.

Hören Sie also auf, der Bremser zu sein, sondern fördern Sie eigenständiges Handeln und Eigenverantwortung. Mit den folgenden Regeln sollte Ihnen das leichter fallen:

1.    Definieren Sie die Aufgabe. Und geben Sie den oder die nächsten Schritte vor.

2.    Legen Sie klar fest, wer für die Aufgabe und die Erledigung verantwortlich ist. Es passiert sonst, dass eine Aufgabe so lange weitergegeben wird, bis sie nicht mehr erledigt werden kann.

3.    Je nach Ihrem Vertrauen und der Kompetenz des Mitarbeiters können Sie zwei Vorgehensweisen für die Erledigung von Aufgaben festlegen: 

·      Es muss Ihnen ein Lösungsvorschlag präsentiert werden und Sie geben das OK für die Erledigung

·      Eine Aufgabe wird erledigt und Sie werden anschließend informiert.

4.    Sie immer einen „Wiedervorstelltermin“ vergeben, um festzustellen, ob und wie die Aufgabe erledigt ist. 

Damit Sie wieder mehr Zeit für Ihre Arbeit und auch für sich haben, müssen Sie lernen loszulassen. Die Umstellung vom Selbermachen zum “Machen lassen” geschieht nicht so ohne weiteres von heute auf morgen, sondern bedarf mehrerer Gespräche und Disziplin.

Motivieren - Delegieren

Wie Sie motivieren und delegieren

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Wir werfen oft mit dem Begriff “Management” herum. Was aber bedeutet letztendlich Management? Meine Definition heißt: Sie müssen auch durch die Leistung anderer (Ihrer Mitarbeiter/innen) ein positives Ergebnis erzielen. Deswegen hängt viel von Ihrem persönlichen Führungsstil ab. Sie müssen Ihre Mitarbeiterer/innen motivieren und die richtigen Aufgaben delegieren.

Zu einem motivierenden Führungsstil gehört z.B. das Loslassen. Vergeben Sie verantwortungsvolle Arbeiten häppchenweise weiter, wodurch Sie einerseits das Selbstbewusstsein Ihrer Mitarbeiter steigern und andererseits für noch wichtigere Aufgaben frei werden. Lob und Anerkennung sind die eigentlichen Triebfedern der Motivation. Hier müssen Sie das richtige Maß für Ihre Mitarbeiter finden. Zuviel ist fast genau so schädlich, wie zu wenig. Sie sollten auch Ihre Mitarbeiter/innen in Entscheidungsfindungen mit einbeziehen. Wenn Sie die Organisation verändern wollen, sollten Sie auch die Ideen und Vorschläge Ihrer Helferinnen erfahren und berücksichtigen. Für Probleme und Fragen sollten Sie immer offen sein, aber machen Sie nicht den Fehler, alle Probleme selber zu lösen, sondern helfen Sie, dass die Mitarbeiter/innen dies selber erledigen können.

Wenn Sie Arbeiten delegieren, dann sollten dies auch solche sein, die die Mitarbeiter/innen packen können. Wenn Sie Aufgaben vergeben, die zum Scheitern verurteilt sind, dann sind nicht nur Sie, sondern auch der/diejenige enttäuscht. Sie müssen sich auch vergewissern, dass die Aufgabe verstanden wurde, deshalb ist es ratsam, sich noch mal kurz erklären zu lassen, was Sie wollen. Dies kann im Laufe der Zeit und abhängig von den Mitarbeitern nach und nach entfallen.

Viele Wege führen nach Rom. Das gilt auch in der Aufgabenerfüllung. Delegierte Aufgaben müssen nicht zwangsläufig so erfüllt werden, wie Sie es machen würden:

Lassen Sie auch hier los. Wenn etwas nicht nach Ihren Vorstellungen erledigt wurde – also das Ergebnis nicht passt, dann sollten Sie entsprechende Hilfestellung geben und auch Nachbesserung zulassen.