9 Tipps, wie Sie im Praxisalltag Zeit sparen

9 Tipps, wie Sie im Praxisalltag Zeit sparen können

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Die wichtigste Ressource im Arbeitsleben, gerade in dem eines Freiberuflers, ist die Zeit. Sie ist fest vorgegeben und nicht reproduzierbar. Und trotzdem gehen wir oft sehr verschwenderisch damit um. Gerade in Arztpraxen, die hochfrequentiert sind, wird den Kleinzeitwerten zu wenig Beachtung geschenkt. Die durchschnittliche Allgemeinarztpraxis hat 70 – 80  Kontakte pro Tag. Wenn sich der Praxisinhaber nur 30 Sekunden pro Kontakt sparen kann, ist der Arbeitstag schon 35 Minuten kürzer. Hier ein paar Tipps, die Ihnen bei der Jagd auf die 30 Sekunden helfen werden:

  1. Es sollten nur die Unterlagen (sprich Karteikarte, wenn noch vorhanden) auf Ihrem Tisch liegen haben, die Sie gerade bearbeiten.
  2. Alle benötigten Arbeitsgeräte oder Verbrauchsmaterialien (dazu gehören auch Patienteninformationen) müssen immer in ausreichender Menge am richtigen Arbeitsplatz liegen. Dafür müssen Ihre Mitarbeiter sorgen. Wenn bei Ihnen auf wundersame Weise immer wieder Ihr Schreibgerät verschwindet, dann „ketten“ Sie eines an jedem Arbeitsplatz an. Solche Schreibutensilien gibt es in jedem Bürofachhandel. Machen Sie Ihre MFAs für ausgehende Verbrauchsmaterialien sensibel und melden auch Sie frühzeitig das Ausgehen.
  3. Heften oder legen Sie Notizen, Informationen und Unterlagen ab oder werfen Sie sie gleich weg, anstatt Sie auf oder im Schreibtisch zu stapeln.
  4. Ihr Schreibtisch sollte zumindest abends immer aufgeräumt sein. Besser ist es, wenn Ihr Arbeitsplatz ganztags so aussieht, als wenn Sie schon nach Hause gegangen wären.
  5. Versuchen Sie Ihr persönliche Leistungskurve zu erkennen und legen Sie schwierige Aufgaben in die „Leistungsberge“. In Leistungstief´s sollten kurze Pausen liegen. Auch wenn Sie zwischendurch merken, daß Ihre Leistungskurve abfällt, sollten Sie eine Kurzpause einlegen. Danach geht vieles leichter.
  6. Delegieren Sie Aufgaben wo immer möglich.
  7. Lassen Sie sich eine Kopie des Terminplaners jeden Tag geben und streichen Sie die erledigten Patienten durch, dadurch haben Sie mehr Überblick, was auf Sie noch zukommt. Wer mit elektronischen Wartezimmerlisten arbeitet, sollte “erledigte” Patienten in eine entsprechene Liste verschieben, was bei Suchen sehr hilfreich ist. 
  8. Hängen Sie eine Uhr so in Ihr Sprechzimmer, daß Sie sie sehen, aber der Patienten nicht.
  9. Vereinbaren Sie „Lockrufe“ durch Ihre Mitarbeiter, wenn Sie die Zeit überziehen.

Am meisten Zeit wird oft in der ersten Stunde vergeudet. Erst eine Tasse Kaffee, dann schnell ein Blick auf die Tagespost/Mails oder schnell noch ein privates Telefonat erledigen. Das alles sind aus Sicht des Timemanagers die “tödlichen Eröffnungen des Tages”.

Schneller schreiben, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

8 Tipps, um schneller zu schreiben

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„Und nach der Sprechstunde muss ich noch mindestens eine Stunde meine Post sichten und Briefe diktieren.“ So oder so ähnlich lautet die Antwort, wenn ich in Praxisanalysen nach der Praxisführung frage. Daraus ergeben sich meist nicht nur Probleme in der Praxisführung, sondern auch sehr häufig private Probleme, weil man ja “nie” Zuhause ist.

Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, sollten Sie in der Lage sein, die eine oder andere halbe Stunde zu gewinnen:

1. Diktieren Sie Ihre Briefe dann, wenn Ihre Leistungskraft am höchsten ist. Sie werden sehen, dass Sie dann wesentlich flüssiger formulieren ohne angestrengt darüber nachzudenken.

2. Arbeiten Sie an einem Ort, an dem Sie nicht abgelenkt werden oder räumen Sie Ihren Schreibtisch auf bevor Sie diktieren.

3. Wenn Sie eingehende Briefe lesen, sollten Sie mit einem Bleistift am Rand notieren, was Ihnen spontan einfällt. Dadurch müssen Sie manche Passagen nicht mehrfach durchlesen und können effektiver arbeiten.

4. Manche Absender werden es Ihnen nicht übel nehmen, wenn Sie das Original des Briefes mit den Antworten handschriftlich versehen und wieder zurückschicken. Sie müssen natürlich auf die Lesbarkeit Ihrer Kommentare achten.

5. Überlegen Sie, bevor Sie diktieren. Wer mehrmals sein “Band” zurückspult, wieder abhört und überspricht, verliert mehr Zeit, als wenn er sich einen Satz im Kopf ausformuliert und dann diktiert.

6. Routinebriefe sollten Sie qualifizierten Mitarbeitern überlassen und nur noch gegenlesen. Merksatz: „Delegieren geht vor Selbermachen!“

7. Telefonieren Sie mehr und schreiben Sie weniger. In zwei Minuten sagen Sie mehr als Sie in 10 Minuten schreiben können. Bereiten Sie sich auf das Telefonat dadurch vor, dass Sie alle Unterlagen vorliegen haben und fassen Sie sich kurz. Richten Sie sich eine Telefonsprechstunde ein.

8. eMails sind auch schneller als jeder Brief. Kurze Antworten sind darüber auch möglich. Setzen Sie sich aber in eMails nicht über alle Formvorschriften hinweg: Lesbarkeit ist oberste Prämisse. Wie bei einem Brief sollten auch Groß- und Kleinschreibung beachtet werden, aber auch Absätze und Leerzeilen erleichtern dem Adressaten das Lesen. 

Patientenbefragung, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

80% der Privatpatienten gehen verloren…

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80% der Privatpatienten gehen verloren, obwohl der Arzt fachlich alles richtig gemacht hat.
Bei den Kassenpatienten sind es immerhin noch 64%. Diese erschreckenden Zahlen sollten Ihnen als Praxisinhaber durch Mark und Bein gehen. Unfreundliche MFA, schlechte Organisation, mangelnde Patienteninformation oder uralte Ausstattung der Praxis sind die Hauptgründe für die Unzufriedenheit bei den Patienten.

Eine alte Kaufmannsregel besagt: Nichts ist schwerer als einen Neukunden zu gewinnen und nichts ist leichter als einen Stammkunden zu vergraulen. Wenn Sie als Arzt mit den o.g. Klagen in Anspruch genommen werden, ist die Lage sicher schon bedenklich. Normalerweise kommt nur die Spitze des Eisbergs beim Arzt an und die meisten Diskussionen darüber finden mit den Mitarbeitern
statt.

Sie sollten zu erst mal Ihre Fallzahlen betrachten, ob diese zurückgegangen sind. Als nächste bzw. gleichzeitige Maßnahme kann Ihnen nur eine Patientenbefragung helfen, heraus zu bekommen, wo die Patienten der Schuh drückt.

Eine Patientenbefragung gibt Aufschlüsse über:

  • Qualität der Patientenbetreuung
  • Patientenbindung
  • Verbesserungsmöglich-keiten in der Praxisorganisation

Diese Merkmale sollte Ihre Patientenbefragung haben:

  1. Mehr als 12 Fragen sollten Sie nicht wählen
  2. Zu den Bereichen Mitarbeiternumgang, Arztumgang und Organisation sollten Sie die Fragen stellen
  3. Zusätzlich müssen Sie Alter, Geschlecht, Beruf, Versicherung abfragen, um nach einzelnen Patientengruppen zu selektieren
  4. Die Fragebögen müssen selbstverständlich anonym sein. Geben Sie einen Blanko-Briefumschlag mit aus
  5. Nutzen Sie überwiegend geschlossene Fragen mit vorgegebenen Antworten zum Ankreuzen. Beispiel: Wie empfinden Sie die telefonische Betreuung? Sehr gut, Gut, Geht, Schlecht
  6. Lassen Sie die Fragebögen an der Anmeldung mit einem Klemmbrett ausgeben
  7. Stellen Sie auch einen Briefkasten auf

Für die Auswertung können Sie entweder eine Strichliste führen oder Ihren PC mit einem Tabellenkalkulationsprogramm nutzen.

Achtung jetzt folgt ein wenig Werbung in eigener Sache:

Ich habe dafür eigens eine Software auf EXCEL-Basis entwickelt, mit der Sie eine ausführliche Patientenbefragungen selbständig durchführen können. Meine Patientenbefragung geht noch einen wichtigen Schritt weiter, denn sie ist zweidimensional aufgebaut. Sie fragen als erstes Ihren Patienten, wie wichtig ihm ein bestimmter Bereich (z.B. telefonische Betreuung) ist und dann, wie dieser Bereich in Ihrer Praxis abschneidet. Dadurch wissen Sie schneller, wo Sie in Ihrer Praxis was verändern können. Weitere Informationen finden Sie hier: Patientenbefragung für EXCEL