Arztpraxis, Ärzte, Personalcoaching, Rudolf Loibl

Eigenverantwortliche und selbständige Mitarbeiter; wer möchte Sie nicht? Der Weg dorthin führt über Sie, die Führungskraft in Ihrem Unternehmen sprich Praxis. Erreichen können Sie dieses Ziel, durch ein sogenanntes ganzheitliches Training. Das Coaching, kennen Sie sicher aus dem Sportbereich, aber auch in betrieblichen Situationen wird dieses Führungsverhalten angewendet


Typische Arbeitssituationen, in denen man das Coaching gut einsetzen kann sind:

  • Einführung neuer Mitarbeiter
  • Bewältigung neuer Aufgaben
  • Delegation von neuen Aufgaben
  • Problembewältigung am Arbeitsplatz
  • Neue Zieldefinitionen

Um als erfolgreicher Coach tätig zu sein, müssen Sie als Führungskraft aber auch einige Voraussetzungen mitbringen, die da wären:

  • Positive Einstellung gegenüber Problemen
  • Vorbildfunktionen wahrnehmen
  • Gerne dazulernen
  • Leistungs- und zielorientiert arbeiten
  • Mitarbeiter mit Stärken und Schwächen akzeptieren
  • Einfühlungsvermögen
  • Sie können aktiv zuhören

Gutes Coaching läuft in mehreren Schritten ab:

  1. Stellen Sie fest, was der oder die Mitarbeiter können.
  2. Legen Sie gemeinsam ein Lernziel fest und besprechen Sie die nächsten Schritte dahin. Der erste Schritt ist immer der wichtigste und darf nicht zu viel Überwindung kosten.
  3. “Learning by doing!” muss Ihre oberste Devise sein. Nehmen Sie auch Fehler in Kauf.
  4. Regelmäßiger Austausch über den Fortschritt der Weiterbildung ist sehr wichtig. Gegenseitiges Feedback hilft Zieldifferenzen zu vermeiden.
  5. Wenn eine Aufgabe erreicht ist, sollten Sie den ganzen Prozess Revue passieren lassen.

Eines sollten Sie noch bedenken: Gute Vorgesetzte sind immer Berater und Förderer ihrer Mitarbeiter.

Arztpraxis, Ärzte, Skonto, Rudolf Loibl

Was halten Sie von einer Investition, die Ihnen über 36 % bringt? Toll oder? Die meisten von Ihnen haben die Möglichkeit dazu und nutzen Sie nicht. Viele Lieferanten in der Praxis gewähren bei zügiger Zahlung Skonto.

Die Zahlungsbedingungen lauten häufig: “Zahlung innerhalb von 10 Tagen mit 2% Skonto oder 30 Tage netto”. Die Berechnung, ob sich das für Sie lohnt ist ganz einfach. Wir müssen natürlich berücksichtigen, dass Sie bei Ihrer Bank auch Zinsen zahlen, wenn Ihr Konto überzogen ist und dafür z.B. 10 % Zinsen von der Bank berechnet werden.

Beispiel:
Sie kaufen Büromaterial in größerem Umfang für 1.000 Euro ein und erhalten die o.g. Konditionen. Sie haben also 10 Tage Skontofrist und hätten auch 20 Tage Kredit bei Ihrem Lieferanten.
Berechnung Skontoabzug:

Rechnungsbetrag: 1.000 Euro – Skonto 2 % 20 Euro = Zahlbetrag 980 Euro

Diese 980 Euro müssen Sie quasi bei Ihrer Bank als Kredit aufnehmen.

Die Formel für den Zinsbetrag lautet:

  • Zinsen = (Kreditbetrag x Zinsen X Anzahl der Tage) / (100 x 360)

In unserem Fall kommt folgendes heraus:

  • Zinsen = (980 x 10 x 20) / (100 x 360) = 5,44 Euro

Vergleich Skontoertrag und Kreditkosten

Skontoabzug 20,00 Euro – Kreditkosten 5,44 Euro – Gewinn durch Skontoabzug 14,56 Euro

Fazit: Obwohl Sie Überziehungszinsen zahlen müssen, lohnt sich die frühere Zahlung und der Abzug des Skonto.

Wie hoch ist nun eigentlich der Effektivzinssatz für den gewährten Skontoabzug? Sie können das näherungsweise ausrechnen: Das ist der berühmte alte Dreisatz, dazu müssen Sie nur wissen, daß man das Jahr in der Zinsrechnung mit 360 Tagen ansetzt. Sie erhalten also für 20 Tage 2 % Zinsen. Wie viel Zinsen sind das für 360 Tage?

  • Z = (360 x 2 ) / 20 = 36 %

Wer es aber ganz genau haben will, muss mit der Effektivzinsformel rechnen:

  • Zinssatz = ( Zinsertrag x 100 x 360 ) / (Kreditbetrag x Anzahl der Tage)

In unserem o.g. Beispiel:

  • Zinssatz = (14,56 x 100 x 360) / (980 x 20) = 26,73%

Immern noch ganz ordentlich, oder? Sie sehen, dass es sich lohnt, sich mal über so kleine Randbemerkungen auf Rechnungen Gedanken zu machen. Rechnen Sie selber mal nach, wie viel Sie im Jahr so einkaufen. Da können schon mal ein paar Hundert Euro Ersparnis drin sein.

Personalführung, Arzt, Ärzte, Arztpraxis, Rudolf Loibl

Formulieren Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, was Sie zukünftig von ihnen erwarten. Dadurch werden Sie auch ein wesentlich besseres Bild bei der Beurteilung der Leistung der einzelnen Mitarbeiter erhalten, wenn es z.B. zu Gehaltsverhandlungen kommt.

Folgendes können oder sollten Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten:

  1. „Der Patient ist König.“ Der positive und zuvorkommende Patientenumgang ist meist das Aushängeschild der Praxis und bestimmt das Bild der Praxis in den Augen der (zukünftigen) Patienten.
  2. Identifikation mit der Praxis. Das Wohl der Praxis sollte allen Mitarbeitern am Herzen liegen, weil sie dadurch auch ihren Arbeitsplatz sichern helfen.
  3. Kosten- und nutzenorientiertes Verhalten. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter dazu auf unternehmerisch zu denken und auch Verantwortung für den wirtschaftlichen Erfolg zu übernehmen. Denken Sie über Beteiligungsmodelle für Kostenreduktion oder Gewinnmaximierung nach.
  4. Verantwortung für die Praxis. Beispiel: Kleine Beschädigungen werden einfach „übersehen“ statt sie dem Praxisinhaber zu melden.
  5. „Weg mit dem eigenen Tellerrand.“ Jeder ist natürlich in erster Linie für seinen Arbeitsplatz verantwortlich, sollte aber nicht den Blick für die anderen Bereiche verlieren und dort auch Verbesserungsvorschläge einbringen.
  6. Vorausdenken. Viele Problemsituationen können vorher erkannt und „beseitigt“ werden, statt sie auf sich zukommen zu lassen und zu reagieren.
  7. Kompetenzverstärkung. Gute und geschulte Mitarbeiter stärken die Kompetenz und die Leistungskraft des Praxisinhaber, weil sie ihn beispielsweise von manchen Arbeiten befreien.

Die oben genannten sieben Beispiele sind aber nicht nur mit Pflichten für die Mitarbeiter verbunden, sondern erfordern es auch, dass Sie ihnen die entsprechenden Rechte an die Hand geben und obendrein sollten Sie auch von Ihren Mitarbeitern erfahren, was sie von Ihnen erwarten.

Rudolf Loibl, Praxis, Ärzte

Kennen Sie das Problem? In einer Teambesprechung werden wirklich gute Entscheidungen getroffen, die aber dann später doch nicht in die Tat umgesetzt werden. Jeder dachte, dass das irgendwer erledigt oder es wird auf so viele Schultern verteilt, dass kein vernünftiges Ergebnis herauskommt.

Um diesem Phänomen zu begegnen sollten Sie die nachfolgenden sieben Punkte beachten:

  1. Nehmen Sie nicht zu viele Themen in Angriff, sondern nur wenige und diese dafür ausführlich. Maximal drei Themen sind gut zu bewältigen. Wenn die Zeit knapp wird, dann sollten Sie das letzte Thema auf die nächste Besprechung verschieben.
  2. Fassen Sie am Ende der Teambesprechung nochmals alle Beschlüsse zusammen. Listen Sie auf, wer wann was erledigen soll.
  3. Für Ihr Team sollte gelten: „Wir machen es sofort.“ Wenn Sie diese Norm etablieren können, dann werden Aufgaben wesentlich zügiger erledigt.
  4. Sie sollten ein Sitzungsprotokoll führen. Wenn sich jemand freiwillig für eine Aufgabe bereit erklärt, dann sollten Sie das ins Protokoll aufnehmen.
  5. Vermitteln Sie Ihrem Team, dass Ihnen die Beschlüsse wichtig sind. Wenn der Chef nicht zeigt, dass Aufgaben wichtig sind, werden Sie auch nicht erledigt.
  6. Wenn etwas nicht zum ausgemachten Termin fertig ist, dann bieten Sie Ihre Hilfe an, statt auf das Ergebnis zu drängen. Ihre Hilfe wird dann meist abgelehnt, aber spornt ungemein an.

Bei der nächsten Teambesprechung sollten Sie abfragen, wie weit die einzelnen Maßnahmen gediehen sind. Hierdurch setzen Sie die verantwortlichen Mitarbeiter vor den anderen Teammitgliedern etwas unter Druck.

Stethoskop, 5 Schritte, Rudolf Loibl

Jeder weiß um die Probleme der Praxis, hat aber keine Zeit sich darum richtig zu kümmern. Jeder von uns hat gute Ideen, die dann aber durch die Routinetätigkeit wieder in Vergessenheit geraten. 

Nutzen Sie Ihr Expertenwissen! Dieser Verbesserungsprozess muss in fünf Schritten ablaufen:

Schritt #1: Problem erkennen

Es geht nicht darum, dass man sagt „die Terminplanung funktioniert nicht“. Nein! Es muss umfassend und präzise beschrieben werden, wann und warum welches Problem auftritt. Je ausführlicher, desto eher kommt es zu einer Lösung.

Schritt #2: Mehrfachlösungen

Entwickeln Sie zusammen mit Ihren Kolleginnen mehrere Lösungen, die auch durchaus „irrwitzig“ sein können. Nutzen Sie z.B. die 635-Medthode oder klassisches Brainstorming! Unterdrücken Sie Lösungen nicht durch vorschnelle negative Bewertung. 

Schritt #3: Bewertung der Lösungen

In einer Teamsitzung stellen Sie die Lösungsvorschläge gegenüber und zusuchen die beste heraus. Archivieren Sie die anderen Vorschläge, vielleicht brauchen Sie sie noch!

Schritt #4: Umsetzung: 

Benennen Sie gemeinsam eine/n Verantwortlichen für die Umsetzung und planen Sie die zeitlichen Abschnitte des Erfolges.

Schritt #5: Ergebniskontrolle

Überprüfen Sie, ob ihre Maßnahmen Früchte tragen. Wenn nicht, dann versuchen Sie es mit dem vermeintlich zweitbesten Vorschlag aus Ihrer Sammlung und gehen Sie dann die Schritte 4 und 5 noch mal an.

Ist ein Problem behoben, dann gehen Sie das nächste an.

Ziele erreichen, Rudolf Loibl

Viel wichtiger als sich Ziele zu setzen, ist es diese Ziele zu erreichen. Wie Sie sich dazu trainieren Ziele zu erreichen, soll Ihnen die nachstehende Liste zeigen:

1. Fehler passieren immer. Nehmen Sie in Kauf, dass auch mal was schief geht und nehmen Sie diese Fehler als Herausforderung an und lernen Sie daraus.

2. Keine Angst vor neuen Wegen. Innovation ist der beste Motor, den Ihre Praxis haben kann. Unkonventionelle Methoden werden häufig sehr schnell abgelehnt, statt ihnen eine reelle Chance zu geben.

3. Erfolg ist Teamwork. Umgeben Sie sich deshalb mit Leuten, die positiv denken und handeln. Lassen Sie sich nicht durch “Miesepeter” hinunterziehen. Optimisten können wesentlich schneller auf sich verändernde Situationen reagieren.

4. Begegnen Sie frühzeitig Ihren Hürden, wie mangelnde Unterstützung, technische Probleme, Zeit-, Geld-, Platz- oder Energiemangel können Sie an Ihrem konsequentem Weg hindern. Wenn Sie sich dessen vorher bewusst sind, kann Sie nichts so leicht überraschen.

Wer diese vier Punkte beachtet und verinnerlicht, wird seine Ziele wesentlich schneller, störungsfreier und optimistischer erreichen können.

9 Tipps, wie Sie im Praxisalltag Zeit sparen

Die wichtigste Ressource im Arbeitsleben, gerade in dem eines Freiberuflers, ist die Zeit. Sie ist fest vorgegeben und nicht reproduzierbar. Und trotzdem gehen wir oft sehr verschwenderisch damit um. Gerade in Arztpraxen, die hochfrequentiert sind, wird den Kleinzeitwerten zu wenig Beachtung geschenkt. Die durchschnittliche Allgemeinarztpraxis hat 70 – 80  Kontakte pro Tag. Wenn sich der Praxisinhaber nur 30 Sekunden pro Kontakt sparen kann, ist der Arbeitstag schon 35 Minuten kürzer. Hier ein paar Tipps, die Ihnen bei der Jagd auf die 30 Sekunden helfen werden:

  1. Es sollten nur die Unterlagen (sprich Karteikarte, wenn noch vorhanden) auf Ihrem Tisch liegen haben, die Sie gerade bearbeiten.
  2. Alle benötigten Arbeitsgeräte oder Verbrauchsmaterialien (dazu gehören auch Patienteninformationen) müssen immer in ausreichender Menge am richtigen Arbeitsplatz liegen. Dafür müssen Ihre Mitarbeiter sorgen. Wenn bei Ihnen auf wundersame Weise immer wieder Ihr Schreibgerät verschwindet, dann „ketten“ Sie eines an jedem Arbeitsplatz an. Solche Schreibutensilien gibt es in jedem Bürofachhandel. Machen Sie Ihre MFAs für ausgehende Verbrauchsmaterialien sensibel und melden auch Sie frühzeitig das Ausgehen.
  3. Heften oder legen Sie Notizen, Informationen und Unterlagen ab oder werfen Sie sie gleich weg, anstatt Sie auf oder im Schreibtisch zu stapeln.
  4. Ihr Schreibtisch sollte zumindest abends immer aufgeräumt sein. Besser ist es, wenn Ihr Arbeitsplatz ganztags so aussieht, als wenn Sie schon nach Hause gegangen wären.
  5. Versuchen Sie Ihr persönliche Leistungskurve zu erkennen und legen Sie schwierige Aufgaben in die „Leistungsberge“. In Leistungstief´s sollten kurze Pausen liegen. Auch wenn Sie zwischendurch merken, daß Ihre Leistungskurve abfällt, sollten Sie eine Kurzpause einlegen. Danach geht vieles leichter.
  6. Delegieren Sie Aufgaben wo immer möglich.
  7. Lassen Sie sich eine Kopie des Terminplaners jeden Tag geben und streichen Sie die erledigten Patienten durch, dadurch haben Sie mehr Überblick, was auf Sie noch zukommt. Wer mit elektronischen Wartezimmerlisten arbeitet, sollte “erledigte” Patienten in eine entsprechene Liste verschieben, was bei Suchen sehr hilfreich ist. 
  8. Hängen Sie eine Uhr so in Ihr Sprechzimmer, daß Sie sie sehen, aber der Patienten nicht.
  9. Vereinbaren Sie „Lockrufe“ durch Ihre Mitarbeiter, wenn Sie die Zeit überziehen.

Am meisten Zeit wird oft in der ersten Stunde vergeudet. Erst eine Tasse Kaffee, dann schnell ein Blick auf die Tagespost/Mails oder schnell noch ein privates Telefonat erledigen. Das alles sind aus Sicht des Timemanagers die “tödlichen Eröffnungen des Tages”.

Schneller schreiben, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

„Und nach der Sprechstunde muss ich noch mindestens eine Stunde meine Post sichten und Briefe diktieren.“ So oder so ähnlich lautet die Antwort, wenn ich in Praxisanalysen nach der Praxisführung frage. Daraus ergeben sich meist nicht nur Probleme in der Praxisführung, sondern auch sehr häufig private Probleme, weil man ja “nie” Zuhause ist.

Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, sollten Sie in der Lage sein, die eine oder andere halbe Stunde zu gewinnen:

1. Diktieren Sie Ihre Briefe dann, wenn Ihre Leistungskraft am höchsten ist. Sie werden sehen, dass Sie dann wesentlich flüssiger formulieren ohne angestrengt darüber nachzudenken.

2. Arbeiten Sie an einem Ort, an dem Sie nicht abgelenkt werden oder räumen Sie Ihren Schreibtisch auf bevor Sie diktieren.

3. Wenn Sie eingehende Briefe lesen, sollten Sie mit einem Bleistift am Rand notieren, was Ihnen spontan einfällt. Dadurch müssen Sie manche Passagen nicht mehrfach durchlesen und können effektiver arbeiten.

4. Manche Absender werden es Ihnen nicht übel nehmen, wenn Sie das Original des Briefes mit den Antworten handschriftlich versehen und wieder zurückschicken. Sie müssen natürlich auf die Lesbarkeit Ihrer Kommentare achten.

5. Überlegen Sie, bevor Sie diktieren. Wer mehrmals sein “Band” zurückspult, wieder abhört und überspricht, verliert mehr Zeit, als wenn er sich einen Satz im Kopf ausformuliert und dann diktiert.

6. Routinebriefe sollten Sie qualifizierten Mitarbeitern überlassen und nur noch gegenlesen. Merksatz: „Delegieren geht vor Selbermachen!“

7. Telefonieren Sie mehr und schreiben Sie weniger. In zwei Minuten sagen Sie mehr als Sie in 10 Minuten schreiben können. Bereiten Sie sich auf das Telefonat dadurch vor, dass Sie alle Unterlagen vorliegen haben und fassen Sie sich kurz. Richten Sie sich eine Telefonsprechstunde ein.

8. eMails sind auch schneller als jeder Brief. Kurze Antworten sind darüber auch möglich. Setzen Sie sich aber in eMails nicht über alle Formvorschriften hinweg: Lesbarkeit ist oberste Prämisse. Wie bei einem Brief sollten auch Groß- und Kleinschreibung beachtet werden, aber auch Absätze und Leerzeilen erleichtern dem Adressaten das Lesen. 

Patientenbefragung, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

80% der Privatpatienten gehen verloren, obwohl der Arzt fachlich alles richtig gemacht hat.
Bei den Kassenpatienten sind es immerhin noch 64%. Diese erschreckenden Zahlen sollten Ihnen als Praxisinhaber durch Mark und Bein gehen. Unfreundliche MFA, schlechte Organisation, mangelnde Patienteninformation oder uralte Ausstattung der Praxis sind die Hauptgründe für die Unzufriedenheit bei den Patienten.

Eine alte Kaufmannsregel besagt: Nichts ist schwerer als einen Neukunden zu gewinnen und nichts ist leichter als einen Stammkunden zu vergraulen. Wenn Sie als Arzt mit den o.g. Klagen in Anspruch genommen werden, ist die Lage sicher schon bedenklich. Normalerweise kommt nur die Spitze des Eisbergs beim Arzt an und die meisten Diskussionen darüber finden mit den Mitarbeitern
statt.

Sie sollten zu erst mal Ihre Fallzahlen betrachten, ob diese zurückgegangen sind. Als nächste bzw. gleichzeitige Maßnahme kann Ihnen nur eine Patientenbefragung helfen, heraus zu bekommen, wo die Patienten der Schuh drückt.

Eine Patientenbefragung gibt Aufschlüsse über:

  • Qualität der Patientenbetreuung
  • Patientenbindung
  • Verbesserungsmöglich-keiten in der Praxisorganisation

Diese Merkmale sollte Ihre Patientenbefragung haben:

  1. Mehr als 12 Fragen sollten Sie nicht wählen
  2. Zu den Bereichen Mitarbeiternumgang, Arztumgang und Organisation sollten Sie die Fragen stellen
  3. Zusätzlich müssen Sie Alter, Geschlecht, Beruf, Versicherung abfragen, um nach einzelnen Patientengruppen zu selektieren
  4. Die Fragebögen müssen selbstverständlich anonym sein. Geben Sie einen Blanko-Briefumschlag mit aus
  5. Nutzen Sie überwiegend geschlossene Fragen mit vorgegebenen Antworten zum Ankreuzen. Beispiel: Wie empfinden Sie die telefonische Betreuung? Sehr gut, Gut, Geht, Schlecht
  6. Lassen Sie die Fragebögen an der Anmeldung mit einem Klemmbrett ausgeben
  7. Stellen Sie auch einen Briefkasten auf

Für die Auswertung können Sie entweder eine Strichliste führen oder Ihren PC mit einem Tabellenkalkulationsprogramm nutzen.

Achtung jetzt folgt ein wenig Werbung in eigener Sache:

Ich habe dafür eigens eine Software auf EXCEL-Basis entwickelt, mit der Sie eine ausführliche Patientenbefragungen selbständig durchführen können. Meine Patientenbefragung geht noch einen wichtigen Schritt weiter, denn sie ist zweidimensional aufgebaut. Sie fragen als erstes Ihren Patienten, wie wichtig ihm ein bestimmter Bereich (z.B. telefonische Betreuung) ist und dann, wie dieser Bereich in Ihrer Praxis abschneidet. Dadurch wissen Sie schneller, wo Sie in Ihrer Praxis was verändern können. Weitere Informationen finden Sie hier: Patientenbefragung für EXCEL

Leistungsvernichter erkennen, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

Sie kennen das sicher auch: Es gibt Personen oder Tätigkeiten, die viel Zeit und Leistung in Anspruch nehmen, aber am Ende kommt wenig Produktives heraus. Nehmen wir beispielsweise das Telefon: Wie oft haben Sie sich schon geärgert, weil nicht alle Unterlagen vorlagen, die Sie für ein Telefonat brauchen. Das ist ein typischer Leistungsvernichter. Ermitteln Sie anhand der nachfolgenden Punkte, wo Ihnen Zeit und Leistung “gestohlen” wird:

1. Vermeiden Sie unnötige Wege?
Viele Praxisinhaber absolvieren jeden Tag ein immenses Laufpensum. Dabei ist es manchmal besser, wenn die Arbeit zu Ihnen kommt und nicht Sie zur Arbeit.

2. Streuen Sie Ihre Informationen?
Bündeln Sie Ihre Informationen z.B. durch schriftliche Behandlungspläne, die Sie in die Karteikarte legen oder elektronisch festhalten.

3. Nutzen Sie Ihre technischen Hilfsmittel?
Gerade die Praxis-EDV fristet ein klägliches Dasein. Versuchen Sie diese so stark wie möglich in die Abläufe einzubeziehen.

4. Können Sie kürzer telefonieren?
Führen Sie das Gespräch und lassen Sie sich keines aufdrängen. Das gilt auch bei Arzt-Patienten-Gesprächen.

5. Geben Sie klare Anweisungen oder müssen Ihre Mitarbeiter/innen häufig nachfragen?

6. Führen Sie systematisch oder treffen Sie immer wieder ad-hok-Entscheidungen?
Legen Sie sich ein Führungskonzept zurecht.

7. Sind Sie ein “Aufgabenklammerer”?
Leben Sie also nach dem Motto “Nur was ich selbst mache ist richtig gemacht.” Versuchen Sie loszulassen und auch wichtige Aufgaben zu delegieren.

8. Bereiten Sie sich auf Besprechungen gut genug vor?
Wenn Sie ohne ein Konzept in eine Besprechung gehen, wird Sie das wesentlich mehr Zeit (und Nerven) kosten und es kommt am Ende noch dazu weniger heraus.

Erkennen Sie so einen Leistungszerstörer, dann sollten Sie so schnell wie möglich etwas dagegen tun. Geben Sie beispielsweise eine Aufgabe ab oder besetzen Sie eine Stelle anders, wenn dadurch Ihre Abläufe besser “flutschen”.