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Leserfrage: Kurze effiziente Besprechungen

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Leserfrage

Kurze effiziente Besprechungen

Dr. M. aus R., Kinderarzt:

Wir haben uns angewöhnt, vor der Sprechstunde noch eine kurze Besprechung abzuhalten. Ich habe aber immer wieder das Gefühl, daß das irgendwie zu lange dauert. Kann man Besprechungen irgendwie verkürzen?

Antwort:
Besprechungen müssen nicht immer im Sitzen abgehalten werden. Je behaglicher die Athmosphäre, desto länger dauert meist ein Gespräch. Solange Sie keine Dokumente brauchen oder Schreibarbeiten anfallen, sollten Sie mal die Stehvariante versuchen. Sie sparen sich die Rüstzeiten, wie Stühle hin- und wegstellen oder das Einnehmen der Sitzplätze und niemand steht gern unnötig lange. Meist sind solche Besprechungen konzentrierter. Außerdem können Sie noch eine lästige Fliege damit erschlagen: Notorische Zuspätkommen machen sich bei stehendem Publikum noch unbeliebter.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter loibl@loibl-online.de an.

Ihr Rudolf Loibl

Kommunikation im Team

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Kommunikationsfluß

Praxisanalysen zeigen es immer wieder: Der Kommunikationsfluß in den Arztpraxen lässt doch manchmal zu wünschen übrig. Da werden Arbeiten so lange weitergeleitet, bis sie nicht erledigt werden oder selbst der Chef weiß nicht, wer für was zuständig ist oder es herrscht beinahe ein Grabenkrieg, den der Praxisinhaber nicht mitbekommt. Nachstehend ein paar Tipps die helfen sollen, den Kommunikationsfluß zu verbessern:

  1. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Ihre Tür für Probleme offen steht und Sie sich nicht scheuen sollen, offen mit Ihnen zu reden.
  1. „Management by walking around“ – gehen Sie auf Ihre Mitarbeiter zu und versuchen Sie durch Fragen herauszubekommen, was in Ihrer Praxis so alles läuft. Es erzählt sich manches leichter, wenn man in seiner gewohnten Arbeitsumgebung ist, als wenn man zum Chef zitiert wird oder sich selbst dazu „überwinden“ muss.
  1. Geben Sie auch mal einen Fehler zu. Zeigen Sie, dass Sie auch nur ein Mensch sind. Gespräche werden dann viel offener verlaufen.
  1. Sie wollen natürlich nicht nur die guten, sondern auch die schlechten Nachrichten hören. Das sollten aber auch Ihre Mitarbeiter wissen.
  1. „Ermorden“ Sie nicht den Hiob, der die schlechte Nachricht überbringt. Pleiten, Pech und Pannen passieren überall mal, weshalb Sie nicht gleich aus der Haut fahren sollten, sondern cool analysieren, wer, was, wann zu erledigen hat.
  1. Bei den Mitarbeiterbesprechungen sollten Sie auf eine kontinuierliche Berichterstattung achten. Auch hier gilt, wenn was nicht gleich so läuft, reagieren Sie nicht zu streng.
  1. Organisieren Sie ab und zu ein lockeres Beisammensein. Dies sollte auf keinen Fall in der Praxis geschehen, sondern „auf neutralem Boden“. Ich habe schon alles gehört: Vom gemeinsamen Mittagessen bis zu einem Picknick. Wenn daran keiner teilnehmen will, dann haben Sie wirklich ein Problem, dem Sie nachgehen sollten.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter loibl@loibl-online.de an.

Ihr Rudolf Loibl

Tipps für den Praxiseinkauf

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Tipps für den Praxiseinkauf

„Im Einkauf liegt der Gewinn“ heißt eine alte kaufmännische Weisheit. Leider wird das in Arztpraxen nicht immer so gesehen. Gerade jetzt sollte aber darauf mehr und mehr geachtet werden. Mit den nachstehenden Tipps können Sie unnötige Mehrausgaben vermeiden

  1. Lassen Sie über alle Verbrauchsgüter Buch führen. Damit haben Sie immer die Kontrolle über ungewöhnliche Entwicklungen
  2. Führen Sie Mindestmengen ein, weil viele Praxen Verbrauchsmaterialien ausgehen lassen und erst bei einem akuten Bedarf und dann leider teurer einkaufen als nötig. Langfristige Planung hilft sparen.
  3. Vereinbaren Sie wenn möglich mit benachbarten Arztpraxen einen Sammeleinkauf. Bei Mehreinkauf erhalten Sie auch immer höhere Rabatte
  4. Fordern Sie vermehrt Angebote von verschiedenen Lieferanten, damit Sie einen besseren Überblick über den Markt haben
  5. Achten Sie auf die diversen Zuschläge bei den einzelnen Angeboten. Mindermengenzuschlag ist die beliebteste Variante, dem sie mit diesen Tipps aus dem Weg gehen können.
  6. Lassen Sie auch die Liquidität des Praxiskontos nicht außer Acht. Tätigen Sie größere Anschaffungen erst, wenn das Praxiskonto z.B. nach eine KV-Abschlagszahlung im Plus ist und nicht davor, weil Sie sonst für die kurze Zeit möglicherweise hohe Überziehungszinsen zahlen müssen, was sich zu stattlichen Summen aufsummieren kann.
  7. Nutzen Sie gewährte Skonti aus und verhandeln Sie diese dementsprechend. Gute Zahler sind bei allen Firmen gern gesehen. Auch hier gilt Tipp Nr. 6.
  8. Vorkasse oder Nachnahme sollten Sie möglichst vermeiden.
  9. Gewöhnen Sie sich schriftliche Bestellungen an und kontrollieren Sie die Lieferung und die Rechnung umgehend.
  10. Mängel sollten Sie sofort schriftlich reklamieren, da Sie sonst evtl. eine Frist überschreiten können und auf der fehlerhaften Lieferung sitzenbleiben
  11. Achten Sie auf aktuelle Angebote der Praxisbedarfslieferanten
  12. Beachten Sie immer die Kosten/Nutzen-Relation. Wer eine/n Mitarbeiter/in für 5 Euro Ersparnis eine Stunde aus der Praxis schickt, ist kein guter Kaufmann.

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Ihr Rudolf Loibl

Der Anmeldungsbereich

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Die Anmeldung ist die Seele der Praxis

Am Funktionieren der Anmeldung hängt vielfach das Wohl und Wehe einer Arztpraxis. Wenn die Anmeldung reibungslos funktioniert, dann spürt man davon meist nichts. Wenn sie aber nicht funktioniert, dann ist die sprichwörtliche „Hölle“ los. Unabhängig von den klassischen Aufgaben, wie Terminvergabe oder Patientenanlaufstelle, ist die Anmeldung auch Schaltzentrale und Feuerwehr für Unvorhergesehenes. Damit dort alles wie geölt läuft, sollten Sie folgendes beachten:

Damit dort alles wie geölt läuft, sollten Sie folgendes beachten:

  1. Die Anmeldung braucht eine Stellenbeschreibung, mit der die Anmeldung auch einverstanden ist. Checken Sie diese Stellenbeschreibung in regelmäßigen Abständen.
  1. Die Stellvertretung der Anmeldung muss auch in Ausnahmesituationen geregelt sein.
  1. Weiterbildung der Anmeldung ist eminent wichtig. Hier helfen auch Handbücher für Sekretärinnen weiter.
  1. Loben Sie Ihre Anmeldung auch ausreichend. Anerkennung der besonderen Leistungen heißt nicht nur gute Bezahlung, sondern auch öffentliche Anerkennung.
  1. Die technische Ausstattung an der Anmeldung ist für ein gutes Gelingen Grundvoraussetzung. Überlegen Sie sich, ob Sie mit der Technik (Telefon, Fax, Computer, etc.) auf der Höhe der Zeit sind. Und wenn Sie schon neue Technik kaufen, dann sparen Sie bitte nicht an einer professionellen Unterweisung. Das spart oft in Zukunft den Techniker, wenn Ihre Mitarbeiter/innen selbst Bescheid wissen.
  1. Geschickte und ansprechende Raumeinteilung und Möblierung fördern auch die Motivation der Mitarbeiter. Renovierungen zahlen sich gerade hier sehr positiv aus.

Die Pole Position Ihrer Praxis ist selbstverständlich auch Aushängeschild und schon deshalb sollten Sie ihr besondere Beachtung schenken.

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Ihr Rudolf Loibl

Aktivablage

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Aktiv ablegen

Überlegen Sie doch mal, was Sie alles herumliegen lassen: eine ganze Zeitung, weil ein interessanter Artikel darin steht, oder einen Brief eines Patienten, den Sie mit Ihrem Team besprechen wollen.

Mit den folgenden Schritten sollten Sie das Problem in den Griff bekommen:

  • Begegnen Sie dieser Aufschieberei konsequent und beobachten Sie sich, welche Dinge Sie “gerne” liegen lassen.
  • Nehmen Sie sich einmal Ihren persönlichen Stapel vor und hören Sie erst auf, wenn alles entschieden ist.
  • Vermerken Sie auf den einzelnen Vorgängen, was damit geschehen soll. “Termin vereinbaren”, “Bestellung”, “Besprechung Teamsitzung” oder ein entsprechender Ablagehinweis.
  • Ab diesem Tag sollten Sie solche Entscheidungen immer sofort fällen.

Um alles auch organisatorisch in den Griff zu bekommen, sollten Sie eine entsprechende Ablagenstruktur schaffen. Legen Sie Ordner an.

Folgende Themen sind immer interessant:

a. Teambesprechung (z.B. diesen Blog , die Sie mit Ihrem Team besprechen)

b. Steuertipps, welche Sie beim nächsten Mal mit Ihrem Steuerberater diskutieren

c. Patientenbeschwerden, für die Sie auch Lösungen finden müssen

Setzen Sie sich für die Abarbeitung dieser Ablagen auch Termine, damit nichts in Vergessenheit gerät.

Selbstverständlich gibt es Vorgänge, die kann man halt nicht sofort entscheiden. Beispielsweise bekommen Sie eine Information über ein Sonogerät, das technisch hochinteressant ist, aber derzeit nicht in Ihren Investitionsplan passt. Gewöhnen Sie sich an, für diese Vorgänge eine Ablage zu schaffen, die möglichst weit von Ihrem Schreibtisch entfernt ist und die nur Sie benutzen, dann haben Sie die Möglichkeit, beim Ablegen über Ihre Nichtentscheidung nachzudenken. Kontrollieren Sie diese Ablage in regelmäßigen Abständen und Sie werden sehen, dass Sie das meiste einfach wegwerfen werden.

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Ihr Rudolf Loibl

Privatausgaben

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Privatausgaben

Einer der häufigsten Fehler bei Praxispleiten ist das mangelnde Bewusstsein der Privatausgaben bzw. die nicht mehr überschaubare Anzahl an Verpflichtungen. Die Privatentnahmen werden einfach geschätzt, private Kosten werden vom Praxiskonto bezahlt. Kurz und schlecht: Der Überblick über den Privatbereich geht verloren.

Wenn auch Sie nicht mehr wissen, wieviel Sie für Ihren privaten Bedarf ausgeben, dann wird es Zeit, hierüber einmal eine Aufstellung zu machen. Im Prinzip reicht hier ein Blatt Papier, auf dem Sie die entsprechenden Spalten und Zeilen eintragen. Die Spalten nutzen Sie am besten für die Monate und die Zeilen für die einzelnen Ausgabenpositionen. Sie können aber auch komfortabler mit Haushaltsbüchern oder sogar mit EDV arbeiten. Hier bietet eine Tabellenkalkulation (wie EXCEL von Microsoft) gute Dienste, aber auch spezielle Finanzsoftware sind hier verfügbar.

Um nicht zu pedantisch zu werden, sollten Sie gewisse Posten einfach zusammenfassen, damit Sie nicht über jeden Bleistift, den Sie privat nutzen, Buch führen müssen. Sie sollten hier sinnvolle Bereiche finden, damit Sie mehr über Ihr Verhältnis zum privaten Geld erfahren und evtl. auch in diesem Bereich die Kostenschraube anziehen können.

Folgende Punkte sollten Sie noch beachten:

  1. Passen Sie Ihre privaten Ausgaben der Überschussentwicklung der Praxis an
  2. Sprechen Sie mit Ihren Steuer- oder Unternehmensberater über die Höhe der möglichen Privatentnahmen
  3. Denken Sie an Steuernachzahlungen und bilden Sie hierfür Rücklagen
  4. Planen Sie größere Ausgaben mit ein. Urlaube oder Umbauten im Privathaus können größere Löcher in Ihr Finanzbudget reißen
  5. Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre privaten Finanzierungen oder größere Fixkosten, wie Versicherungen, ob Sie noch nötig sind, oder angepasst werden sollten
  6. Ärzteversorgung, private Haushaltshilfen oder Versicherungszahlungen werden vielfach vom Praxiskonto bezahlt, gehören aber in den Privatbereich. Sie sollten diese auch hier berücksichtigen

Wer einen vollständigen Überblick über die privaten Ausgaben erarbeitet, wird schnell erkennen, dass man auch diesem Bereich viel einsparen kann. Ich gebe noch eins zu bedenken: Wenn Sie bei den Praxiskosten einen Euro sparen, heißt das, dass diese Einsparung um die Steuerlast vermindert wird. Im Privatbereich ist ein eingesparter Euro auch einen Euro wert.

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Ihr Rudolf Loibl

Praxisorganisation

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Praxisorganisation

Das richtige Rüstzeug für einen ordentlichen Praxisablauf ist die Organisation. Sie aber kein starres System, sondern muss sich immer wieder auch äußeren Veränderungen anpassen.

Einführung einer neuen EDV oder Veränderung des EBM sind solche Einflüsse, die dazu beitragen, sich neu Gedanken über die Organisation der Praxis zu machen. Meist wird aber einmal organisiert und dann werden Abläufe so gemacht, wie sie gemacht werden, weil man sie schon immer so gemacht hat.

Hinterfragen Sie doch mal wieder Ihre Praxisorganisation anhand der folgenden Punkte:

  1. Sorgen Sie für kurze Wege. Platzieren Sie Hilfs- und Verbrauchsmittel in ausreichender Anzahl an den einzelnen Arbeitsplätzen. Zum Beispiel gehören auch bereits ausgestellte Rezepte nicht in die Karteikarte, die immer wieder gezogen werden muss, sondern in eine spezielle Ablage an der Anmeldung, so dass die Annahmemitarbeiter nur kurz zugreifen brauchen, um es an den Patienten herauszugeben.
  1. Achten Sie auf den Datenschutz. An vielen Anmeldungen werden immer wieder vertrauliche Gespräche mit Patienten geführt, obwohl noch weitere Patienten anwesend sind. Organisieren Sie so um, dass ein Platz für vertrauliche Gespräche geschaffen wird. Verwenden Sie Aktenvernichter. Legen Sie Karteikarten (soweit vorhanden) oder andere Unterlagen immer mit dem „Gesicht“ nach unten hin, damit diese von anwesenden Patienten nicht gelesen werden können.
  1. An der Anmeldung sollten keine Trauben von Patienten entstehen. Für Wartende ist das Wartezimmer da. Bei einem „Massenandrang“ sollte nur die Chipkarte angenommen und der Patient später aufgerufen werden.
  1. Checklisten helfen Routinearbeiten zügig und fehlerfrei zu erledigen. Legen Sie auch das Procedere für bestimmte Situationen fest, wie z.B., dass die Anmeldung „patientenfrei“ gehalten wird
  1. Organisieren Sie Ihren Materialeinkauf so effektiv wie möglich. Nutzen Sie günstige Konditionen, wie Skonto und Rabatt womöglich aus.
  1. Setzen Sie auf lautlose Kommunikation. Durch entsprechende Laufzettel können Sie Rückfragen reduzieren.
  1. Nutzen Sie Ihr EDV-System so gut wie möglich. In vielen Praxiscomputersystemen steckt weit mehr drin, als die Praxen nutzen bzw. wissen.
  1. Schieben Sie Privatrechnungen nicht auf die lange Bank, weil dadurch unter Umständen viel Geld verloren gehen kann.
  2. Sorgen Sie für rationelles Zeitmanagement. Manchmal reichen Kurzbriefe statt ausführlicher Dokumentationen. Telefonieren, mailen und faxen bringen in vielen Fällen Zeitvorteile.

Ihre Praxisorganisation sollte auch immer auf Ihre bevorzugte Zielgruppe ausgerichtet sein. Diesen Aspekt sollten Sie bei der Analyse Ihrer Praxis nicht außer Acht lassen.

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Ihr Rudolf Loibl

Servicewüste, oder proper mit System

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Wir alle haben uns schon oft über die Servicewüste Deutschland aufgeregt. Aber einmal Hand aufs Herz: Wie sieht es mit dem Service in Ihrer Praxis aus? Service heißt doch auch Gefälligkeiten zu erweisen. Tun Sie und Ihr Team das für Ihre Patienten? Service in der Arztpraxis geht weit über die Freundlichkeit zu den Patienten und untereinander hinaus. Nehmen Sie sich die nachstehende Liste einmal vor und überprüfen Sie, wo Sie noch Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrer Praxis sehen.

Anmeldung:
Ist Sie immer besetzt?
Gibt es eine Taschenablage?
Ist die Meldung am Telefon laut und deutlich?
Ist Freundlichkeit oberstes Gebot?

Terminsystem:
Funktioniert es?
Ist es auf Ihre Praxis zugeschnitten?
Bestätigen Sie langfristige Termine schriftlich?
Bieten Sie ein Recall-System an?

Patientenumgang:
Ist er trainiert?
Werden Auskünfte für Patienten auch telefonisch eingeholt?
Werden Taxen bestellt?
Werden Termine bei anderen Praxen (OP, etc.) vereinbart?
Gibt es schriftliche Therapieinfos?
Gibt es Patientenseminare?
Verleihen Sie Bücher an Ihre Patienten?

Telefonsprechstunde:
Gibt es sie?
Gibt es ein Rezepttelefon?
Wird der Anrufbeantworter immer neu besprochen?
Wird er per Telefon überprüft?

Wartezimmer/Garderobe:
Welchen Eindruck macht das Wartezimmer?
Würden Sie sich gerne mit vielen anderen Patienten reinsetzen?
Ist die Garderobe groß genug?
Gibt es Hutablage, Spiegel, Kleiderbügel?
Sind die Zeitungen und Zeitschriften aktuell?
Passen diese Zeitungen und Zeitschriften zu Ihre Patienten?
Gibt es Lesestoff für die Kinder?
Haben Sie eine Spielecke?
Gibt es Musik, Kaffee oder kalte Getränke?
Wird das Klima im Wartezimmer von den Helferinnen regelmäßig geprüft?

Untersuchungs-/Therapieräume:
Gibt es Schuhlöffel und Taschenablagen?
Ist die Raumtemperatur angenehm?
Sind die Wartezeiten dort möglichst kurz?

Patientenservice hängt in erster Linie von der Kreativität in Ihrem Team ab und wird entscheidend auch durch Konsequenz geprägt. Wenn Sie z.B. Ihren Patienten Kaffee im Wartezimmer anbieten und dies irgendwann nicht mehr machen oder es schlichtweg vergessen, dann fällt das wesentlich negativer auf, als wenn Sie es noch nie gemacht haben. Welche Serviceleistungen Sie anbieten wollen, können Sie durch eine Patientenbefragung herausbekommen. Und binden Sie unbedingt Ihr Personal in die Verantwortung für den Service Ihrer Praxis mit ein.

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Ihr Rudolf Loibl

Ich wünsche Ihnen frohe Weihnachten
und einen guten Rutsch ins neue Jahr

Workflow

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Arbeitsabläufe
In der Praxis von Dr. P. wurde aus irgendeinem Grund, den keiner mehr so richtig weiß, der Formulardrucker an das Ende der Anmeldung gestellt. Der Computer, der den Drucker steuert, steht aber am anderen Ende. Die Mitarbeiterin, die Rezepte oder Überweisungen ausstellt, muss bei jedem Vorgang aufstehen, drei Meter gehen, ein Formular einlegen, zurück gehen, den Druckvorgang auslösen und abschließend das bedruckte Formular
holen.

Da vergehen etwa 15 Sekunden pro Patienten, das sind dann am Tag bei etwa 100 Patienten 25 Minuten. Aufs Jahr gerechnet werden also an der Anmeldung knapp 100 Stunden verschwendet, weil keiner über die Arbeitsabläufe nachdenkt. Es gibt viele Arbeitsabläufe in der Praxis, die einmal überprüft werden sollten. Dabei sollten Sie sich folgende Fragen
stellen:

  1. Werden Arbeiten doppelt erledigt?
  2. Sind die Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben verantwortlich?
  3. Werden die anfallenden Aufgaben von einer Mitarbeiterin endgültig erledigt?
  4. Wird vernünftig delegiert oder werden nur lästige Aufgaben
    weitergeschoben?
  5. Werden Aufgaben häufig wieder zurückgegeben und wird dadurch einiges nicht erledigt?
  6. Werden bestimmte Aufgaben logisch aneinandergereiht?
  7. Ist es sinnvoll bestimmte Aufgaben zu Blöcken zusammenzufassen?
  8. Denken meine Mitarbeiter noch mit?
  9. Kommen Vorschläge zur Verbesserung?
  10. Werden Verbesserungsvorschläge auch umgesetzt?
    Nur mit optimierten Arbeitsabläufen ist es Ihnen möglich, auch weiterhin Kosten zu sparen oder freie Ressourcen zu schaffen.

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Ihr Rudolf Loibl

Stellenbeschreibungen

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Stellenbeschreibungen

Wenn in der Praxis jeder alles macht, dann werden bestimmt 25 % aller Aufgaben doppelt oder gar nicht erledigt, weil man sich auf einen anderen verläßt. 

Je mehr Mitarbeiter eine Praxis hat, desto größer ist meist das Chaos. Das Mittel dagegen sind klare Stellen- und Aufgabenbeschreibungen. Nur wenn für jeden Arbeitsbereich solche schriftlichen Aufgabenteilungen bestehen, dann kann man Doppelarbeiten gezielt entgegnen.

Zunächst gilt es den Istzustand zu ermitteln. Dazu sollten Sie Ihre Mitarbeiter einmal aufschreiben lassen, was genau ihre Aufgaben sind, für welchen Bereich sie zuständig sind, wenn sie was fragen müssen und wer letztendlich die Entscheidung trifft.

Das Ergebnis wird folgende Aufgaben zu Tage fördern:

  • Aufgaben, die fast jeder erledigt
  • Aufgaben, die eigentlich gar nicht erledigt werden

Bei der Beantwortung der Frage nach den Entscheidungsbefugnissen, werden viele feststellen, daß die Praxis sehr „kopflastig“ geführt wird. Dies bedeutet aber auch, daß der Chef zu stark ins Tagesgeschäft und in Routinearbeiten eingebunden ist und für seine eigentlichen Aufgaben, nämlich das Geld zu verdienen und sich über die Strategien der Zukunft Gedanken zu machen, zu wenig Zeit hat.

Eine schriftliche Stellenbeschreibung sollte folgende Punkte enthalten:

  1.  Stellenbezeichnung: z.B. Anmeldekraft
  2.  Vorgesetzte Stelle: Praxisinhaber
  3.  Stellenziele: z.B. reibungslose Ablauforganisation
  4.  Aufgabenbeschreibung: z.B. Annahme von Patienten, Terminvergabe, Weiterleitung von Patienten. Hier ist eine möglichst detaillierte Beschreibung sinnvoll.
  5.  Vertreter: Bei Urlaub, Krankheit oder sonstigen Abwesenheitszeiten muss eine Stellvertreterin bestimmt werden.
  6.  Sonstiges: Unter Umständen können hier auf Spezialaufgaben bestimmt werden, die nur zu gewissen Zeiten erledigt werden müssen.

Durch diese schriftlichen Aufgabenzuordnungen geben Sie Ihren Mitarbeitern wesentlich mehr Sicherheit an die Hand, sodass diese mit mehr Engagement zu Werke gehen werden. Nutzen diese Motivationsmöglichkeit zum Vorteil der Praxis, weil Sie sich auch dadurch von Verwaltungsaufgaben entlasten können.

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Ihr Rudolf Loibl