Dr. A. ist der Chef in einer Allgemeinarztpraxis mit einer Ganztagskraft und zwei Halbtagskräften. Sein Planungs- und Organisationsmodell lautet: Alle Aufgaben, die anfallen werden nacheinander abgearbeitet. So sieht auch sein Schreibtisch aus, dort stapeln sich alle möglichen Vorgänge und auch seine Terminplanung ist nicht besser, alle Erkrankungsarten werden so wie sie sich anmelden eingetragen. Fast jeden Abend ruft Dr. A seine Frau an, dass es wieder später wird.
Kennen Sie das auch oder setzen Sie Prioritäten?
Wie das geht, zeigt Ihnen das nachfolgende Schema:
Zeitmanagement betreibt man am besten dadurch, dass man seine Aufgaben und Aktivitäten klassifiziert und ihnen auch die entsprechende Zeit gibt und sie richtig über den Tag verteilt. Teilen Sie Ihre Aufgaben in A-, B- und C-Aufgaben ein.
A-Aufgaben sind wichtig und dringend und können nur von Ihnen sofort erledigt werden. Diese Aufgaben (z.B. Patientenkontakte) sind absolut korrekt und rechtzeitig zu erledigen. Sie füllen Ihren Tag zu mindestens 65 % aus.
B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend: Planen Sie diese Aufgaben selber und erledigen Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt, wie z.B. Gespräche mit Ihrem Unternehmensberater oder der KV. Teile der Vorbereitung können Sie sicher auch delegieren.
C-Aufgaben sind untergeordnet wichtig, aber dringend, wie z.B. Blutentnahmen: Das sind Aufgaben, die Sie delegieren müssen. Wenn dies nicht möglich ist, dann müssen Sie auch diese Aufgaben später selber erledigen. Es sind häufig sehr zeitraubende Aufgaben, die Ihren Argwohn auf sich ziehen sollten und schnell geändert werden müssen.
Eigentlich gibt es noch eine vierte Kategorie von Aufgaben: die unwichtigen, nicht dringenden. Diese sind ein Fall für den Papierkorb, denn sie erledigen sich mit der Zeit von alleine, wie z.B. Artikel, die man zur Seite legt und später lesen will, weil die Überschrift toll war.
Nutzen Sie die unten stehenden Einteilungsfragen zur leichteren Entscheidung.
So gehen Sie vor, um eine ABC-Einteilung umzusetzen:
- Entwerfen Sie eine Checkliste mit vier Spalten. Eine breite, in die die Aufgabenbeschreibungen passen und drei schmale zum ankreuzen, ob es eine A,B oder C-Aufgabe ist.
- Schreiben Sie in die erste Spalte über ein oder zwei Tage alle Tätigkeiten auf. Das ist zwar etwas umständlich, hilft aber enorm bei der Einsicht, wofür man seine Tageszeit so verbraucht. Auch Tätigkeiten, wie das Einschalten des PCs sollten aufgeführt sein, damit diese später auch delegiert werden können.
- Ordnen Sie mit etwas zeitlichem Abstand die einzelnen Aufgaben in A,B oder C. Sie werden sehen, wie schnell sich dadurch die C-Aufgaben mehren, die Sie gar nicht erledigen sollten.
- Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, welche Aufgaben Sie in Zukunft delegieren wollen und wann und wie diese ausgeführt werden sollen.
Wenn Sie mit Ihrer neuen Aufgabenverteilung zufrieden sind, sollten dieses Verfahren auch einmal Ihre Helferinnen anwenden. Auch dort kann es durchaus sein, dass die teure Arbeitszeit Ihrer Erstkraft mit Aufgaben vergeudet wird, die günstiger erledigt werden könnte. Einen Merksatz sollten Sie nicht aus den Augen verlieren: Aufgaben können manchmal Ihre Prioritäten verändern, also auch das neu gefundene System muss von Zeit zu Zeit überprüft werden.
Einteilungsfragen:
- Ist diese Aufgabe wirklich von untergeordneter Bedeutung?
- Ist das eine Routinetätigkeit?
- Kann und darf ich diese Aufgabe delegieren?
- Zahlt sich mein Einsatz bei dieser Aufgabe aus?
