Mitarbeiterstreit

Wie Sie mit Streitigkeiten Ihrer Mitarbeiter fertig werden

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Manchmal kommt es in den Arztpraxen vor, dass zwei Mitarbeiter in Streit geraten. Jetzt sind Sie, als der Praxismanager gefordert, die Situation zu bereinigen und so auch den Schaden für die Praxis zu begrenzen. Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern werden sehr schnell von den Patienten erkannt und können auch dazu führen, dass das Vertrauen in die Praxis verloren geht und sich die Patienten umorientieren.

Hier ein paar Regeln, wie Sie mit Streitigkeiten Ihrer Mitarbeiter fertig werden:

1. Zuhören
Führen Sie zuerst ein Vier-Augen-Gespräch einzeln mit beiden Mitarbeitern. Stellen Sie jedoch klar, dass das Gesagte natürlich nicht vertraulich behandelt werden kann. Sie können auch sofort ein Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern gemeinsam führen.

2. Zuhören fördern
In dem gemeinsamen Gespräch müssen Sie darauf achten, dass sich die „Streitparteien“ auch zuhören. Ziehen Sie ein Resümee der ersten Partei, bevor die zweite spricht und fragen Sie noch mal nach, ob Sie alles richtig wiedergegeben haben.

3. Auf den Punkt bringen
Meist liegt ein Missverständnis vor. Erläutern Sie dies ausführlich, aber hüten Sie sich davor, es zu bewerten, da Sie sonst Gefahr laufen, in den Streit hineingezogen zu werden.

4. Fragen
Gehen Sie den Dingen auf den Grund. Bohren Sie solange nach, bis die Wahrheit auf dem Tisch ist und denken Sie über Ihre Einstellung dazu nach.

5. Interne Lösung
Die beiden Kontrahenten sollten am besten selbst eine Lösung erarbeiten, was wesentlich besser ist, als wenn Sie etwas „befehlen“.

6. Abwägen
Überlegen Sie nochmals, ob irgendeine Lösung überhaupt durchführbar ist und dadurch wieder ruhig und leistungsorientiert weitergearbeitet werden kann.

7. Streicheleinheiten
Wenn eine Partei “„verliert“” (was nicht immer zu vermeiden ist), dann sollten Sie nach einer Lösung suchen, die dem „Verlierer“ das Gesicht wahrt.

8. Überprüfung
Überprüfen Sie Ihre Entscheidung später noch einmal und führen Sie, wenn nötig, ein weiteres Gespräch.

Prioritäten setzen

Warum Sie Prioritäten setzen sollten

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Dr. A. ist der Chef in einer Allgemeinarztpraxis mit einer Ganztagskraft und zwei Halbtagskräften. Sein Planungs- und Organisationsmodell lautet: Alle Aufgaben, die anfallen werden nacheinander abgearbeitet. So sieht auch sein Schreibtisch aus, dort stapeln sich alle möglichen Vorgänge und auch seine Terminplanung ist nicht besser, alle Erkrankungsarten werden so wie sie sich anmelden eingetragen. Fast jeden Abend ruft Dr. A seine Frau an, dass es wieder später wird.

Kennen Sie das auch oder setzen Sie Prioritäten?

Wie das geht, zeigt Ihnen das nachfolgende Schema:

Zeitmanagement betreibt man am besten dadurch, dass man seine Aufgaben und Aktivitäten klassifiziert und ihnen auch die entsprechende Zeit gibt und sie richtig über den Tag verteilt. Teilen Sie Ihre Aufgaben in A-, B- und C-Aufgaben ein.

A-Aufgaben sind wichtig und dringend und können nur von Ihnen sofort erledigt werden. Diese Aufgaben (z.B. Patientenkontakte) sind absolut korrekt und rechtzeitig zu erledigen. Sie füllen Ihren Tag zu mindestens 65 % aus.

B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend: Planen Sie diese Aufgaben selber und erledigen Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt, wie z.B. Gespräche mit Ihrem Unternehmensberater oder der KV. Teile der Vorbereitung können Sie sicher auch delegieren.

C-Aufgaben sind untergeordnet wichtig, aber dringend, wie z.B. Blutentnahmen: Das sind Aufgaben, die Sie delegieren müssen. Wenn dies nicht möglich ist, dann müssen Sie auch diese Aufgaben später selber erledigen. Es sind häufig sehr zeitraubende Aufgaben, die Ihren Argwohn auf sich ziehen sollten und schnell geändert werden müssen.

Eigentlich gibt es noch eine vierte Kategorie von Aufgaben: die unwichtigen, nicht dringenden. Diese sind ein Fall für den Papierkorb, denn sie erledigen sich mit der Zeit von alleine, wie z.B. Artikel, die man zur Seite legt und später lesen will, weil die Überschrift toll war.

Nutzen Sie die unten stehenden Einteilungsfragen zur leichteren Entscheidung.

So gehen Sie vor, um eine ABC-Einteilung umzusetzen:

  1. Entwerfen Sie eine Checkliste mit vier Spalten. Eine breite, in die die Aufgabenbeschreibungen passen und drei schmale zum ankreuzen, ob es eine A,B oder C-Aufgabe ist.
  2. Schreiben Sie in die erste Spalte über ein oder zwei Tage alle Tätigkeiten auf. Das ist zwar etwas umständlich, hilft aber enorm bei der Einsicht, wofür man seine Tageszeit so verbraucht. Auch Tätigkeiten, wie das Einschalten des PCs sollten aufgeführt sein, damit diese später auch delegiert werden können.
  3. Ordnen Sie mit etwas zeitlichem Abstand die einzelnen Aufgaben in A,B oder C. Sie werden sehen, wie schnell sich dadurch die C-Aufgaben mehren, die Sie gar nicht erledigen sollten.
  4. Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, welche Aufgaben Sie in Zukunft delegieren wollen und wann und wie diese ausgeführt werden sollen.

Wenn Sie mit Ihrer neuen Aufgabenverteilung zufrieden sind, sollten dieses Verfahren auch einmal Ihre Helferinnen anwenden. Auch dort kann es durchaus sein, dass die teure Arbeitszeit Ihrer Erstkraft mit Aufgaben vergeudet wird, die günstiger erledigt werden könnte. Einen Merksatz sollten Sie nicht aus den Augen verlieren: Aufgaben können manchmal Ihre Prioritäten verändern, also auch das neu gefundene System muss von Zeit zu Zeit überprüft werden.

Einteilungsfragen:

  1. Ist diese Aufgabe wirklich von untergeordneter Bedeutung?
  2. Ist das eine Routinetätigkeit?
  3. Kann und darf ich diese Aufgabe delegieren?
  4. Zahlt sich mein Einsatz bei dieser Aufgabe aus?

Wie Sie Ihre Mitarbeiter coachen

Wie Sie Ihre Mitarbeiter coachen

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Eigenverantwortliche und selbständige Mitarbeiter; wer möchte Sie nicht? Der Weg dorthin führt über Sie, die Führungskraft in Ihrem Unternehmen sprich Praxis. Erreichen,  können Sie dieses Ziel, durch ein sog. ganzheitliches Training. Das Coaching, kennen Sie sicher aus dem Sportbereich, aber auch in betrieblichen Situationen wird dieses Führungsverhalten angewendet.

Typische Arbeitssituationen, in denen man das Coaching gut einsetzen kann sind:

  • Einführung neuer Mitarbeiter
  • Bewältigung neuer Aufgaben
  • Delegation von neuen Aufgaben
  • Problembewältigung am Arbeitsplatz
  • Neue Zieldefinitionen

Um als erfolgreicher Coach tätig zu sein, müssen Sie als Führungskraft aber auch einige Vorraussetzungen mitbringen, die da wären:

  • Positive Einstellung gegenüber Problemen
  • Vorbildfunktionen wahrnehmen
  • Gerne dazulernen
  • Leistungs- und zielorientiert arbeiten
  • Mitarbeiter mit Stärken und Schwächen akzeptieren
  • Einfühlungsvermögen
  • Sie können aktiv zuhören

Gutes Coaching läuft in mehreren Schritten ab:

  1. Stellen Sie fest, was der oder  die Mitarbeiter können.
  2. Legen Sie gemeinsam ein Lernziel fest und besprechen Sie die nächsten Schritte dahin. Der erste Schritt ist immer der wichtigste und darf nicht zu viel Überwindung kosten.
  3. “Learning by doing!” muss Ihre oberste Devise sein. Nehmen Sie auch Fehler in Kauf.
  4. Regelmäßiger Austausch über den Fortschritt der Weiterbildung ist sehr wichtig. Gegenseitiges Feedback hilft Zieldifferenzen zu vermeiden.
  5. Wenn eine Aufgabe erreicht ist, sollten Sie den ganzen Prozess Revue passieren lassen.

Eines sollten Sie noch bedenken: Gute Vorgesetzte sind immer Berater und Förderer ihrer Mitarbeiter.

Mindmapping in Arztpraxen

Wie Sie durch Mindmapping Projekte besser planen

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Sicher kennen Sie auch die Situation, dass Sie ein neues Projekt planen und Ihnen eigentlich in der Anfangsphase die besten Ideen einfallen. Nur ist es unheimlich schwierig, alle diese Gedanken so aufzuschreiben, dass man nichts vergisst und diese auch irgendwie gleichzeitig ordnet. Eine absolut bewährte Methode ist das Mindmapping.

Mindmapping hilft Ihnen oder Ihrem Team, Gedanken und Argumente zu ordnen, Informationen zu strukturieren, Probleme zu lösen oder Vorträge und Texte zusammenzufassen. Sie können damit auch Checklisten anlegen und Problemlösungen sicher und schnell erklären. Wie das geht, sehen Sie aus den nachfolgenden Punkten.

  1. Formulieren Sie das Thema Ihres Mindmaps und schreiben Sie es in die Mitte eines DIN-A4-Blattes. Schreiben Sie es möglichst klein und kreisen Sie es ein.
  2. Jetzt kommen als 1. Ast-Ebene die wichtigsten Gliederungspunkte. Ziehen Sie einfach einen kurzen Strich und schreiben auf diesen Strich den Gliederungspunkt. Je nachdem, was Ihnen einfällt können Sie entscheiden, ob es sich um einen Haupt- oder Untergliederungspunkt handelt.
  3. Auf der 2. Ast-Ebene sind die Untergliederungspunkte. Zeichnen Sie an den ersten Ast Verzweigungen für Ihre Unterpunkte.
  4. Es gibt eigentlich nur zwei Einschränkungen bei der Verästelung: der Platz und die Übersichtlichkeit.. Sollte sich ein Ast sehr stark ausweiten, ist es sinnvoll dafür ein eigenes Mindmap anzulegen, wobei der Hauptgliederungspunkt als Kern in die Mitte wandert.
  5. Es gibt sicher auch Unterpunkte, die in mehrere Hauptpunkte passen, die Sie dann einfach mit einem Beziehungspfeil sichtbar machen können.
  6. Ihrer gestalterischen Freiheit sind übrigens keine Grenzen gesetzt. Wenn Sie aber mit Symbolen und Farben arbeiten, müssen Sie wissen, für wen das Mindmap bestimmt ist und ob er/sie mit den Symbolen was anfangen kann. 

Bitte beachten: Zu bunt lenkt aber manchmal ab.
Sie werden sehen, wie schnell Sie jemandem anhand dieses Gedankenbildes Zusammenhänge oder Problemlösungen erklären können.

Rückrufangebot

Warum Sie einen Rückrufservice anbieten sollten

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Das Telefon ist ein wichtiges modernes Kommunikationsinstrument. Es kann jedoch auch leicht zu einem Störfaktor werden. Für den Umgang mit dem Telefon empfehlen sich zwei grundsätzliche Regelmechanismen: Letzte Woche habe ich Ihnen die Vorteile einer Telefonsprechstunde gezeigt und heute erfahren Sie, was es mit einem Rückrufangebot auf sich hat.

Die noch wirkungsvollere Konzentration der Telefonate erfolgt über ein Rückrufangebot. Dies ist deshalb so wirkungsvoll, weil es im Hinblick auf vereinbarte Rückrufe der ärztlichen Seite gut möglich ist, sich auf das bevorstehende Gespräch detaillierter vorzubereiten.  Vorbereitete Telefongespräche sind sowohl vom Inhalt als auch vom Zeitbedarf her wesentlich effizienter.  Der mit dem Rückruf einhergehende Marketingeffekt ist nicht zu unterschätzen.

Damit zugesagte Rückrufe nicht vergessen werden, sollten diese nicht auf losen Zetteln vermerkt, sondern in einer speziellen Rückrufliste zusammengefaßt und nach erfolgtem Telefonat abgehakt werden.  

Eine sehr einfach zu bedienende Aufgabenliste finden Sie unter www.todoist.com wenn Sie nicht eine elektronische Wartezimmerliste in Ihrer Praxissoftware nutzen wollen. 

Telefonmanagement in der Arztpraxis

Wie Sie am Telefon einen besonders guten Praxisservice bieten

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Haben Sie schon einmal etwas von Telefonmanagement gehört? Kundenzufriedenheit bzw. Patientenzufriedenheit ist das A und O des Praxismarketing. Es müssen also alle Bereiche der Praxis darauf abgestimmt werden, dass eine möglichst hohe Patientenzufriedenheit erreicht wird. Denn mit der Patientenzufriedenheit steigt auch die Patientenbindung, die gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten sehr starke Bedeutung gewonnen hat. Immer wieder stelle ich in Praxisanalysen leider fest, dass durch falsches Telefonieren manche Patientenbeziehung leidet. Wer jedoch ein paar Regeln beachtet, kann auch am Telefon einen guten Patientenservice bieten.

1. Vollständige Begrüßung: Die Anrufannehmer sollten zuerst den Praxisnamen vollständig nennen. Bei großen Gemeinschaftspraxen kann auch eine Bezeichnung statt aller Namen der Ärzte genommen werden. Der Name, der den Anruf angenommen hat, gehört genauso selbstverständlich zu der Begrüßung. Und ein freundliches „Was kann ich für Sie tun?“ hat noch nie geschadet.

2. Freundlichkeit: Normalerweise sollte man das einfach erwarten können, aber leider ist der Alltag in Arztpraxen ganz anders. Wer am Telefon lächelt, der wird zwar nicht (noch nicht) vom Gegenüber gesehen, aber es wird auf alle Fälle bemerkt.

3. Namen des Anrufers notieren: Wer sich den Namen des Anrufers nicht merken kann, sollte ihn kurz irgendwo notieren. Bei schwierigen Namen sollten Sie ruhig nachfragen.

4. Störungen: Ich sehe sehr häufig, dass eine Mitarbeiterin telefoniert und sie dann von einer anderen Helferin sehr aufdringlich was gefragt wird. Schnelles Erledigen oder ständige Unterbrechungen eines Telefonats vermitteln dem Anrufer, dass er eigentlich gar nicht wichtig ist. Das sollte Ihnen aber jeder Patient sein.

5. Weiterleitungen: Wenn ein Anruf nicht durch die Mitarbeiter/innen erledigt werden kann, dann sollten alle Informationen notiert werden, die im ersten Gespräch erfahren wurden. Sonst muss der Anrufer alles noch mal erklären, was unter Umständen sehr lästig sein kann.

6. Weiterleiten 2: Häufig werden Fragen nach einem anderen Gesprächspartner mit einem kurzen „Moment bitte“, „Ich verbinde
oder auch nur „Ja“ quittiert. Diese unhöfliche Geste sollte sofort abgestellt werden. „Ich werde Sie sofort mit Dr. … verbinden. Bitte haben Sie einen Augenblick Geduld.“ dauert nicht viel länger, zeugt aber von Patientenorientierung.

7. Erklärungen: Wenn Sie oder Ihre Helferinnen merken, dass der anrufende Patient über einen Sachverhalt nicht so genau Bescheid weiß, dann sollten Sie sich schon die Zeit nehmen dies zu erklären. Auch dadurch bekommt der Patient das gute Gefühl gut aufgehoben zu sein.

Postbearbeitung

Wie Sie möglichst schnell Ihre tägliche Post abarbeiten

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Kennen Sie auch das “Naturgesetz”: Je höher der Berg der unerledigten Post, desto geringer die Lust damit anzufangen? Vor allem der Stapel “da muss ich mich später drum kümmern” wird gerade in Zeitnot immer höher. Sollte dieser Berg bei Ihnen schon sehr angewachsen sein, dann wird es Zeit, sich ihm anzunehmen und abzuarbeiten. Sie werden sehen, dass das meiste sowieso schon durch die Zeit erledigt wurde. Wenn diese Arbeit erledigt ist, dann sollten Sie sich nach dem nachfolgenden Schema Ihre tägliche Post vornehmen.

1. Je nach dem, wann Ihr Postbote bei Ihnen ist, müssen Sie eine Bürostunde (muss natürlich keine ganze Stunde sein) in Ihrem Terminkalender frei halten. Die Länge bestimmt nicht nur die Menge der anfallenden Post, sondern vor allem Ihr systematisches Vorgehen.

2. Lassen Sie sich die Post schon mal aufbereiten. Eine MFA sollte zumindest die Kuverts öffnen; sie muss ja nicht die Post herausnehmen. Nehmen Sie einen Posteingangsstempel, auf dem die
Namen derer vermerkt sind, die die Post bei Ihnen erledigen, damit Sie den Bearbeiter nur ankreuzen brauchen.

3. Klammern Sie sich nicht an irgendwelchen Informationen. Lernen Sie möglichst viel wegzuschmeißen. Die Ablage “P” für Papierkorb sollte die größte sein. Werbebriefe, Zettel mit alten Notizen und auch Zeitungen stapeln sich teilweise in den Praxen.

4. Die zweitwichtigste Ablage ist “Weitergeben”. Alles was Sie nicht selber erledigen müssen spart Ihnen Zeit. Legen Sie auch das Procedere für Aufgabenerledigung (z.B. Gutachtensbearbeitung) fest, damit Sie sich nicht immer mit Detailaufgaben aufhalten müssen. 

5. Die unangenehmste Ablage ist die “Aktivablage”. Hier müssen Sie tätig werden. Schieben Sie nichts auf die lange Bank, sondern erledigen Sie die Dinge so schnell wie möglich, vor allem dann, wenn es eilig ist und Sie wissen, was zu tun ist. Wenn es wirklich nicht sofort geht, dann machen Sie auf kleinen Haftzetteln Notizen, was Ihnen beim Lesen spontan einfällt und markieren Sie auch die wichtigsten Passagen, dann sind Sie beim nächsten Mal schneller im Sachverhalt.

6. Bei manchen Poststücken weiß man nicht so genau, wie man damit umgehen soll. Jetzt sind Sie als Manager gefragt, entscheiden Sie! Entweder sofort bearbeiten, Informationen holen lassen oder in den Papierkorb damit. “Das werde ich morgen erledigen.” ist meist die schlechteste Lösung.

7. Lieferscheine, Preislisten oder Rechnungen müssen einfach in eine Ablage für Ihre MItarbeiter. Diese Ablage sollten Sie aber mindestens zweimal pro Woche kontrollieren, damit nichts vergessen wird oder überholte Informationen mitgeschleppt werden.

Je entscheidungsfreudiger Sie an die Postbearbeitung heran gehen, desto weniger Zeit wird sie in Anspruch nehmen. Routineanfragen (z.B. Gutachten) sollten Sie sich von einer MFA aufbereiten lassen (Informationen des Patienten beilegen oder sogar schon Briefe vorformulieren). Eines sollten Sie immer beachten: 

Ihre Zeit ist kostbar, also lassen Sie sich auch bei der täglichen Post so weit als möglich entlasten.

Arbeitsmoral und Teamgeist in der Arztpraxis

Wie steht es um die Arbeitsmoral und den Teamgeist in Ihrer Praxis?

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Arbeitsmoral und Teamgeist in einer Praxis tragen maßgeblich zum Erfolg dieser bei. Anhand der nachstehenden Punkte können Sie herausfinden, wie es um die Arbeitsmoral und den Teamgeist in Ihrer Praxis steht. 

Je nach Endergebnis können Sie dann entscheiden, ob Sie Ihren  Führungsstil ändern oder beibehalten sollten.

A. Teamgeist

1. Meinen Mitarbeitern sind die Interessen der Praxis wichtiger als die eigenen. (während der Arbeitszeit)
2. Meine Mitarbeiter helfen einander.
3. Meine Mitarbeiter arbeiten bei schwierigen Problemen zusammen.
4. Meinen Mitarbeitern sind die Kollegen wichtig.

B. Arbeitsmoral

1. Es herrscht Vertrauen untereinander.
2. Die Praxis kann auch mal auf die persönlichen Bedürfnisse des einzelnen eingehen.
3. Alle Personen und deren Lebens-/Arbeitsstile werden respektiert.
4. Bei kurzfristigen persönlichen Problemen kann jeder auf das Team zählen.
5. Meine Mitarbeiter arbeiten gerne hier.
6. Meine Mitarbeiter haben eine positive Einstellung zur Praxis.

Auswertung

Vergeben Sie für jede einzelne Frage eine Schulnote und bilden Sie für die zwei Gruppen eine Durchschnittsnote. Es gibt zwar keine Standardwerte, aber mit einer schlechteren Note als 2 sollten Sie sich nicht zufrieden geben.

Analysieren Sie, warum es entweder mit der Arbeitsmoral oder dem Teamgeist in Ihrer Praxis nicht weit her ist. Nehmen Sie das Ergebnis Ihrer Analyse als Grundlage für das nächste Teamgespräch. Seien Sie dabei aber auch selbstkritisch und fragen Sie sich, was Sie zu einer positiven Veränderung beitragen können.

Mobbing in Arztpraxen

5 Signale, die auf Mobbing in Ihrer Praxis hindeuten

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Bestimmt behandeln Sie auch Patienten, die über Mobbing in ihrer Firma klagen. Aber haben Sie sich schon einmal gefragt, ob es auch bei Ihnen vorkommt?

Mobbing kann auf drei Nährböden entstehen:

1. Schlechte Moral im Team. Es wird nur in die Arbeit gegangen, um Geld zu verdienen.
2. Die Vorgesetzten haben Schwächen in der Personalführung.
3. Die Organisation der Arbeit ist schlecht bis chaotisch.

Halten Sie also folgende Signale im Auge:

1. Ungerechte Arbeitsverteilung. Ein Mitarbeiter bekommt immer die ungeliebten Arbeiten ab oder so viel Arbeit zugewiesen, die nicht erledigt werden kann.
2. Anweisungen werden in einem unangemessenen Ton übermittelt.
3. Mitarbeiter werden vor Ihnen oder den Patienten lächerlich gemacht.
4. Konzentrierte Sündenbocksuche, die immer wieder den selben Mitarbeiter trifft.
5. Informationen werden bewusst zurückgehalten, wodurch immer häufiger Fehler auftreten.6. Klassisches Mobbing ist die Ausgrenzung einzelner Mitarbeiter durch das Team.

Für Sie als Arbeitgeber ist es wichtig zu wissen, dass Sie eine Handlungspflicht bzw. Fürsorgepflicht haben, wenn sich ein Mitarbeiter an Sie wendet. Reagieren Sie sofort und mit angemessenen Mitteln, sonst kann Sie das durchaus einmal Geld kosten.

Mobbing-Opfer genießen einen sehr hohen Schutz bei den Arbeitsgerichten. Sprechen Sie mit den Mobbern und wenn es gar nicht anders geht, können Sie sie auch abmahnen. Aufpassen müssen Sie aber auch, dass Sie den/die Initiator/en und nicht nur Mitläufer erwischen.

Im schlimmsten Fall kommt es zum Bossing. Bossing ist Mobbing durch den Chef oder Vorgesetzten, und das trifft man laut einer neueren Umfrage häufig dort an, wo die wirtschaftliche Lage angespannt ist. Dadurch wollen Chefs z.B. verhindert, daß Gehaltsforderungen vorgetragen werden.

Mobbing und Bossing ist aber auch immer Ansichtssache. Vielleicht sind Ihre Mitarbeiter auch nur übersensibel und legen jedes Wort auf die berühmte Goldwaage. Beobachten Sie sich also auch selbst und Ihre Mitarbeiter, wie auf bestimmte Äußerungen reagiert wird.

Kostenplanung Praxis

Wie Sie Ihre Kosten planen

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Planung für ein Unternehmen, also auch für eine Arztpraxis, sollte in erster Linie als Zukunftsgestaltung verstanden werden. Klassische Definition: Ein systematisches zukunftsbezogenes Durchdenken und Festlegung von Zielen, Maßnahmen, Mitteln und Wegen zur zukünftigen Zielerreichung. (Wild 1974)

Wenn Sie Ihre Kostenaufstellung für das abgelaufene Jahr vor sich haben, müssen Sie sich folgende Fragen stellen, um zu einer aussagekräftigen Planung für den nächsten Zeitraum (beispielsweise für das nächste Jahr) zu kommen.

1. Sind in den sonstigen Kosten Zahlungen beinhaltet, die nur in diesem Jahr angefallen sind? Beispiel: Kosten für ein Praxisgutachten.

2. Sind Kosten enthalten, die eigentlich einem früheren Zeitraum zuzuordnen sind, weil z.B. ein Lieferant seine Rechnung viel zu spät geschickt hat?

3. Sind Kosten entstanden, die unabhängig vom Betrieb der Arztpraxis waren? Wie mutwillige Zerstörungen.

4. Haben Sie irgendwelche Investitionsgüter angeschafft, die im nächsten oder noch weiteren Jahren abbezahlt werden müssen?

Dies nennt man Abgrenzung außerperiodischer oder zweckfremder Kosten. Ein einfaches Fortschreiben der in der Vergangenheit entstandenen Kosten würde das Ergebnis zu stark verfälschen.

Jetzt geht es daran, von den bereinigten Istdaten zu vernünftigen Planwerten zu kommen.

Hier gibt es weitere Komponenten, die Sie beachten müssen:

1. Das Gehalt Ihrer Mitarbeiter kann sich durch Tarifverhandlungen verändern. Ihren Steigerungssatz können Sie anhand von Pressemitteilungen erfahren.

2. Überlegen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob nicht eine Veränderung der Abschreibungsart z.B. von linear zu degressiv Vorteile bringt.

3. Beobachten Sie auch den Geldmarkt und erörtern Sie Umschuldungen mit Ihrer Bank. Zinsen sind meist flexibel.

4. Bedenken Sie Grundlagenveränderungen: Schwangerschaften, umfangreiche Renovierungen, Einstellung eines Weiterbildungsassistenten, Umwandlung in ein MVZ oder eine überörtliche Gemeinschaftspraxis usw.

5. Auch die Inflationsrate sollten Sie in Ihre Überlegungen mit einbeziehen. Nur selten werden Verbrauchsgüter billiger.

Mit dieser Aufstellung haben Sie schon einen großen Schritt in Richtung Kostencontrolling getan. Beobachten Sie im Planjahr, ob Ihre Prognosen eintreffen und eruieren Sie die Abweichungen.

Noch eine Anmerkung

Gerade in Zeiten, in der sich fast täglich die Einnahmesituation ändert oder irgendwelche Hiobsbotschaften zu lesen sind, mag dieser Aufwand zu groß oder unnötig erscheinen. Ich gebe Ihnen jedoch eines zu bedenken: In Zukunft wird sich die Einkommenssituation nur noch durch effektives Kostenmanagement verändern lassen. Dazu gehört aber in erster Linie, dass Sie mit den Grundlagen vertraut sind und Ihre Kosten- und Organisationssituation kennen. Wer seinen Laden im Griff hat, der kann wesentlich schneller auf wechselnde Rahmenbedingungen reagieren.