Gerade größere Praxen haben immer wieder ein großes Problem: Dienstpläne. Wer soll wann wie lange Arbeiten, damit ein reibungsloser Ablauf der Praxis gewährleistet ist? Das ist die zentrale Frage bei der Dienstplanerstellung. In meinen Praxisanalysen sehe ich dann immer wieder die gleiche Lösung: Ewig lange Zahlenkolonnen aus denen zum Schluss keiner mehr schlau wird, weil diese Zahlengräber einfach unübersichtlich sind. Daraus ergeben sich zwei Folgen:

1. Die MFA arbeiten länger als Sie sollten, bekommen dafür mehr Geld – was vor allem dem Fiskus gefällt – oder bekommen eben keine Überstunden bezahlt und verlieren dadurch eine Menge an Motivation.

2. Der/die Praxisinhaber zahlt nicht zu wenig an Überstunden oder hat unmotivierte Mitarbeiter.

Die Lösung: Stellen Sie die Anwesenheitszeiten des Praxisteams auf Zeitschienen dar.

1. Nehmen Sie sich ein kariertes Blatt und ziehen Sie einen Strich mit der Länge Ihrer Praxisöffnungszeiten. 2 cm sind eine Stunde. Haben Sie also 10 Stunden geöffnet, ist Ihre Zeitachse 20 cm lang.

2. Zeichnen Sie weitere Zeitachsen mit den Anfangs- und Endzeiten des ganzen Teams darunter. Berücksichtigen Sie dabei auch die offiziellen Pausenzeiten.

Jetzt können Sie sofort sehen, wo noch Lücken oder Überbesetzungen in der optimalen Zusammensetzung Arzt/Mitarbeiter sind. Beachten Sie dabei auch Ihren Terminplan, der unter Umständen fordert, dass mehr MFA vorhanden sind, weil z.B. an bestimmten Zeiten häufig Blutabnahmen eingeplant sind.

Beachten Sie auch diese Zusatztipps:

1. Es hat sich als optimal erwiesen, wenn die Zeitachsen der Ärzte und Helferinnen farblich unterschiedlich sind.
2. Nutzen Sie für jeden Wochentag ein eigenes Blatt.
3. Kommen MFA oder Ärzte dazu/weg, dann ist diese Planung natürlich anzupassen.
4. Wesentlich flexibler sind Sie mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie EXCEL von Microsoft. Hier können Sie sich entsprechende Tabellen selbst anlegen oder ein spezialisiertes Programm zukaufen.
5. Eine weitere Alternative wäre natürlich die Vergabe eines entsprechenden Beratungsauftrages an einen spezialisierten Unternehmensberater.

Mein “bester” Fall:

Die Praxis Dr. M. war beinahe jeden Tag bis 21:00 Uhr offiziell für die Patienten da. Man bewältigte das mit einem Schichtbetrieb, so dass immer min. ein Arzt und ausreichend MFA anwesend waren. Ein Superservice für die Patienten.

Die Einteilung der Dienstpläne überlies man den MFA, wobei (kurioserweise) offiziell keine länger als bis 19:00 Uhr eingeteilt war. Die restlichen zwei Stunden, die natürlich abgeleistet wurden, waren nach dem Selbstverständnis der Helferinnen als Überstunden angefallen. Ein teueres Selbstverständnis, wie sich herausstellte.