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Herr der Ablage

Herr der Ablage

Gehören Sie auch zu den Menschen, die einfach nichts wegwerfen können?

So sieht es leider in vielen Arztpraxen aus, die ich gesehen habe. Da liegen stapelweise Zeitschriften, Briefe und sonstige Informationen auf dem Schreibtisch des Praxisinhabers. Folgende Tipps sollten Ihnen bei Ihrem Selbstmanagement helfen:
1.    Schaffen Sie zuerst ein richtiges Ablagesystem, bevor Sie jedes Stück in die Hand nehmen und sich fragen: „Wo kann ich das ablegen?“
2.    Die Ablage sollte so aufgebaut sein, dass Sie nach bestimmten Stichworten ablegen und später suchen können. Also fragen Sie sich: „Welches Stichwort fällt mir ein, wenn ich nach der vorliegenden Information suchen würde?“
3.    In der Praxis sollte Ihnen ein/e Mitarbeiter/in bei einer ersten größeren Aufräumaktion helfen, damit diese/r später ablegen und suchen kann.
4.    Fragen Sie sich auch immer, ob diese Information schon einmal vorgekommen ist oder ob Sie sie vernichten können
5.    Vernichten ist ein gutes Stichwort. Versuchen Sie das meiste wegzuwerfen. 80% aller Ablagen sind mit Unterlagen vollgestopft, die kein Mensch mehr anschaut. 
6.    Sie müssen nicht alle Unterlagen haarklein durchlesen, sondern nur überfliegen. Die wichtigsten Passagen markieren Sie mit einem Leuchtstift, damit Sie sie schnell wieder finden. Aber Vorsicht: Manche Leuchtstifte „fressen“ kopierte oder gefaxte Informationen auf. Hier sollten Sie mit einem Kugelschreiber/Bleistift unterstreichen.
7.    Schneiden Sie aus Zeitschriften die für Sie wichtigen Informationen aus und legen Sie nur diese ab, bevor Sie die ganze Zeitung archivieren.
8.    Lassen Sie auf keinen Fall in Zukunft einen „Berg“ anwachsen. 

Mit einem durchdachten Ablagesystem verschaffen Sie sich nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen bei Ihren Patienten. Was soll ein Patient denken, wenn sein wichtigster Brief irgendwo unter Ihrem Stapel vergraben ist.

Und denken Sie auch an Ihre EDV, vielleicht gibt es dort ja ein Dokumentenablagesystem, in dass Sie auch sonstige Informationen einscannen und mit Schlagwörtern versehen ablegen können. 

Wenn nicht, dann kann ich Ihnen https://www.evernote.com empfehlen. Lesen Sie hierzu auch meinen Artikel: https://rudolfloibl.de/private-ablage/

Postbearbeitung

Wie Sie möglichst schnell Ihre tägliche Post abarbeiten

Kennen Sie auch das “Naturgesetz”: Je höher der Berg der unerledigten Post, desto geringer die Lust damit anzufangen? Vor allem der Stapel “da muss ich mich später drum kümmern” wird gerade in Zeitnot immer höher. Sollte dieser Berg bei Ihnen schon sehr angewachsen sein, dann wird es Zeit, sich ihm anzunehmen und abzuarbeiten. Sie werden sehen, dass das meiste sowieso schon durch die Zeit erledigt wurde. Wenn diese Arbeit erledigt ist, dann sollten Sie sich nach dem nachfolgenden Schema Ihre tägliche Post vornehmen.

1. Je nach dem, wann Ihr Postbote bei Ihnen ist, müssen Sie eine Bürostunde (muss natürlich keine ganze Stunde sein) in Ihrem Terminkalender frei halten. Die Länge bestimmt nicht nur die Menge der anfallenden Post, sondern vor allem Ihr systematisches Vorgehen.

2. Lassen Sie sich die Post schon mal aufbereiten. Eine MFA sollte zumindest die Kuverts öffnen; sie muss ja nicht die Post herausnehmen. Nehmen Sie einen Posteingangsstempel, auf dem die
Namen derer vermerkt sind, die die Post bei Ihnen erledigen, damit Sie den Bearbeiter nur ankreuzen brauchen.

3. Klammern Sie sich nicht an irgendwelchen Informationen. Lernen Sie möglichst viel wegzuschmeißen. Die Ablage “P” für Papierkorb sollte die größte sein. Werbebriefe, Zettel mit alten Notizen und auch Zeitungen stapeln sich teilweise in den Praxen.

4. Die zweitwichtigste Ablage ist “Weitergeben”. Alles was Sie nicht selber erledigen müssen spart Ihnen Zeit. Legen Sie auch das Procedere für Aufgabenerledigung (z.B. Gutachtensbearbeitung) fest, damit Sie sich nicht immer mit Detailaufgaben aufhalten müssen. 

5. Die unangenehmste Ablage ist die “Aktivablage”. Hier müssen Sie tätig werden. Schieben Sie nichts auf die lange Bank, sondern erledigen Sie die Dinge so schnell wie möglich, vor allem dann, wenn es eilig ist und Sie wissen, was zu tun ist. Wenn es wirklich nicht sofort geht, dann machen Sie auf kleinen Haftzetteln Notizen, was Ihnen beim Lesen spontan einfällt und markieren Sie auch die wichtigsten Passagen, dann sind Sie beim nächsten Mal schneller im Sachverhalt.

6. Bei manchen Poststücken weiß man nicht so genau, wie man damit umgehen soll. Jetzt sind Sie als Manager gefragt, entscheiden Sie! Entweder sofort bearbeiten, Informationen holen lassen oder in den Papierkorb damit. “Das werde ich morgen erledigen.” ist meist die schlechteste Lösung.

7. Lieferscheine, Preislisten oder Rechnungen müssen einfach in eine Ablage für Ihre MItarbeiter. Diese Ablage sollten Sie aber mindestens zweimal pro Woche kontrollieren, damit nichts vergessen wird oder überholte Informationen mitgeschleppt werden.

Je entscheidungsfreudiger Sie an die Postbearbeitung heran gehen, desto weniger Zeit wird sie in Anspruch nehmen. Routineanfragen (z.B. Gutachten) sollten Sie sich von einer MFA aufbereiten lassen (Informationen des Patienten beilegen oder sogar schon Briefe vorformulieren). Eines sollten Sie immer beachten: 

Ihre Zeit ist kostbar, also lassen Sie sich auch bei der täglichen Post so weit als möglich entlasten.

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Aktiv ablegen

Überlegen Sie doch mal, was Sie alles herumliegen lassen: eine ganze Zeitung, weil ein interessanter Artikel darin steht, oder einen Brief eines Patienten, den Sie mit Ihrem Team besprechen wollen.

Mit den folgenden Schritten sollten Sie das Problem in den Griff bekommen:

  1. Begegnen Sie dieser Aufschieberei konsequent und beobachten Sie sich, welche Dinge Sie “gerne” liegen lassen.
  2. Nehmen Sie sich einmal Ihren persönlichen Stapel vor und hören Sie erst auf, wenn alles entschieden ist.
  3. Vermerken Sie auf den einzelnen Vorgängen, was damit geschehen soll. “Termin vereinbaren”, “Bestellung”, “Besprechung Teamsitzung” oder ein entsprechender Ablagehinweis.
  4. Ab diesem Tag sollten Sie solche Entscheidungen immer sofort fällen.

Um alles auch organisatorisch in den Griff zu bekommen, sollten Sie eine entsprechende Ablagenstruktur schaffen. Legen Sie Ordner an.

Folgende Themen sind immer interessant:

a. Teambesprechung (z.B. diese Kolumne, die Sie mit Ihrem Team besprechen)

b. Steuertipps, welche Sie beim nächsten Mal mit Ihrem Steuerberater diskutieren

c. Patientenbeschwerden, für die Sie auch Lösungen finden müssen

Setzen Sie sich für die Abarbeitung dieser Ablagen auch Termine, damit nichts in Vergessenheit gerät.

Selbstverständlich gibt es Vorgänge, die kann man halt nicht sofort entscheiden. Beispielsweise bekommen Sie eine Information über ein Sonogerät, das technisch hochinteressant ist, aber derzeit nicht in Ihren Investitionsplan passt. Gewöhnen Sie sich an, für diese Vorgänge eine Ablage zu schaffen, die möglichst weit von Ihrem Schreibtisch entfernt ist und die nur Sie benutzen, dann haben Sie die Möglichkeit, beim Ablegen über Ihre Nichtentscheidung nachzudenken. Kontrollieren Sie diese Ablage in regelmäßigen Abständen und Sie werden sehen, dass Sie das meiste einfach wegwerfen werden.