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In vielen Praxen wird jede Menge Geld verschenkt. Unsere betriebswirtschaftliche Abrechnungskontrolle zeigt immer wieder, dass das vorhandene Potential nicht ausgenutzt wird. Es erfolgt beispielsweise keine Überwachung von Krebsvorsorgeuntersuchungen, Check-Up oder Impfstatus.

Dies bringt einerseits wertvolle Euro, aber stärkt andererseits auch das Vertrauen des Patienten, der sich bei seinem Arzt gut aufgehoben fühlt. Die vorausschauende Betreuung verhilft Ihnen zu einer stärkeren Patientenbindung.

Um dies durchführen zu können, benötigen Sie aber ein richtiges Handwerkszeug:

1.  Eine aussagekräftige Karteikarte (hier ist sicher eine elektronische besser als eine aus Papier, die ich leider immer noch in Arztpraxen sehe)

2.  Ein funktionierendes Recall-System

Dieses Recall-System ist in viele Praxis-EDVen bereits implementiert.
Fragen Sie Ihren Händler, wie das bei Ihnen funktioniert.

Alternativ können Sie sich auch mit einem elektronischem Kalender behelfen, in dem Sie entsprechende Notizen ablegen.

Um nicht gegen das Wettbewerbsrecht zu verstoßen, müssen Sie sich das Einverständnis zur Benachrichtigung von Ihren Patienten schriftlich geben lassen.

Hier ein Mustertext:

Hiermit erkläre ich mich einverstanden, von meiner hausärztlichen ( oder andere Fachgruppe einsetzen ) Praxis an folgende Termine regelmäßig erinnert zu werden:

O  Untersuchungen
O  Impfungen
O  Ultraschallkontrollen
O  Laborkontrollen
O  Krebsvor- / nachsorge
O  __________________
O  __________________

_____________________    ______________
Unterschrift des Patienten              Datum

Fragen Sie doch auch, ob Ihre Patienten mit moderneren Kommunikationsmitteln informiert werden wollen. Viele Patienten werden auch E-Mail oder SMS nutzen, was Ihnen dann auch noch Kosten sparen hilft, weil diese alle billiger sind, als das Porto für einen Brief. (Obwohl ein Brief schon einen gewissen Charme hat.)

Mit Ihrem Anschreiben sollten Sie nicht den Patienten in Ihre Praxis “beordern”, sondern lediglich darauf hinweisen, dass eine bestimmte Untersuchung fällig wird. Natürlich steht es dem Patienten frei, wo er diese Untersuchung machen lässt, aber er wird wohl meist zu Ihnen kommen.

Viele weitere Optimierungsideen unterbreite ich Ihnen gerne, fordern Sie mein Angebot an unter loibl@loibl-online.de

Ihr Rudolf Loibl

Jede Arztpraxis muss sich für bestimmte Untersuchungen unterschiedlichste Verbrauchsmaterialien vorhalten. Eine vernünftige Warenwirtschaft wird aber in den wenigsten Praxen betrieben. Der Spruch “Ein Griff und die Sucherei geht los.” hat leider mehrere fatale Folgen:

1.    Wenn Verbrauchsmaterialien (Sono-Gel, Spritzen, etc.) erst bei Bedarf auf die Schnelle besorgt werden, müssen Sie teuer bezahlt werden. Außerdem fällt Ihnen eine Mitarbeiter/-in für die Zeit der Beschaffung aus und womöglich müssen Patienten auch noch darauf warten, dass irgendein Medikament aus der Apotheke besorgt wird.

2.    Wenn zu große Mengen vorgehalten werden, dann kann dadurch ein Verlust entstehen, weil unter Umständen das Verfallsdatum abläuft. Der Preisvorteil bei einer größeren Bestellung ist da schnell dahin.

3.    Chaotische Lagerhaltung kostet natürlich Zeit. Wenn Sie wissen, welche Medikamente in Ihrem Schrank sind und Ihnen nur ein Griff genügt, um das richtige auszuwählen, sparen Sie einerseits Zeit und andererseits zeigen Sie Ihrem Patienten auch organisatorische Kompetenz.

Folgende Punkte sollten Sie immer beachten:

– Bewahren Sie Verbrauchsmaterialien dort auf, wo sie auch verwendet werden.

– Legen Sie Mindestmengen fest, ab welcher eine Nachbestellung zu erfolgen hat. Beachten Sie dabei auch die Lieferzeiten.

– Verteilen Sie die Praxismuster auf  alle Sprechzimmer, somit sind alle Produkte in unmittelbarer Reichweite.

Machen Sie die technische Umsetzung des Meldewesens für die Beschaffung so einfach wie möglich.

Beispiel Sonogel:
Sie sollten immer zwei Flaschen neben dem Sono-Gerät stehen haben. Wenn der Inhalt einer Flasche zur Neige geht, dann stellen Sie diese an einem vorher vereinbarten Platz ab. Dies signalisiert Ihrem geschulten Personal umgehend die leere Flasche aufzufüllen, ohne daß eine weitere Anweisung Ihrerseits stattfinden muß.

Beispiel Medikamente:

Ein beschriftetes Kärtchen vor der drittletzten Packung eines Medikaments wird von Ihnen bei der Rezeption abgegeben. Dies signalisiert Ihrem Personal, daß eine umgehende Nachbestellung erfolgen muß.

Lassen Sie von Ihren verschiedenen Lieferanten Bestellformulare anfertigen, die dann auch noch einmal durchgesehen werden, ob nicht noch ein weiteres Produkt dieses Lieferanten ebenfalls bestellt werden muß. So vermeiden Sie unnötige mehrfache Versandkosten.

Weitere Optimierungsideen unterbreite ich Ihnen gerne, fordern Sie mein Angebot an unter loibl@loibl-online.de

Ihr Rudolf Loibl