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Deshalb gibt es Konflikte in Ihrer Praxis …

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Konflikte gehören zum Leben, wie das Sterben und die Steuern. Streitgespräche sind aber nicht immer zerstörerisch, sondern, wenn man damit umzugehen weiß, sehr produktiv. Gerade deshalb ist Konfliktmanagement eine der Fähigkeiten, die ein Manager beherrschen muss. Um in einer entsprechenden Situation richtig reagieren zu können, müssen Sie zuerst wissen, welche Beziehungen in Ihrer Praxis vorkommen.

Die drei wichtigsten Gruppen, die miteinander, untereinander und manchmal „gegeneinander“ kommunizieren sind:

  • Sie selbst
  • die Patienten
  • die Mitarbeiter

Jede dieser Gruppen und jedes Mitglied in der Gruppe hat eigene Ziele, Wünsche und Vorstellungen. Tendieren diese auseinander, entstehen Konflikte. Zunächst sollten Sie sich klar machen, welche Gründe es für einen Streit gibt. Hier eine kurze Aufstellung:

1. Unterschiede in der Auslegung von Tatsachen. 
Dies der einfachste Fall eines Streites, der auch am schnellsten wieder aus der Welt geschafft werden kann, wenn die streitigen Daten überprüfbar dokumentiert werden.

2. Differenzen über Prioritäten und Ziele. 
Sie kennen das sicher. Der Praxisinhaber hat das (berechtige) Ziel eines möglichst positiven betriebswirtschaftlichen Ergebnisses und ist deshalb auch bereit, sich zeitlich entsprechend dafür einzusetzen. Auf der anderen Seite werden aber die MFA manchmal nicht bereit sein, wieder ein paar Abendstunden zu opfern.

3. Konflikte über Zielerreichung
Alle sind sich beispielsweise einig, dass lange Wartezeiten in der Praxis vermieden werden sollten. Die MFA meinen, der Arzt sollte einfach schneller arbeiten und der Arzt meint, die MFA sollten besser organisieren.

4. Konkurrenzkampf
Beispiel: Zwei MFA wollen beide zur Ersthelferin befördert werden.

5. Mangelnde Kommunikation
Missverständnisse sind oft Grundlage eines Streites und rühren genauso häufig davon her, dass nicht oder zu wenig miteinander gesprochen wird. “Mit Reden kommen die Leute zusammen” lautet ein bayrisches Sprichwort. Beherzigen Sie dies und Sie werden manchen Konflikt vermeiden können.

6. “Zu dünne Haut”
Mangelnde Kritikfähigkeit kann viele Ursachen haben. Mit ihr umzugehen, verlangt viel Menschenkenntnis.

7. Persönliche Antipathie
Manchmal stimmt einfach die “Chemie” zwischen zwei Menschen und manchmal eben nicht. Ein nicht leicht zu handelnder Fall.

8. Streitsucht
Es gibt leider ein paar Zeitgenossen, denen ist die Streitbarkeit angeboren. Dies ist wohl der schwierigste Fall.

Sie sehen, es gibt viele Möglichkeiten in Streit zu geraten. Jetzt sind aber Lösungen gefragt. Für jede der genannten Varianten gibt es mehrere, die ich Ihnen in der nächsten Ausgabe aufzeigen will.

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Sammeln Sie neue Ideen…

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In vielen Praxen wird eine der wichtigsten Ressourcen ganz stiefmütterlich behandelt: die  Ideen der Mitarbeiter. Wenn es darum geht die Leistungen der Praxis zu verbessern, sollten Sie auf Ihre Mitarbeiter bauen. 

Jedem Ihrer Mitarbeiter fällt häufig etwas zur Verbesserung der Organisation, Abrechnung oder sonst etwas ein, was dann aber durch die Routinetätigkeit wieder in Vergessenheit gerät. Nutzen Sie dieses Expertenwissen Ihrer Mitarbeiter, indem Sie das “Anzapfen” institutionalisieren, und loben Sie für das Bemühen um einen besseren Ablauf auch einen Preis aus, oder zeigen Sie eine Anerkennung in irgendeiner Form. Dieser Verbesserungsprozess muss in fünf Schritten ablaufen:

1. Problem erkennen: 

Und da geht es nicht darum, dass man z.B. sagt, dass die Terminplanung nicht funktioniert. Nein. Das Problem muss so ausführlich wie möglich beschrieben werden. Es muss umfassend und präzise dargestellt werden, wann, warum welches Problem auftritt. Je ausführlicher die Ursachenforschung, desto eher kommt es zu einer Lösung.

2. Mehrfachlösungen: 

Lassen Sie mehrere Lösungen entwickeln, die auch durchaus “irrwitzig” sein können und unterdrücken Sie Lösungen nicht durch vorschnelle negative Bewertung. Jede Idee hat einen guten Grund.

3. Bewertung der Lösungen: 

Jetzt ist es an der Zeit, die Lösungen gegenüberzustellen und die beste herauszusuchen. Archivieren Sie die anderen Vorschläge, vielleicht brauchen Sie sie noch.

4. Planen Sie die Umsetzung: 

Ihren besten Lösungsvorschlag gilt es nun zu verfeinern, evtl. mit Teilen aus den anderen Lösungsvorschlägen anzureichern und dann auch umzusetzen. Nennen Sie auch einen Verantwortlichen für die Umsetzung und planen Sie die zeitlichen Abschnitte des Erfolges.

5. Ergebniskontrolle: 

Neue Methoden oder Verfahrensweisen brauchen Zeit, bis Sie sich durchgesetzt haben. Ein neues Bestellsystem z.B. braucht meist drei Monate bis es richtig angenommen wird. Überprüfen Sie, ob ihre Maßnahmen Früchte tragen. Wenn nicht, dann versuchen Sie es mit dem vermeintlich zweitbesten Vorschlag aus Ihrer Sammlung und gehen Sie dann die Schritte 4 und 5 noch mal an.

Ist ein Problem behoben, dann gehen Sie das nächste an. Und bedenken Sie eines: ein Verbesserungsprozess der Praxis wird nie abgeschlossen.

Wie sie solche Ideen technisch im täglichen Praxisalltag festhalten, zeige ich Ihnen gerne persönlich in einer Webschulung für das Programm Trello: https://elopage.com/s/UB.Loibl/praxisprojekte-einfach-steuern

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Geschäftsideen

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Neue Geschäftszweige oder alternative Dienstleistungen werden von vielen Praxisinhabern angedacht. Um Umsatzeinbußen durch Veränderungen im Gesundheitswesen  wieder wettzumachen oder einfach nur neuen Schwung in die Praxis zu bekommen, werden diverse Möglichkeiten (z.B. Akupunktur, Naturheil-verfahren, IGEL usw.) überlegt. Bevor Sie jedoch an die Verwirklichung neuer Geschäftsideen gehen, sollten Sie folgende Punkte überdenken:

 

  1. Patientenakzeptanz. Bieten Sie nicht mit großen Aufwand Leistungen an, die die Welt nicht braucht, nur weil es Ihr Steckenpferd ist? Ihr Angebot muss zu Ihnen und zu Ihren Patienten passen.
  2. Die Lebensdauer dieser Idee. Ist diese Idee nur was für die nächsten paar Jahre oder eine Dauereinrichtung? Wird durch sich schon jetzt abzeichnende Entwicklungen diese Dienstleistung überflüssig? Dies bestimmt auch den Zeitpunkt, wann Sie über neue Alternativen nachdenken müssen.
  3. Probe aufs Exempel. Versuchen Sie diese neue Idee Ihrem kritischstem Freund zu verkaufen. Dadurch erkennen Sie sehr schnell, worauf Sie achten sollten, wo Probleme auftreten können und worüber Sie noch mal genauer nachdenken sollten. Achten Sie besonders bei der Preisgestaltung darauf, dass Sie die richtigen Leute befragen, weil Ihr Freund der Industriemagnat nicht beurteilen kann, ob 25 Euro für eine Akupunktur für Ihre Hauptzielgruppe bezahlbar sind.
  4. Kostenkontrolle. Überlegen Sie genau die Investitions- und laufenden Kosten der neuen Geschäftsidee. Als Risikofaktor sollten Sie 20 % aufschlagen. Wenn es dann noch wirtschaftlich tragfähig erscheint, dann können Sie es angehen. Andernfalls suchen Sie nach anderen Möglichkeiten.
  5. Personalbedarf. Welche und wie viele Leute brauchen Sie? Wie teuer sind diese? Können Sie Ihre bisherigen Leute anders einsetzen? Machen diese überhaupt mit? Die Personalfrage ist eine der wichtigsten, weil mit deren Akzeptanz eine neue Gesundheitsleistung steht oder fällt.
  6. Mitbewerber. Untersuchen Sie, was die Konkurrenz so treibt. Bieten Sie auf keinen Fall Leistungen an, zu denen Sie nicht voll stehen, nur weil es jeder macht. Suchen Sie den vermeintlichen “Platzhirschen” an Ihrem Ort heraus und erkunden Sie, warum er so erfolgreich ist.
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Aktiv ablegen

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Überlegen Sie doch mal, was Sie alles herumliegen lassen: eine ganze Zeitung, weil ein interessanter Artikel darin steht, oder einen Brief eines Patienten, den Sie mit Ihrem Team besprechen wollen.

Mit den folgenden Schritten sollten Sie das Problem in den Griff bekommen:

  1. Begegnen Sie dieser Aufschieberei konsequent und beobachten Sie sich, welche Dinge Sie “gerne” liegen lassen.
  2. Nehmen Sie sich einmal Ihren persönlichen Stapel vor und hören Sie erst auf, wenn alles entschieden ist.
  3. Vermerken Sie auf den einzelnen Vorgängen, was damit geschehen soll. “Termin vereinbaren”, “Bestellung”, “Besprechung Teamsitzung” oder ein entsprechender Ablagehinweis.
  4. Ab diesem Tag sollten Sie solche Entscheidungen immer sofort fällen.

Um alles auch organisatorisch in den Griff zu bekommen, sollten Sie eine entsprechende Ablagenstruktur schaffen. Legen Sie Ordner an.

Folgende Themen sind immer interessant:

a. Teambesprechung (z.B. diese Kolumne, die Sie mit Ihrem Team besprechen)

b. Steuertipps, welche Sie beim nächsten Mal mit Ihrem Steuerberater diskutieren

c. Patientenbeschwerden, für die Sie auch Lösungen finden müssen

Setzen Sie sich für die Abarbeitung dieser Ablagen auch Termine, damit nichts in Vergessenheit gerät.

Selbstverständlich gibt es Vorgänge, die kann man halt nicht sofort entscheiden. Beispielsweise bekommen Sie eine Information über ein Sonogerät, das technisch hochinteressant ist, aber derzeit nicht in Ihren Investitionsplan passt. Gewöhnen Sie sich an, für diese Vorgänge eine Ablage zu schaffen, die möglichst weit von Ihrem Schreibtisch entfernt ist und die nur Sie benutzen, dann haben Sie die Möglichkeit, beim Ablegen über Ihre Nichtentscheidung nachzudenken. Kontrollieren Sie diese Ablage in regelmäßigen Abständen und Sie werden sehen, dass Sie das meiste einfach wegwerfen werden.

rudolfloibl.de, Patientenbindung

Patientenbindung

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Wie viele Patienten haben Sie eigentlich in den letzten beiden Jahren verloren? Bedenklich viele Patienten kommen ins Grübeln, ob Sie sich wirklich zwei Stunden ins Wartezimmer Ihres Arztes setzen sollen, wenn dabei nur ein Rezept “rausspringt” und die Zuzahlung mehr kostet, als das Medikament. 

Sollten Sie diese Termine nicht so gespürt haben, liegt es wohl an Ihrer guten Patientenbindung. Die Patientenbindung ist für zwei Bereiche sehr wichtig:

1. Wirtschaftliche Stabilisierung der Praxis. Durch stabile Fallzahlen wird auch der Großteil Ihrer Einnahmen erhalten bleiben.

2. Sicherere Arbeitsplätze für Ihre Mitarbeiter.

Was erwartet ein treuer Patient von “seiner” Praxis:

  • Ruhe, Kompetenz und Professionalität des Praxisteams “Menschlichkeit” Er will nicht nur als Patient gesehen werden, sondern auch als Mensch. Er will erkannt und mit Namen angesprochen werden.
  • Vertraulichkeit. Datenschutz ist ein sehr wichtiges Gut.
  • Professionelle Organisation. Ruhe statt Hektik.
  • Teamarbeit und keine Grabenkriege.
  • Information über Leistungen und Zusatzleistungen der Praxis

Wie können Sie nun Ihre neuen Strategien zur Patientenbindung in die Praxis umsetzen:

Gestalten und organisieren Sie:

  • Patienteninformationen zu verschiedenen Gesundheitsthemen, wie Impfinformationen oder bestimmte Untersuchungsformen
  • Informationen zu sozialen Diensten, Nachbarschaftshilfen, Altenpflege und Altenbetreuung oder zur häuslichen Pflege
  • Recall-System. Erinnern Sie Ihre Patienten an bestimmte Termine, wie Präventionen
  • Praxisinformationen zu Ihrem Leistungsspektrum
  • Visitenkarten mit Praxisanschrift und entsprechendenTelefonnummern
  • Listen der wichtigsten Notfallnummern
  • Tipps zur Urlaubsapotheke
  • Telefon-Informationskarte: “Welche Informationen braucht Ihr Arzt bei einem Notfallanruf?”

Welche Maßnahmen Sie anwenden ist eigentlich zweitrangig, denn es ist erstens entscheidend, dass Sie etwas tun und zweitens, dass das gesamte Team dahinter steht. Halten Sie sich auch immer vor Auge, dass es viel schwieriger ist Neupatienten zu bekommen, als Altpatienten zu vergraulen.

Beispiel aus einer Praxis: 

Patienten einer meiner Mandanten, die nüchtern zur Blutabnahme kommen müssen, bekommen danach eine Kleinigkeit zu essen. Kein Großer Aufwand, aber eine schöne Geste.

rudolfloibl.de, Aufgabenverteilung, Arztpraxis

Eisenhower-Prinzip

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Effektives Management ist die Grundlage für das wirtschaftliche Überleben einer jeden Firma, also auch einer Arztpraxis. Wer wann was erledigt, gehört zu den wichtigsten Bereichen. Nur eine gut organisierte Praxis hat auch die Chance, die eigenen Kosten in den
Griff zu bekommen. Sie müssen also eine effektive Aufgabenverteilung finden und sich diese nicht durch irgendwen oder irgendwas aufdrängen lassen.

Ein sehr einfaches aber auch sehr wirkungsvolles Vorgehen bei der Aufgabenverteilung ist das sog. “Eisenhower Prinzip”. Sie kleben hier jeder Aufgabe per se nur zwei Etiketten auf, die sich aus den Adjektivpaaren “Wichtig oder Unwichtig” und “Dringend oder Nicht dringend” zusammensetzen. So gibt es also in diesem Prinzip nur vier mögliche Aufgabenvarianten:

1. Wichtig und dringend
Diese Aufgaben (z.B. Patientenkontakte) müssen absolut korrekt und rechtzeitig erledigt werden. Sie müssen diese Aufgabe meist selber übernehmen.

2. Wichtig und nicht dringend
Planen Sie diese Aufgaben selber und erledigen Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt.

3. Unwichtig, aber dringend
Das sind Aufgaben, die Sie delegieren müssen. Wenn dies nicht möglich ist, dann müssen Sie auch diese Aufgaben später selber erledigen.

4. Unwichtig und nicht dringend
Solche Vorgänge werfen Sie am besten in den Papierkorb oder sitzen Sie diese aus, also tun Sie gar nichts dafür.

Dieses Prinzip hilft Ihnen, die richtigen Dinge (Aufgaben, Entscheidungen) zum richtigen Zeitpunkt zu erledigen und sich nicht zu sehr im Tagesgeschäft zu verzetteln. Setzen Sie dadurch Prioritäten, um nichts Wichtiges zu vergessen.

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Einführung neuer Mitarbeiter

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Genauso wichtig wie der erste Eindruck der Praxis bei den Patienten ist, sollte er auch bei neuen Mitarbeitern oder Praxisvertreter sein. In einer Praxis habe ich einmal erlebt, dass eine neue Mitarbeiterin mit den Worten „Ach, an Sie habe ich gar nicht mehr gedacht.“ begrüsst  wurde. Wen wundert es, dass diese Mitarbeiterin nach einem Monat wieder gekündigt hat. Wenn auch bei Praxisvertretern so verfahren wird, schadet das dem Ruf der Praxis sehr.

Folgendes sollte bei der Einführung neuer Mitarbeiter oder Praxisvertreter beachtet werden:

  • Der Praxisinhaber sollte den Neuling am ersten Tag persönlich begrüßen und ihn/sie dem Praxisteam vorstellen.
  • Nach ein paar persönlichen Worten sollte das Arbeitsgebiet und die Kompetenzen für die ersten Wochen klar angesprochen werden.
  • Die genauere Einführung in das Arbeitsgebiet sollte eine Patin übernehmen. Praxisvertreter sollten Sie selbst durch die Praxis führen und die Aufgaben erklären.
  • Machen Sie eine Checkliste über die Gepflogenheiten in der Praxis. Wo sind sanitäre Anlagen, Parkmöglichkeiten, usw. Wie sind Pausen, private Telefonate, der Umgang mit den Patienten geregelt. Alles ist fremd für den Neuling.
  • Erklären Sie vorab Ihrem bisherigen Team, dass auf die Neue soviel zukommt, dass nicht gleich alles zuverlässig gespeichert werden kann. Dazu kommen Angst und Nervosität. Bitten    Sie um ein wenig Geduld.
  • Achten Sie auch darauf, dass den Neuen nicht nur Hilfsdienste zugeteilt werden, die sonst einer erledigen mag.
  • Neue Mitarbeiter unterliegen noch nicht der sog. Betriebsblindheit. Diese Tatsache sollten Sie sich zunutze machen. Ermutigen Sie die neuen Mitarbeiter durchaus kritisch mit der Organisation der Praxis umzugehen und nehmen Sie Verbesserungsvorschläge ernst. Die „alten Hasen“ in Ihrer Praxis sollten hier auch nicht auf Distanz gehen und die Einsteiger/in als “Besserwisser/in” abstempeln.

Sie sollten jede Personalentscheidung als Investition sehen, die sich im Laufe der Zeit bezahlt machen sollte. Häufige Wechsel kosten nicht nur Zeit und Nerven, sondern unter Umständen auch viel Geld.

Der Preis ist zu hoch…

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„Management“, „Marketing“ und „Verkauf“ sind Worte, die bei vielen Ärzten nicht zum gewohnten Sprachgebrauch gehören. Ich bin aber der Meinung, dass bis dato ausreichend festgestellt wurde, dass Arztpraxen heutzutage „ambulant medizinische Dienstleistungsunternehmen“ sind und deshalb auch wie Wirtschaftsunternehmen handeln müssen.

Um ein vernünftiges Auskommen zu sichern, müssen Unternehmen eben etwas verkaufen und die eigenen Preise „schmackhaft“ machen und so sollte u.a. ein Preisgespräch in der Arztpraxis auch zur Selbstverständlichkeit werden. Haben Sie also keine falsche Scheu, sich mit dem Patienten über den Preis einer zusätzlichen Leistung zu unterhalten.

Der Leistungskatalog der GKV hat seine Grenzen. Wenn Sie Leistungen für den Patienten erbringen, die darüber hinaus gehen, dann muss diese Tätigkeit vom Patienten privat honoriert werden. Gerade das ist aber vielen Patienten nicht klar.

Sie könnten sich natürlich auf § 612 Abs.1 BGB stützen, nachdem eine Vergütung als stillschweigend vereinbart gilt, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Dies ist in der Praxis erstens durch den Patienten gar nicht zu erkennen und würde in Zukunft auch den guten Ruf Ihrer Praxis schwächen, wenn der Patient ohne Vorankündigung eine Rechnung gestellt bekommt. Gehen Sie also auf den Patienten zu und erklären Sie ihm, warum eine bestimmte Leistung extra bezahlt werden muss und nicht auf „Karte“ geht. Gesundheit und Schönheit sind heutzutage in der Gesellschaft sehr wichtig, weshalb der „Verkauf“ von ärztlichen Leistungen, die über die übliche Kassenbehandlung hinausgeht gar nicht so schwierig ist, wenn man ein paar Regeln beachtet.

Entscheidend ist, dass SIE das Gespräch führen und nicht der Patient den Preis zur Sprache bringt, ganz egal, von wem der Vorschlag für die Privatbehandlung kommt.

Phasen:

1. Als Einstieg in dieses Gespräch sollten Sie eine gemeinsame Basis schaffen. Stellen Sie also Einigkeit darüber her, dass die vorgeschlagene Behandlungsweise von beiden Teilen als sinnvoll erachtet wird.

2. Stellen Sie jetzt fest, dass dies eine Leistung ist, die nicht von der Kasse bezahlt wird. Ohne große Erklärungen.

3. Nun sollten Sie die Vorteile (nicht alle!) dieser Behandlungsweise herausstellen und auch das „kassenübliche“, also “kostenlose”, gegenüberstellen. In dieser Phase ist es besonders wichtig ruhig und sachlich zu bleiben. Sie dürfen nicht den Eindruck erwecken, dass Sie Ihren Patienten dazu überreden wollen.

4. Geben Sie jetzt dem Patienten „etwas“ in die Hand. Sie sollten für Ihre Angebotspalette Info-Blätter vorbereitet haben, die Sie in einer solchen Situation greifbar haben.

5. Sprechen Sie jetzt den Preis an. Binden Sie den Preis in min. zwei Argumente ein. Niemals: „Das kosten 300,– Euro.“ Die Reaktion wird sein: „Das ist mir zu teuer. Danke für das kurze Gespräch.“

Beispiel aus einer anderen Branche: “Sie erhalten einen ca. 20-seitigen individuellen Beratungsbericht und dort zeigen wir Ihnen für nur 249,– Euro die wichtigsten Kennziffern zur wirtschaftlichen Praxisführung.”

6. Sprechen Sie dann noch weitere Vorteile für den Patienten an.

7. Schlagen Sie dem Patienten vor, er soll sich die Broschüre zu Hause noch mal durchlesen und in Ruhe entscheiden. Nur nicht drängen! Sie sichern dem Patienten dadurch den Rückzug, wenn er nicht sofort darüber entscheiden will, ob er das Geld ausgibt oder nicht.

8. Vereinbaren Sie, dass er Sie bzw. die Praxis anruft damit man sich über das weitere Vorgehen einigen kann.

All das hat nichts mit übler Geschäftemacherei zu tun, sondern damit, Ihnen das Leben zu erleichtern.

Rudolf Loibl, guter erster Eindruck, Wartezimmer, Arztpraxis

Wartezimmermarketing

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Aktives Praxismarketing ist gerade im Wartezimmer äußerst wichtig, weil Sie und Ihre Mitarbeiter dort nicht die Möglichkeit haben, persönlich eine guten Eindruck zu hinterlassen.

Nutzen Sie das Wartezimmer doch mal als Lehrpfad für Ihre Patienten. Statt irgendwelcher 0815-Möbel, könnten Sie sich mit einen ortsansässigen Lieferanten zusammentun und z.B. medizinische Sitzbälle testen lassen. Zeigen Sie dort auch mal, wie man seinen Bürostuhl rückengerecht einstellt. Legen Sie entsprechende Informationen dazu, damit die Patienten auch wissen, wie man damit umgeht und sie diese auch ausprobieren sollen. Weiterhin lehrreich sind sicher auch Videos, die Sie Ihren Patienten im Wartezimmer präsentieren. Nicht alle Patienten wollen aber mit medizinischen Informationen im Wartezimmer berieselt werden, weshalb es eine Ecke geben sollte, wo sich diese zurückziehen können. Normales TV-Programm ist eher schwierig, weil sich die Patienten auf eines irgendwie einigen müssen.

Nichts ist für mich schlimmer als eine beklemmende Atmosphäre, in der man gespannt auf seinen Aufruf wartet. Ob Sie nun ein Radioprogramm laufen lassen (Achtung: GEMA-Gebühren !!) oder eine DVD mit Entspannungsmusik abspielen, müssen Sie letztlich nach dem Geschmack Ihrer Patienten entscheiden. Wenn Sie auf eine Konserve zurückgreifen, beauftragen Sie eine Helferin damit, diese auch spätestens nach vier Wochen zu wechseln, weil es sonst für Ihre Stammpatienten und die Mitarbeiter zu monoton wird.

Fragen Sie sich bei der Wartezimmerlektüre , auf was Sie angesprochen werden wollen. Also nicht einfach einen Lesezirkel abonnieren, sondern hier eine gezielte Auswahl treffen. Auch wenn Ihnen der „Spiegel“ noch so gut gefällt, überlegen Sie, ob er auch zu Ihrer Zielgruppe passt. Viele Frauenzeitschriften greifen immer wieder medizinische Thema auf und die Fragen daraus landen in Ihrem Sprechzimmer. Darauf sollten Sie vorbereitet sein. Ihre medizinischen Zeitschriften gehören aber auf keinen Fall ins Wartezimmer.

Zu einen perfektem Wartezimmer-Service kann auch das Anbieten von warmen und kalten Getränken gehören. Stellen Sie diese nicht einfach nur hin, sondern weisen Sie mit einem Schild darauf hin, dass man sich dort kostenlos bedienen kann. Teilen Sie eine Helferin auch die Aufgabe zu, für ausreichenden Nachschub zu sorgen. Bei dieser Gelegenheit lüftet sie den Raum auch immer wieder durch.

Weitere Wartezimmerinformationen an einer Pinwand brauchen auch eine regelmäßige Kontrolle auf Aktualität und Interesse. Langweilen Sie Ihre Patienten nicht mit immer den gleichen gestalterischen Möglichkeiten. Evtl. haben Sie einen Grafikstudenten unter Ihren Patienten, den Sie um Mithilfe bitten können.

Wartezeiten sind in einer Arztpraxis meist nicht zu vermeiden. Wenn diese schon anfallen, dann sollten sie wenigstens sinnvoll und angenehm gestaltet werden. Das gehört auch zum guten Ton Ihrer Praxis.

Unternehmensberater für Ärzte, rudolfloibl.de

Wählen Sie weise…

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Ich erlebe das immer wieder: Wenn sich ein Arzt ein med.techn. Gerät für 25.000 Euro anschafft, dann wird lange hin und her überlegt, Informationen eingeholt, die Rentabilität geprüft und auf tausend Dinge geachtet. Stellt er aber eine neue medizinische Fachangestellte (MFA) ein, dann passiert das oft zwischen Tür und Angel.

Dabei ist diese Entscheidung – rein betriebswirtschaftlich betrachtet – eine weitaus größere Investition als viele Geräte. Schnell sind hier jährliche Kosten von 25.000 Euro zusammen, die sich auch als Fehlinvestition herausstellen können. Die Kündigungsfristen sind zwar kürzer geworden, so dass Sie sich schnell wieder von einer schlechten Kraft trennen können, aber dennoch müssen Sie einen wesentlich längeren Zeitraum arbeiten, ohne die volle Leistung einer MFA erwarten zu können.

Deshalb sollten Sie für das nächste Einstellungsgespräch klare Richtlinien aufbauen und einhalten. Im Vorfeld sollten Sie die Bewerbungsunterlagen genau prüfen:

1. Passen Eintrittstermin und Gehaltsvorstellungen mit Ihren Vorstellungen zusammen?

2. Sind die Arbeitszeugnisse und Arbeitszeitbescheinigungen vollständig? Interessant sind gerade die Zeiten, die nicht nachgewiesen sind.

3. Vergleichen Sie die Angaben im Lebenslauf mit den eingereichten Unterlagen. Treten hier Diskrepanzen auf, sollten Sie nachfragen.

4. Liegen besondere Qualifikationen oder Referenzen vor?

 

Beim eigentlichen Bewerbungsgespräch:

1. Legen Sie sich Stift und Schreibzeug, evtl. auch eine Checkliste zurecht.

2. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch. Am besten nach der Sprechstunde, aber bitte nicht zu lange warten lassen, sonst hat die/der Bewerber/in evtl. einen falschen Eindruck.

3. Nehmen Sie das Gespräch in die Hand und beschreiben Sie erst die vakante Stelle und machen Sie auch schon konkretere Angaben zur Aufgabenstellung.

4. Machen Sie sich Notizen über Ihren ersten Eindruck (Sprache, Auftreten, Kleidung)

5. Wenn möglich, sollten Sie auch Ihre Praxis und die Mitarbeiter vorstellen.

6. Vereinbaren Sie unter Umständen einen Probearbeitstag.

7. W-Fragen (Wer, wann, wo, wie viel,….) helfen Ihnen sehr viel weiter.

8. Geben Sie auch die Gelegenheit zum Gespräch mit Ihren anderen MFA.

9. Geben Sie einen Termin vor, bis wann Sie sich entscheiden und halten Sie diesen Termin auch ein.

Die Auswahlentscheidung sollten Sie nicht am selben Tag fällen und auch mit Ihren übrigen Mitarbeitern besprechen. Wenn Sie absagen, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass dies in einer höflichen Form geschieht und die eingereichten Unterlagen vollständig zurückgegeben werden. Abgewiesene Bewerber tragen nämlich auch zur Imagebildung der Praxis bei.