Anmeldung – der organisatorisch wichtigste Teil einer Praxis
Organisatorisch ist die Anmeldung der wichtigste Teil einer Arztpraxis. Sie ist zentraler Anlaufpunkt für die Patienten, die Mitarbeiter und die Ärzte. Dort werden die meisten Informationen gesammelt und verwaltet. Trotzdem habe ich bei Praxisberatungen den Eindruck, dass das Praxisteam diese Bedeutung der Anmeldung nicht erkannt hat. Es herrscht zum Teil Unordnung, ja manchmal sogar Chaos und oft ist die Anmeldung auch nicht besetzt.
Weil die Anmeldung beim Patienten den ersten (meist prägenden) Eindruck hinterlässt, sollten Sie diese einmal durchchecken, um eventuelle Schwachstellen auszumerzen. Nutzen Sie dazu die nachfolgenden Punkte:
1. räumliche Lage
– Ist die Anmeldung ohne Suche zu finden?
– Liegt Sie zentral?
– Ist die Größe Ihrem Patientenaufkommen angepasst?
– Haben die Patienten genügend Platz, um etwas zu schreiben oder etwas abzulegen ?
– Können Sie dort den Datenschutz gewähren?
– Sind vertrauliche Gespräche auch bei Telefonaten möglich?
– Sind Geräusch- und Geruchsbelästigungen ausgeschlossen?
2. Ausstattung und Gestaltung
– Ist die Ausstattung freundlich und zeitgemäß? (Ist es ein Empfang oder nur ein Schalter?)
– Ist es dort hell oder dunkel? Ausreichend Tageslicht oder zumindest angenehme Beleuchtung ist sehr wichtig.
– Spiegelt die Anmeldung das Image der Praxis wieder?
– Achten die Helferinnen auf Ordnung und Sauberkeit?
3. personelle Besetzung
– Ist die Anmeldung und das Telefon ständig besetzt?
– Hat die Anmeldehelferin eine klare Arbeitsanweisung?
– Ist der Umgang mit den Patienten vorgegeben und geübt?
– Weiß die Anmeldung über alle internen Abläufe Bescheid?
4. Organisationsmittel
– Sind die wichtigsten Formulare griffbereit?
– Sind die wichtigsten Bürobedarfsartikel (Datumstempel, Bleistifte, Terminkalender, etc.) sofort griffbereit?
– Ist die Bedienung der technischen Geräte (EDV, Anrufbeantworter, Telefon, Sprechanlage, etc.) geübt?
Eines habe ich in meinen Praxisanalysen immer wieder festgestellt: Wenn das Herzstück der Praxisorganisation, die Anmeldung, nicht funktioniert, dann ist das durch noch so bemühte Mitarbeiter kaum mehr auszugleichen. Deshalb achten Sie auf eine funktionierende Anmeldung.
