Personalkennziffern
“Ich habe lieber mehr Mitarbeiterinnen, wenn mal eine ausfällt.” Sagen Sie das auch? Dieses Sicherheitsdenken ist jedoch meist nur auf das Gefühl des Praxisinhabers abgestellt. Selten habe ich in einer Praxis hierfür konkrete Zahlen gesehen. Obwohl es ziemlich einfach ist, auch im Personalbereich mit Kennziffern zu arbeiten, die bei kontinuierlicher Betrachtung darauf hinweisen können, dass evtl. irgendwas “faul” ist.
Hier lässt sich dann sehr wohl ableiten, ob man mit übertriebener Personalausstattung fährt oder unterdurchschnittlich besetzt ist. “Stimmt die Einstellung der MFA zur Praxis?”, lässt sich auch leicht beantworten.
Bilden Sie für Ihre Praxis die nachfolgenden Kennzahlen fortlaufend ab, damit Sie Abweichungen schnell erkennen und darauf reagieren können.
1. Überstundenquote:
Zuerst müssen Sie die Sollarbeitszeit pro Monat errechnen.
Beispiel: 8 Stunden pro Tag und 22 Arbeitstage ergeben 176 Sollstunden.
Um die Überstundenquote für eine Mitarbeiterin auszurechnen, teilen Sie die tatsächlich geleistete Arbeitszeit durch die o.g. 176 Stunden und multiplizieren Sie mit 100.
Rechnen Sie aber auch die Überstundenquote für alle Mitarbeiter aus.
Formel:
[Gesamtarbeitszeit / (Anzahl der Mitarbeiter x 176 Stunden] x 100 = Überstundenquote
Reagieren Sie auf eine ansteigende Quote nicht gleich mit Personalmehrung, sondern belohnen Sie Ihre Helferinnen mit zeitlich begrenzten Leistungszulagen, um nicht Ihren Fixkostenblock zu erhöhen.
2. Wechselquote:
Gerade Praxen mit größerem Personalstand haben oft mit dem Problem der Fluktuation zu kämpfen. Die Patienten haben keine kontinuierliche Betreuung, was sich negativ auf das Praxisimage auswirkt.
Formel:
[Abgänger / durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter pro Jahr] x 100 = Wechselquote
Diese Quote sollten Sie jährlich berechnen. Liegt sie ziemlich hoch und ist sie nicht durch ”natürliche Fluktuation” (Schwangerschaften) zu begründen, dann kann das auf ”Grabenkriege” in der Praxis hindeuten.
3. Krankenstandsquote:
Auch hier können Sie sowohl Einzel- als auch Praxisquote errechnen. Zusätzliche Variation bieten noch monatliche, viertel-, halb- und jährliche Berechnungsweise. Entscheiden Sie hier selbst, welche Variante Sie hier wählen. Faustregel: Je mehr Mitarbeiter, desto kürzer die Berechnungsweise.
Formel:
(Fehltage / Sollarbeitstage) x 100
Hier können Sie sowohl einen internen als auch einen externen Vergleich erarbeiten. Die Krankenstandsquote lag beispielsweise 2011 für Deutschland West bei 4,8 %. Dies ist eine Gesamtzahl über alle Branchen. Sie können aber bei Ihrer zuständigen AOK den Arbeitgeberservice anrufen und sich die Vergleichswerte für Ärzte in Ihrer Gegend geben lassen.
Aber Vorsicht: Eine positive Abweichung zu dieser Quote heißt noch lange nicht, dass mit der Leistungsbereitschaft, der Motivation und dem Teamgeist alles in Ordnung ist. Betrachten Sie auch die Tage, die häufig ausfallen. Sind das überwiegend Brückentage, sollten Sie noch einmal genauer nachfragen.
Mehr zur Personalführung können Sie aus meinem Buch “Personalführung in der Arztpraxis” erfahren.