Ich habe hier gezeigt, warum Zahlenkolonnen lügen und was gefühlsbasierte Dienstplanung kostet. Heute zeige ich Ihnen, was passiert, wenn eine Praxis den Schritt tatsächlich geht.
Der Ablauf ist immer gleich. Die Mitarbeiterzeiten werden eingetragen – oder die bestehende Excel-Tabelle wird einfach importiert. Fünf, vielleicht zehn Minuten. Dann erscheint die Woche als Balkendiagramm: jeder Mitarbeiter eine Zeile, jede Anwesenheit ein Balken. Darunter die Ampel.
Und dann wird es still.
Der Moment, in dem der Plan zum ersten Mal antwortet
Denn die Ampel zeigt Dinge, die vorher niemand gesehen hat. Ein roter Block am frühen Montagnachmittag – der Arzt startet um 13 Uhr in die Sprechstunde, die Mitarbeiter stehen laut Plan erst ab 14 Uhr wieder im Dienst. Eine volle Stunde, jeden Montag, seit Jahren. In Wirklichkeit verkürzt irgendjemand seine Pause – ungeplant, und aus Sicht der Mitarbeiter als Überstunden. Ein gelber Block am Mittwochnachmittag – zwei Mitarbeiter anwesend, aber kein Arzt im Haus. Lila am Donnerstag – mehr Personal als nötig, während am Freitag Orange dominiert.
Keine dieser Situationen war eine bewusste Entscheidung. Sie sind einfach passiert. Über Jahre gewachsen, nie hinterfragt, im Zahlenplan unsichtbar. Die Wochenübersicht macht daraus ein Muster: alle sieben Tage als Ampel-Streifen untereinander. Wer das einmal gesehen hat, kann es nicht mehr übersehen.
Von der Farbe zur Zahl
Das Tool bleibt nicht bei Farben stehen. Es rechnet mit: Wie viele Minuten pro Woche arbeitet ein Arzt ohne Mitarbeiter? Wie viele Minuten ist die Praxis unterbesetzt – und wie viele überbesetzt? Wie viele Arztstunden stehen wie vielen Mitarbeiterstunden gegenüber?
Das sind keine akademischen Kennzahlen. Das sind die Zahlen, die Sie für das nächste Jahresgespräch brauchen. Für das Gespräch mit dem Steuerberater über die Personalkosten. Für die Entscheidung, ob wirklich eine neue Stelle nötig ist – oder nur ein besserer Plan.
Aus einer Beratung weiß ich: Allein die sichtbar gemachten Mittwochs-Leerläufe einer einzigen Praxis summierten sich auf über 10.000 Euro unnötige Überstundenkosten pro Jahr. Der Plan war nicht schlecht gemacht. Er war nur nie sichtbar gemacht worden.
Wenn Sie sich das Tool ansehen möchten: Zum Dienstplan-Analyse-Tool. Möchten Sie wissen, welche Muster Ihr eigener Dienstplan versteckt? Eine persönliche Beratung zeigt es Ihnen – konkret, ohne Umwege. Sprechen Sie mich an.
