Ablauforganisation – Durchleuchten Sie Ihre Arbeitsabläufe

Immer wieder hört man, dass die Arztpraxis neue Wege oder neue Ziele braucht. Sei es in vernetzten Strukturen, der Digitalisierung oder einfach die Hinwendung zum wirklichen Dienstleistungsprinzip. Damit wir uns aber weiterentwickeln können, ist es erst einmal wichtig den eigenen Standort zu kennen, um auch die Marschrichtung angeben zu können. Wer keine detaillierten Kenntnisse über die Abläufe in seiner Praxis hat, kann auch nicht gestaltend darauf einwirken.

Stellen Sie also Ihren Standort fest. Die Betriebswirte nennen das Istanalyse. Gehen Sie jede Tätigkeit nach folgendem Schema durch:

1.     Art der Aufgabe: z.B. Terminplanung
2.     Durch wen wird die Aufgabe erledigt: z.B. Annahmemitarbeiter/in
3.     Aufgabenbewältigung: z.B. elektronische Terminplanung
4.     Hilfsmittel: z.B. EDV
5.     Ort der Aufgabenbewältigung: z.B. an jedem EDV-Arbeitsplatz
6.     Frequenz: z.B. 60 Terminvergaben pro Tag
7.     Zeitpunkt: z.B. ganztags
8.     Dauer: z.B. 120 Minuten pro Tag
9.     Verteilung: z.B. tägliche Erledigung notwendig
10.   Kosten: z.B. auch Softwarewartungsvertrag 10,– Euro pro Monat und Zeit der MFA

Nur durch diese akribische Betrachtung können Sie die Arbeitsabläufe in Ihrer Praxis vollständig durchleuchten. So erkennen Sie die Zusammensetzung der einzelnen Tätigkeiten und die Reihenfolge der Erbringung, wo finden die einzelnen Tätigkeiten statt und welcher Arbeitsplatz ist wie ausgelastet bzw. frequentiert. Welche Informationen, Sachmittel und Bedingungen brauchen Ihre Mitarbeiter, um das Ergebnis Ihrer Vorstellung erbringen zu können.

Damit Sie auch für sich festlegen können, ob es sich überhaupt lohnt etwas zu verändern, müssen Sie in der Istanalyse auch festhalten, welche Größenordnungen Zeit und Kosten annehmen. Sonst kann es passieren, dass die Suche nach neuen Wegen ein vielfaches von dem kostet, was der vermeintliche Schwachpunkt wert ist.