Beiträge

Leserfrage: Kurze effiziente Besprechungen

/in /von

Leserfrage

Kurze effiziente Besprechungen

Dr. M. aus R., Kinderarzt:

Wir haben uns angewöhnt, vor der Sprechstunde noch eine kurze Besprechung abzuhalten. Ich habe aber immer wieder das Gefühl, daß das irgendwie zu lange dauert. Kann man Besprechungen irgendwie verkürzen?

Antwort:
Besprechungen müssen nicht immer im Sitzen abgehalten werden. Je behaglicher die Athmosphäre, desto länger dauert meist ein Gespräch. Solange Sie keine Dokumente brauchen oder Schreibarbeiten anfallen, sollten Sie mal die Stehvariante versuchen. Sie sparen sich die Rüstzeiten, wie Stühle hin- und wegstellen oder das Einnehmen der Sitzplätze und niemand steht gern unnötig lange. Meist sind solche Besprechungen konzentrierter. Außerdem können Sie noch eine lästige Fliege damit erschlagen: Notorische Zuspätkommen machen sich bei stehendem Publikum noch unbeliebter.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Kommunikation im Team

/in /von

Kommunikationsfluß

Praxisanalysen zeigen es immer wieder: Der Kommunikationsfluß in den Arztpraxen lässt doch manchmal zu wünschen übrig. Da werden Arbeiten so lange weitergeleitet, bis sie nicht erledigt werden oder selbst der Chef weiß nicht, wer für was zuständig ist oder es herrscht beinahe ein Grabenkrieg, den der Praxisinhaber nicht mitbekommt. Nachstehend ein paar Tipps die helfen sollen, den Kommunikationsfluß zu verbessern:

  1. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Ihre Tür für Probleme offen steht und Sie sich nicht scheuen sollen, offen mit Ihnen zu reden.
  1. „Management by walking around“ – gehen Sie auf Ihre Mitarbeiter zu und versuchen Sie durch Fragen herauszubekommen, was in Ihrer Praxis so alles läuft. Es erzählt sich manches leichter, wenn man in seiner gewohnten Arbeitsumgebung ist, als wenn man zum Chef zitiert wird oder sich selbst dazu „überwinden“ muss.
  1. Geben Sie auch mal einen Fehler zu. Zeigen Sie, dass Sie auch nur ein Mensch sind. Gespräche werden dann viel offener verlaufen.
  1. Sie wollen natürlich nicht nur die guten, sondern auch die schlechten Nachrichten hören. Das sollten aber auch Ihre Mitarbeiter wissen.
  1. „Ermorden“ Sie nicht den Hiob, der die schlechte Nachricht überbringt. Pleiten, Pech und Pannen passieren überall mal, weshalb Sie nicht gleich aus der Haut fahren sollten, sondern cool analysieren, wer, was, wann zu erledigen hat.
  1. Bei den Mitarbeiterbesprechungen sollten Sie auf eine kontinuierliche Berichterstattung achten. Auch hier gilt, wenn was nicht gleich so läuft, reagieren Sie nicht zu streng.
  1. Organisieren Sie ab und zu ein lockeres Beisammensein. Dies sollte auf keinen Fall in der Praxis geschehen, sondern „auf neutralem Boden“. Ich habe schon alles gehört: Vom gemeinsamen Mittagessen bis zu einem Picknick. Wenn daran keiner teilnehmen will, dann haben Sie wirklich ein Problem, dem Sie nachgehen sollten.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Wie kommunizieren Sie?

/in /von

Wie kommunizieren Sie?

In einer amerikanischen Studie wurde einmal festgestellt, daß falsche Kommunikation das größte Managementproblem ist. Als Arzt verbringen Sie bestimmt 90% Ihrer Arbeitszeit damit zu kommunizieren und zwar bewußt und unbewußt. Wenn aus falscher Kommunikation handfeste Mißverständnisse werden, dann kann das auch den Praxiserfolg langfristig gefährden. Machen Sie sich die Voraussetzungen für Kommunikation bewußt und verbessern Sie sie, wenn nötig.

1. Keiner von uns ist von Geburt ein Kommunikationsprofi. Diese Fähigkeit wird tagtäglich erworben und verfeinert.

2. Wir kommunizieren sogar dann, wenn wir gar nichts sagen. Beispiel: Wer stur in die Karteikarte oder in die Praxis-EDV schaut, vermittelt dem Patienten, daß ihn dessen Problem (sein wichtigstes, sonst wäre er/sie nicht hier!) gar nicht so recht interessiert, obwohl das gar nicht so ist. Also achten Sie sorgsam nicht nur auf das was Sie sagen, sondern auch auf das was Sie tun.

3. Der größte Teil der Information, die im Gehirn gespeichert werden, wird durch die Augen aufgenommen. Um diesen Umstand auszunutzen, sollten Sie Ihren Worten auch schriftliche Informationen beigeben. Diese Patienteninformationen geben dem Patienten Sicherheit, weil er unter Umständen nicht richtig Verstandenes nochmal nachlesen kann. Zusatztip: Patienteninformationen sollten Sie auf Ihrem eigenen Briefbogen rausgeben, weil das Ihre Kompetenz stärker zur Geltung bringt.

4. Wenn Sie immer davon ausgehen, daß das was Sie gerade sagen wollen, mißverstanden wird, wird Ihr Kommunikationsverhalten verbessert. Sie werden Ihre Worte anders wählen und die Reaktionen besser beobachten.

5. Es ist nicht wichtig, daß Sie sich klar und fehlerfrei ausdrücken, sondern, daß der Gegenüber das versteht was Sie sagen. Vermeiden Sie hochtrabende Fachausdrücke, die ein Laie nicht kennt. Reden Sie mit den Worten des Patienten.

6. Die Definition einer Krankheit hilft dem Patienten nicht weiter. Er will wissen, was das für Ihn bedeutet. Ihre Botschaft muß richtig gedeutet werden.

7. „Der Ton macht die Musik.“ heißt es. Deshalb achten Sie auch darauf, wie Sie etwas sagen und wie Sie das Gesagte durch Körpersprache unterstützen können, weil die nonverbale Kommunikation den weit überwiegenden Teil der Kommunikation ausmacht.

8. Bei Telefonaten fällt die nonverbale Kommunikation weg, weshalb Sie und Ihr Team sich um eine sehr bildhafte Ausdrucksweise bemühen sollten.

Überprüfen Sie in Ihrer Praxis immer wieder das Kommunikationsverhalten Ihres Personal und trainieren Sie Verbesserungen. Manchmal helfen auch nur sehr drastische Maßnahmen, wie in einer meiner Beratungspraxen, die die Stühle für die Mitarbeiter im Anmeldebereich abgeschafft hat, um „Chancengleichheit“ zu schaffen.

Viele weitere Optimierungsideen unterbreite ich Ihnen gerne, fordern Sie mein Angebot an unter [email protected]

Ihr Rudolf Loibl