Letzte Woche habe ich Ihnen geraten, dass Sie „in der ruhigeren Zeit“ einen Blick auf Ihre Praxisorganisation werfen könnten und heute will ich Ihnen ein paar konkretere Fragen an die Hand geben. Hier ein Beispiel aus meiner Beratertätigkeit.
In der Praxis von Dr. P. wurde aus irgendeinem Grund, den keiner mehr so richtig weiß, der Formulardrucker an das Ende der Anmeldung gestellt. Der Computer, der den Drucker steuert stand aber am anderen Ende. Die Mitarbeiterin, die Rezepte oder Überweisungen ausstellt, muss bei jedem Vorgang aufstehen, drei Meter gehen, ein Formular einlegen, zurück gehen, den Druckvorgang auslösen und abschließend das bedruckte Formular holen. Da vergehen etwa 15 Sekunden pro Patient, das sind dann am Tag bei etwa 100 Patienten 25 Minuten. Aufs Jahr gerechnet werden also an der Anmeldung knapp 100 Stunden verschwendet, weil keiner über die Arbeitsabläufe nachdenkt.
Es gibt viele Arbeitsabläufe in der Praxis, die einmal überprüft werden sollten.
Dabei sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
1. Werden Arbeiten doppelt erledigt?
2. Sind die Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben verantwortlich?
3. Werden die anfallenden Aufgaben von einer Helferin endgültig erledigt?
4. Wird vernünftig delegiert oder werden nur lästige Aufgaben weitergeschoben?
5. Werden Aufgaben häufig wieder zurückgegeben und wird dadurch einiges nicht erledigt?
6. Werden bestimmte Aufgaben logisch aneinandergereiht?
7. Ist es sinnvoll, bestimmte Aufgaben zu Blöcken zusammenzufassen?
8. Denken meine Mitarbeiter noch mit?
9. Kommen Vorschläge zur Verbesserung?
10. Werden Verbesserungsvorschläge auch umgesetzt ?
Nur mit optimierten Arbeitsabläufen ist es Ihnen möglich, auch weiterhin Kosten zu sparen, oder freie Ressourcen zu schaffen.
