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Praxisvergleich

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Praxisvergleich

Wer über seine Einnahmen und Ausgaben ein Journal führt, hat schon den ersten Schritt für ein Controlling seiner Arztpraxis getan.

Interessant ist natürlich auch, wie die eigene Praxis im Vergleich zu anderen Praxen steht. Dazu werden in regelmäßigen Abständen vom Zentralinstitut, vom statistischen Bundesamt oder von manchen Verbänden Strukturdaten über die Praxiseinnahmen- und Ausgaben veröffentlicht.

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Diese enthalten aber keine Einzelkonten, sondern es werden diese Einzelkonten zu sinnvollen Gruppen zusammen gefasst.

Sie sollten sich also eine Liste anlegen, die die gleichen Gruppen aufweist. Tragen Sie dann in die erste Spalte die Gruppennamen ein, in der zweiten Spalte die Beträge Ihrer Praxis und in der dritten Spalte die prozentualen Anteile am Umsatz.

Folgende Gruppen sollten Sie bilden:

  1. KV-Einnahmen
  2. Private Honorare
  3. Sonstige Einnahmen
  4. Hier summieren Sie Ihre Einnahmen auf.
  5. Zusammengefasst werden z.B. : Löhne/Gehälter (netto), Lohn- und Kirchensteuer, Ges. sozialer Aufwand, sonst. Personalkosten, Direktversicherung, BG-Beiträge für das Personal
  6. Raumkosten: Miete, Strom, Wasser, Reinigung, Instandhaltung
  7. Praxis- und Laborbedarf: Medikamente, Material, Röntgen, Ultraschall, Fremdlaborkosten
  8. Finanzierungskosten: Zinsen für langfristige und kurzfristige Darlehen, Nebenkosten des Geldverkehrs
  9. Geräte- und Einrichtungskosten
  10. Kfz-Kosten: Steuern, Tankrechnungen, Reparaturen
  11. Versicherungen/Beiträge/KV-Verwaltungskosten
  12. Porto/Telefon/Büromaterial
  13. Fortbildung/Reisekosten/Fachliteratur
  14. Geringwertige Wirtschaftsgüter: Alle Investitionsgegenstände, die nicht mehr als 800 Euro kosten
  15. Abschreibungen auf Investitionsgüter
  16. Gesamtkosten: Summieren Sie hier alle Kostenarten auf
  17. Vorläufiger Gewinn: Ziehen Sie hier die Kosten, von den Einnahmen ab.

Sie sollten auch hierüber einmal ein Gespräch mit Ihrem Steuerberater oder einen spezialisierten Unternehmensberater führen. Es gilt auch hier für Sie zu erkennen, wo noch Sparpotentiale in Ihrer Praxis offen sind, wenn de Vergleich zu anderen Praxen schief liegt. Aber selbst wenn Ihre Praxis im Mittel der Vergleichspraxen liegt, heißt das noch lange nicht, dass es keine Möglichkeiten gibt sich zu verbessern.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Mindmapping

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Mindmapping

Sicher kennen Sie auch die Situation, dass Sie ein neues Projekt planen und Ihnen eigentlich in der Anfangsphase die besten Ideen kommen. Nur ist es unheimlich schwierig, alle diese Gedanken so aufzuschreiben, dass man nichts vergisst und diese auch irgendwie gleichzeit ordnet. Eine absolut bewährte Methode ist das MindMapping.

MindMapping hilft Ihnen oder Ihrem Team, Gedanken und Argumente zu ordnen, Informationen zu strukturieren, Probleme zu lösen oder Vorträge und Texte zusammenzufassen. Sie damit auch Checklisten anlegen und Problemlösungen sicher und schnell erklären. Wie das geht, sehen Sie aus den nachfolgenden Punkten.

  1. Formulieren Sie das Thema Ihres MindMaps und schreiben Sie es in die Mitte eines DIN-A4-Blattes. Schreiben Sie es möglichst klein und kreisen Sie es ein.
  2. Jetzt kommen als 1. Ast-Ebene die wichtigsten Gliederungspunkte. Ziehen Sie einfach einen kurzen Stich und schreiben auf diesen Strich den Gliederungspunkt. Je nachdem, was Ihnen einfällt können Sie entscheiden, ob es sich um einen Haupt- oder Untergliederungspunkt handelt.
  3. Die 2. Ast-Ebene sind die Untergliederungspunkte. Zeichnen an den ersten Ast Verzweigungen für Ihre Unterpunkte.
  4. Es gibt eigentlich nur zwei Einschränkungen bei der Verästelung: der Platz und die Übersichtlichkeit. Sollte sich ein Ast sehr stark ausweiten, ist es sinnvoll dafür ein eigenes Mindmap anzulegen, wobei der Hauptgliederungspunkt als Kern in die Mitte wandert.
  5. Es gibt sicher auch Unterpunkte, die in mehrere Hauptpunkte passen, die Sie dann einfach mit einem Beziehungspfeil sichtbar machen können.
  6. Ihrer gestalterischen Freiheit sind übrigens keine Grenzen gesetzt. Wenn Sie aber mit Symbolen und Farben arbeiten, müssen Sie wissen für wen das Mindmap bestimmt ist und ob er/sie mit den Symbolen was anfangen kann. Bitte beachten: Zu bunt lenkt aber manchmal ab.

Sie werden sehen, wie schnell Sie jemandem anhand dieses Gedankenbildes Zusammenhänge oder Problemlösungen erklären können.

Eine zusätzliche Erleichterung bieten hier Computerprogramme, die Ihnen bei der Erstellung von Mindmaps helfen. Eines der besten ist sicher der Mindmanager 4.0, den auch ich einsetze. Eine kostenlose Demoversion erhalten unter http://www.mindmanager.com/

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Patientenorientiertes Verhalten am Telefon

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Patientenorientiertes Verhalten am Telefon

Das Telefon klingelt eigentlich ständig in der Praxis. Ein Patient will einen Termin ausmachen oder ein Rezept bestellen. Wenn Sie bzw. Ihre Praxis einen guten Eindruck machen wollen, beachten Sie ganz einfach ein paar Regeln und bedenken Sie:

Es gibt nur eine Chance einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, ob persönlich oder telefo­nisch.

Dieser Artikel richtet sich vor allem an die Mitarbeiter, die Telefonanrufe entgegennehmen:

Wenn Sie sich melden, nennen Sie den Namen der Arztpraxis (bei mehr als zwei Ärzten bitte nicht alle Namen aufführen, sondern z.B. “Internistische Gemeinschaftspraxis”) vor Ihrem eige­nen Namen, damit der Anrufer weiß, mit wem er es zu tun hat.

Mit der Stimme machen Sie Stimmung.

Legen Sie alles in Ihre Stimme, am Telefon kann man Sie nicht sehen, daher bedeutet Stimme alles. Wer schnell und laut spricht, erweckt Hektik und Ungeduld. Strahlen Sie Ruhe aus; eine wohlklingende Stimme ist tiefer und geht am Ende des Satzes nach oben. Sie und Ihre Stimme sind das Aushängeschild der Praxis! Telefonge­spräche in der Arztpraxis sind oft sehr kurz und sie müssen also mit wenigen Worten eine Ausstrahlung herbeiführen.

Wenn ältere Leute anrufen, gibt es oft Hörprobleme – schreien Sie deshalb nicht in die Sprech­muschel. Sprechen Sie einfach nur deutlicher und halb so schnell. Behalten Sie Ihre Mundart bei, Dialekt wirkt persönlich, übertreiben Sie es damit aber nicht.

Übrigens – hören Sie nicht nur einfach zu, wenn der Patient am Telefon redet. Hören Sie aktiv zu: Kleine Zwischenbemerkun­gen wie “hm”, “ja”, usw. sind keine Redeunterbrechungen, sondern ein Beweis dafür, dass Sie alles mitbekommen haben. Wortloses Zuhören wirkt passiv und verunsichert den Redner.

Wenn Sie den Telefonplatz verlassen müssen, um sich zu informieren oder Sie wollen den Anrufer verbinden, lassen Sie ihn nicht länger als 60 Sekunden warten, da es sonst unerträglich wird.

Dauert es länger, bieten Sie schnell den Rückruf an, wiederholen Sie dann die Telefonnummer Zahl für Zahl, um Hörfehler zu korrigieren. Auskunft nicht geben können ist kein Beinbruch. Aller­dings sollten Sie sich die Frage notieren, um Sie mit jemanden besprechen zu können. Sollte sich ein Patient falsch ausdrücken (bei Medikamenten, usw.) sprechen Sie das Wort richtig aus, und verzichten Sie auf Belehrungen wie: “Sie meinen wohl …”.

Positive Worte sind klima­bildend.

Es kostet keinen Cent, sich so auszudrücken, dass es patientenorientiert klingt. Auch mit “Bitte” und “Danke” machen Sie nichts falsch.

“Gute Besserung” sollte nicht zur Pflichterfüllung werden, sondern sollte Ihrer inneren Ein­stellung entsprechen, denn dann klingt es auch überzeugend

Hilflose Antwort: “Der Arzt ist nicht in der Praxis”

Oberstes Gebot am Telefon ist Hilfe anbieten. Sehr schlecht sind Redewendungen, die nur einen Tatbestand feststellen: “Der Arzt ist außer Haus.”, “Darüber weiß ich nicht Bescheid.” So geht es also nicht, weder am Telefon noch in der Arztpraxis! Weitere “Todsünde”: “Es ist nur der Vertreter/Assistent in der Praxis (wenn Sie sich damit zufrieden geben).”

Wenn Sie Hilfe anbieten, ergänzen Sie solche Tatsachen mit: “Ich kümmere mich sofort darum und rufe Sie zurück.” “Was darf ich dem Arzt/der Ärztin ausrichten?” Variante: “Wie kann ich Ihnen helfen?” “Ich informiere mich darüber und gebe Ihnen Bescheid.”

Ungeduldigen Patienten nehmen Sie den Wind aus den Segeln, indem Sie Einfühlungsver­mögen zeigen. Statt “Tut mir leid” erwidern Sie wirksamer “Ich verstehe Sie”. Äußern Sie am Telefon nicht nur Verständnis. Das Problem des Anrufers können Sie sachlich nicht immer lösen, bieten Sie dann wenigstens auf der emotionalen Ebene Mitgefühl und Anteilnahme an. Ein Satz dafür genügt, allzu viel Verständnis wirkt unecht, übersüß und sensible Patienten würden sich „verschaukelt“ fühlen.

Nichts ist schlimmer als nicht erkannt zu werden. Also fragen Sie die Anrufer (oder auch die Patienten vor der Anmeldung) nicht, ob sie schon mal in der Praxis waren. Hier ist die Frage „Wann waren Sie das letzte Mal in unserer Praxis?“ weitaus besser, da Sie auch alles erfahren und der „Altpatient“ hat nicht den Eindruck nicht erkannt worden zu sein.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl