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Krankenstand und Lohnkosten

Schlechte Organisation, Motivationslosigkeit und Überlastung der Mitarbeiter sind sehr eng miteinander verstrickt. Fällt alles zusammen, dann können Sie das sehr schnell an den Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter ablesen. Dass Fehlzeiten nicht nur wieder mehr organisatorische Probleme hervorrufen, sondern auch handfeste Kostennachteile bringt, liegt auf der Hand.

In zahlreichen Praxisanalysen habe ich festgestellt, dass die eine schlechte Organisation zur Überlastung der Mitarbeiter beiträgt, was auch eine mangelnde Motivation nach sich zieht. Je größer der Personalstand übrigens ist, desto geringer wird die Hemmschwelle krank zu werden.

Es gilt also zwei Dinge in Angriff zu nehmen:
1.    Die Organisation der Praxis so zu stricken, dass keine Überlastung des Praxisteams stattfindet.
2.    Die Motivation der Mitarbeiter ist zu steigern. Hier ein paar Tipps, wie Ihre Kollegen die Motivation der Mitarbeiter wieder auf Vordermann gebracht haben:

  • Erhöhung des Weihnachtsgeldes 
  • Erhöhung der Urlaubstage 
  • Bezahlen von Weiterbildungsmaßnahmen 
  • Zuschüsse zu Verpflegung, Arbeitskleidung, Fahrgeld 
  • Bezahlung von Verbesserungsvorschlägen
  • Honorierung von geworbenen Neupatienten 
  • Selbständigeres Arbeiten der Mitarbeiter zulassen

Sicher fällt Ihnen auch etwas ein, damit Ihre Mitarbeiter wieder mit mehr Elan an die Arbeit gehen.

Mitarbeiterstreit

Manchmal kommt es in den Arztpraxen vor, dass zwei Mitarbeiter in Streit geraten. Jetzt sind Sie, als der Praxismanager gefordert, die Situation zu bereinigen und so auch den Schaden für die Praxis zu begrenzen. Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern werden sehr schnell von den Patienten erkannt und können auch dazu führen, dass das Vertrauen in die Praxis verloren geht und sich die Patienten umorientieren.

Hier ein paar Regeln, wie Sie mit Streitigkeiten Ihrer Mitarbeiter fertig werden:

1. Zuhören
Führen Sie zuerst ein Vier-Augen-Gespräch einzeln mit beiden Mitarbeitern. Stellen Sie jedoch klar, dass das Gesagte natürlich nicht vertraulich behandelt werden kann. Sie können auch sofort ein Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern gemeinsam führen.

2. Zuhören fördern
In dem gemeinsamen Gespräch müssen Sie darauf achten, dass sich die „Streitparteien“ auch zuhören. Ziehen Sie ein Resümee der ersten Partei, bevor die zweite spricht und fragen Sie noch mal nach, ob Sie alles richtig wiedergegeben haben.

3. Auf den Punkt bringen
Meist liegt ein Missverständnis vor. Erläutern Sie dies ausführlich, aber hüten Sie sich davor, es zu bewerten, da Sie sonst Gefahr laufen, in den Streit hineingezogen zu werden.

4. Fragen
Gehen Sie den Dingen auf den Grund. Bohren Sie solange nach, bis die Wahrheit auf dem Tisch ist und denken Sie über Ihre Einstellung dazu nach.

5. Interne Lösung
Die beiden Kontrahenten sollten am besten selbst eine Lösung erarbeiten, was wesentlich besser ist, als wenn Sie etwas „befehlen“.

6. Abwägen
Überlegen Sie nochmals, ob irgendeine Lösung überhaupt durchführbar ist und dadurch wieder ruhig und leistungsorientiert weitergearbeitet werden kann.

7. Streicheleinheiten
Wenn eine Partei “„verliert“” (was nicht immer zu vermeiden ist), dann sollten Sie nach einer Lösung suchen, die dem „Verlierer“ das Gesicht wahrt.

8. Überprüfung
Überprüfen Sie Ihre Entscheidung später noch einmal und führen Sie, wenn nötig, ein weiteres Gespräch.

Wie Sie Ihre Mitarbeiter coachen

Eigenverantwortliche und selbständige Mitarbeiter; wer möchte Sie nicht? Der Weg dorthin führt über Sie, die Führungskraft in Ihrem Unternehmen sprich Praxis. Erreichen,  können Sie dieses Ziel, durch ein sog. ganzheitliches Training. Das Coaching, kennen Sie sicher aus dem Sportbereich, aber auch in betrieblichen Situationen wird dieses Führungsverhalten angewendet.

Typische Arbeitssituationen, in denen man das Coaching gut einsetzen kann sind:

  • Einführung neuer Mitarbeiter
  • Bewältigung neuer Aufgaben
  • Delegation von neuen Aufgaben
  • Problembewältigung am Arbeitsplatz
  • Neue Zieldefinitionen

Um als erfolgreicher Coach tätig zu sein, müssen Sie als Führungskraft aber auch einige Vorraussetzungen mitbringen, die da wären:

  • Positive Einstellung gegenüber Problemen
  • Vorbildfunktionen wahrnehmen
  • Gerne dazulernen
  • Leistungs- und zielorientiert arbeiten
  • Mitarbeiter mit Stärken und Schwächen akzeptieren
  • Einfühlungsvermögen
  • Sie können aktiv zuhören

Gutes Coaching läuft in mehreren Schritten ab:

  1. Stellen Sie fest, was der oder  die Mitarbeiter können.
  2. Legen Sie gemeinsam ein Lernziel fest und besprechen Sie die nächsten Schritte dahin. Der erste Schritt ist immer der wichtigste und darf nicht zu viel Überwindung kosten.
  3. “Learning by doing!” muss Ihre oberste Devise sein. Nehmen Sie auch Fehler in Kauf.
  4. Regelmäßiger Austausch über den Fortschritt der Weiterbildung ist sehr wichtig. Gegenseitiges Feedback hilft Zieldifferenzen zu vermeiden.
  5. Wenn eine Aufgabe erreicht ist, sollten Sie den ganzen Prozess Revue passieren lassen.

Eines sollten Sie noch bedenken: Gute Vorgesetzte sind immer Berater und Förderer ihrer Mitarbeiter.

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Dynamische und eigenverantwortliche Mitarbeiter; wer von uns wünscht sich diese nicht. Hervorragende Einzelspieler sind nicht halb so gut, wenn Sie nicht gut geführt werden. Wer auf ein paar Punkte achtet, wird sein Team-Management deutlich verbessern.

 

1. Aufgaben eindeutig vergeben
Vereinbaren Sie schriftlich die Aufgaben und auch die Entscheidungskompetenzen der einzelnen Mitarbeiter. Durch ein möglichst großes Organigramm (am besten Postergröße) kann sich jeder Mitarbeiter ein Bild von seinem Job machen. Organigramme kann man u.a. über Meistertask sehr gut er stellen – ich zeige Ihnen auch gerne, wie das geht.

 

2. Ziele klar und schriftlich formulieren
Ziele müssen konkret, aufgabenbezogen und messbar sein. Nicht irgendwelche unrealistische und ungreifbare Erwartungen aufschreiben, die kann niemand erreichen und führt zu Frust. Schreiben Sie auch die Ziele in Ihr Organigrammposter.

 

3. Beziehungsmanagement
Kämpfen Sie gegen zwischenmenschliche Probleme zu allererst bei der Einstellung neuer Mitarbeiter. Das Team sollte sich Regeln und Normen für den gegenseitigen Umgang geben. Und auch hier gilt: Schriftform muss sein.

 

4. Rollen sauber verteilen
Wer kann am besten mit schwierigen Patienten umgehen? Wer kann am besten Blut abnehmen? Wenn jeder im Team die Stärken der anderen kennt, dann wird wesentlich effektiver gearbeitet.

 

5. Abläufe organisieren
Hier helfen Ihnen Checklisten und Qualitätsmanagement weiter. Legen Sie sich auch ein Buch für Ihre eigenen Formulare und Checklisten an. Ihr persönliches Organisationsqualitätsmanagement spart Kosten und erhöht auch das Ansehen Ihrer Praxis.

 

6. Wissensmanagement
Nutzen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter. Halten Sie morgens eine 10 Minuten Besprechung vor Arbeitsbeginn, führen Sie eine zentrale Pinnwand für Verbesserungsvorschläge ein und legen Sie sich eine Bibliothek des Wissens Ihrer Praxis an.

 

7. Gemeinsame Zeitplanung
Alle sollten darüber Bescheid wissen, wer wann wo ist. Deshalb sollten Sie einen großen Terminplaner führen, der Urlaube, Workshops und Seminare enthält.

 

8. Arbeitsplatzgestaltung
Statistisch gesehen, beschäftigt eine 5-Personen-Praxis eine Halbtagskraft zur Suche von benötigten Unterlagen. Es ist Ihre Aufgabe als Manager für eine saubere Organisation zu sorgen. Lassen Sie sich nötigenfalls beraten. Informationen sollten zentral abrufbar sein.

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In vielen Praxen wird eine der wichtigsten Ressourcen ganz stiefmütterlich behandelt: die  Ideen der Mitarbeiter. Wenn es darum geht die Leistungen der Praxis zu verbessern, sollten Sie auf Ihre Mitarbeiter bauen. 

Jedem Ihrer Mitarbeiter fällt häufig etwas zur Verbesserung der Organisation, Abrechnung oder sonst etwas ein, was dann aber durch die Routinetätigkeit wieder in Vergessenheit gerät. Nutzen Sie dieses Expertenwissen Ihrer Mitarbeiter, indem Sie das “Anzapfen” institutionalisieren, und loben Sie für das Bemühen um einen besseren Ablauf auch einen Preis aus, oder zeigen Sie eine Anerkennung in irgendeiner Form. Dieser Verbesserungsprozess muss in fünf Schritten ablaufen:

1. Problem erkennen: 

Und da geht es nicht darum, dass man z.B. sagt, dass die Terminplanung nicht funktioniert. Nein. Das Problem muss so ausführlich wie möglich beschrieben werden. Es muss umfassend und präzise dargestellt werden, wann, warum welches Problem auftritt. Je ausführlicher die Ursachenforschung, desto eher kommt es zu einer Lösung.

2. Mehrfachlösungen: 

Lassen Sie mehrere Lösungen entwickeln, die auch durchaus “irrwitzig” sein können und unterdrücken Sie Lösungen nicht durch vorschnelle negative Bewertung. Jede Idee hat einen guten Grund.

3. Bewertung der Lösungen: 

Jetzt ist es an der Zeit, die Lösungen gegenüberzustellen und die beste herauszusuchen. Archivieren Sie die anderen Vorschläge, vielleicht brauchen Sie sie noch.

4. Planen Sie die Umsetzung: 

Ihren besten Lösungsvorschlag gilt es nun zu verfeinern, evtl. mit Teilen aus den anderen Lösungsvorschlägen anzureichern und dann auch umzusetzen. Nennen Sie auch einen Verantwortlichen für die Umsetzung und planen Sie die zeitlichen Abschnitte des Erfolges.

5. Ergebniskontrolle: 

Neue Methoden oder Verfahrensweisen brauchen Zeit, bis Sie sich durchgesetzt haben. Ein neues Bestellsystem z.B. braucht meist drei Monate bis es richtig angenommen wird. Überprüfen Sie, ob ihre Maßnahmen Früchte tragen. Wenn nicht, dann versuchen Sie es mit dem vermeintlich zweitbesten Vorschlag aus Ihrer Sammlung und gehen Sie dann die Schritte 4 und 5 noch mal an.

Ist ein Problem behoben, dann gehen Sie das nächste an. Und bedenken Sie eines: ein Verbesserungsprozess der Praxis wird nie abgeschlossen.

Wie sie solche Ideen technisch im täglichen Praxisalltag festhalten, zeige ich Ihnen gerne persönlich in einer Webschulung für das Programm Trello: https://elopage.com/s/UB.Loibl/praxisprojekte-einfach-steuern

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Genauso wichtig wie der erste Eindruck der Praxis bei den Patienten ist, sollte er auch bei neuen Mitarbeitern oder Praxisvertreter sein. In einer Praxis habe ich einmal erlebt, dass eine neue Mitarbeiterin mit den Worten „Ach, an Sie habe ich gar nicht mehr gedacht.“ begrüsst  wurde. Wen wundert es, dass diese Mitarbeiterin nach einem Monat wieder gekündigt hat. Wenn auch bei Praxisvertretern so verfahren wird, schadet das dem Ruf der Praxis sehr.

Folgendes sollte bei der Einführung neuer Mitarbeiter oder Praxisvertreter beachtet werden:

  • Der Praxisinhaber sollte den Neuling am ersten Tag persönlich begrüßen und ihn/sie dem Praxisteam vorstellen.
  • Nach ein paar persönlichen Worten sollte das Arbeitsgebiet und die Kompetenzen für die ersten Wochen klar angesprochen werden.
  • Die genauere Einführung in das Arbeitsgebiet sollte eine Patin übernehmen. Praxisvertreter sollten Sie selbst durch die Praxis führen und die Aufgaben erklären.
  • Machen Sie eine Checkliste über die Gepflogenheiten in der Praxis. Wo sind sanitäre Anlagen, Parkmöglichkeiten, usw. Wie sind Pausen, private Telefonate, der Umgang mit den Patienten geregelt. Alles ist fremd für den Neuling.
  • Erklären Sie vorab Ihrem bisherigen Team, dass auf die Neue soviel zukommt, dass nicht gleich alles zuverlässig gespeichert werden kann. Dazu kommen Angst und Nervosität. Bitten    Sie um ein wenig Geduld.
  • Achten Sie auch darauf, dass den Neuen nicht nur Hilfsdienste zugeteilt werden, die sonst einer erledigen mag.
  • Neue Mitarbeiter unterliegen noch nicht der sog. Betriebsblindheit. Diese Tatsache sollten Sie sich zunutze machen. Ermutigen Sie die neuen Mitarbeiter durchaus kritisch mit der Organisation der Praxis umzugehen und nehmen Sie Verbesserungsvorschläge ernst. Die „alten Hasen“ in Ihrer Praxis sollten hier auch nicht auf Distanz gehen und die Einsteiger/in als “Besserwisser/in” abstempeln.

Sie sollten jede Personalentscheidung als Investition sehen, die sich im Laufe der Zeit bezahlt machen sollte. Häufige Wechsel kosten nicht nur Zeit und Nerven, sondern unter Umständen auch viel Geld.

Unternehmensberater für Ärzte, rudolfloibl.de

Ich erlebe das immer wieder: Wenn sich ein Arzt ein med.techn. Gerät für 25.000 Euro anschafft, dann wird lange hin und her überlegt, Informationen eingeholt, die Rentabilität geprüft und auf tausend Dinge geachtet. Stellt er aber eine neue medizinische Fachangestellte (MFA) ein, dann passiert das oft zwischen Tür und Angel.

Dabei ist diese Entscheidung – rein betriebswirtschaftlich betrachtet – eine weitaus größere Investition als viele Geräte. Schnell sind hier jährliche Kosten von 25.000 Euro zusammen, die sich auch als Fehlinvestition herausstellen können. Die Kündigungsfristen sind zwar kürzer geworden, so dass Sie sich schnell wieder von einer schlechten Kraft trennen können, aber dennoch müssen Sie einen wesentlich längeren Zeitraum arbeiten, ohne die volle Leistung einer MFA erwarten zu können.

Deshalb sollten Sie für das nächste Einstellungsgespräch klare Richtlinien aufbauen und einhalten. Im Vorfeld sollten Sie die Bewerbungsunterlagen genau prüfen:

1. Passen Eintrittstermin und Gehaltsvorstellungen mit Ihren Vorstellungen zusammen?

2. Sind die Arbeitszeugnisse und Arbeitszeitbescheinigungen vollständig? Interessant sind gerade die Zeiten, die nicht nachgewiesen sind.

3. Vergleichen Sie die Angaben im Lebenslauf mit den eingereichten Unterlagen. Treten hier Diskrepanzen auf, sollten Sie nachfragen.

4. Liegen besondere Qualifikationen oder Referenzen vor?

 

Beim eigentlichen Bewerbungsgespräch:

1. Legen Sie sich Stift und Schreibzeug, evtl. auch eine Checkliste zurecht.

2. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch. Am besten nach der Sprechstunde, aber bitte nicht zu lange warten lassen, sonst hat die/der Bewerber/in evtl. einen falschen Eindruck.

3. Nehmen Sie das Gespräch in die Hand und beschreiben Sie erst die vakante Stelle und machen Sie auch schon konkretere Angaben zur Aufgabenstellung.

4. Machen Sie sich Notizen über Ihren ersten Eindruck (Sprache, Auftreten, Kleidung)

5. Wenn möglich, sollten Sie auch Ihre Praxis und die Mitarbeiter vorstellen.

6. Vereinbaren Sie unter Umständen einen Probearbeitstag.

7. W-Fragen (Wer, wann, wo, wie viel,….) helfen Ihnen sehr viel weiter.

8. Geben Sie auch die Gelegenheit zum Gespräch mit Ihren anderen MFA.

9. Geben Sie einen Termin vor, bis wann Sie sich entscheiden und halten Sie diesen Termin auch ein.

Die Auswahlentscheidung sollten Sie nicht am selben Tag fällen und auch mit Ihren übrigen Mitarbeitern besprechen. Wenn Sie absagen, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass dies in einer höflichen Form geschieht und die eingereichten Unterlagen vollständig zurückgegeben werden. Abgewiesene Bewerber tragen nämlich auch zur Imagebildung der Praxis bei.