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Das haben wir noch nie anders gemacht

“Das haben wir noch nie anders gemacht“

Das habe ich gleich gewusst, dass das nicht klappt!”, sagte die Erstkraft in der Praxis von Dr. B., nachdem das neue Bestellsystem nach vier Wochen Schwierigkeiten machte. Haben Sie auch solche “Negaholiks” in der Praxis, die allem Neuen kritisch gegenüberstehen?

Deshalb sollten Sie bei der Einführung von Neuerungen daran denken, dass solche Veränderungsprozesse eigentlich immer nach einem festen Schema ablaufen. Dann haben Sie auch die Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter darauf vorzubereiten und in den schwierigen Phasen einzugreifen.

Bleiben wir bei dem Beispiel Terminplanung. Nehmen wir an, Sie haben zusammen mit Ihrem Team ein neues Terminsystem ausgeklügelt und wollen es einführen. Weil alle daran mitgearbeitet haben, treten Sie in eine Phase der Begeisterung ein. Jeder freut sich darauf und trägt die Hoffnung, dass jetzt der „Stress” mit den Patienten (lange Wartezeit, ständige Erklärungen, warum es so lange dauert, usw.) bald vorüber ist. Nach etwa vier Wochen tritt aber fast immer die Phase der Ernüchterung ein, weil es irgendwie nicht so richtig funktionieren will.

Jetzt kommen die Negativdenker in Ihrem Team auf den Plan und haben das natürlich vorausgesehen. Das Hauptproblem, das aber meist so nicht erkannt wird, ist, dass dieses neue Instrument einfach vom Team – dazu gehört auch der Arzt, weil er sich an neue Vorgaben halten muss – noch nicht richtig beherrscht wird.

Hier ist das Eingreifen des Managers gefragt, der seine Leute bei der Stange halten muss.

Dies ist umso einfacher, wenn Sie diese Phase „vorausgesehen“ haben. Jetzt gilt es gezielte Handlungsanweisungen zu geben, damit Sie schnellstmöglich in die nächste Phase, die Lernphase, eintreten. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern das neue Hilfsmittel zu beherrschen. Die Mitarbeiter werden dann die Neuerung anwenden, ausprobieren und verbessern. Das ist die berühmte „Drecksarbeit“, vor der viele zurückschrecken. Sie werden auch Aussagen hören, wie „vor lauter Neuerungen kommt man ja gar nicht zum Arbeiten.“

Wer diese Lernphase erfolgreich durchläuft, kommt zur letzten Phase, die hoffentlich sehr lange anhält, nämlich zur Leistungsphase. Das neu Gelernte wird dann von den Beteiligten sicher in allen Situationen angewandt und es macht dann auch jedem Spaß zu sehen, dass sich etwas positiv verändert.

Das Wissen um diese vier Phasen:

1. Begeisterung
2. Ernüchterung
3. Lernen
4. Leistung

hilft Ihnen sicher Neuerungen einzuführen und Ihr Team und sich selbst auf Schwierigkeiten einzustellen.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Wo muß ich denn hin?

Wo muß ich denn hin?

Kennen Sie diese Frage oder geht Sie Ihnen vielleicht mehrmals täglich über die Lippen? Dies ist ein deutliches Zeichen dafür, dass irgendetwas mit Ihrem Kommunikationsmanagement nicht stimmt. Ständiges Nachfragen, sowohl vom Arzt, als auch von den Arzthelferinnen bringen Hektik in die Arztpraxis. Hier sind keine klaren Vorgaben, wie, was, wann erledigt werden muss. Wenn Sie „planlos“ durch Ihre Praxis laufen, weil Sie Ihre Arztbegleiterin nicht finden und auch sonst nicht wissen, wie es wo weitergeht, verlieren Sie wertvolle Zeit. Darüber hinaus ist dies auch Ihrem Image bzw. dem äußeren Erscheinungsbild Ihrer Praxis abträglich.

Also, schaffen Sie mit klaren Anweisungen einen fest vorgegebenen Ablauf und geben Sie an, was Sie wie erledigt haben wollen. Informiert werden Sie nur bei Ausnahmen. Dies sollte Ruhe in die Praxis bringen, was nicht nur Ihren Patienten positiv auffallen wird, sondern auch Ihnen und Ihren Arzthelferinnen ein wesentlich besseres Gefühl gibt. So werden Sie nicht vor dem nächsten Arbeitstag „Angst“ haben, was da wieder alles auf Sie zukommen wird.

Es gibt natürlich nicht nur die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Arzthelferinnen, sondern auch noch eine sehr wichtige, die zwischen “der Praxis” und den Patienten.
Versetzen Sie sich in die Lage eines Patienten, der die Tür zu Ihrer Praxis aufmacht und es stehen 5 Personen vor der Anmeldung. Ein schrecklicher Gedanke, oder?

Dabei ist es ganz einfach, diesen Bereich der Praxis zu beruhigen. Viele Fragen müssen auch gar nicht persönlich gestellt werden. Denken Sie z.B. an einen Patientenannahmebogen, auf dem die wichtigsten Fragen bei einer Neuannahme stehen. Es können und sollten auch ein paar Informationen über den weiteren Ablauf draufstehen, dann weiß der Patient was nachher mit ihm passiert. Geben Sie diesen Fragebogen auf einem Klemmbrett ins Wartezimmer mit, was beim Patienten subjektiv zu einer Wartezeitverkürzung führt. Wiedervorstellern „nehmen“ Sie die Krankenversichertenkarte ab und schicken Sie ebenfalls ins Wartezimmer und geben später die Karte zurück.

Was mir in meinen Praxisanalysen immer wieder auffällt, ist auch, dass häufig Patienten vor der Anmeldung wie “die Dummen” dastehen und sich keiner um sie kümmert. Das ist mitunter das schlimmste was man seinen Patienten antun kann. Behandeln Sie jeden Patienten wie einen guten Freund, der zur Tür hereinkommt und verlangen Sie das auch von Ihrem Personal. Sollte eine Arzthelferin mit einer Arbeit beschäftigt sein, ist diese sofort abzubrechen und sich um den Patienten zu kümmern. Wenn jemand auf einen einredet (auch wenn er nur grüßt), ist man sowieso gestört. Telefoniert die Anmeldehelferin, sollte Sie dem ankommenden Patienten ein nonverbales Zeichen geben, das ihm andeutet, dass er “erkannt” wurde und er sofort “bedient” wird.

Lassen Sie einen Ihrer Bekannten dieses Verhalten testen und stellen Sie Unzulänglichkeiten schnellstens ab.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Praxisurlaub

Praxisurlaub

Patienteninformation gehört genauso zum Praxismarketing wie der richtige und freundliche Umgang mit den Patienten. Deshalb sollten sie folgende
Punkte beachten, wenn Sie in Urlaub gehen:

1. Informieren Sie Ihre Patienten etwa vier Wochen bevor Sie in Urlaub gehen. Fachärzte sollten gleichzeitig auch Ihre Überweiser anschreiben und den Urlaub mitteilen.

2. Terminieren Sie in der letzten Woche vor dem Urlaub und eine Woche nach dem Urlaub nicht so viele Patienten, wie gewohnt, damit Sie durch „VIP`s“ und „Notfälle“, die
unbedingt noch drankommen müssen, nicht so unter Zeitdruck kommen, dass der Erholungswert gleich wieder dahin ist.

3. Die schriftliche Ankündigung sollte eher nüchtern gestaltet sein. Vermeiden Sie Karikaturen oder „lustige“ , wenn dies eigentlich gar nicht zu Ihrer Praxis passt.

4. Plazieren Sie die Info über Ihren Urlaub an mehreren exponierten Stellen.

5. Wichtig ist, dass die Urlaubsankündigung auch an der Eingangstür Ihres Praxishauses steht, damit die Patienten nicht erst mehrere Stockwerke gehen müssen, um dann festzustellen, dass Sie gar nicht da sind.

Mustertext für Urlaub mit Praxisvertreter:

Liebe Patienten,
unsere Praxis ist das ganze Jahr für Sie da. Damit Sie auf die gewohnte Betreuung auch während meines Urlaubs von …. bis ….. nicht zu verzichten brauchen, werde ich durch
einen qualifizierten Kollegen vertreten. Herr/Frau Dr. …., Facharzt für … wird Sie in den gewohnten Sprechstundenzeiten betreuen. In Notfällen können Sie ihn/sie unter …. erreichen.
Ihr Dr. Muster

Mustertext für Urlaub mit Vertretung durch niedergelassene Kollegen:

Liebe Patienten,
wir machen Urlaub vom … bis … die Praxis ist in dieser Zeit geschlossen.

Wir werden durch die Praxen

vertreten.

Ab … um … Uhr sind wir wieder wie gewohnt für Sie da.

Ihr Praxisteam Dr. Muster

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Kündigung Erstkraft

Für viele Praxisinhaber kommt eine Kündigung der Erstkraft wie aus heiterem Himmel und sie können sich gar nicht vorstellen, warum dies passiert ist. Dabei ist das nun wirklich das deutlichste Zeichen, dass in der Praxis etwas nicht stimmt. Sollte Ihnen das auch passieren, nehmen Sie es nicht persönlich, sondern nutzen Sie diese Gelegenheit viel mehr über die eigene Praxis zu erfahren.

Folgende Maßgaben sollten Sie beachten, um aus den Schaden auch einen Nutzen ziehen zu können:

1. Schlagen Sie Ihrer Mitarbeiterin einen Termin vor, bei dem Sie sich mindestens genauso viel Zeit nehmen, wie bei einer neuen Bewerberin. Das stellt das Vertrauen zumindest soweit wieder her, daß Sie bei diesem Gespräch auch was über Ihre Praxis erfahren.

2. Der beste Zeitpunkt für dieses Gespräch ist ein paar Tage vor dem endgültigen Ausscheiden, weil die Mitarbeiterin dann keine Erschwernisse mehr befürchten muss.

3. Fragen Sie nach, was der wirkliche Grund für die Kündigung war und warum oder ob das Arbeiten in der Praxis _so unerträglich_ wurde. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch ergründen, was sich die Mitarbeiterin von der neuen Stelle erwartet und was diese von Ihrer Praxis unterscheidet.

4. Nehmen Sie in diesem Gespräch eine passive Rolle ein. Lassen Sie die Mitarbeiterin reden und gestehen Sie ihr ausdrücklich zu, daß sie auch auf IHRE (also Sie als Praxisinhaber) vermeindlichen Fehler eingeht. Sie sollten die Aussagen nicht korrigieren oder den Redefluß unterbrechen.

5. Machen Sie sich über dieses Gespräch achriftliche Notizen.

6. Gehen Sie den Anregungen nach und versuchen Sie aus dem Gehörtem zu lernen. Greifen Sie die angesprochenen Schwachstellen auf und versuchen Sie diese zu verbessern.

Wenn eine langjährige MFA nicht aus monetären, sondern aus praxisinternen Gründen kündigt, sollte dies ein Wendepunkt in der Praxis sein. Dies ist meist der schmerzlichste Weg zu einem Umdenken zu kommen, aber auch dieser kann und muss genutzt werden.

Checkliste Strategie

Checkliste Strategie

Prüfen Sie doch heute mal die Strategie Ihrer Praxis anhand der nachfolgenden Fragen.

Bewertung Ihrer Antworten:

Für jedes:
“Trifft zu” -> gibt es drei Punkte
“Trifft manchmal zu” -> gibt es zwei Punkte
“nein” -> gibt es nur einen Punkt.

Beantworten Sie einfach folgende Fragen:

1. Haben Sie und Ihre Mitarbeiter eine Praxisphilosophie?

2. Ist Patientenorientierung die oberste Maxime in Ihrer Praxis?

3. Haben Sie eine spezielle Zielgruppe oder passen Sie diese an?

4. Überprüfen Sie laufend Ihr Leistungsspektrum, ob es noch zeitgemäß ist?

5. Haben Sie eine kurz-(1 Jahr), mittel-(bis 5 Jahre) und langfristige Planung ?

6. Wissen Sie, was Ihre Mitbewerber machen?

Führen Sie regelmäßig Patientenbefragungen durch?

7. Prüfen Sie alternative Kooperationsformen?

8. Halten Sie sich über neueste Entwicklungen auch außerhalb der Medizin auf dem Laufenden?

Ergebnis:

23-27 Punkte:

Sie gehören zu den Strategen Ihrer Branche und erkennen neue Strömungen sofort. Durch Ihre vorausschauenden Planungen können Sie schnell agieren und reagieren. Bleiben Sie weiter am Ball.

15-22 Punkte:

Sie sind auf dem richtigen Weg. Gehen Sie die schwächer bewerteten Punkte an und überlegen Sie sich Gegenstrategien. Der Markt in dem Sie sich bewegen ist in letzter Zeit sehr in Bewegung geraten und nur durch Übersicht wird es Ihnen gelingen mitzuhalten.

Unter 15 Punkte:

In seiner Praxis nach dem bayrischen Motto „„Schau mer mal““ zu verfahren, ist die denkbar schlechteste Variante. Sie dürfen vor der Zukunft nicht den Kopf in den Sand stecken, sondern sollten sich auch Ausweichszenarien aufbauen, die Sie im Fall der Fälle aus der Schublade ziehen können.

Praxisverwaltungskosten

Praxisverwaltungskosten

Haben Sie sich schon einmal gefragt, was Sie die Verwaltung Ihrer Praxis kostet? Im Bundesdurchschnitt sind das etwa 5 % des Umsatzes. Also ist es schon interessant, welche Positionen hier z.B. in der Vergleichsanalyse des Statistischen Bundesamtes hin den Oberbegriff “Sonstige Kosten” subsumiert werden. Prüfen Sie, wo hier bei Ihnen noch Einsparpotentiale sind.

Die größten Posten sind hier häufig die Gebühren für die PVS (Privatärztliche Verrechnungsstelle), der Bürobedarf und die Rechts- und Steuerberatungskosten. Hier lohnt es sich sehr wohl einmal Konkurrenzangebote einzuholen, um über diese Kosten evtl. neu zu verhandeln. Fragen Sie sich auch, ob Sie nicht Ihre Privatabrechnung selber machen können. Beim Bürobedarf sollten Sie vor allen darauf achten, wie sich diese über die letzten Jahre entwickelt haben. Schwankungen in den Rechts- und Steuerberatungskosten sollten sich auch logisch erklären lassen.

Um über diese Kosten auch einen Überblick zu haben, empfehle ich Ihnen sich eine Checkliste anzulegen, in die Sie die aufgelaufenen Kosten einer Periode eintragen. Diese Kosten wird Ihnen Ihr Steuerberater liefern.

In diese Liste tragen Sie dann auch noch die nachfolgenden Ausgaben ein:

– Porto
– Telefongebühren
– Reinigung, Desinfektion Räume
– Instandhaltung Räume
– Bewirtungskosten
– Wartungsverträge
– Anschaffungen bis 50 Euro
– Berufskleidung/Wäsche
– Wartezimmerlektüre
– Blumen
– Geschenke/Repräsentation
– Nebenkosten Geldverkehr
– weitere Verwaltungskosten

Diese Positionen sollten Sie aus den Unterlagen Ihres Steuerberaters, insbesondere aus der sog. Summen- und Saldenliste entnehmen können. Wirklich nicht nachzuvollziehende Schwankungen besprechen Sie dann auch mit Ihrem Steuer- oder Unternehmensberater.