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Herr der Ablage

Gehören Sie auch zu den Menschen, die einfach nichts wegwerfen können?

So sieht es leider in vielen Arztpraxen aus, die ich gesehen habe. Da liegen stapelweise Zeitschriften, Briefe und sonstige Informationen auf dem Schreibtisch des Praxisinhabers. Folgende Tipps sollten Ihnen bei Ihrem Selbstmanagement helfen:
1.    Schaffen Sie zuerst ein richtiges Ablagesystem, bevor Sie jedes Stück in die Hand nehmen und sich fragen: „Wo kann ich das ablegen?“
2.    Die Ablage sollte so aufgebaut sein, dass Sie nach bestimmten Stichworten ablegen und später suchen können. Also fragen Sie sich: „Welches Stichwort fällt mir ein, wenn ich nach der vorliegenden Information suchen würde?“
3.    In der Praxis sollte Ihnen ein/e Mitarbeiter/in bei einer ersten größeren Aufräumaktion helfen, damit diese/r später ablegen und suchen kann.
4.    Fragen Sie sich auch immer, ob diese Information schon einmal vorgekommen ist oder ob Sie sie vernichten können
5.    Vernichten ist ein gutes Stichwort. Versuchen Sie das meiste wegzuwerfen. 80% aller Ablagen sind mit Unterlagen vollgestopft, die kein Mensch mehr anschaut. 
6.    Sie müssen nicht alle Unterlagen haarklein durchlesen, sondern nur überfliegen. Die wichtigsten Passagen markieren Sie mit einem Leuchtstift, damit Sie sie schnell wieder finden. Aber Vorsicht: Manche Leuchtstifte „fressen“ kopierte oder gefaxte Informationen auf. Hier sollten Sie mit einem Kugelschreiber/Bleistift unterstreichen.
7.    Schneiden Sie aus Zeitschriften die für Sie wichtigen Informationen aus und legen Sie nur diese ab, bevor Sie die ganze Zeitung archivieren.
8.    Lassen Sie auf keinen Fall in Zukunft einen „Berg“ anwachsen. 

Mit einem durchdachten Ablagesystem verschaffen Sie sich nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen bei Ihren Patienten. Was soll ein Patient denken, wenn sein wichtigster Brief irgendwo unter Ihrem Stapel vergraben ist.

Und denken Sie auch an Ihre EDV, vielleicht gibt es dort ja ein Dokumentenablagesystem, in dass Sie auch sonstige Informationen einscannen und mit Schlagwörtern versehen ablegen können. 

Wenn nicht, dann kann ich Ihnen https://www.evernote.com empfehlen. Lesen Sie hierzu auch meinen Artikel: https://rudolfloibl.de/private-ablage/

Arztpraxis, Ärzte, Private Ablage, Rudolf Loibl

“Wo ist denn die Rechnung für den Geschirrspüler? Hab ich die unter “G” wie Geschirrspüler oder “H” wie Haushaltsgeräte abgelegt?” Heute bekommen Sie von mir keinen klassischen Tipp für Ihre Praxis, sondern für Ihre private Ablage zu Hause, den Sie aber vielleicht auch in der Praxis anwenden können.

Geht es Ihnen auch ab und zu so, dass Sie zuhause nach privaten Rechnungen suchen, weil Sie wissen wollen, ob ein Gerät noch in der Garantiezeit ist. Oder Sie suchen nach einer Bedienungsanleitung, weil Sie die Uhr von Sommer- auf Winterzeit umstellen müssen. 

Ich nutze dazu das Programm EVERNOTE. Dieses Programm funktioniert auf allen internetfähigen Computer, Tabletts oder Smartphone. Und sowas hat heutzutage bestimmt jeder Haushalt parat. 

Das Vorgehen ist denkbar einfach und geht sehr schnell. 

  • Jede Rechnung wird eingescannt und so in der EVERNOTE-Datenbank abgelegt. EVERNOTE “liest” das Dokument durch und jedes darin stehende Wort wird als Schlagwort erfasst und man kann später danach suchen. 
  • Die Originalrechnungen lege ich in einem Ordner nach Datum ab – neuestes Datum nach oben. 
  • Brauche ich eine Rechnung, dann suche ich in Evernote nach einem Schlagwort und sehe dann das Rechnungsdatum und weiß wo es liegt.
  • Das wars …

Zum Scannen braucht man nicht einmal einen Scanner im klassischen Sinne, sondern es reicht ein Smartphone oder Tablett. Die Evernote-App hat einen Scanner integriert, mit dem man die o.g. Scans erledigen kann.
(Ich arbeite aber lieber mit dem Programm “Scanable” (es gibt auch andere, die mit EVERNOTE zusammenarbeiten), weil es m.E. leichter zu bedienen ist. Scanable für IOS finden Sie hier: Scanable)

Was brauchen Sie dazu?

  • Zunächst einmal melden Sie sich bei www.evernote.com an
    • einfach eine Mailadresse und ein Passwort angeben reicht
  • anschließend erhalten Sie eine Mail und können die entsprechenden Programme für Ihren Computer/Tablett/Smartphone herunterladen
  • haben Sie das Programm gestartet und sich angemeldet, dann legen Sie ein sog. Notizbuch mit dem Namen “Privatrechnungen” an
    • Puristen unter den Evernote-Anwendern legen gar keine Notizbücher an, sondern verlassen sich ausschließlich auf die mächtige Suchfunktion
    • (mir sind verschiedene Notizbücher lieber)
  • Dann können Sie mit der oben beschriebenen “Arbeit” anfangen: Scannen/Speichern/Ablegen und fertig

Evernote gibt es in verschiedenen Preisversionen. Von kostenlos bis Business für 13,99 Euro pro Monat. Ich nutze die Premiumversion für 6,99 Euro pro Monat, weil es die meisten Vorteile (u.a. Handschrifterkennung) bietet.

Klar kann man das auch in der Praxis nutzen und so sein QM-System unterstützen und zwar auch deshalb, weil man die Notizbücher auch im Team freigeben kann.

Personensensible, also Patientendaten dürfen Sie diesem System aus Datenschutzgründen aber nicht anvertrauen.

Viel Spass beim Testen und einen schönen Tag wünscht Ihnen

Ihr Rudolf Loibl