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Arztpraxis, Ärzte, Ordnung, Rudolf Loibl

Sie kennen den Spruch: „Das Genie beherrscht das Chaos.“ Wenn ich mir manche Anmeldung in Arztpraxen ansehe, dann muss ich vermuten, dass es doch viele Genies gibt. Jede Menge Karteikartenstöße, aufgetürmte Tagespost und stapelweise abholbereite Rezepte. Viele Anmeldungsbereiche sind dann auch noch mit Bürotechnik überfrachtet, die nur ab und zu gebraucht wird. Ein Griff und die Sucherei geht los. Aber Ordnung dient nicht nur dazu, sich Zeit und damit Kosten zu sparen, sondern Sie trägt auch zu einem positiven Erscheinungsbild der Praxis bei.

Was soll ein Patient denken, wenn seine Krankengeschichte (sprich Karteikarte) oder wenn Sie mit einer elektronischen Karteikarte arbeiten z.B. ein Fremdbefund unter den vielen Stapeln nicht gefunden wird? Ist er der Praxis und damit dem Arzt nicht wichtig?

Gerade der Empfangsbereich sollte Ruhe und Ordnung ausstrahlen. Diese Ordnung aufrecht zu erhalten, sollte jedem Teammitglied am Herzen liegen. Aber dennoch müssen Sie festlegen, wer für welchen Bereich verantwortlich ist.

Hier noch ein paar Hinweise, worauf geachtet werden muss:

  • Manche Bürotechnik wird nur selten gebraucht und muss deshalb nicht unbedingt im Empfangsbereich aufgebaut sein.
  • Hinweisschilder sollten nicht per Hand, sondern mit PC geschrieben werden. Für dauerhafte Hinweise lohnt sich die Ausgabe bei einem Schilderhersteller.
  • Toiletten sollten bei hohen Frequenzzahlen auch während der Sprechzeit auf Ordnung kontrolliert werden.
  • Die Kleidung der Mitarbeiter sollte sauber, gepflegt und einheitlich sein.
  • Achten Sie auf eine vernünftige Raumtemperatur, gerade wenn kleinere Kinder behandelt werden. Ebenso wichtig ist es auch, die Duftnote zu kontrollieren.
  • Wartezimmer-Informationen noch aktuell?
  • Zettelwirtschaft an der Anmeldung sollte verschwinden. Hier werden oftmals viele kleine Aufkleber an der Rückseite der Anmeldung angebracht oder mit Tesa-Film befestigt.
Arztpraxis, Ärzte, Private Ablage, Rudolf Loibl

“Wo ist denn die Rechnung für den Geschirrspüler? Hab ich die unter “G” wie Geschirrspüler oder “H” wie Haushaltsgeräte abgelegt?” Heute bekommen Sie von mir keinen klassischen Tipp für Ihre Praxis, sondern für Ihre private Ablage zu Hause, den Sie aber vielleicht auch in der Praxis anwenden können.

Geht es Ihnen auch ab und zu so, dass Sie zuhause nach privaten Rechnungen suchen, weil Sie wissen wollen, ob ein Gerät noch in der Garantiezeit ist. Oder Sie suchen nach einer Bedienungsanleitung, weil Sie die Uhr von Sommer- auf Winterzeit umstellen müssen. 

Ich nutze dazu das Programm EVERNOTE. Dieses Programm funktioniert auf allen internetfähigen Computer, Tabletts oder Smartphone. Und sowas hat heutzutage bestimmt jeder Haushalt parat. 

Das Vorgehen ist denkbar einfach und geht sehr schnell. 

  • Jede Rechnung wird eingescannt und so in der EVERNOTE-Datenbank abgelegt. EVERNOTE “liest” das Dokument durch und jedes darin stehende Wort wird als Schlagwort erfasst und man kann später danach suchen. 
  • Die Originalrechnungen lege ich in einem Ordner nach Datum ab – neuestes Datum nach oben. 
  • Brauche ich eine Rechnung, dann suche ich in Evernote nach einem Schlagwort und sehe dann das Rechnungsdatum und weiß wo es liegt.
  • Das wars …

Zum Scannen braucht man nicht einmal einen Scanner im klassischen Sinne, sondern es reicht ein Smartphone oder Tablett. Die Evernote-App hat einen Scanner integriert, mit dem man die o.g. Scans erledigen kann.
(Ich arbeite aber lieber mit dem Programm “Scanable” (es gibt auch andere, die mit EVERNOTE zusammenarbeiten), weil es m.E. leichter zu bedienen ist. Scanable für IOS finden Sie hier: Scanable)

Was brauchen Sie dazu?

  • Zunächst einmal melden Sie sich bei www.evernote.com an
    • einfach eine Mailadresse und ein Passwort angeben reicht
  • anschließend erhalten Sie eine Mail und können die entsprechenden Programme für Ihren Computer/Tablett/Smartphone herunterladen
  • haben Sie das Programm gestartet und sich angemeldet, dann legen Sie ein sog. Notizbuch mit dem Namen “Privatrechnungen” an
    • Puristen unter den Evernote-Anwendern legen gar keine Notizbücher an, sondern verlassen sich ausschließlich auf die mächtige Suchfunktion
    • (mir sind verschiedene Notizbücher lieber)
  • Dann können Sie mit der oben beschriebenen “Arbeit” anfangen: Scannen/Speichern/Ablegen und fertig

Evernote gibt es in verschiedenen Preisversionen. Von kostenlos bis Business für 13,99 Euro pro Monat. Ich nutze die Premiumversion für 6,99 Euro pro Monat, weil es die meisten Vorteile (u.a. Handschrifterkennung) bietet.

Klar kann man das auch in der Praxis nutzen und so sein QM-System unterstützen und zwar auch deshalb, weil man die Notizbücher auch im Team freigeben kann.

Personensensible, also Patientendaten dürfen Sie diesem System aus Datenschutzgründen aber nicht anvertrauen.

Viel Spass beim Testen und einen schönen Tag wünscht Ihnen

Ihr Rudolf Loibl