Arztpraxis, Ärzte, Umsatzrentabilität, RudolfLoibl

Viele Praxisinhaber jammern über Umsatzrückgang und führen hier zum Teil sehr hohe Prozentangaben ins Feld. Dieser Umsatzrückgang wird dann gemeinhin gleich mit Existenzgefährdung gleichgesetzt. Der Umsatz alleine ist aber noch keine aussagekräftige Kennziffer, sondern dieser muß erst ins Verhältnis zum entstandenen Gewinn der gleichen Periode gebracht werden. Die Betriebswirtschaftler sprechen hier von Umsatzrentabilität, die man auch für eine Arztpraxis berechnen kann.

Wenn Sie die Umsatzrentabilität Ihrer Praxis berechnen wollen, sollten Sie folgende Formel benutzen:

Umsatzrentabilität = Gewinn der Praxis x 100 / Praxisumsatz

Weist Ihre Praxis einen Jahresumsatz von 200.000 Euro aus und bleiben am Schluß (vor Steuern) 80.000 Euro über, dann haben Sie also eine Umsatzrentabilität von 40%. 

Diese Kennziffer kann auch negativ sein, wenn Sie keinen Gewinn, sondern einen Verlust erwirtschaften, was durchaus in der Startphase einer Praxis passieren könnte.

Im Hinblick auf das „Geschäftsvolumen“ Ihrer Praxis sagt die Umsatzrentabilität aus, ob Sie einen hohen oder niedrigen Gewinn erwirtschaften. 

Interessant wird diese Kennziffer aber erst richtig im Vergleich. Das kann einerseits ein interner Vergleich über die vergangenen Jahre hinweg sein, wo Sie dynamisch erkennen können, wie sich Ihr „Unternehmen“ entwickelt hat. Andererseits ist natürlich auch ein externer Vergleich interessant, wie Ihre Praxis im Verhältnis zu anderen Praxen steht. Immer wieder geben das statistische Bundesamt oder das Zentralinstitut (www.zi-berlin.de) entsprechende Zahlen heraus, mit denen Sie sich vergleichen können. Aber auch unabhängige Berater haben solche Zahlen parat. 

Weichen Ihre Ergebnisse weit davon ab, kann das aber durchaus in der Struktur Ihrer Praxis liegen. Beeinflussen können Sie die Umsatzrentabilität zum einen von seitens der Einnahmen (hier leider immer öfter negativ, außer Sie können Ihre Privateinnahmen steigern) und zum anderen von der Kostenseite.

Arztpraxis, Ärzte, Perfektionismus, Rudolf Loibl

Gehören Sie auch zu den Praxisinhabern, die für eine Anschaffung von 150 Euro eine Besprechung einberufen, die Sie 500 Euro kostet? Planen Sie jedes Detail im Voraus? Dann gehören Sie also auch zu den Perfektionisten. Für einen Organisationsberater mag das zwar ungewöhnlich klingen, aber: Perfektionismus in der Organisation kann auch schaden. Man kann nicht alles im voraus planen, also muss man in seiner Planung auch Freiräume schaffen, in den man auf bestimmte Situationen reagieren kann.

Folgende Situationen sollten Sie gelassener angehen:

1. Detailplanung ist einfach nicht immer möglich. Denken Sie an Ihren Terminplan und lassen Sie Pufferzeiten für Unvorhergesehenes zu.

2. Kontrolle über alle Kleinigkeiten in der Praxis wird Sie mehr behindern, als Ihnen nützen. Deshalb sollten Sie sich mehr Gedanken über die Delegation von Aufgaben machen.

3. Fehler macht jeder. Also lassen Sie eigene und andere Fehler auch zu und reagieren Sie nicht unangemessen darauf. Selbstverständlich müssen Sie erwarten können, dass Fehler wieder korrigiert werden.

4. Pareto-Prinzip. Diese 80:20 Regel heißt z.B., dass Sie mit 20% Ihrer Abrechnungsziffern 80% Ihres Umsatzes erwirtschaften (sollten), um eine solide Abrechnungsbasis zu schaffen. Über die restlichen 80% der Abrechnungsziffern sollten Sie sich Gedanken machen, ob diese erbracht werden müssen.

5. Wenn man genau darüber nachdenkt, kann man fast alles noch verbessern. Dabei verlernt man dann, sich über ein gutes Ergebnis zu freuen und genau das führt zu Frust und schlechteren Leistungen.

6. Zuviel Ordnung kann auch schaden. Bestimmen Sie z.B. vorab, wie viel Zeit Sie investieren wollen, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Mehr als 10 Minuten täglich sollten es aber nicht sein.

Wer alle seine Aufgaben perfekt erfüllen will, wird irgendwann feststellen, dass weder Kosten noch Zeitaufwand in einem angemessenen Verhältnis zum Ergebnis stehen. Wichtig für eine gute Organisation einer Praxis ist eben ein goldener Mittelweg, den jede Praxis letztlich für sich selbst finden muss.

Arztpraxis, Ärzte, Rudolf Loibl, Personalkennziffern

“Ich habe lieber mehr Mitarbeiterinnen, wenn mal eine ausfällt.” Sagen Sie das auch? Dieses Sicherheitsdenken ist jedoch meist nur auf das Gefühl des Praxisinhabers abgestellt. Selten habe ich in einer Praxis hierfür konkrete Zahlen gesehen. Obwohl es ziemlich einfach ist, auch im Personalbereich mit Kennziffern zu arbeiten, die bei kontinuierlicher Betrachtung darauf hinweisen können, dass evtl. irgendwas “faul” ist.

Hier lässt sich dann sehr wohl ableiten, ob man mit übertriebener Personalausstattung fährt oder unterdurchschnittlich besetzt ist. “Stimmt die Einstellung der MFA zur Praxis?”, lässt sich auch leicht beantworten. 

Bilden Sie für Ihre Praxis die nachfolgenden Kennzahlen fortlaufend ab, damit Sie Abweichungen schnell erkennen und darauf reagieren können.

1. Überstundenquote:

Zuerst müssen Sie die Sollarbeitszeit pro Monat errechnen.
Beispiel: 8 Stunden pro Tag und 22 Arbeitstage ergeben 176 Sollstunden.
Um die Überstundenquote für eine Mitarbeiterin auszurechnen, teilen Sie die tatsächlich geleistete Arbeitszeit durch die o.g. 176 Stunden und multiplizieren Sie mit 100.
Rechnen Sie aber auch die Überstundenquote für alle Mitarbeiter aus.

Formel:
[Gesamtarbeitszeit / (Anzahl der Mitarbeiter x 176 Stunden] x 100 = Überstundenquote

Reagieren Sie auf eine ansteigende Quote nicht gleich mit Personalmehrung, sondern belohnen Sie Ihre Helferinnen mit zeitlich begrenzten Leistungszulagen, um nicht Ihren Fixkostenblock zu erhöhen.

2. Wechselquote:

Gerade Praxen mit größerem Personalstand haben oft mit dem Problem der Fluktuation zu kämpfen. Die Patienten haben keine kontinuierliche Betreuung, was sich negativ auf das Praxisimage auswirkt.

Formel:
[Abgänger / durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter pro Jahr] x 100 = Wechselquote

Diese Quote sollten Sie jährlich berechnen. Liegt sie ziemlich hoch und ist sie nicht durch „”natürliche Fluktuation” (Schwangerschaften) zu begründen, dann kann das auf „”Grabenkriege” in der Praxis hindeuten.

3. Krankenstandsquote:

Auch hier können Sie sowohl Einzel- als auch Praxisquote errechnen. Zusätzliche Variation bieten noch monatliche, viertel-, halb- und jährliche Berechnungsweise. Entscheiden Sie hier selbst, welche Variante Sie hier wählen. Faustregel: Je mehr Mitarbeiter, desto kürzer die Berechnungsweise.

Formel:
(Fehltage / Sollarbeitstage) x 100

Hier können Sie sowohl einen internen als auch einen externen Vergleich erarbeiten. Die Krankenstandsquote lag beispielsweise 2011 für Deutschland West bei 4,8 %. Dies ist eine Gesamtzahl über alle Branchen. Sie können aber bei Ihrer zuständigen AOK den Arbeitgeberservice anrufen und sich die Vergleichswerte für Ärzte in Ihrer Gegend geben lassen.

Aber Vorsicht: Eine positive Abweichung zu dieser Quote heißt noch lange nicht, dass mit der Leistungsbereitschaft, der Motivation und dem Teamgeist alles in Ordnung ist. Betrachten Sie auch die Tage, die häufig ausfallen. Sind das überwiegend Brückentage, sollten Sie noch einmal genauer nachfragen.

Mehr zur Personalführung können Sie aus meinem Buch “Personalführung in der Arztpraxis” erfahren. 

Arztpraxis, Ärzte, Personalcoaching, Rudolf Loibl

Eigenverantwortliche und selbständige Mitarbeiter; wer möchte Sie nicht? Der Weg dorthin führt über Sie, die Führungskraft in Ihrem Unternehmen sprich Praxis. Erreichen können Sie dieses Ziel, durch ein sogenanntes ganzheitliches Training. Das Coaching, kennen Sie sicher aus dem Sportbereich, aber auch in betrieblichen Situationen wird dieses Führungsverhalten angewendet


Typische Arbeitssituationen, in denen man das Coaching gut einsetzen kann sind:

  • Einführung neuer Mitarbeiter
  • Bewältigung neuer Aufgaben
  • Delegation von neuen Aufgaben
  • Problembewältigung am Arbeitsplatz
  • Neue Zieldefinitionen

Um als erfolgreicher Coach tätig zu sein, müssen Sie als Führungskraft aber auch einige Voraussetzungen mitbringen, die da wären:

  • Positive Einstellung gegenüber Problemen
  • Vorbildfunktionen wahrnehmen
  • Gerne dazulernen
  • Leistungs- und zielorientiert arbeiten
  • Mitarbeiter mit Stärken und Schwächen akzeptieren
  • Einfühlungsvermögen
  • Sie können aktiv zuhören

Gutes Coaching läuft in mehreren Schritten ab:

  1. Stellen Sie fest, was der oder die Mitarbeiter können.
  2. Legen Sie gemeinsam ein Lernziel fest und besprechen Sie die nächsten Schritte dahin. Der erste Schritt ist immer der wichtigste und darf nicht zu viel Überwindung kosten.
  3. “Learning by doing!” muss Ihre oberste Devise sein. Nehmen Sie auch Fehler in Kauf.
  4. Regelmäßiger Austausch über den Fortschritt der Weiterbildung ist sehr wichtig. Gegenseitiges Feedback hilft Zieldifferenzen zu vermeiden.
  5. Wenn eine Aufgabe erreicht ist, sollten Sie den ganzen Prozess Revue passieren lassen.

Eines sollten Sie noch bedenken: Gute Vorgesetzte sind immer Berater und Förderer ihrer Mitarbeiter.

Arztpraxis, Ärzte, Skonto, Rudolf Loibl

Was halten Sie von einer Investition, die Ihnen über 36 % bringt? Toll oder? Die meisten von Ihnen haben die Möglichkeit dazu und nutzen Sie nicht. Viele Lieferanten in der Praxis gewähren bei zügiger Zahlung Skonto.

Die Zahlungsbedingungen lauten häufig: “Zahlung innerhalb von 10 Tagen mit 2% Skonto oder 30 Tage netto”. Die Berechnung, ob sich das für Sie lohnt ist ganz einfach. Wir müssen natürlich berücksichtigen, dass Sie bei Ihrer Bank auch Zinsen zahlen, wenn Ihr Konto überzogen ist und dafür z.B. 10 % Zinsen von der Bank berechnet werden.

Beispiel:
Sie kaufen Büromaterial in größerem Umfang für 1.000 Euro ein und erhalten die o.g. Konditionen. Sie haben also 10 Tage Skontofrist und hätten auch 20 Tage Kredit bei Ihrem Lieferanten.
Berechnung Skontoabzug:

Rechnungsbetrag: 1.000 Euro – Skonto 2 % 20 Euro = Zahlbetrag 980 Euro

Diese 980 Euro müssen Sie quasi bei Ihrer Bank als Kredit aufnehmen.

Die Formel für den Zinsbetrag lautet:

  • Zinsen = (Kreditbetrag x Zinsen X Anzahl der Tage) / (100 x 360)

In unserem Fall kommt folgendes heraus:

  • Zinsen = (980 x 10 x 20) / (100 x 360) = 5,44 Euro

Vergleich Skontoertrag und Kreditkosten

Skontoabzug 20,00 Euro – Kreditkosten 5,44 Euro – Gewinn durch Skontoabzug 14,56 Euro

Fazit: Obwohl Sie Überziehungszinsen zahlen müssen, lohnt sich die frühere Zahlung und der Abzug des Skonto.

Wie hoch ist nun eigentlich der Effektivzinssatz für den gewährten Skontoabzug? Sie können das näherungsweise ausrechnen: Das ist der berühmte alte Dreisatz, dazu müssen Sie nur wissen, daß man das Jahr in der Zinsrechnung mit 360 Tagen ansetzt. Sie erhalten also für 20 Tage 2 % Zinsen. Wie viel Zinsen sind das für 360 Tage?

  • Z = (360 x 2 ) / 20 = 36 %

Wer es aber ganz genau haben will, muss mit der Effektivzinsformel rechnen:

  • Zinssatz = ( Zinsertrag x 100 x 360 ) / (Kreditbetrag x Anzahl der Tage)

In unserem o.g. Beispiel:

  • Zinssatz = (14,56 x 100 x 360) / (980 x 20) = 26,73%

Immern noch ganz ordentlich, oder? Sie sehen, dass es sich lohnt, sich mal über so kleine Randbemerkungen auf Rechnungen Gedanken zu machen. Rechnen Sie selber mal nach, wie viel Sie im Jahr so einkaufen. Da können schon mal ein paar Hundert Euro Ersparnis drin sein.

Personalführung, Arzt, Ärzte, Arztpraxis, Rudolf Loibl

Formulieren Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, was Sie zukünftig von ihnen erwarten. Dadurch werden Sie auch ein wesentlich besseres Bild bei der Beurteilung der Leistung der einzelnen Mitarbeiter erhalten, wenn es z.B. zu Gehaltsverhandlungen kommt.

Folgendes können oder sollten Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten:

  1. „Der Patient ist König.“ Der positive und zuvorkommende Patientenumgang ist meist das Aushängeschild der Praxis und bestimmt das Bild der Praxis in den Augen der (zukünftigen) Patienten.
  2. Identifikation mit der Praxis. Das Wohl der Praxis sollte allen Mitarbeitern am Herzen liegen, weil sie dadurch auch ihren Arbeitsplatz sichern helfen.
  3. Kosten- und nutzenorientiertes Verhalten. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter dazu auf unternehmerisch zu denken und auch Verantwortung für den wirtschaftlichen Erfolg zu übernehmen. Denken Sie über Beteiligungsmodelle für Kostenreduktion oder Gewinnmaximierung nach.
  4. Verantwortung für die Praxis. Beispiel: Kleine Beschädigungen werden einfach „übersehen“ statt sie dem Praxisinhaber zu melden.
  5. „Weg mit dem eigenen Tellerrand.“ Jeder ist natürlich in erster Linie für seinen Arbeitsplatz verantwortlich, sollte aber nicht den Blick für die anderen Bereiche verlieren und dort auch Verbesserungsvorschläge einbringen.
  6. Vorausdenken. Viele Problemsituationen können vorher erkannt und „beseitigt“ werden, statt sie auf sich zukommen zu lassen und zu reagieren.
  7. Kompetenzverstärkung. Gute und geschulte Mitarbeiter stärken die Kompetenz und die Leistungskraft des Praxisinhaber, weil sie ihn beispielsweise von manchen Arbeiten befreien.

Die oben genannten sieben Beispiele sind aber nicht nur mit Pflichten für die Mitarbeiter verbunden, sondern erfordern es auch, dass Sie ihnen die entsprechenden Rechte an die Hand geben und obendrein sollten Sie auch von Ihren Mitarbeitern erfahren, was sie von Ihnen erwarten.

Rudolf Loibl, Praxis, Ärzte

Kennen Sie das Problem? In einer Teambesprechung werden wirklich gute Entscheidungen getroffen, die aber dann später doch nicht in die Tat umgesetzt werden. Jeder dachte, dass das irgendwer erledigt oder es wird auf so viele Schultern verteilt, dass kein vernünftiges Ergebnis herauskommt.

Um diesem Phänomen zu begegnen sollten Sie die nachfolgenden sieben Punkte beachten:

  1. Nehmen Sie nicht zu viele Themen in Angriff, sondern nur wenige und diese dafür ausführlich. Maximal drei Themen sind gut zu bewältigen. Wenn die Zeit knapp wird, dann sollten Sie das letzte Thema auf die nächste Besprechung verschieben.
  2. Fassen Sie am Ende der Teambesprechung nochmals alle Beschlüsse zusammen. Listen Sie auf, wer wann was erledigen soll.
  3. Für Ihr Team sollte gelten: „Wir machen es sofort.“ Wenn Sie diese Norm etablieren können, dann werden Aufgaben wesentlich zügiger erledigt.
  4. Sie sollten ein Sitzungsprotokoll führen. Wenn sich jemand freiwillig für eine Aufgabe bereit erklärt, dann sollten Sie das ins Protokoll aufnehmen.
  5. Vermitteln Sie Ihrem Team, dass Ihnen die Beschlüsse wichtig sind. Wenn der Chef nicht zeigt, dass Aufgaben wichtig sind, werden Sie auch nicht erledigt.
  6. Wenn etwas nicht zum ausgemachten Termin fertig ist, dann bieten Sie Ihre Hilfe an, statt auf das Ergebnis zu drängen. Ihre Hilfe wird dann meist abgelehnt, aber spornt ungemein an.

Bei der nächsten Teambesprechung sollten Sie abfragen, wie weit die einzelnen Maßnahmen gediehen sind. Hierdurch setzen Sie die verantwortlichen Mitarbeiter vor den anderen Teammitgliedern etwas unter Druck.

Stethoskop, 5 Schritte, Rudolf Loibl

Jeder weiß um die Probleme der Praxis, hat aber keine Zeit sich darum richtig zu kümmern. Jeder von uns hat gute Ideen, die dann aber durch die Routinetätigkeit wieder in Vergessenheit geraten. 

Nutzen Sie Ihr Expertenwissen! Dieser Verbesserungsprozess muss in fünf Schritten ablaufen:

Schritt #1: Problem erkennen

Es geht nicht darum, dass man sagt „die Terminplanung funktioniert nicht“. Nein! Es muss umfassend und präzise beschrieben werden, wann und warum welches Problem auftritt. Je ausführlicher, desto eher kommt es zu einer Lösung.

Schritt #2: Mehrfachlösungen

Entwickeln Sie zusammen mit Ihren Kolleginnen mehrere Lösungen, die auch durchaus „irrwitzig“ sein können. Nutzen Sie z.B. die 635-Medthode oder klassisches Brainstorming! Unterdrücken Sie Lösungen nicht durch vorschnelle negative Bewertung. 

Schritt #3: Bewertung der Lösungen

In einer Teamsitzung stellen Sie die Lösungsvorschläge gegenüber und zusuchen die beste heraus. Archivieren Sie die anderen Vorschläge, vielleicht brauchen Sie sie noch!

Schritt #4: Umsetzung: 

Benennen Sie gemeinsam eine/n Verantwortlichen für die Umsetzung und planen Sie die zeitlichen Abschnitte des Erfolges.

Schritt #5: Ergebniskontrolle

Überprüfen Sie, ob ihre Maßnahmen Früchte tragen. Wenn nicht, dann versuchen Sie es mit dem vermeintlich zweitbesten Vorschlag aus Ihrer Sammlung und gehen Sie dann die Schritte 4 und 5 noch mal an.

Ist ein Problem behoben, dann gehen Sie das nächste an.

Ziele erreichen, Rudolf Loibl

Viel wichtiger als sich Ziele zu setzen, ist es diese Ziele zu erreichen. Wie Sie sich dazu trainieren Ziele zu erreichen, soll Ihnen die nachstehende Liste zeigen:

1. Fehler passieren immer. Nehmen Sie in Kauf, dass auch mal was schief geht und nehmen Sie diese Fehler als Herausforderung an und lernen Sie daraus.

2. Keine Angst vor neuen Wegen. Innovation ist der beste Motor, den Ihre Praxis haben kann. Unkonventionelle Methoden werden häufig sehr schnell abgelehnt, statt ihnen eine reelle Chance zu geben.

3. Erfolg ist Teamwork. Umgeben Sie sich deshalb mit Leuten, die positiv denken und handeln. Lassen Sie sich nicht durch “Miesepeter” hinunterziehen. Optimisten können wesentlich schneller auf sich verändernde Situationen reagieren.

4. Begegnen Sie frühzeitig Ihren Hürden, wie mangelnde Unterstützung, technische Probleme, Zeit-, Geld-, Platz- oder Energiemangel können Sie an Ihrem konsequentem Weg hindern. Wenn Sie sich dessen vorher bewusst sind, kann Sie nichts so leicht überraschen.

Wer diese vier Punkte beachtet und verinnerlicht, wird seine Ziele wesentlich schneller, störungsfreier und optimistischer erreichen können.

9 Tipps, wie Sie im Praxisalltag Zeit sparen

Die wichtigste Ressource im Arbeitsleben, gerade in dem eines Freiberuflers, ist die Zeit. Sie ist fest vorgegeben und nicht reproduzierbar. Und trotzdem gehen wir oft sehr verschwenderisch damit um. Gerade in Arztpraxen, die hochfrequentiert sind, wird den Kleinzeitwerten zu wenig Beachtung geschenkt. Die durchschnittliche Allgemeinarztpraxis hat 70 – 80  Kontakte pro Tag. Wenn sich der Praxisinhaber nur 30 Sekunden pro Kontakt sparen kann, ist der Arbeitstag schon 35 Minuten kürzer. Hier ein paar Tipps, die Ihnen bei der Jagd auf die 30 Sekunden helfen werden:

  1. Es sollten nur die Unterlagen (sprich Karteikarte, wenn noch vorhanden) auf Ihrem Tisch liegen haben, die Sie gerade bearbeiten.
  2. Alle benötigten Arbeitsgeräte oder Verbrauchsmaterialien (dazu gehören auch Patienteninformationen) müssen immer in ausreichender Menge am richtigen Arbeitsplatz liegen. Dafür müssen Ihre Mitarbeiter sorgen. Wenn bei Ihnen auf wundersame Weise immer wieder Ihr Schreibgerät verschwindet, dann „ketten“ Sie eines an jedem Arbeitsplatz an. Solche Schreibutensilien gibt es in jedem Bürofachhandel. Machen Sie Ihre MFAs für ausgehende Verbrauchsmaterialien sensibel und melden auch Sie frühzeitig das Ausgehen.
  3. Heften oder legen Sie Notizen, Informationen und Unterlagen ab oder werfen Sie sie gleich weg, anstatt Sie auf oder im Schreibtisch zu stapeln.
  4. Ihr Schreibtisch sollte zumindest abends immer aufgeräumt sein. Besser ist es, wenn Ihr Arbeitsplatz ganztags so aussieht, als wenn Sie schon nach Hause gegangen wären.
  5. Versuchen Sie Ihr persönliche Leistungskurve zu erkennen und legen Sie schwierige Aufgaben in die „Leistungsberge“. In Leistungstief´s sollten kurze Pausen liegen. Auch wenn Sie zwischendurch merken, daß Ihre Leistungskurve abfällt, sollten Sie eine Kurzpause einlegen. Danach geht vieles leichter.
  6. Delegieren Sie Aufgaben wo immer möglich.
  7. Lassen Sie sich eine Kopie des Terminplaners jeden Tag geben und streichen Sie die erledigten Patienten durch, dadurch haben Sie mehr Überblick, was auf Sie noch zukommt. Wer mit elektronischen Wartezimmerlisten arbeitet, sollte “erledigte” Patienten in eine entsprechene Liste verschieben, was bei Suchen sehr hilfreich ist. 
  8. Hängen Sie eine Uhr so in Ihr Sprechzimmer, daß Sie sie sehen, aber der Patienten nicht.
  9. Vereinbaren Sie „Lockrufe“ durch Ihre Mitarbeiter, wenn Sie die Zeit überziehen.

Am meisten Zeit wird oft in der ersten Stunde vergeudet. Erst eine Tasse Kaffee, dann schnell ein Blick auf die Tagespost/Mails oder schnell noch ein privates Telefonat erledigen. Das alles sind aus Sicht des Timemanagers die “tödlichen Eröffnungen des Tages”.