rudolfloibl.de, Aufgabenverteilung, Arztpraxis

Eisenhower-Prinzip

Effektives Management ist die Grundlage für das wirtschaftliche Überleben einer jeden Firma, also auch einer Arztpraxis. Wer wann was erledigt, gehört zu den wichtigsten Bereichen. Nur eine gut organisierte Praxis hat auch die Chance, die eigenen Kosten in den
Griff zu bekommen. Sie müssen also eine effektive Aufgabenverteilung finden und sich diese nicht durch irgendwen oder irgendwas aufdrängen lassen.

Ein sehr einfaches aber auch sehr wirkungsvolles Vorgehen bei der Aufgabenverteilung ist das sog. “Eisenhower Prinzip”. Sie kleben hier jeder Aufgabe per se nur zwei Etiketten auf, die sich aus den Adjektivpaaren “Wichtig oder Unwichtig” und “Dringend oder Nicht dringend” zusammensetzen. So gibt es also in diesem Prinzip nur vier mögliche Aufgabenvarianten:

1. Wichtig und dringend
Diese Aufgaben (z.B. Patientenkontakte) müssen absolut korrekt und rechtzeitig erledigt werden. Sie müssen diese Aufgabe meist selber übernehmen.

2. Wichtig und nicht dringend
Planen Sie diese Aufgaben selber und erledigen Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt.

3. Unwichtig, aber dringend
Das sind Aufgaben, die Sie delegieren müssen. Wenn dies nicht möglich ist, dann müssen Sie auch diese Aufgaben später selber erledigen.

4. Unwichtig und nicht dringend
Solche Vorgänge werfen Sie am besten in den Papierkorb oder sitzen Sie diese aus, also tun Sie gar nichts dafür.

Dieses Prinzip hilft Ihnen, die richtigen Dinge (Aufgaben, Entscheidungen) zum richtigen Zeitpunkt zu erledigen und sich nicht zu sehr im Tagesgeschäft zu verzetteln. Setzen Sie dadurch Prioritäten, um nichts Wichtiges zu vergessen.

rudolfloibl.de, Praxis, Arztpraxis, neue Mitarbeiter

Einführung neuer Mitarbeiter

Genauso wichtig wie der erste Eindruck der Praxis bei den Patienten ist, sollte er auch bei neuen Mitarbeitern oder Praxisvertreter sein. In einer Praxis habe ich einmal erlebt, dass eine neue Mitarbeiterin mit den Worten „Ach, an Sie habe ich gar nicht mehr gedacht.“ begrüsst  wurde. Wen wundert es, dass diese Mitarbeiterin nach einem Monat wieder gekündigt hat. Wenn auch bei Praxisvertretern so verfahren wird, schadet das dem Ruf der Praxis sehr.

Folgendes sollte bei der Einführung neuer Mitarbeiter oder Praxisvertreter beachtet werden:

  • Der Praxisinhaber sollte den Neuling am ersten Tag persönlich begrüßen und ihn/sie dem Praxisteam vorstellen.
  • Nach ein paar persönlichen Worten sollte das Arbeitsgebiet und die Kompetenzen für die ersten Wochen klar angesprochen werden.
  • Die genauere Einführung in das Arbeitsgebiet sollte eine Patin übernehmen. Praxisvertreter sollten Sie selbst durch die Praxis führen und die Aufgaben erklären.
  • Machen Sie eine Checkliste über die Gepflogenheiten in der Praxis. Wo sind sanitäre Anlagen, Parkmöglichkeiten, usw. Wie sind Pausen, private Telefonate, der Umgang mit den Patienten geregelt. Alles ist fremd für den Neuling.
  • Erklären Sie vorab Ihrem bisherigen Team, dass auf die Neue soviel zukommt, dass nicht gleich alles zuverlässig gespeichert werden kann. Dazu kommen Angst und Nervosität. Bitten    Sie um ein wenig Geduld.
  • Achten Sie auch darauf, dass den Neuen nicht nur Hilfsdienste zugeteilt werden, die sonst einer erledigen mag.
  • Neue Mitarbeiter unterliegen noch nicht der sog. Betriebsblindheit. Diese Tatsache sollten Sie sich zunutze machen. Ermutigen Sie die neuen Mitarbeiter durchaus kritisch mit der Organisation der Praxis umzugehen und nehmen Sie Verbesserungsvorschläge ernst. Die „alten Hasen“ in Ihrer Praxis sollten hier auch nicht auf Distanz gehen und die Einsteiger/in als “Besserwisser/in” abstempeln.

Sie sollten jede Personalentscheidung als Investition sehen, die sich im Laufe der Zeit bezahlt machen sollte. Häufige Wechsel kosten nicht nur Zeit und Nerven, sondern unter Umständen auch viel Geld.

Der Preis ist zu hoch…

„Management“, „Marketing“ und „Verkauf“ sind Worte, die bei vielen Ärzten nicht zum gewohnten Sprachgebrauch gehören. Ich bin aber der Meinung, dass bis dato ausreichend festgestellt wurde, dass Arztpraxen heutzutage „ambulant medizinische Dienstleistungsunternehmen“ sind und deshalb auch wie Wirtschaftsunternehmen handeln müssen.

Um ein vernünftiges Auskommen zu sichern, müssen Unternehmen eben etwas verkaufen und die eigenen Preise „schmackhaft“ machen und so sollte u.a. ein Preisgespräch in der Arztpraxis auch zur Selbstverständlichkeit werden. Haben Sie also keine falsche Scheu, sich mit dem Patienten über den Preis einer zusätzlichen Leistung zu unterhalten.

Der Leistungskatalog der GKV hat seine Grenzen. Wenn Sie Leistungen für den Patienten erbringen, die darüber hinaus gehen, dann muss diese Tätigkeit vom Patienten privat honoriert werden. Gerade das ist aber vielen Patienten nicht klar.

Sie könnten sich natürlich auf § 612 Abs.1 BGB stützen, nachdem eine Vergütung als stillschweigend vereinbart gilt, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Dies ist in der Praxis erstens durch den Patienten gar nicht zu erkennen und würde in Zukunft auch den guten Ruf Ihrer Praxis schwächen, wenn der Patient ohne Vorankündigung eine Rechnung gestellt bekommt. Gehen Sie also auf den Patienten zu und erklären Sie ihm, warum eine bestimmte Leistung extra bezahlt werden muss und nicht auf „Karte“ geht. Gesundheit und Schönheit sind heutzutage in der Gesellschaft sehr wichtig, weshalb der „Verkauf“ von ärztlichen Leistungen, die über die übliche Kassenbehandlung hinausgeht gar nicht so schwierig ist, wenn man ein paar Regeln beachtet.

Entscheidend ist, dass SIE das Gespräch führen und nicht der Patient den Preis zur Sprache bringt, ganz egal, von wem der Vorschlag für die Privatbehandlung kommt.

Phasen:

1. Als Einstieg in dieses Gespräch sollten Sie eine gemeinsame Basis schaffen. Stellen Sie also Einigkeit darüber her, dass die vorgeschlagene Behandlungsweise von beiden Teilen als sinnvoll erachtet wird.

2. Stellen Sie jetzt fest, dass dies eine Leistung ist, die nicht von der Kasse bezahlt wird. Ohne große Erklärungen.

3. Nun sollten Sie die Vorteile (nicht alle!) dieser Behandlungsweise herausstellen und auch das „kassenübliche“, also “kostenlose”, gegenüberstellen. In dieser Phase ist es besonders wichtig ruhig und sachlich zu bleiben. Sie dürfen nicht den Eindruck erwecken, dass Sie Ihren Patienten dazu überreden wollen.

4. Geben Sie jetzt dem Patienten „etwas“ in die Hand. Sie sollten für Ihre Angebotspalette Info-Blätter vorbereitet haben, die Sie in einer solchen Situation greifbar haben.

5. Sprechen Sie jetzt den Preis an. Binden Sie den Preis in min. zwei Argumente ein. Niemals: „Das kosten 300,– Euro.“ Die Reaktion wird sein: „Das ist mir zu teuer. Danke für das kurze Gespräch.“

Beispiel aus einer anderen Branche: “Sie erhalten einen ca. 20-seitigen individuellen Beratungsbericht und dort zeigen wir Ihnen für nur 249,– Euro die wichtigsten Kennziffern zur wirtschaftlichen Praxisführung.”

6. Sprechen Sie dann noch weitere Vorteile für den Patienten an.

7. Schlagen Sie dem Patienten vor, er soll sich die Broschüre zu Hause noch mal durchlesen und in Ruhe entscheiden. Nur nicht drängen! Sie sichern dem Patienten dadurch den Rückzug, wenn er nicht sofort darüber entscheiden will, ob er das Geld ausgibt oder nicht.

8. Vereinbaren Sie, dass er Sie bzw. die Praxis anruft damit man sich über das weitere Vorgehen einigen kann.

All das hat nichts mit übler Geschäftemacherei zu tun, sondern damit, Ihnen das Leben zu erleichtern.

Rudolf Loibl, guter erster Eindruck, Wartezimmer, Arztpraxis

Wartezimmermarketing

Aktives Praxismarketing ist gerade im Wartezimmer äußerst wichtig, weil Sie und Ihre Mitarbeiter dort nicht die Möglichkeit haben, persönlich eine guten Eindruck zu hinterlassen.

Nutzen Sie das Wartezimmer doch mal als Lehrpfad für Ihre Patienten. Statt irgendwelcher 0815-Möbel, könnten Sie sich mit einen ortsansässigen Lieferanten zusammentun und z.B. medizinische Sitzbälle testen lassen. Zeigen Sie dort auch mal, wie man seinen Bürostuhl rückengerecht einstellt. Legen Sie entsprechende Informationen dazu, damit die Patienten auch wissen, wie man damit umgeht und sie diese auch ausprobieren sollen. Weiterhin lehrreich sind sicher auch Videos, die Sie Ihren Patienten im Wartezimmer präsentieren. Nicht alle Patienten wollen aber mit medizinischen Informationen im Wartezimmer berieselt werden, weshalb es eine Ecke geben sollte, wo sich diese zurückziehen können. Normales TV-Programm ist eher schwierig, weil sich die Patienten auf eines irgendwie einigen müssen.

Nichts ist für mich schlimmer als eine beklemmende Atmosphäre, in der man gespannt auf seinen Aufruf wartet. Ob Sie nun ein Radioprogramm laufen lassen (Achtung: GEMA-Gebühren !!) oder eine DVD mit Entspannungsmusik abspielen, müssen Sie letztlich nach dem Geschmack Ihrer Patienten entscheiden. Wenn Sie auf eine Konserve zurückgreifen, beauftragen Sie eine Helferin damit, diese auch spätestens nach vier Wochen zu wechseln, weil es sonst für Ihre Stammpatienten und die Mitarbeiter zu monoton wird.

Fragen Sie sich bei der Wartezimmerlektüre , auf was Sie angesprochen werden wollen. Also nicht einfach einen Lesezirkel abonnieren, sondern hier eine gezielte Auswahl treffen. Auch wenn Ihnen der „Spiegel“ noch so gut gefällt, überlegen Sie, ob er auch zu Ihrer Zielgruppe passt. Viele Frauenzeitschriften greifen immer wieder medizinische Thema auf und die Fragen daraus landen in Ihrem Sprechzimmer. Darauf sollten Sie vorbereitet sein. Ihre medizinischen Zeitschriften gehören aber auf keinen Fall ins Wartezimmer.

Zu einen perfektem Wartezimmer-Service kann auch das Anbieten von warmen und kalten Getränken gehören. Stellen Sie diese nicht einfach nur hin, sondern weisen Sie mit einem Schild darauf hin, dass man sich dort kostenlos bedienen kann. Teilen Sie eine Helferin auch die Aufgabe zu, für ausreichenden Nachschub zu sorgen. Bei dieser Gelegenheit lüftet sie den Raum auch immer wieder durch.

Weitere Wartezimmerinformationen an einer Pinwand brauchen auch eine regelmäßige Kontrolle auf Aktualität und Interesse. Langweilen Sie Ihre Patienten nicht mit immer den gleichen gestalterischen Möglichkeiten. Evtl. haben Sie einen Grafikstudenten unter Ihren Patienten, den Sie um Mithilfe bitten können.

Wartezeiten sind in einer Arztpraxis meist nicht zu vermeiden. Wenn diese schon anfallen, dann sollten sie wenigstens sinnvoll und angenehm gestaltet werden. Das gehört auch zum guten Ton Ihrer Praxis.