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Eisenhower Prinzip

Eisenhower Prinzip

Effektives Management ist die Grundlage für das wirtschaftliche Überleben einer jeden Firma, also auch einer Arztpraxis. Wer wann was erledigt, gehört zu den wichtigsten Bereichen. Nur eine gut organisierte Praxis hat auch die Chance, die eigenen Kosten in den Griff zu bekommen.

Sie müssen also eine effektive Aufgabenverteilung finden und sich diese nicht durch irgendwen oder irgendwas aufdrängen lassen.

Ein sehr einfaches aber auch sehr wirkungsvolles Vorgehen bei der Aufgabenverteilung ist das sog. “Eisenhower Prinzip”. Sie kleben hier jeder Aufgabe per se nur zwei Etiketten auf, die sich aus den Adjektivpaaren “Wichtig oder Unwichtig” und “Dringend oder Nicht dringend” zusammensetzen. So gibt es also in diesem Prinzip nur vier mögliche Aufgabenvarianten:

  1. Wichtig und dringend
    Diese Aufgaben (z.B. Patientenkontakte) müssen absolut korrekt und rechtzeitig erledigt werden. Sie müssen diese Aufgabe meist selbst übernehmen.
  2. Wichtig und nicht dringend
    Planen Sie diese Aufgaben selbst und erledigen Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt.
  3. Unwichtig, aber dringend
    Das sind Aufgaben, die Sie delegieren müssen. Wenn dies nicht möglich ist, dann müssen Sie auch diese Aufgaben später selbst erledigen.
  4. Unwichtig und nicht dringend
    Solche Vorgänge werfen Sie am besten in den Papierkorb oder sitzen Sie diese aus, also tun Sie gar nichts dafür.

Dieses Prinzip hilft Ihnen, die richtigen Dinge (Aufgaben, Entscheidungen) zum richtigen Zeitpunkt zu erledigen und sich nicht zu sehr im Tagesgeschäft zu verzetteln. Setzen Sie dadurch Prioritäten, um nichts Wichtiges zu vergessen.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter loibl@loibl-online.de an.

Ihr Rudolf Loibl

Praxisstrategie

Praxisstrategie

Prüfen Sie doch heute mal die Strategie Ihrer Praxis anhand der nachfolgenden Fragen. Für jedes “Trifft zu” gibt es drei Punkte, für jedes “Trifft manchmal zu” gibt es zwei Punkte und für jedes “nein” gibt es nur einen Punkt.

  1. Haben Sie und Ihre Mitarbeiter eine Praxisphilosophie?
  2. Ist Patientenorientierung die oberste Maxime in Ihrer Praxis?
  3. Haben Sie eine spezielle Zielgruppe oder passen Sie diese an?
  4. Überprüfen Sie laufend Ihr Leistungsspektrum, ob es noch zeitgemäß ist?
  5. Haben Sie eine kurz-(1 Jahr), mittel-(bis 5 Jahre) und langfristige Planung ?
  6. Wissen Sie, was Ihre Mitbewerber machen?
    Führen Sie regelmäßig Patientenbefragungen durch?
  7. Prüfen Sie alternative Kooperationsformen?
  8. Halten Sie sich über neueste Entwicklungen auch außerhalb der Medizin auf dem Laufenden?

23-27 Punkte:
Sie gehören zu den Strategen Ihrer Branche und erkennen neue Strömungen sofort. Durch Ihre vorausschauenden Planungen können Sie schnell agieren und reagieren. Bleiben Sie weiter am Ball.

15-22 Punkte:
Sie sind auf dem richtigen Weg. Gehen Sie die schwächer bewerteten Punkte an und überlegen Sie sich Gegenstrategien. Der Markt in dem Sie sich bewegen ist in letzter Zeit sehr in Bewegung geraten und nur durch Übersicht wird es Ihnen gelingen mitzuhalten.

Unter 15 Punkte:
In seiner Praxis nach dem bayrischen Motto “Schau mer mal” zu verfahren, ist die denkbar schlechteste Variante. Sie dürfen vor der Zukunft nicht den Kopf in den Sand stecken, sondern sollten sich auch Ausweichszenarien aufbauen, die Sie im Fall der Fälle aus der Schublade ziehen können.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter loibl@loibl-online.de an.

Ihr Rudolf Loibl

Das haben wir noch nie anders gemacht

“Das haben wir noch nie anders gemacht“

Das habe ich gleich gewusst, dass das nicht klappt!”, sagte die Erstkraft in der Praxis von Dr. B., nachdem das neue Bestellsystem nach vier Wochen Schwierigkeiten machte. Haben Sie auch solche “Negaholiks” in der Praxis, die allem Neuen kritisch gegenüberstehen?

Deshalb sollten Sie bei der Einführung von Neuerungen daran denken, dass solche Veränderungsprozesse eigentlich immer nach einem festen Schema ablaufen. Dann haben Sie auch die Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter darauf vorzubereiten und in den schwierigen Phasen einzugreifen.

Bleiben wir bei dem Beispiel Terminplanung. Nehmen wir an, Sie haben zusammen mit Ihrem Team ein neues Terminsystem ausgeklügelt und wollen es einführen. Weil alle daran mitgearbeitet haben, treten Sie in eine Phase der Begeisterung ein. Jeder freut sich darauf und trägt die Hoffnung, dass jetzt der „Stress” mit den Patienten (lange Wartezeit, ständige Erklärungen, warum es so lange dauert, usw.) bald vorüber ist. Nach etwa vier Wochen tritt aber fast immer die Phase der Ernüchterung ein, weil es irgendwie nicht so richtig funktionieren will.

Jetzt kommen die Negativdenker in Ihrem Team auf den Plan und haben das natürlich vorausgesehen. Das Hauptproblem, das aber meist so nicht erkannt wird, ist, dass dieses neue Instrument einfach vom Team – dazu gehört auch der Arzt, weil er sich an neue Vorgaben halten muss – noch nicht richtig beherrscht wird.

Hier ist das Eingreifen des Managers gefragt, der seine Leute bei der Stange halten muss.

Dies ist umso einfacher, wenn Sie diese Phase „vorausgesehen“ haben. Jetzt gilt es gezielte Handlungsanweisungen zu geben, damit Sie schnellstmöglich in die nächste Phase, die Lernphase, eintreten. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern das neue Hilfsmittel zu beherrschen. Die Mitarbeiter werden dann die Neuerung anwenden, ausprobieren und verbessern. Das ist die berühmte „Drecksarbeit“, vor der viele zurückschrecken. Sie werden auch Aussagen hören, wie „vor lauter Neuerungen kommt man ja gar nicht zum Arbeiten.“

Wer diese Lernphase erfolgreich durchläuft, kommt zur letzten Phase, die hoffentlich sehr lange anhält, nämlich zur Leistungsphase. Das neu Gelernte wird dann von den Beteiligten sicher in allen Situationen angewandt und es macht dann auch jedem Spaß zu sehen, dass sich etwas positiv verändert.

Das Wissen um diese vier Phasen:

1. Begeisterung
2. Ernüchterung
3. Lernen
4. Leistung

hilft Ihnen sicher Neuerungen einzuführen und Ihr Team und sich selbst auf Schwierigkeiten einzustellen.

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Ihr Rudolf Loibl

Arbeitsmoral und Teamgeist in der Arztpraxis

Wie steht es um die Arbeitsmoral und den Teamgeist in Ihrer Praxis?

Arbeitsmoral und Teamgeist in einer Praxis tragen maßgeblich zum Erfolg dieser bei. Anhand der nachstehenden Punkte können Sie herausfinden, wie es um die Arbeitsmoral und den Teamgeist in Ihrer Praxis steht. 

Je nach Endergebnis können Sie dann entscheiden, ob Sie Ihren  Führungsstil ändern oder beibehalten sollten.

A. Teamgeist

1. Meinen Mitarbeitern sind die Interessen der Praxis wichtiger als die eigenen. (während der Arbeitszeit)
2. Meine Mitarbeiter helfen einander.
3. Meine Mitarbeiter arbeiten bei schwierigen Problemen zusammen.
4. Meinen Mitarbeitern sind die Kollegen wichtig.

B. Arbeitsmoral

1. Es herrscht Vertrauen untereinander.
2. Die Praxis kann auch mal auf die persönlichen Bedürfnisse des einzelnen eingehen.
3. Alle Personen und deren Lebens-/Arbeitsstile werden respektiert.
4. Bei kurzfristigen persönlichen Problemen kann jeder auf das Team zählen.
5. Meine Mitarbeiter arbeiten gerne hier.
6. Meine Mitarbeiter haben eine positive Einstellung zur Praxis.

Auswertung

Vergeben Sie für jede einzelne Frage eine Schulnote und bilden Sie für die zwei Gruppen eine Durchschnittsnote. Es gibt zwar keine Standardwerte, aber mit einer schlechteren Note als 2 sollten Sie sich nicht zufrieden geben.

Analysieren Sie, warum es entweder mit der Arbeitsmoral oder dem Teamgeist in Ihrer Praxis nicht weit her ist. Nehmen Sie das Ergebnis Ihrer Analyse als Grundlage für das nächste Teamgespräch. Seien Sie dabei aber auch selbstkritisch und fragen Sie sich, was Sie zu einer positiven Veränderung beitragen können.

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Teammanagement

Dynamische und eigenverantwortliche Mitarbeiter; wer von uns wünscht sich diese nicht. Hervorragende Einzelspieler sind nicht halb so gut, wenn Sie nicht gut geführt werden. Wer auf ein paar Punkte achtet, wird sein Team-Management deutlich verbessern.

 

1. Aufgaben eindeutig vergeben
Vereinbaren Sie schriftlich die Aufgaben und auch die Entscheidungskompetenzen der einzelnen Mitarbeiter. Durch ein möglichst großes Organigramm (am besten Postergröße) kann sich jeder Mitarbeiter ein Bild von seinem Job machen. Organigramme kann man u.a. über Meistertask sehr gut er stellen – ich zeige Ihnen auch gerne, wie das geht.

 

2. Ziele klar und schriftlich formulieren
Ziele müssen konkret, aufgabenbezogen und messbar sein. Nicht irgendwelche unrealistische und ungreifbare Erwartungen aufschreiben, die kann niemand erreichen und führt zu Frust. Schreiben Sie auch die Ziele in Ihr Organigrammposter.

 

3. Beziehungsmanagement
Kämpfen Sie gegen zwischenmenschliche Probleme zu allererst bei der Einstellung neuer Mitarbeiter. Das Team sollte sich Regeln und Normen für den gegenseitigen Umgang geben. Und auch hier gilt: Schriftform muss sein.

 

4. Rollen sauber verteilen
Wer kann am besten mit schwierigen Patienten umgehen? Wer kann am besten Blut abnehmen? Wenn jeder im Team die Stärken der anderen kennt, dann wird wesentlich effektiver gearbeitet.

 

5. Abläufe organisieren
Hier helfen Ihnen Checklisten und Qualitätsmanagement weiter. Legen Sie sich auch ein Buch für Ihre eigenen Formulare und Checklisten an. Ihr persönliches Organisationsqualitätsmanagement spart Kosten und erhöht auch das Ansehen Ihrer Praxis.

 

6. Wissensmanagement
Nutzen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter. Halten Sie morgens eine 10 Minuten Besprechung vor Arbeitsbeginn, führen Sie eine zentrale Pinnwand für Verbesserungsvorschläge ein und legen Sie sich eine Bibliothek des Wissens Ihrer Praxis an.

 

7. Gemeinsame Zeitplanung
Alle sollten darüber Bescheid wissen, wer wann wo ist. Deshalb sollten Sie einen großen Terminplaner führen, der Urlaube, Workshops und Seminare enthält.

 

8. Arbeitsplatzgestaltung
Statistisch gesehen, beschäftigt eine 5-Personen-Praxis eine Halbtagskraft zur Suche von benötigten Unterlagen. Es ist Ihre Aufgabe als Manager für eine saubere Organisation zu sorgen. Lassen Sie sich nötigenfalls beraten. Informationen sollten zentral abrufbar sein.