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Checkliste „Nein“ sagen


Checkliste „Nein“ sagen

Viele Chefs in Arztpraxen erledigen Dinge, die eigentlich nicht Ihre Aufgabe sind, wodurch wertvolle Zeit verloren geht, die wesentlich effizienter und gewinnbringender eingesetzt werden könnte.
Überprüfen Sie anhand der nachfolgenden Checkliste, ob auch Sie viel zu gutmütig sind.

 

1.     Störungen während einer Untersuchung oder Patientengespräches

a.      Es kommt bei uns häufig vor, dass ich während Untersuchungen oder Gesprächen durch Telefonate gestört werden.

b.     Wenn die Störungen während des Tages überhandnehmen, greife ich ein und reagiere dann auch sehr konsequent.

c.      Es ist in unserer Praxis ganz genau festgelegt, wann ich während einer Untersuchung oder eines Patientengespräches gestört werden darf. Alle meine Mitarbeiter sind darüber informiert.

2.     Wünsche und Anträge durch die Patienten

a.      Rezept- oder Überweisungswünschen meiner Patienten komme ich im Grunde immer nach. Ablehnungen führen häufig zur Abwanderung der Patienten.

b.     Meine Patienten müssen immer mit mir sprechen, wenn Sie was wollen. Dadurch ist die Wunschliste schon deutlich zurückgegangen. In den meisten Gesprächen gebe ich aber dann doch dem Wunsch nach, ermahne aber immer, dass dies das letzte Mal ist.

c.      Rezepte oder Überweisungen werden bei mir streng nach medizinischen Bedürfnissen ausgestellt. Meine Patienten wissen und akzeptieren das auch. Probleme mit „aufmüpfigen“ Patienten habe ich mit dieser Verfahrensweise so gut wie nicht.

3.     Fragen durch die Mitarbeiter

a.      Bevor ich meinen Mitarbeitern alles mehrfach erkläre, mach ich es lieber selbst. Dadurch weiß ich auch, dass es richtig gemacht ist.

b.     Meine Helferinnen wissen genau, dass es Zeiten gibt, wo Sie Fragen an mich stellen können. Es kommt dann schon mal vor, dass ich mir die Unterlagen erst einmal durchschaue und bearbeite, bevor ich eine Entscheidung treffe.

c.      In meiner Praxis gibt es klare und schriftliche Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibungen. Meine Mitarbeiter und ich wissen genau, wer welche Kompetenzen und Verantwortungen hat. Meine Mitarbeiter versuchen erst gar nicht, eigene Arbeiten auf mich abzuwälzen.

Addieren Sie für jedes a. einen Punkt, für jedes b. zwei und für jedes c. drei Punkte und hier gibt es die Antwort:

Bewertung:

Bis 4 Punkte – Schlecht:
Sie haben es nicht gelernt NEIN zu sagen. Dadurch verlieren sehr viel Arbeitszeit und auch Konzentration auf Ihre eigentlichen und wichtigen Aufgaben. Sie schaffen sich dadurch Zeitdiebe, durch die Sie im Prinzip Ihre Planung aufgeben könnten, weil diese dadurch hinfällig wird. Sie müssen konsequent daran arbeiten auch einmal NEIN zu sagen.

5 – 7 Punkte – Geht:
Wenn es Ihnen zu viel wird, dann können Sie schon mal Aufgaben oder Wünsche ablehnen. Das geht aber meist mit einem schlechten Gefühl oder Gewissen einher. Sie sollten sich mal überlegen, wer der schlechtere Mensch ist: Der der eine fremde Arbeit ablehnt oder der, der versucht seine Aufgaben auf andere abzuwälzen.

> 8 Punkte – Gut:
Sie wissen genau welche Aufgaben oder Arbeiten Sie zu erledigen haben oder welche Sie machen wollen. Alles, was Sie mehr belastet, weisen Sie konsequent von sich. Ihre Mitarbeiter und Patienten erkennen eine klare Linie, was immer Klarheit schafft.

 

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

 


Ordnung spart Zeit und Geld

Ordnung spart Zeit und Geld

Sie kennen den Spruch: „Das Genie beherrscht das Chaos.“ Wenn ich mir manche Anmeldung in Arztpraxen ansehe, dann muss ich vermuten, dass es doch viele Genies gibt. Jede Menge Karteikartenstöße, aufgetürmte Tagespost und stapelweise abholbereite Rezepte. Viele Anmeldungsbereiche sind dann auch noch mit Bürotechnik überfrachtet, die nur ab und zu gebraucht wird. Ein Griff und die Sucherei geht los. Aber Ordnung dient nicht nur dazu, sich Zeit und damit Kosten zu sparen, sondern Sie trägt auch zu einem positiven Erscheinungsbild der Praxis bei.

Was soll ein Patient denken, wenn seine Krankengeschichte (sprich Karteikarte) oder wenn Sie mit einer elektronischen Karteikarte arbeiten z.B. ein Fremdbefund unter den vielen Stapeln nicht gefunden wird? Ist er der Praxis und damit dem Arzt nicht wichtig?

Gerade der Empfangsbereich sollte Ruhe und Ordnung ausstrahlen. Diese Ordnung aufrecht zu erhalten, sollte jedem Teammitglied am Herzen liegen. Aber dennoch müssen Sie festlegen, wer für welchen Bereich verantwortlich ist.

Hier noch ein paar Hinweise, worauf geachtet werden muss:

  • Manche Bürotechnik wird nur selten gebraucht und muss deshalb nicht unbedingt im Empfangsbereich aufgebaut sein.
  • Hinweisschilder sollten nicht per Hand, sondern mit PC geschrieben werden. Für dauerhafte Hinweise lohnt sich die Ausgabe bei einem Schilderhersteller.
  • Toiletten sollten bei hohen Frequenzzahlen auch während der Sprechzeit auf Ordnung kontrolliert werden.
  • Die Kleidung der Mitarbeiter sollte sauber, gepflegt und einheitlich sein.
  • Achten Sie auf eine vernünftige Raumtemperatur, gerade wenn kleinere Kinder behandelt werden. Ebenso wichtig ist es auch, die Duftnote zu kontrollieren.
  • Wartezimmer-Informationen noch aktuell?
  • Zettelwirtschaft an der Anmeldung sollte verschwinden. Hier werden oftmals viele kleine Aufkleber an der Rückseite der Anmeldung angebracht oder mit Tesa-Film befestigt.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Laufzettel helfen Zeit sparen!

Laufzettel helfen Zeit sparen!

Fast in jeder Arztpraxis, die ich analysiert habe, war ein und dasselbe Szenario zu beobachten:
Nachdem der Arzt das Gespräch mit seinem Patienten beendet hat, geht er mit ihm an die Anmeldung und gibt Anweisungen, wie jetzt weiter zu verfahren ist. Hier noch ein Rezept, da noch eine Therapie und dort noch Termin in 14 Tagen.

Fast genauso häufig waren aber auch Wartezeiten des Arztes, weil kein Ansprechpartner verfügbar war, sprich, die MFA telefonierte oder versorgte einen anderen Patienten. So vergeht schon mal eine halbe Minute, bis man wieder mit der nächsten Arbeit weitermachen kann.

Rechenbeispiel: 
Je nachdem, wie viele Patientenkontakte Sie täglich haben, können sich diese 30 Sekunden ganz beachtlich aufsummieren. Bei 80 Patienten pro Tag sind da also nach Adam Riese schnell 40 Minuten zusammen, die Sie für weitere Patienten (Ihr Geld) oder früheren Praxisschluss (Ihre Freizeit) verwenden könnten.

Lösung:
Entwickeln Sie für Ihre Praxis einen geeigneten Laufzettel, auf dem Ihre üblichen Behandlungsmethoden vermerkt sind und die Sie dann nur ankreuzen müssen.

Noch besser: Sie hinterlegen Textkürzel in Ihrer PraxisEDV und schreiben Ihre Anweisungen so schnell in die Akte des Patienten.

Vorteile:
Auf diese Weise haben Sie erstens die lästige Wartezeit abgeschafft und zweitens können Sie eine reibungslose (und sogar lautlose) interne Kommunikation präsentieren, was dem Ruf Ihrer Praxis ebenfalls
zu gute kommt.

Tipps und Tricks:

  1. Sprechen Sie die Standartbehandlungen nochmals mit Ihren Mitarbeitern durch und legen Sie fest, was Sie wie erledigt haben wollen.
  2. Legen Sie auch praxisinterne Kürzel fest, wie „T5 ermin in 5 Tagen“, TII ermin in 2 Monaten“, usw..
  3. Praxen, die mit elektronischer Karteikarte arbeiten, sollten diese Laufzettel auch dort generieren können

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Schriftliche Informationen sparen Zeit

Schriftliche Informationen sparen Zeit

Gerade in einer Arztpraxis bedeuten immer wiederkehrende Fragen einen großen Zeitverlust für Sie und Ihre MFA. Fast täglich muß Ihre Anmeldung erklären, wo sich beispielsweise die nächstgelegene Röntgenpraxis befindet oder wie deren Telefonnummer lautet.

Hier ist es sehr vorteilhaft, wenn Ihre MFA schriftliche Informationen zur Hand hat, die sie den Patienten mitgeben kann.

Visitenkarten von den am häufigsten nachgefragten „Praxispartnern“ helfen hier sehr. Ihre Mitarbeiterin muß nicht die Telefonnummer langwierig auf einen Zettel schreiben, sondern greift einfach in eine Schublade und gibt die gewünschte Information mit. Aber auch andere Informationen (Verhaltensweisen vor oder nach operativen Eingriffen, Verordnungsweisen, Informationen über eine Hausapotheke, usw.), die Sie immer wieder an Ihre Patienten weitergeben, sollten Sie sich in Kopie oder in Ihrer Praxis-EDV zum schnellen Ausdrucken vorhalten.

Dies soll natürlich nicht das ärztliche Gespräch ersetzen, kann aber der Unterstützung dienen und hilft dem Patienten das Gesagte auch zu Hause noch einmal nachvollziehen zu können. Gerade ältere Patienten werden Ihnen dafür sehr dankbar sein. Ein kopierter Stadtplan kann Ihren Mitarbeitern enorm Zeit ersparen, wenn diese dann nicht lang und breit einen bestimmten Weg erklären müssen, sondern ihn einfach aufzeichnen und dem Patienten mitgeben kann.

Sicher finden Sie noch weitere Möglichkeiten, sich und Ihren Mitarbeitern Zeit zu sparen.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Prioritäten setzen

Warum Sie Prioritäten setzen sollten

Dr. A. ist der Chef in einer Allgemeinarztpraxis mit einer Ganztagskraft und zwei Halbtagskräften. Sein Planungs- und Organisationsmodell lautet: Alle Aufgaben, die anfallen werden nacheinander abgearbeitet. So sieht auch sein Schreibtisch aus, dort stapeln sich alle möglichen Vorgänge und auch seine Terminplanung ist nicht besser, alle Erkrankungsarten werden so wie sie sich anmelden eingetragen. Fast jeden Abend ruft Dr. A seine Frau an, dass es wieder später wird.

Kennen Sie das auch oder setzen Sie Prioritäten?

Wie das geht, zeigt Ihnen das nachfolgende Schema:

Zeitmanagement betreibt man am besten dadurch, dass man seine Aufgaben und Aktivitäten klassifiziert und ihnen auch die entsprechende Zeit gibt und sie richtig über den Tag verteilt. Teilen Sie Ihre Aufgaben in A-, B- und C-Aufgaben ein.

A-Aufgaben sind wichtig und dringend und können nur von Ihnen sofort erledigt werden. Diese Aufgaben (z.B. Patientenkontakte) sind absolut korrekt und rechtzeitig zu erledigen. Sie füllen Ihren Tag zu mindestens 65 % aus.

B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend: Planen Sie diese Aufgaben selber und erledigen Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt, wie z.B. Gespräche mit Ihrem Unternehmensberater oder der KV. Teile der Vorbereitung können Sie sicher auch delegieren.

C-Aufgaben sind untergeordnet wichtig, aber dringend, wie z.B. Blutentnahmen: Das sind Aufgaben, die Sie delegieren müssen. Wenn dies nicht möglich ist, dann müssen Sie auch diese Aufgaben später selber erledigen. Es sind häufig sehr zeitraubende Aufgaben, die Ihren Argwohn auf sich ziehen sollten und schnell geändert werden müssen.

Eigentlich gibt es noch eine vierte Kategorie von Aufgaben: die unwichtigen, nicht dringenden. Diese sind ein Fall für den Papierkorb, denn sie erledigen sich mit der Zeit von alleine, wie z.B. Artikel, die man zur Seite legt und später lesen will, weil die Überschrift toll war.

Nutzen Sie die unten stehenden Einteilungsfragen zur leichteren Entscheidung.

So gehen Sie vor, um eine ABC-Einteilung umzusetzen:

  1. Entwerfen Sie eine Checkliste mit vier Spalten. Eine breite, in die die Aufgabenbeschreibungen passen und drei schmale zum ankreuzen, ob es eine A,B oder C-Aufgabe ist.
  2. Schreiben Sie in die erste Spalte über ein oder zwei Tage alle Tätigkeiten auf. Das ist zwar etwas umständlich, hilft aber enorm bei der Einsicht, wofür man seine Tageszeit so verbraucht. Auch Tätigkeiten, wie das Einschalten des PCs sollten aufgeführt sein, damit diese später auch delegiert werden können.
  3. Ordnen Sie mit etwas zeitlichem Abstand die einzelnen Aufgaben in A,B oder C. Sie werden sehen, wie schnell sich dadurch die C-Aufgaben mehren, die Sie gar nicht erledigen sollten.
  4. Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, welche Aufgaben Sie in Zukunft delegieren wollen und wann und wie diese ausgeführt werden sollen.

Wenn Sie mit Ihrer neuen Aufgabenverteilung zufrieden sind, sollten dieses Verfahren auch einmal Ihre Helferinnen anwenden. Auch dort kann es durchaus sein, dass die teure Arbeitszeit Ihrer Erstkraft mit Aufgaben vergeudet wird, die günstiger erledigt werden könnte. Einen Merksatz sollten Sie nicht aus den Augen verlieren: Aufgaben können manchmal Ihre Prioritäten verändern, also auch das neu gefundene System muss von Zeit zu Zeit überprüft werden.

Einteilungsfragen:

  1. Ist diese Aufgabe wirklich von untergeordneter Bedeutung?
  2. Ist das eine Routinetätigkeit?
  3. Kann und darf ich diese Aufgabe delegieren?
  4. Zahlt sich mein Einsatz bei dieser Aufgabe aus?

9 Tipps, wie Sie im Praxisalltag Zeit sparen

9 Tipps, wie Sie im Praxisalltag Zeit sparen können

Die wichtigste Ressource im Arbeitsleben, gerade in dem eines Freiberuflers, ist die Zeit. Sie ist fest vorgegeben und nicht reproduzierbar. Und trotzdem gehen wir oft sehr verschwenderisch damit um. Gerade in Arztpraxen, die hochfrequentiert sind, wird den Kleinzeitwerten zu wenig Beachtung geschenkt. Die durchschnittliche Allgemeinarztpraxis hat 70 – 80  Kontakte pro Tag. Wenn sich der Praxisinhaber nur 30 Sekunden pro Kontakt sparen kann, ist der Arbeitstag schon 35 Minuten kürzer. Hier ein paar Tipps, die Ihnen bei der Jagd auf die 30 Sekunden helfen werden:

  1. Es sollten nur die Unterlagen (sprich Karteikarte, wenn noch vorhanden) auf Ihrem Tisch liegen haben, die Sie gerade bearbeiten.
  2. Alle benötigten Arbeitsgeräte oder Verbrauchsmaterialien (dazu gehören auch Patienteninformationen) müssen immer in ausreichender Menge am richtigen Arbeitsplatz liegen. Dafür müssen Ihre Mitarbeiter sorgen. Wenn bei Ihnen auf wundersame Weise immer wieder Ihr Schreibgerät verschwindet, dann „ketten“ Sie eines an jedem Arbeitsplatz an. Solche Schreibutensilien gibt es in jedem Bürofachhandel. Machen Sie Ihre MFAs für ausgehende Verbrauchsmaterialien sensibel und melden auch Sie frühzeitig das Ausgehen.
  3. Heften oder legen Sie Notizen, Informationen und Unterlagen ab oder werfen Sie sie gleich weg, anstatt Sie auf oder im Schreibtisch zu stapeln.
  4. Ihr Schreibtisch sollte zumindest abends immer aufgeräumt sein. Besser ist es, wenn Ihr Arbeitsplatz ganztags so aussieht, als wenn Sie schon nach Hause gegangen wären.
  5. Versuchen Sie Ihr persönliche Leistungskurve zu erkennen und legen Sie schwierige Aufgaben in die „Leistungsberge“. In Leistungstief´s sollten kurze Pausen liegen. Auch wenn Sie zwischendurch merken, daß Ihre Leistungskurve abfällt, sollten Sie eine Kurzpause einlegen. Danach geht vieles leichter.
  6. Delegieren Sie Aufgaben wo immer möglich.
  7. Lassen Sie sich eine Kopie des Terminplaners jeden Tag geben und streichen Sie die erledigten Patienten durch, dadurch haben Sie mehr Überblick, was auf Sie noch zukommt. Wer mit elektronischen Wartezimmerlisten arbeitet, sollte “erledigte” Patienten in eine entsprechene Liste verschieben, was bei Suchen sehr hilfreich ist. 
  8. Hängen Sie eine Uhr so in Ihr Sprechzimmer, daß Sie sie sehen, aber der Patienten nicht.
  9. Vereinbaren Sie „Lockrufe“ durch Ihre Mitarbeiter, wenn Sie die Zeit überziehen.

Am meisten Zeit wird oft in der ersten Stunde vergeudet. Erst eine Tasse Kaffee, dann schnell ein Blick auf die Tagespost/Mails oder schnell noch ein privates Telefonat erledigen. Das alles sind aus Sicht des Timemanagers die “tödlichen Eröffnungen des Tages”.

Warum Sie mich gerade jetzt brauchen …

… fragen Sie sich sicher doch auch manchmal, oder?

Und: Was macht so ein Unternehmensberater für Ärzte eigentlich so genau?

Sehen Sie doch einmal selbst:

Dienstpläne

3 von 4 MFA der Kinderärztin Dr. F. aus B. haben mehrfach gekündigt und sie wusste irgendwann nicht mehr, wie Sie sie noch halten sollte.

Wir haben – gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen – einen Dienstplan ausgearbeitet, so dass jede nur noch vier Tage die Woche arbeitet und so ein langes Wochenende hat.

Ein ähnliches Problem hatte auch die Gemeinschaftspraxis Dr. S. Die haben pro Jahr ca. 10.000 Euro an Überstunden bezahlt, weil niemand mehr einen Überblick über die Mitarbeitereinteilung hatte.

Auch hier half ein ausgeklügeltes Schichtsystem.

Und das ist immer nur ein Teilaspekt bei einer Praxis-Organisations-Beratung.

Wartezeiten/Terminplanung

Lange Wartezeiten waren immer wieder Diskussionsgegenstand in einer großen Internistenpraxis in Hamburg. Die Praxis drehte sich mit ihren Lösungsansätzen immer wieder im Kreis. Keiner wusste so Recht, warum die guten Überlegungen nicht griffen.

Die Lösungen wurden einfach nicht konsequent genug umgesetzt und durch die Betriebsblindheit fehlte genau der entscheidende Hinweis. Jetzt funktioniert das Bestellsystem tadellos.

Die Idee, die ich aus einer Kölner Praxis mitgebracht hatte, half einem Passauer Orthopäden viele Wege, und damit Zeit in seiner Praxis zu sparen.

Externe Erfahrungen und Feintuning

Gerade diese externen Erfahrungen, die ich mitbringe, sind für viele meiner Mandanten sehr viel wert. Die Ideen entstehen nicht am berühmten „grünen Tisch“, sondern sind schon ausgetestet und werden von mir an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst. Ein Feintuning also.

Branchenübergreifende Lösungen

Manche Lösungen stammen nicht immer aus Arztpraxen, sondern kommen aus anderen Branchen. Ich selbst war mehrere Jahre in Wirtschaftsunternehmen tätig. Bei einem Logistikunternehmen, bei einem Zulieferer und bei einer großen Versicherungsgesellschaft, bevor ich zur Kassenärztlichen Vereinigung kam.

Als Vorstand der Wirtschaftsjunioren hatte und habe ich häufig mit Unternehmern zu tun, die uns in Betriebsbesichtigungen gerne ihre Innovationen vorstellen. Und da ist vieles dabei, was auch in einer Arztpraxis umsetzbar ist.

Marketing meets Betriebswirtschaft

Mein langjähriger Mandant Augenarzt Dr. H. hat auf einer Messe ein tolles Gerät entdeckt und eigentlich auch schon einen Superpreis ausgehandelt. Bei unserer regelmäßigen Besprechung war schnell klar, dass wir in seiner Praxis gar nicht die richtige Klientel für dieses Gerät haben. Wir müssten Marketing bzw. Angebote für Senioren weiter ausbauen.

In den letzten 25 Jahren, in denen ich selbständig Ärzte berate, habe ich es meist mit erfolgreichen Praxen zu tun, die entweder noch erfolgreicher werden wollen oder mit meiner Hilfe keine neuen Trends verpassen wollen.

KV-Wissen

Eine sehr erfolgreiche Berliner Orthopädiepraxis hat mich mit der Überprüfung ihrer Abläufe beauftragt. In der ersten Stunde meines Besichtigungstages dachte ich noch: „Was soll ich denen noch beibringen?“ Die Helferinnen waren nett und kompetent, das Bestellsystem funktionierte. Doch im Laufe des Tages und nach einer Besprechung mit den Praxisinhabern stellte sich heraus, dass diese nicht so recht wussten, wie sie mit der damaligen Einführung des Praxisbudgets umgehen sollen. Also spielte dann die

Organisationsberatung

nur eine untergeordnete Rolle und es dominierte die – eigentlich später angedachte – betriebswirtschaftliche Beratung.

Und jetzt fragen Sie natürlich: Wie teuer wird so eine Beratung sein?

Wie so häufig im Leben wird dies von mehreren Faktoren beeinflusst. Oder lassen Sie es mich mit den Worten eines meiner Mandanten sagen: „Es ist egal, was es kostet. Es muss nur mehr bringen, als es kostet.“

Ganz so einfach ist es natürlich nicht. Für die meisten meiner Beratungen habe ich Pauschalen. Die Pauschalen für die Abrechnungsanalysen sind Ihnen ja schon bekannt. Bei den anderen, wie Praxisorganisationsberatung oder betriebswirtschaftliche Beratung kommt es auf die Praxisgröße an, was letztlich den Arbeitsaufwand bestimmt.

Fordern Sie einfach meine Broschüre an oder lassen Sie mich Ihnen ein Angebot unterbreiten.

In den meisten Fällen wird meine Beratung bis zu 1.500 Euro gefördert.  Die häufigste Frage, die dazu gestellt wird, ist: Kann die Förderung mehrfach beantragt werden?

Ja, und zwar für thematisch getrennte Beratungen. Wenn z.B. zuerst die Praxisorganisation unter die Lupe genommen wird und später beispielsweise die Praxiskosten. Diese Beratungen dürfen nicht gleichzeitig durchgeführt werden, sondern müssen in sich abgeschlossen sein. Dadurch kann bis zu 3.000 € Förderung beantragt werden.

Sie wollen in Zukunft mit Ihren unternehmerischen Entscheidungen nicht mehr alleine sein? Neugierig, ob noch Potenzial in Ihrer Praxis steckt? Dann stellen Sie mir jetzt eine Anfrage.

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