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Viele Praxen sind schon an der Einführung einer Terminplanung gescheitert und arbeiten weiter mit einer offenen Sprechstunde. Dies führt aber auch dazu, dass diese Praxen meist mit höheren Praxiskosten belastet sind, weil Personal immer für einen Volllastbetrieb vorgehalten werden muss. Ich zeige Ihnen, wie Sie in ein zumindest halb offenes Sprechstundenangebot einsteigen können.

1. Besorgen Sie sich einen Terminplaner der eine Fünf-Minuten-Einteilungen erlaubt. Er sollte auch mehrere Spalten aufweisen, so dass Sie alle Bereiche Ihrer Praxis planen können.

2. Klassifizieren Sie Ihre Patienten in drei Kategorien: 15 Minuten/10 Minuten/ 5 Minuten, damit Sie Ihren Helferinnen auch entsprechende Anweisungen geben können. Vermeiden Sie aber die Zeitangabe an der Anmeldung, sondern verwenden Sie einen internen Code. Beispiel: “Frau bekommt einen Termin T3” und die Arzthelferin weiß, dass Sie 15 Minuten reservieren muss. Dies ist auch wichtig für die Psyche der Patienten, nicht das sich einer unwichtig vorkommt, weil er nur einen fünf Minuten-Termin bekommt.

3. Zu Beginn der Einführung des Terminsystems werden nur wenige Patienten mit Termin und viele Patienten ohne Termin in die Praxis kommen. Der Anteil der Terminpatienten steigt, je nach dem, wie Sie Ihre Patienten “im Griff” haben. Verplanen Sie also anfangs evtl. nur einen Termin pro Stunde.

4. Achten Sie darauf, dass die Terminpatienten unbedingt rechtzeitig drankommen. Wenn dies am Anfang nicht klappt, dann wird es immer schwieriger.

5. Um in der Behandlungsreihenfolge nicht den Überblick zu verlieren, sollten Ihre Helferinnen alle ankommenden Patienten ohne Termin ebenfalls in den Terminplaner eintragen. Hier ist das richtige Taxieren der Helferinnen gefragt, welchen Zeitraum Sie für den jeweiligen Patienten ansetzen sollen. Geben Sie hier Hilfestellung, anhand der häufigsten Diagnosen, denen Sie entsprechende Zeitvorgaben zuteilen. Jetzt weiß die Anmeldehelferin beispielsweise, dass Sie für eine Grippe zehn Minuten einplanen muss. Kommt ein Grippepatient in die Praxis, vergibt Sie die nächsten freien zehn Minuten auf dem Terminplaner. Für einen “Mir-geht-es-heute-nicht-gut”-Patienten werden dann fünfzehn Minuten eingeplant. Dieses System hat den Nebeneffekt, dass auch genauere Auskünfte gegeben werden können, wie lange es denn heute dauern wird.

6. Die Terminpatienten müssen in diesem System aber kenntlich gemacht sein, damit sie nicht übersehen werden und zu lange Wartezeiten auflaufen. Lassen Sie lieber einen Patienten ohne Termin warten.

7. Um einen reibungslosen Praxisablauf zu gewährleisten, sind natürlich alle Bereiche zu terminieren. Geben Sie Ihren Arzthelferinnen möglichst gezielt Anweisungen, was z.B. beim nächsten Besuch alles gemacht werden muss. Beispiel für den nächsten Termin: EKG und Besprechung heißt, dass die Arzthelferin den Patienten von 08:00 bis 08:15 im EKG-Planer einträgt und um 08:15 bis 08:20 beim Arzt. So können keine Doppelbelegungen stattfinden, die die Organisation durcheinander bringen.

Für Ihre diversen Untersuchungskombinationen können Sie so entsprechende Planungsvorgaben erarbeiten und erhalten eine strukturierte und funktionierende Terminplanung.

Wenn Ihr Terminsystem funktioniert, dann ist es einfach und noch wesentlich besser, dies per elektronischen Terminplaner zu ersetzen.