Tipps für den Praxiseinkauf

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Tipps für den Praxiseinkauf

„Im Einkauf liegt der Gewinn“ heißt eine alte kaufmännische Weisheit. Leider wird das in Arztpraxen nicht immer so gesehen. Gerade jetzt sollte aber darauf mehr und mehr geachtet werden. Mit den nachstehenden Tipps können Sie unnötige Mehrausgaben vermeiden

  1. Lassen Sie über alle Verbrauchsgüter Buch führen. Damit haben Sie immer die Kontrolle über ungewöhnliche Entwicklungen
  2. Führen Sie Mindestmengen ein, weil viele Praxen Verbrauchsmaterialien ausgehen lassen und erst bei einem akuten Bedarf und dann leider teurer einkaufen als nötig. Langfristige Planung hilft sparen.
  3. Vereinbaren Sie wenn möglich mit benachbarten Arztpraxen einen Sammeleinkauf. Bei Mehreinkauf erhalten Sie auch immer höhere Rabatte
  4. Fordern Sie vermehrt Angebote von verschiedenen Lieferanten, damit Sie einen besseren Überblick über den Markt haben
  5. Achten Sie auf die diversen Zuschläge bei den einzelnen Angeboten. Mindermengenzuschlag ist die beliebteste Variante, dem sie mit diesen Tipps aus dem Weg gehen können.
  6. Lassen Sie auch die Liquidität des Praxiskontos nicht außer Acht. Tätigen Sie größere Anschaffungen erst, wenn das Praxiskonto z.B. nach eine KV-Abschlagszahlung im Plus ist und nicht davor, weil Sie sonst für die kurze Zeit möglicherweise hohe Überziehungszinsen zahlen müssen, was sich zu stattlichen Summen aufsummieren kann.
  7. Nutzen Sie gewährte Skonti aus und verhandeln Sie diese dementsprechend. Gute Zahler sind bei allen Firmen gern gesehen. Auch hier gilt Tipp Nr. 6.
  8. Vorkasse oder Nachnahme sollten Sie möglichst vermeiden.
  9. Gewöhnen Sie sich schriftliche Bestellungen an und kontrollieren Sie die Lieferung und die Rechnung umgehend.
  10. Mängel sollten Sie sofort schriftlich reklamieren, da Sie sonst evtl. eine Frist überschreiten können und auf der fehlerhaften Lieferung sitzenbleiben
  11. Achten Sie auf aktuelle Angebote der Praxisbedarfslieferanten
  12. Beachten Sie immer die Kosten/Nutzen-Relation. Wer eine/n Mitarbeiter/in für 5 Euro Ersparnis eine Stunde aus der Praxis schickt, ist kein guter Kaufmann.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Betriebswirtschaftliche Auswertung

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BWA des Steuerberaters

Jetzt mal ganz ehrlich: Kommen Sie mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung des Steuerberaters zurecht? Oder schauen Sie auch nur auf das was übrig bleibt und heften diese BWA genau so ab, wie die statistischen Unterlagen Ihrer KV?

Dabei sind die Daten aus Ihrer Buchhaltung, die in dieser BWA zusammengestellt sind, die Basis für die betriebswirtschaftliche Steuerung Ihrer Praxis. Wenn Sie sie richtig lesen, können Sie Planungen durchführen bzw. Ihre bisherigen Planungen kontrollieren. Stellen Sie Differenzen zwischen den tatsächlichen Ergebnissen und Ihren Plandaten fest, gilt es zu handeln.

Eine BWA ist grundsätzlich in zwei Bereiche aufgeteilt:

Die Einnahmen und die Kosten

Außerdem sollte Ihnen eine aussagekräftige BWA auch noch zeigen, wie sich Ihre Praxis im Laufe des Jahres entwickelt hat, sprich es muss nicht nur eine Spalte mit den Monats- oder Quartalszahlen geben, sondern auch eine Spalte für aufgelaufene (kumulierte) Werte geben. Vorteilhaft sind auch Veränderungswerte: Um wieviel % ist diese Einkunfts- oder Kostenart vom Vormonat oder Vorquartal abgewichen?

Wichtigster Bestandteil der Einnahmen sind in den meisten Fällen die KV-Einnahmen. Hier werden monatlich die Abschlagszahlungen bzw. Restzahlungen gebucht. Dazu kommen noch sonstige Honorare und Einnahmen. Konzentrieren Sie sich auf größere Abweichungen und forschen Sie nach den Ursachen.

Aber gerade bei den Kosten sind die häufigsten Fehlerquellen zu finden. Es werden keine Abschreibungen gebucht, kein Eigenverbrauch angesetzt oder Darlehen werden nicht sauber in Zins und Tilgung getrennt. Alle diese Kosten haben Auswirkungen auf den Gewinn der Praxis und kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Sie von Steuernachzahlungen überrascht werden. Pochen Sie also darauf, dass Kosten möglich zeitnah erfasst werden, um auch noch nachvollziehen zu können, warum eine Ausgabe gemacht werden musste.

Ein „beliebtes“ Konto bei Steuerberatern ist das Konto „Sonstige Verrechnungskonten“ oder „Sonstige Kosten“. Sie können in der Summen- und Saldenliste erkennen ob und wie intensiv es genutzt wird. Es wird häufig auf dieses Konto ausgewichen, wenn Ausgaben nicht genau zugeordnet werden können. Helfen Sie Ihrem Steuerberater, in dem Sie Ausgaben erklären und drängen Sie auf möglichst schnelle Auflösung dieses Kontos, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden, wenn Sie nämlich feststellen, dass durch dieses Konto z.B. private Ausgaben den Gewinn gemildert haben, dieser aber am Jahresende durch die Auflösung dieses Konto angehoben wird und Sie Steuern nachzahlen müssen.

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Ihr Rudolf Loibl

Der Anmeldungsbereich

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Die Anmeldung ist die Seele der Praxis

Am Funktionieren der Anmeldung hängt vielfach das Wohl und Wehe einer Arztpraxis. Wenn die Anmeldung reibungslos funktioniert, dann spürt man davon meist nichts. Wenn sie aber nicht funktioniert, dann ist die sprichwörtliche „Hölle“ los. Unabhängig von den klassischen Aufgaben, wie Terminvergabe oder Patientenanlaufstelle, ist die Anmeldung auch Schaltzentrale und Feuerwehr für Unvorhergesehenes. Damit dort alles wie geölt läuft, sollten Sie folgendes beachten:

Damit dort alles wie geölt läuft, sollten Sie folgendes beachten:

  1. Die Anmeldung braucht eine Stellenbeschreibung, mit der die Anmeldung auch einverstanden ist. Checken Sie diese Stellenbeschreibung in regelmäßigen Abständen.
  1. Die Stellvertretung der Anmeldung muss auch in Ausnahmesituationen geregelt sein.
  1. Weiterbildung der Anmeldung ist eminent wichtig. Hier helfen auch Handbücher für Sekretärinnen weiter.
  1. Loben Sie Ihre Anmeldung auch ausreichend. Anerkennung der besonderen Leistungen heißt nicht nur gute Bezahlung, sondern auch öffentliche Anerkennung.
  1. Die technische Ausstattung an der Anmeldung ist für ein gutes Gelingen Grundvoraussetzung. Überlegen Sie sich, ob Sie mit der Technik (Telefon, Fax, Computer, etc.) auf der Höhe der Zeit sind. Und wenn Sie schon neue Technik kaufen, dann sparen Sie bitte nicht an einer professionellen Unterweisung. Das spart oft in Zukunft den Techniker, wenn Ihre Mitarbeiter/innen selbst Bescheid wissen.
  1. Geschickte und ansprechende Raumeinteilung und Möblierung fördern auch die Motivation der Mitarbeiter. Renovierungen zahlen sich gerade hier sehr positiv aus.

Die Pole Position Ihrer Praxis ist selbstverständlich auch Aushängeschild und schon deshalb sollten Sie ihr besondere Beachtung schenken.

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Ihr Rudolf Loibl

Aktivablage

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Aktiv ablegen

Überlegen Sie doch mal, was Sie alles herumliegen lassen: eine ganze Zeitung, weil ein interessanter Artikel darin steht, oder einen Brief eines Patienten, den Sie mit Ihrem Team besprechen wollen.

Mit den folgenden Schritten sollten Sie das Problem in den Griff bekommen:

  • Begegnen Sie dieser Aufschieberei konsequent und beobachten Sie sich, welche Dinge Sie “gerne” liegen lassen.
  • Nehmen Sie sich einmal Ihren persönlichen Stapel vor und hören Sie erst auf, wenn alles entschieden ist.
  • Vermerken Sie auf den einzelnen Vorgängen, was damit geschehen soll. “Termin vereinbaren”, “Bestellung”, “Besprechung Teamsitzung” oder ein entsprechender Ablagehinweis.
  • Ab diesem Tag sollten Sie solche Entscheidungen immer sofort fällen.

Um alles auch organisatorisch in den Griff zu bekommen, sollten Sie eine entsprechende Ablagenstruktur schaffen. Legen Sie Ordner an.

Folgende Themen sind immer interessant:

a. Teambesprechung (z.B. diesen Blog , die Sie mit Ihrem Team besprechen)

b. Steuertipps, welche Sie beim nächsten Mal mit Ihrem Steuerberater diskutieren

c. Patientenbeschwerden, für die Sie auch Lösungen finden müssen

Setzen Sie sich für die Abarbeitung dieser Ablagen auch Termine, damit nichts in Vergessenheit gerät.

Selbstverständlich gibt es Vorgänge, die kann man halt nicht sofort entscheiden. Beispielsweise bekommen Sie eine Information über ein Sonogerät, das technisch hochinteressant ist, aber derzeit nicht in Ihren Investitionsplan passt. Gewöhnen Sie sich an, für diese Vorgänge eine Ablage zu schaffen, die möglichst weit von Ihrem Schreibtisch entfernt ist und die nur Sie benutzen, dann haben Sie die Möglichkeit, beim Ablegen über Ihre Nichtentscheidung nachzudenken. Kontrollieren Sie diese Ablage in regelmäßigen Abständen und Sie werden sehen, dass Sie das meiste einfach wegwerfen werden.

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Ihr Rudolf Loibl

Privatausgaben

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Privatausgaben

Einer der häufigsten Fehler bei Praxispleiten ist das mangelnde Bewusstsein der Privatausgaben bzw. die nicht mehr überschaubare Anzahl an Verpflichtungen. Die Privatentnahmen werden einfach geschätzt, private Kosten werden vom Praxiskonto bezahlt. Kurz und schlecht: Der Überblick über den Privatbereich geht verloren.

Wenn auch Sie nicht mehr wissen, wieviel Sie für Ihren privaten Bedarf ausgeben, dann wird es Zeit, hierüber einmal eine Aufstellung zu machen. Im Prinzip reicht hier ein Blatt Papier, auf dem Sie die entsprechenden Spalten und Zeilen eintragen. Die Spalten nutzen Sie am besten für die Monate und die Zeilen für die einzelnen Ausgabenpositionen. Sie können aber auch komfortabler mit Haushaltsbüchern oder sogar mit EDV arbeiten. Hier bietet eine Tabellenkalkulation (wie EXCEL von Microsoft) gute Dienste, aber auch spezielle Finanzsoftware sind hier verfügbar.

Um nicht zu pedantisch zu werden, sollten Sie gewisse Posten einfach zusammenfassen, damit Sie nicht über jeden Bleistift, den Sie privat nutzen, Buch führen müssen. Sie sollten hier sinnvolle Bereiche finden, damit Sie mehr über Ihr Verhältnis zum privaten Geld erfahren und evtl. auch in diesem Bereich die Kostenschraube anziehen können.

Folgende Punkte sollten Sie noch beachten:

  1. Passen Sie Ihre privaten Ausgaben der Überschussentwicklung der Praxis an
  2. Sprechen Sie mit Ihren Steuer- oder Unternehmensberater über die Höhe der möglichen Privatentnahmen
  3. Denken Sie an Steuernachzahlungen und bilden Sie hierfür Rücklagen
  4. Planen Sie größere Ausgaben mit ein. Urlaube oder Umbauten im Privathaus können größere Löcher in Ihr Finanzbudget reißen
  5. Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre privaten Finanzierungen oder größere Fixkosten, wie Versicherungen, ob Sie noch nötig sind, oder angepasst werden sollten
  6. Ärzteversorgung, private Haushaltshilfen oder Versicherungszahlungen werden vielfach vom Praxiskonto bezahlt, gehören aber in den Privatbereich. Sie sollten diese auch hier berücksichtigen

Wer einen vollständigen Überblick über die privaten Ausgaben erarbeitet, wird schnell erkennen, dass man auch diesem Bereich viel einsparen kann. Ich gebe noch eins zu bedenken: Wenn Sie bei den Praxiskosten einen Euro sparen, heißt das, dass diese Einsparung um die Steuerlast vermindert wird. Im Privatbereich ist ein eingesparter Euro auch einen Euro wert.

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Ihr Rudolf Loibl

Praxisorganisation

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Praxisorganisation

Das richtige Rüstzeug für einen ordentlichen Praxisablauf ist die Organisation. Sie aber kein starres System, sondern muss sich immer wieder auch äußeren Veränderungen anpassen.

Einführung einer neuen EDV oder Veränderung des EBM sind solche Einflüsse, die dazu beitragen, sich neu Gedanken über die Organisation der Praxis zu machen. Meist wird aber einmal organisiert und dann werden Abläufe so gemacht, wie sie gemacht werden, weil man sie schon immer so gemacht hat.

Hinterfragen Sie doch mal wieder Ihre Praxisorganisation anhand der folgenden Punkte:

  1. Sorgen Sie für kurze Wege. Platzieren Sie Hilfs- und Verbrauchsmittel in ausreichender Anzahl an den einzelnen Arbeitsplätzen. Zum Beispiel gehören auch bereits ausgestellte Rezepte nicht in die Karteikarte, die immer wieder gezogen werden muss, sondern in eine spezielle Ablage an der Anmeldung, so dass die Annahmemitarbeiter nur kurz zugreifen brauchen, um es an den Patienten herauszugeben.
  1. Achten Sie auf den Datenschutz. An vielen Anmeldungen werden immer wieder vertrauliche Gespräche mit Patienten geführt, obwohl noch weitere Patienten anwesend sind. Organisieren Sie so um, dass ein Platz für vertrauliche Gespräche geschaffen wird. Verwenden Sie Aktenvernichter. Legen Sie Karteikarten (soweit vorhanden) oder andere Unterlagen immer mit dem „Gesicht“ nach unten hin, damit diese von anwesenden Patienten nicht gelesen werden können.
  1. An der Anmeldung sollten keine Trauben von Patienten entstehen. Für Wartende ist das Wartezimmer da. Bei einem „Massenandrang“ sollte nur die Chipkarte angenommen und der Patient später aufgerufen werden.
  1. Checklisten helfen Routinearbeiten zügig und fehlerfrei zu erledigen. Legen Sie auch das Procedere für bestimmte Situationen fest, wie z.B., dass die Anmeldung „patientenfrei“ gehalten wird
  1. Organisieren Sie Ihren Materialeinkauf so effektiv wie möglich. Nutzen Sie günstige Konditionen, wie Skonto und Rabatt womöglich aus.
  1. Setzen Sie auf lautlose Kommunikation. Durch entsprechende Laufzettel können Sie Rückfragen reduzieren.
  1. Nutzen Sie Ihr EDV-System so gut wie möglich. In vielen Praxiscomputersystemen steckt weit mehr drin, als die Praxen nutzen bzw. wissen.
  1. Schieben Sie Privatrechnungen nicht auf die lange Bank, weil dadurch unter Umständen viel Geld verloren gehen kann.
  2. Sorgen Sie für rationelles Zeitmanagement. Manchmal reichen Kurzbriefe statt ausführlicher Dokumentationen. Telefonieren, mailen und faxen bringen in vielen Fällen Zeitvorteile.

Ihre Praxisorganisation sollte auch immer auf Ihre bevorzugte Zielgruppe ausgerichtet sein. Diesen Aspekt sollten Sie bei der Analyse Ihrer Praxis nicht außer Acht lassen.

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Ihr Rudolf Loibl

Seminare

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Vorträge vor Patienten

Wer zur Patientenbindung oder zur Patientenneugewinnung oder Mitarbeitergewinnung Seminare abhält, sollte unbedingt darauf achten, wie er das tut. Denn ein langweiliger Vortrag kann dem guten Image der Praxis eher schaden. Deshalb, sollten Sie die nachfolgenden Tipps unbedingt beachten:

  1. Zahlen veranschaulichen
    Zahlen sollten Sie nicht einfach so dahin sagen oder die blanke Zahl an die Wand schmeißen, sondern diese sollten Sie in Diagrammen und Schaubildern darstellen. Solch ein Bild prägt sich viel besser ein.

    2. Fördern Sie Kritik und Diskussion
    Wenn die Zuhörer in eine Diskussion eintreten, werden Sie das Gehörte wesentlich besser verarbeiten. Lassen Sie ruhig zu, dass man sich mit dem Gesagten kritisch auseinander setzt. So werden Ihre Inhalte wesentlich besser behalten.

    3. Malen Sie Bilder
    Sprechen Sie z.B. in einem Ernährungsseminar nicht von adipösen Menschen, sondern sprechen Sie konkret den dicken Mann oder die dicke Frau an, die sich über eine Treppe hinaufquält. Dadurch haben Ihre Zuhörer wesentlich konkretere Vorstellungen, von was Sie sprechen.

    4. Schaffen Sie ein Ereignis
    Nichts ist langweiliger als monotone Redner. Also wechseln Sie die Tonlage und Sprechgeschwindigkeit. Sie sollten, wenn möglich, auch verschiedene Präsentationsmedien verwenden, denn auch das steigert den Erlebniswert Ihres Vortrages.

    5. Wiederholungen
    Alles was Ihnen sehr wichtig ist, sollten Sie ruhig wiederholen und auch zu Gliederungen zusammenfassen, die Sie immer wieder im Vortrag auch zeigen. So wird das Verständnis verbessert.

    6. Unterlagen
    Geben Sie Ihre Unterlagen schon vorab heraus, damit die Zuhörer nicht mitschreiben müssen und so eher abgelenkt sind. Auch dadurch steigern Sie den Erinnerungswert.

    Gerade in der Einführungszeit von neuen Leistungsangeboten Ihrer Praxis ist es wichtig darauf aufmerksam zu machen. Vorträge und Patientenseminare sind gute Marketinginstrumente, die aber auch richtig angewandt werden müssen. Nutzen Sie die Chancen auf sich aufmerksam zu machen.

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Ihr Rudolf Loibl

Ergonomie am Arbeitsplatz

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Selbstverständlich gibt es darüber bei uns Gesetze, Verordnungen und Richtlinien, aber haben Sie sich schon einmal über die Ergonomie Ihrer Arbeitsplätze Gedanken gemacht. Nicht nur, dass es der Gesundheit schadet, sondern manchmal behindert eine schlechte Ergonomie auch die Organisationsabläufe einer Praxis.

Selbstverständlich gibt es darüber bei uns Gesetze, Verordnungen und Richtlinien, aber haben Sie sich schon einmal über die Ergonomie Ihrer Arbeitsplätze Gedanken gemacht. Nicht nur, dass es der Gesundheit schadet, sondern manchmal behindert eine schlechte Ergonomie auch die Organisationsabläufe einer Praxis.

Wenn beispielsweise eine Linkshänderin an der Anmeldung sitzt und der Arbeitsplatz auf Rechtshänder ausgerichtet ist. Sie finden hier in Ihrer Praxis auch das ein oder andere Beispiel. Welche Voraussetzungen aber sollten die wichtigsten Arbeitsmittel erfüllen, damit man von einer gesunden Ergonomie sprechen kann:

  1. Die Stühle:

Sie sollten kippsicher sein und eine abgerundete Vorderkante haben. Die Sitzfläche sollte zwischen 420 – 530 mm verstellbar sein. Sie Sitzfläche mindestens 400 – 450 mm breit und 380 – 420 mm tief sein. Die Rückenlehne sollte 480 – 550 mm über der Sitzfläche, 360 – 480 mm breit und höhen- und neigungsverstellbar sein. Bei Rollstühlen sollten Sie darauf achten, dass mindestens 5 Rollen angebracht sind.

  1. Tische:

Tische sollten zwischen 720 und 750 mm hoch sein.

  1. Tastatur:

Sie sollten nicht fest mit dem PC verbunden sein. Die Beschriftung der Tasten sollte klar zu erkennen sein. Achten Sie darauf, dass die Fläche vor der Tastatur etwa 150 mm beträgt, um die Arme und Hände darauf ablegen zu können. Bei Vielschreibern haben sich bereits häufig ergonomische Tastaturen durchgesetzt, die leicht v-förmig angeordnete Tastaturfelder haben. Das sollte man den Mitarbeitern überlassen.

  1. Bildschirm:
  • Zeichen auf dem Bildschirm sollten scharf und deutlich sein
  • Der Bildschirm muss flimmerfrei sein. Reflexionen und Spiegelungen dürfen nicht sein
  • Helligkeit und Kontrast sollten leicht angepasst werden können
  • Der Bildschirm sollte neig- und drehbar sein
  • Stellen Sie einen hellen Hintergrund mit dunkler Schrift ein, weil die Zeichen dadurch schärfer zu erkennen sind
  • Dies ist aber „Geschmackssache“ und sollte dem jeweiligen Mitarbeiter überlassen werden
  • Der Sehabstand sollte zwischen 60 und 80 cm liegen

Die oberste verwendbare Zeile sollte nicht über der waagerechten Blicklinie liegen

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Ihr Rudolf Loibl

Leistungsvernichter erkennen, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

Wer vernichtet Ihre Arbeitszeit?

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Sie kennen das sicher auch: Es gibt Personen oder Tätigkeiten, die viel Zeit und Leistung in Anspruch nehmen, aber am Ende kommt wenig Produktives heraus. Nehmen wir beispielsweise das Telefon: Wie oft haben Sie sich schon geärgert, weil nicht alle Unterlagen vorlagen, die Sie für ein Telefonat brauchen. Das ist ein typischer Leistungsvernichter. Ermitteln Sie anhand der nachfolgenden Punkte, wo Ihnen Zeit und Leistung “gestohlen” wird:

1. Vermeiden Sie unnötige Wege?
Viele Praxisinhaber absolvieren jeden Tag ein immenses Laufpensum. Dabei ist es manchmal besser, wenn die Arbeit zu Ihnen kommt und nicht Sie zur Arbeit.

2. Streuen Sie Ihre Informationen?
Bündeln Sie Ihre Informationen z.B. durch schriftliche Behandlungspläne, die Sie in die Karteikarte legen oder elektronisch festhalten.

3. Nutzen Sie Ihre technischen Hilfsmittel?
Gerade die Praxis-EDV fristet ein klägliches Dasein. Versuchen Sie diese so stark wie möglich in die Abläufe einzubeziehen.

4. Können Sie kürzer telefonieren?
Führen Sie das Gespräch und lassen Sie sich keines aufdrängen. Das gilt auch bei Arzt-Patienten-Gesprächen.

5. Geben Sie klare Anweisungen oder müssen Ihre Mitarbeiter/innen häufig nachfragen?

6. Führen Sie systematisch oder treffen Sie immer wieder ad-hok-Entscheidungen?
Legen Sie sich ein Führungskonzept zurecht.

7. Sind Sie ein “Aufgabenklammerer”?
Leben Sie also nach dem Motto “Nur was ich selbst mache ist richtig gemacht.” Versuchen Sie loszulassen und auch wichtige Aufgaben zu delegieren.

8. Bereiten Sie sich auf Besprechungen gut genug vor?
Wenn Sie ohne ein Konzept in eine Besprechung gehen, wird Sie das wesentlich mehr Zeit (und Nerven) kosten und es kommt am Ende noch dazu weniger heraus.

Erkennen Sie so einen Leistungszerstörer, dann sollten Sie so schnell wie möglich etwas dagegen tun. Geben Sie beispielsweise eine Aufgabe ab oder besetzen Sie eine Stelle anders, wenn dadurch Ihre Abläufe besser “flutschen”.

Servicewüste, oder proper mit System

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Wir alle haben uns schon oft über die Servicewüste Deutschland aufgeregt. Aber einmal Hand aufs Herz: Wie sieht es mit dem Service in Ihrer Praxis aus? Service heißt doch auch Gefälligkeiten zu erweisen. Tun Sie und Ihr Team das für Ihre Patienten? Service in der Arztpraxis geht weit über die Freundlichkeit zu den Patienten und untereinander hinaus. Nehmen Sie sich die nachstehende Liste einmal vor und überprüfen Sie, wo Sie noch Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrer Praxis sehen.

Anmeldung:
Ist Sie immer besetzt?
Gibt es eine Taschenablage?
Ist die Meldung am Telefon laut und deutlich?
Ist Freundlichkeit oberstes Gebot?

Terminsystem:
Funktioniert es?
Ist es auf Ihre Praxis zugeschnitten?
Bestätigen Sie langfristige Termine schriftlich?
Bieten Sie ein Recall-System an?

Patientenumgang:
Ist er trainiert?
Werden Auskünfte für Patienten auch telefonisch eingeholt?
Werden Taxen bestellt?
Werden Termine bei anderen Praxen (OP, etc.) vereinbart?
Gibt es schriftliche Therapieinfos?
Gibt es Patientenseminare?
Verleihen Sie Bücher an Ihre Patienten?

Telefonsprechstunde:
Gibt es sie?
Gibt es ein Rezepttelefon?
Wird der Anrufbeantworter immer neu besprochen?
Wird er per Telefon überprüft?

Wartezimmer/Garderobe:
Welchen Eindruck macht das Wartezimmer?
Würden Sie sich gerne mit vielen anderen Patienten reinsetzen?
Ist die Garderobe groß genug?
Gibt es Hutablage, Spiegel, Kleiderbügel?
Sind die Zeitungen und Zeitschriften aktuell?
Passen diese Zeitungen und Zeitschriften zu Ihre Patienten?
Gibt es Lesestoff für die Kinder?
Haben Sie eine Spielecke?
Gibt es Musik, Kaffee oder kalte Getränke?
Wird das Klima im Wartezimmer von den Helferinnen regelmäßig geprüft?

Untersuchungs-/Therapieräume:
Gibt es Schuhlöffel und Taschenablagen?
Ist die Raumtemperatur angenehm?
Sind die Wartezeiten dort möglichst kurz?

Patientenservice hängt in erster Linie von der Kreativität in Ihrem Team ab und wird entscheidend auch durch Konsequenz geprägt. Wenn Sie z.B. Ihren Patienten Kaffee im Wartezimmer anbieten und dies irgendwann nicht mehr machen oder es schlichtweg vergessen, dann fällt das wesentlich negativer auf, als wenn Sie es noch nie gemacht haben. Welche Serviceleistungen Sie anbieten wollen, können Sie durch eine Patientenbefragung herausbekommen. Und binden Sie unbedingt Ihr Personal in die Verantwortung für den Service Ihrer Praxis mit ein.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Ich wünsche Ihnen frohe Weihnachten
und einen guten Rutsch ins neue Jahr