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Der Anmeldungsbereich

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Die Anmeldung ist die Seele der Praxis

Am Funktionieren der Anmeldung hängt vielfach das Wohl und Wehe einer Arztpraxis. Wenn die Anmeldung reibungslos funktioniert, dann spürt man davon meist nichts. Wenn sie aber nicht funktioniert, dann ist die sprichwörtliche „Hölle“ los. Unabhängig von den klassischen Aufgaben, wie Terminvergabe oder Patientenanlaufstelle, ist die Anmeldung auch Schaltzentrale und Feuerwehr für Unvorhergesehenes. Damit dort alles wie geölt läuft, sollten Sie folgendes beachten:

Damit dort alles wie geölt läuft, sollten Sie folgendes beachten:

  1. Die Anmeldung braucht eine Stellenbeschreibung, mit der die Anmeldung auch einverstanden ist. Checken Sie diese Stellenbeschreibung in regelmäßigen Abständen.
  1. Die Stellvertretung der Anmeldung muss auch in Ausnahmesituationen geregelt sein.
  1. Weiterbildung der Anmeldung ist eminent wichtig. Hier helfen auch Handbücher für Sekretärinnen weiter.
  1. Loben Sie Ihre Anmeldung auch ausreichend. Anerkennung der besonderen Leistungen heißt nicht nur gute Bezahlung, sondern auch öffentliche Anerkennung.
  1. Die technische Ausstattung an der Anmeldung ist für ein gutes Gelingen Grundvoraussetzung. Überlegen Sie sich, ob Sie mit der Technik (Telefon, Fax, Computer, etc.) auf der Höhe der Zeit sind. Und wenn Sie schon neue Technik kaufen, dann sparen Sie bitte nicht an einer professionellen Unterweisung. Das spart oft in Zukunft den Techniker, wenn Ihre Mitarbeiter/innen selbst Bescheid wissen.
  1. Geschickte und ansprechende Raumeinteilung und Möblierung fördern auch die Motivation der Mitarbeiter. Renovierungen zahlen sich gerade hier sehr positiv aus.

Die Pole Position Ihrer Praxis ist selbstverständlich auch Aushängeschild und schon deshalb sollten Sie ihr besondere Beachtung schenken.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter loibl@loibl-online.de an.

Ihr Rudolf Loibl

Aktivablage

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Aktiv ablegen

Überlegen Sie doch mal, was Sie alles herumliegen lassen: eine ganze Zeitung, weil ein interessanter Artikel darin steht, oder einen Brief eines Patienten, den Sie mit Ihrem Team besprechen wollen.

Mit den folgenden Schritten sollten Sie das Problem in den Griff bekommen:

  • Begegnen Sie dieser Aufschieberei konsequent und beobachten Sie sich, welche Dinge Sie “gerne” liegen lassen.
  • Nehmen Sie sich einmal Ihren persönlichen Stapel vor und hören Sie erst auf, wenn alles entschieden ist.
  • Vermerken Sie auf den einzelnen Vorgängen, was damit geschehen soll. “Termin vereinbaren”, “Bestellung”, “Besprechung Teamsitzung” oder ein entsprechender Ablagehinweis.
  • Ab diesem Tag sollten Sie solche Entscheidungen immer sofort fällen.

Um alles auch organisatorisch in den Griff zu bekommen, sollten Sie eine entsprechende Ablagenstruktur schaffen. Legen Sie Ordner an.

Folgende Themen sind immer interessant:

a. Teambesprechung (z.B. diesen Blog , die Sie mit Ihrem Team besprechen)

b. Steuertipps, welche Sie beim nächsten Mal mit Ihrem Steuerberater diskutieren

c. Patientenbeschwerden, für die Sie auch Lösungen finden müssen

Setzen Sie sich für die Abarbeitung dieser Ablagen auch Termine, damit nichts in Vergessenheit gerät.

Selbstverständlich gibt es Vorgänge, die kann man halt nicht sofort entscheiden. Beispielsweise bekommen Sie eine Information über ein Sonogerät, das technisch hochinteressant ist, aber derzeit nicht in Ihren Investitionsplan passt. Gewöhnen Sie sich an, für diese Vorgänge eine Ablage zu schaffen, die möglichst weit von Ihrem Schreibtisch entfernt ist und die nur Sie benutzen, dann haben Sie die Möglichkeit, beim Ablegen über Ihre Nichtentscheidung nachzudenken. Kontrollieren Sie diese Ablage in regelmäßigen Abständen und Sie werden sehen, dass Sie das meiste einfach wegwerfen werden.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter loibl@loibl-online.de an.

Ihr Rudolf Loibl

Fünf Schritte, und alles wird gut!

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Fünf Schritte, und alles wird gut!

Jeder weiß um die Probleme der Praxis, hat aber keine Zeit sich richtig darum zu kümmern. Jeder von uns hat gute Ideen, die dann aber durch die Routinetätigkeit wieder in Vergessenheit geraten.
Nutzen Sie Ihr Expertenwissen! Dieser Verbesserungsprozess muss in fünf Schritten ablaufen:

Problem erkennen: Es geht nicht darum, dass man sagt „die Terminplanung funktioniert nicht“. Nein! Es muss umfassend und präzise beschrieben werden, wann und warum welches Problem auftritt. Je ausführlicher, desto eher kommt es zu einer Lösung.

Mehrfachlösungen: Entwickeln Sie zusammen mit Ihren Kolleginnen mehrere Lösungen, die auch durchaus „irrwitzig“ sein können. Nutzen Sie z.B. die 635-Methode oder klassisches Brainstorming! Unterdrücken Sie Lösungen nicht durch vorschnelle negative Bewertung.

Bewertung der Lösungen: In einer Teamsitzung stellen Sie die Lösungsvorschläge gegenüber und suchen die beste heraus. Archivieren Sie die anderen Vorschläge, vielleicht brauchen Sie sie noch!

Umsetzung: Benennen Sie gemeinsam eine/n Verantwortliche/n für die Umsetzung und planen Sie die zeitlichen Abschnitte des Erfolges.

Ergebniskontrolle: Überprüfen Sie, ob ihre Maßnahmen Früchte tragen. Wenn nicht, dann versuchen Sie es mit dem vermeintlich zweitbesten Vorschlag aus Ihrer Sammlung und gehen Sie dann die Schritte 4 und 5 noch mal an.

Ist ein Problem behoben, dann gehen Sie das nächste an.

Viele weitere Optimierungsideen und Tipps unterbreite ich Ihnen gerne, fordern Sie mein Angebot an unter loibl@loibl-online.de

Ihr Rudolf Loibl