Einer meiner Beratungsfälle: eine Allgemeinarztpraxis, vier Ärzte, 19 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, viele davon in Teilzeit. Der Dienstplan war eine Excel-Tabelle mit Zahlenkolonnen – wer wann anfängt, wann Pause ist, wann Schluss. Ordentlich gepflegt, seit Jahren so gehandhabt.
Das Problem: Am Mittwochnachmittag war ein Arzt in der Praxis. Offiziell eingeplant war kein einziger Mitarbeiter. Die Mitarbeiter blieben trotzdem – und rechneten Überstunden ab. Zu Recht, denn sie waren ja da. Am Ende standen über 10.000 Euro unnötige Überstundenkosten pro Jahr.
Das ist kein Einzelfall. Es ist ein Muster.
Zahlenkolonnen zeigen keine Lücken
Tabellarische Dienstpläne beantworten die Frage: Wer arbeitet wann? Sie beantworten nicht die Frage: Passt das zusammen?
- Arzt ohne Mitarbeiter
- Mitarbeiter ohne Arzt
- Doppelbesetzung am Montag
- Unterbesetzung am Donnerstag
Das alles steckt in den Zahlen – aber niemand sieht es, weil eine Zahlenkolonne keine Lücke zeigt. Sie verbirgt sie.
Sehen statt lesen: der grafische Dienstplan
Ich habe das in Praxisanalysen immer wieder gesehen. Die Lösung war jedes Mal dieselbe: die Anwesenheitszeiten grafisch darstellen – als Zeitschiene, nicht als Tabelle. Wer sieht, wann wer da ist, erkennt sofort, wo etwas nicht stimmt.
Das Prinzip ist alt. Die Umsetzung war bisher umständlich: kariertes Papier, selbstgebaute Excel-Konstruktionen, viel Aufwand für ein Ergebnis, das beim nächsten Ausfall wieder von vorne beginnt.
Aus der Beratungspraxis wurde ein Werkzeug
Ich habe daraus ein Tool gemacht. Es läuft im Browser, braucht keine Installation, kein Konto, kein Abo. Jeder Mitarbeiter bekommt eine Zeitschiene. Ärzte und Praxis-Mitarbeiter sind farblich getrennt. Und jeder 15-Minuten-Abschnitt wird automatisch bewertet: Rot, wo ein Arzt allein ist. Orange, wo Mitarbeiter fehlen. Grün, wo alles passt.
Die Praxis aus meinem Beratungsfall hätte das Mittwochsproblem beim ersten Blick gesehen.
Hier können Sie sich das Dienstplan-Analyse-Tool ansehen.
Wenn Sie wissen möchten, welche weiteren Kostenfallen in Ihrer Praxisorganisation stecken, sprechen Sie mich gerne an. Eine erste Einschätzung gibt oft mehr Klarheit, als man erwartet. Wöchentliche Impulse zu Praxismanagement und Führung erhalten Sie außerdem in meinen Praxis-Orga-News.
Ob Ihr eigener Dienstplan solche Lücken enthält, zeigt Ihnen das Dienstplan-Analyse-Tool für Arztpraxen mit automatischer Besetzungsampel, oder Sie testen zuerst die kostenlose Live-Demo.
