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Prioritäten setzen

Dr. A. ist der Chef in einer Allgemeinarztpraxis mit einer Ganztagskraft und zwei Halbtagskräften. Sein Planungs- und Organisationsmodell lautet: Alle Aufgaben, die anfallen werden nacheinander abgearbeitet. So sieht auch sein Schreibtisch aus, dort stapeln sich alle möglichen Vorgänge und auch seine Terminplanung ist nicht besser, alle Erkrankungsarten werden so wie sie sich anmelden eingetragen. Fast jeden Abend ruft Dr. A seine Frau an, dass es wieder später wird.

Kennen Sie das auch oder setzen Sie Prioritäten?

Wie das geht, zeigt Ihnen das nachfolgende Schema:

Zeitmanagement betreibt man am besten dadurch, dass man seine Aufgaben und Aktivitäten klassifiziert und ihnen auch die entsprechende Zeit gibt und sie richtig über den Tag verteilt. Teilen Sie Ihre Aufgaben in A-, B- und C-Aufgaben ein.

A-Aufgaben sind wichtig und dringend und können nur von Ihnen sofort erledigt werden. Diese Aufgaben (z.B. Patientenkontakte) sind absolut korrekt und rechtzeitig zu erledigen. Sie füllen Ihren Tag zu mindestens 65 % aus.

B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend: Planen Sie diese Aufgaben selber und erledigen Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt, wie z.B. Gespräche mit Ihrem Unternehmensberater oder der KV. Teile der Vorbereitung können Sie sicher auch delegieren.

C-Aufgaben sind untergeordnet wichtig, aber dringend, wie z.B. Blutentnahmen: Das sind Aufgaben, die Sie delegieren müssen. Wenn dies nicht möglich ist, dann müssen Sie auch diese Aufgaben später selber erledigen. Es sind häufig sehr zeitraubende Aufgaben, die Ihren Argwohn auf sich ziehen sollten und schnell geändert werden müssen.

Eigentlich gibt es noch eine vierte Kategorie von Aufgaben: die unwichtigen, nicht dringenden. Diese sind ein Fall für den Papierkorb, denn sie erledigen sich mit der Zeit von alleine, wie z.B. Artikel, die man zur Seite legt und später lesen will, weil die Überschrift toll war.

Nutzen Sie die unten stehenden Einteilungsfragen zur leichteren Entscheidung.

So gehen Sie vor, um eine ABC-Einteilung umzusetzen:

  1. Entwerfen Sie eine Checkliste mit vier Spalten. Eine breite, in die die Aufgabenbeschreibungen passen und drei schmale zum ankreuzen, ob es eine A,B oder C-Aufgabe ist.
  2. Schreiben Sie in die erste Spalte über ein oder zwei Tage alle Tätigkeiten auf. Das ist zwar etwas umständlich, hilft aber enorm bei der Einsicht, wofür man seine Tageszeit so verbraucht. Auch Tätigkeiten, wie das Einschalten des PCs sollten aufgeführt sein, damit diese später auch delegiert werden können.
  3. Ordnen Sie mit etwas zeitlichem Abstand die einzelnen Aufgaben in A,B oder C. Sie werden sehen, wie schnell sich dadurch die C-Aufgaben mehren, die Sie gar nicht erledigen sollten.
  4. Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, welche Aufgaben Sie in Zukunft delegieren wollen und wann und wie diese ausgeführt werden sollen.

Wenn Sie mit Ihrer neuen Aufgabenverteilung zufrieden sind, sollten dieses Verfahren auch einmal Ihre Helferinnen anwenden. Auch dort kann es durchaus sein, dass die teure Arbeitszeit Ihrer Erstkraft mit Aufgaben vergeudet wird, die günstiger erledigt werden könnte. Einen Merksatz sollten Sie nicht aus den Augen verlieren: Aufgaben können manchmal Ihre Prioritäten verändern, also auch das neu gefundene System muss von Zeit zu Zeit überprüft werden.

Einteilungsfragen:

  1. Ist diese Aufgabe wirklich von untergeordneter Bedeutung?
  2. Ist das eine Routinetätigkeit?
  3. Kann und darf ich diese Aufgabe delegieren?
  4. Zahlt sich mein Einsatz bei dieser Aufgabe aus?

9 Tipps, wie Sie im Praxisalltag Zeit sparen

Die wichtigste Ressource im Arbeitsleben, gerade in dem eines Freiberuflers, ist die Zeit. Sie ist fest vorgegeben und nicht reproduzierbar. Und trotzdem gehen wir oft sehr verschwenderisch damit um. Gerade in Arztpraxen, die hochfrequentiert sind, wird den Kleinzeitwerten zu wenig Beachtung geschenkt. Die durchschnittliche Allgemeinarztpraxis hat 70 – 80  Kontakte pro Tag. Wenn sich der Praxisinhaber nur 30 Sekunden pro Kontakt sparen kann, ist der Arbeitstag schon 35 Minuten kürzer. Hier ein paar Tipps, die Ihnen bei der Jagd auf die 30 Sekunden helfen werden:

  1. Es sollten nur die Unterlagen (sprich Karteikarte, wenn noch vorhanden) auf Ihrem Tisch liegen haben, die Sie gerade bearbeiten.
  2. Alle benötigten Arbeitsgeräte oder Verbrauchsmaterialien (dazu gehören auch Patienteninformationen) müssen immer in ausreichender Menge am richtigen Arbeitsplatz liegen. Dafür müssen Ihre Mitarbeiter sorgen. Wenn bei Ihnen auf wundersame Weise immer wieder Ihr Schreibgerät verschwindet, dann „ketten“ Sie eines an jedem Arbeitsplatz an. Solche Schreibutensilien gibt es in jedem Bürofachhandel. Machen Sie Ihre MFAs für ausgehende Verbrauchsmaterialien sensibel und melden auch Sie frühzeitig das Ausgehen.
  3. Heften oder legen Sie Notizen, Informationen und Unterlagen ab oder werfen Sie sie gleich weg, anstatt Sie auf oder im Schreibtisch zu stapeln.
  4. Ihr Schreibtisch sollte zumindest abends immer aufgeräumt sein. Besser ist es, wenn Ihr Arbeitsplatz ganztags so aussieht, als wenn Sie schon nach Hause gegangen wären.
  5. Versuchen Sie Ihr persönliche Leistungskurve zu erkennen und legen Sie schwierige Aufgaben in die „Leistungsberge“. In Leistungstief´s sollten kurze Pausen liegen. Auch wenn Sie zwischendurch merken, daß Ihre Leistungskurve abfällt, sollten Sie eine Kurzpause einlegen. Danach geht vieles leichter.
  6. Delegieren Sie Aufgaben wo immer möglich.
  7. Lassen Sie sich eine Kopie des Terminplaners jeden Tag geben und streichen Sie die erledigten Patienten durch, dadurch haben Sie mehr Überblick, was auf Sie noch zukommt. Wer mit elektronischen Wartezimmerlisten arbeitet, sollte “erledigte” Patienten in eine entsprechene Liste verschieben, was bei Suchen sehr hilfreich ist. 
  8. Hängen Sie eine Uhr so in Ihr Sprechzimmer, daß Sie sie sehen, aber der Patienten nicht.
  9. Vereinbaren Sie „Lockrufe“ durch Ihre Mitarbeiter, wenn Sie die Zeit überziehen.

Am meisten Zeit wird oft in der ersten Stunde vergeudet. Erst eine Tasse Kaffee, dann schnell ein Blick auf die Tagespost/Mails oder schnell noch ein privates Telefonat erledigen. Das alles sind aus Sicht des Timemanagers die “tödlichen Eröffnungen des Tages”.

… fragen Sie sich sicher doch auch manchmal, oder?

Und: Was macht so ein Unternehmensberater für Ärzte eigentlich so genau?

Sehen Sie doch mal selbst:

Dienstpläne

3 von 4 MFA von Kinderärztin Dr. F. aus B. haben mehrfach gekündigt und sie wusste irgendwann nicht mehr, wie Sie sie noch halten sollte.

Wir haben – gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen – einen Dienstplan ausgearbeitet, so dass jede nur noch vier Tage die Woche arbeitet und so ein langes Wochenende hat.

Ein ähnliches Problem hatte auch die Gemeinschaftspraxis Dr. S. Die haben pro Jahr ca. 10.000 Euro an Überstunden bezahlt, weil niemand mehr einen Überblick über die Mitarbeitereinteilung hatte.

Auch hier half ein ausgeklügeltes Schichtsystem.

Und das ist immer nur ein Teilaspekt bei einer Praxis-Organisations-Beratung.

Wartezeiten/Terminplanung

Lange Wartezeiten waren immer wieder Diskussionsgegenstand in einer großen Internistenpraxis in Hamburg. Die Praxis drehte sich mit ihren Lösungsansätzen immer wieder im Kreis. Keiner wusste so Recht, warum die guten Überlegungen nicht griffen.

Die Lösungen wurden einfach nicht konsequent genug umgesetzt und durch die Betriebsblindheit fehlte genau der entscheidende Hinweis. Jetzt funktioniert das Bestellsystem tadellos.

Die Idee, die ich aus einer Kölner Praxis mitgebracht hatte, half einem Passauer Orthopäden viele Wege, und damit Zeit in seiner Praxis zu sparen.

Externe Erfahrungen und Feintuning

Gerade diese externen Erfahrungen, die ich mitbringe, sind für viele meiner Mandanten sehr viel wert. Die Ideen entstehen nicht am berühmten „grünen Tisch“, sondern sind schon ausgetestet und werden von mir an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst. Ein Feintuning also.

Brancheübergreifende Lösungen

Manche Lösungen stammen nicht immer aus Arztpraxen, sondern kommen aus anderen Branchen. Ich selbst war mehrere Jahre in Wirtschaftsunternehmen tätig. Bei einem Logistikunternehmen, bei
einem Zulieferer und bei einer großen Versicherungsgesellschaft, bevor ich zur Kassenärztlichen Vereinigung kam.

Als Vorstand der Wirtschaftsjunioren hatte und habe ich häufig mit Unternehmern zu tun, die uns in Betriebsbesichtigungen gerne ihre Innovationen vorstellen. Und da ist vieles dabei, was auch in einer
Arztpraxis umsetzbar ist.

Marketing meets Betriebswirtschaft

Mein langjähriger Mandant Augenarzt Dr. H. hat auf einer Messe ein tolles Gerät entdeckt und eigentlich auch schon einen Superpreis ausgehandelt. Bei unserer regelmäßigen Besprechung war schnell
klar, dass wir in seiner Praxis gar nicht das richtige Klientel für dieses Gerät haben. Wir müssten Marketing bzw. Angebote für Senioren weiter ausbauen.

In den letzten 25 Jahren, in denen ich selbständig Ärzte berate, habe ich es meist mit erfolgreichen Praxen zu tun, die entweder noch erfolgreicher werden wollen oder mit meiner Hilfe keine neuen Trends verpassen wollen.

KV-Wissen

Eine sehr erfolgreiche Berliner Orthopädenpraxis hat mich mit der Überprüfung ihrer Abläufe beauftragt. In der ersten Stunde meines Besichtigungstages dachte ich noch: „Was soll ich denen noch beibringen?“ Die Helferinnen waren nett und kompetent, das Bestellsystem funktionierte. Doch im Laufe des Tages und nach einer Besprechung mit den Praxisinhabern stellte sich heraus, dass diese nicht so recht wussten, wie sie mit der damaligen Einführung der Praxisbudgets umgehen sollen. Also spielte dann

Organisationsberatung

nur eine untergeordnete Rolle und es dominierte die – eigentlich später angedachte – betriebswirtschaftliche Beratung.

Und jetzt fragen Sie natürlich: Wie teuer wird so eine Beratung sein?

Wie so häufig im Leben kommt es darauf an. Oder lassen Sie mich mit den Worten eines meiner Mandanten sagen: „Es ist egal, was es kostet. Es muss nur mehr bringen, als es kostet.“

Ganz so einfach ist es natürlich nicht. Für die meisten meiner Beratungen habe ich Pauschalen. Die für die Abrechnungsanalysen kennen Sie ja schon. Bei den anderen, wie Praxisorganisationsberatung
oder betriebswirtschaftliche Beratung kommt es auf die Praxisgröße an, was letztlich den Arbeitsaufwand bestimmt.

Fordern Sie einfach mal meine Broschüre an oder lassen Sie mir Ihnen ein Angebot unterbreiten.

Weitere Informationen … Praxisorganisationsberatung

In den meisten Fällen wird meine Beratung bis zu 1.500 Euro gefördert.  Die häufigste Frage, die dazu gestellt wird, ist: Kann die Förderung mehrfach beantragt werden?

Ja, und zwar für thematisch getrennte Beratungen. Wenn z.B. zuerst die Praxisorganisation unter die Lupe genommen wird und später beispielsweise die Praxiskosten. Diese Beratungen dürfen nicht gleichzeitig durchgeführt werden, sondern müssen in sich abgeschlossen sein. Dadurch kann bis zu 3.000 € Förderung beantragt werden.

Sie wollen in Zukunft mit Ihren unternehmerischen Entscheidungen nicht mehr allein sein? Neugierig, ob noch Potenzial in Ihrer Praxis steckt? Dann her mit Ihrer Anfrage.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf