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Internes Weiterbildungskonzept

Internes Weiterbildungskonzept

“Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.” Ist der Wahlspruch von Dr. T. aus München. Er meint damit auch, dass es ohne stetige Weiterbildung seiner Praxis nicht so gut liefe. Gerade in unserer schnelllebigen Zeit ist es gar nicht so einfach dran zu bleiben. Sie brauchen schon ein ausgefeiltes Weiterbildungskonzept für Ihre Praxis, damit Sie erfolgreich bleiben.

Problematisch ist häufig die Informationsflut, die täglich auf Sie einstürzt. Stellen Sie sich immer diese drei Fragen:

1. Worauf kommt es mir für meine Praxis an?
2. Welche Möglichkeiten habe ich?
3. Klappt die Umsetzung?

Antworten auf die erste Frage:

1. Setzen Sie Ziele für:
– Die Praxis
– Die Mitarbeiter
– Sie selbst

2. Planen Sie genügend Zeit ein.

3. Legen Sie einen Etat für die einzelnen Weiterbildungen fest.

Überprüfen Sie einmal, welche Möglichkeiten es gibt und welche Sie nutzen:

– Zeitungen und Fachzeitschriften
– Fachbücher
– Fachtagungen
– Seminare und Workshops
– Messen und Ausstellungen
– Informationsaustausch mit anderen Praxen oder Beratern
– Internetangebote (Homepages, Mailinglisten und Newsletter, Online-Fortbildungen)

Nach Ihren, oder den Weiterbildungen Ihrer Mitarbeiter, geht es an die Umsetzung, sonst ist das Geld dafür vielleicht rausgeschmissen.

Also. Haben Sie:

1. die Informationen verarbeitet?

2. die Informationen auf die eigene Praxis übertragen?

3. alle Mitarbeiter über diese Neuigkeiten informiert?

4. die Mitarbeiter für die Umsetzung begeistert?

5. einen internen Erfahrungsaustausch (regelmäßige Mitarbeiterbesprechungen) organisiert?

6. Erfolgskontrollen vorgenommen?

Denken Sie bei der Weiterbildung nicht nur an medizinische Inhalte. Genauso wichtig sind organisatorische und Managementweiterbildungen.

Viele weitere Optimierungsideen unterbreite ich Ihnen gerne, fordern Sie mein Angebot an unter loibl@loibl-online.de

Ihr Rudolf Loibl

Ausstattung der Funktionsräume

Ausstattung der Funktionsräume

Heute will ich ein paar Tipps geben, wie Sie Ihre Räume am besten ausstatten sollten. Schaffen Sie für die Patienten, aber nicht zuletzt für Sie selbst, eine angenehme Atmosphäre im Sprechzimmer. Nutzen Sie Farben richtig aus: Helle, insbesondere gelbe Farben, wirken stimmungsaufhellend und rote wirken nach Untersuchungen anregend. Greifen Sie auch bei Polsterungen von Liegen mal auf eine andere Farbe zurück. Die Hersteller sind hier sehr kreativ geworden und können ihnen bestimmt auch eine Liege liefern, die zu Ihrer sonstigen Farbgestaltung passt.

Beim Licht sollten Sie vor allem auf ausreichend Tageslicht achten, lassen Sie die Patienten aber möglichst nicht so sitzen, dass Sie beim Gespräch direkt in die Sonne schauen müssen. Apropos Sitzposition der Patienten: Die sollten so sitzen, dass Sie ihnen ins Gesicht sehen, wenn Sie den Raum betreten.

Licht hat nicht nur Beleuchtungsfunktion, sondern wirkt auch gestalterisch. Lampen mit kaltweißem Licht sind zwar meist sehr praktisch, wirken aber eher kühl. Bei einer Praxisrenovierung kann man auch berücksichtigen, dass nicht jeder Raum farblich wie der andere gestaltet ist, dass wirkt langweilig. Die Grundkomponenten (Bodenbelag, Türen, Griffe, Waschbecken) der Sprechzimmer können ruhig identisch sein, aber spielen Sie mit den Farben, damit Sie Ihre Praxis attraktiver machen können.

Funktionsräume

Für Patienten, die Sie medizinisch im Griff haben, gilt: Wenn möglich nicht in ein „großes“ Sprechzimmer, sondern in einen Funktionsraum. Viele dieser „Kurzbesucher“ sind Ihnen dankbar, wenn Sie deren Zeit nicht lange in Anspruch nehmen. Diese kleinen Sprechzimmer können Sie auch gut dazu nutzen, dass Sie notorische Zuspät- oder OhneTerminKommer disziplinieren. Hier wird keine Gesprächsituation aufgebaut und Sie signalisieren, dass Sie nicht viel Zeit haben. Funktionsräume sind – wie der Name schon sagt, – funktionell ausgestattet. EKG, Ultraschall sind die Geräte, die dort untergebracht sind. Nutzen Sie diese Räume auch für Verbände und Spritzen, also Tätigkeiten die schnell zu erledigen sind. Lassen Sie sich Rezepte, die Sie unterschreiben müssen, nur in diesen Räumen so zwischendurch geben und nicht in den Sprechzimmern.

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Ihr Rudolf Loibl

Wie kommunizieren Sie?

Wie kommunizieren Sie?

In einer amerikanischen Studie wurde einmal festgestellt, daß falsche Kommunikation das größte Managementproblem ist. Als Arzt verbringen Sie bestimmt 90% Ihrer Arbeitszeit damit zu kommunizieren und zwar bewußt und unbewußt. Wenn aus falscher Kommunikation handfeste Mißverständnisse werden, dann kann das auch den Praxiserfolg langfristig gefährden. Machen Sie sich die Voraussetzungen für Kommunikation bewußt und verbessern Sie sie, wenn nötig.

1. Keiner von uns ist von Geburt ein Kommunikationsprofi. Diese Fähigkeit wird tagtäglich erworben und verfeinert.

2. Wir kommunizieren sogar dann, wenn wir gar nichts sagen. Beispiel: Wer stur in die Karteikarte oder in die Praxis-EDV schaut, vermittelt dem Patienten, daß ihn dessen Problem (sein wichtigstes, sonst wäre er/sie nicht hier!) gar nicht so recht interessiert, obwohl das gar nicht so ist. Also achten Sie sorgsam nicht nur auf das was Sie sagen, sondern auch auf das was Sie tun.

3. Der größte Teil der Information, die im Gehirn gespeichert werden, wird durch die Augen aufgenommen. Um diesen Umstand auszunutzen, sollten Sie Ihren Worten auch schriftliche Informationen beigeben. Diese Patienteninformationen geben dem Patienten Sicherheit, weil er unter Umständen nicht richtig Verstandenes nochmal nachlesen kann. Zusatztip: Patienteninformationen sollten Sie auf Ihrem eigenen Briefbogen rausgeben, weil das Ihre Kompetenz stärker zur Geltung bringt.

4. Wenn Sie immer davon ausgehen, daß das was Sie gerade sagen wollen, mißverstanden wird, wird Ihr Kommunikationsverhalten verbessert. Sie werden Ihre Worte anders wählen und die Reaktionen besser beobachten.

5. Es ist nicht wichtig, daß Sie sich klar und fehlerfrei ausdrücken, sondern, daß der Gegenüber das versteht was Sie sagen. Vermeiden Sie hochtrabende Fachausdrücke, die ein Laie nicht kennt. Reden Sie mit den Worten des Patienten.

6. Die Definition einer Krankheit hilft dem Patienten nicht weiter. Er will wissen, was das für Ihn bedeutet. Ihre Botschaft muß richtig gedeutet werden.

7. „Der Ton macht die Musik.“ heißt es. Deshalb achten Sie auch darauf, wie Sie etwas sagen und wie Sie das Gesagte durch Körpersprache unterstützen können, weil die nonverbale Kommunikation den weit überwiegenden Teil der Kommunikation ausmacht.

8. Bei Telefonaten fällt die nonverbale Kommunikation weg, weshalb Sie und Ihr Team sich um eine sehr bildhafte Ausdrucksweise bemühen sollten.

Überprüfen Sie in Ihrer Praxis immer wieder das Kommunikationsverhalten Ihres Personal und trainieren Sie Verbesserungen. Manchmal helfen auch nur sehr drastische Maßnahmen, wie in einer meiner Beratungspraxen, die die Stühle für die Mitarbeiter im Anmeldebereich abgeschafft hat, um „Chancengleichheit“ zu schaffen.

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Ihr Rudolf Loibl

Finanzmanagement

Natürlich ist das oberste Ziel der Praxis die medizinische Versorgung der Patienten, aber Sie als Praxisinhaber haben darüber hinaus noch
viele Managementaufgaben. Wo Sie mit Ihrem Finanzmanagement stehen, möchte ich Ihnen heute anhand einer Checkliste zeigen.
Beantworten Sie für sich die nachstehenden Fragen mit JA, MANCHMAL oder NEIN und sehen Sie am Schluss, welcher Finanzmanager Sie für Ihre Praxis sind.

1. Finanzieren Sie grundsätzlich kongruent, also Wirtschaftsgüter entsprechend Ihrer Nutzungsdauer?

2. Stellen Sie Rentabilitäts- und Liquiditätspläne auf?

3. Beantragen Sie Kreditanträge immer rechtzeitig und in ausreichender Höhe?

4. Achten Sie immer auf ausreichende, aber auch nicht zu hohe Sicherheiten?

5. Haben Sie eine Liquiditätsreserve für Unvorhergesehenes oder “Schnäppchen”?

6. Handeln Sie nach dem Grundsatz “Liquidität vor Rentabilität”?

7. Berechnen Sie auch den betriebswirtschaftlichen Nutzen Ihrer Anschaffungen?

8. Haben Sie sich schon mal über öffentliche Förderungen informiert?

10. Vergleichen Sie laufend Ihre Bankkonditionen und holen mehrere Angebot ein?

11. Übersteigen Ihre Privatentnahmen nicht den Cash-Flow (Gewinn plus Abschreibungen)?

Geben Sie sich für jedes JA 3 Punkte, für jedes MANCHMAL 2 Punkte und für jedes NEIN 1 Punkt und zählen Sie Ihr Ergebnis. In der nachstehenden Auswertung sehen Sie, wo Sie mit Ihrem Finanzmanagement stehen.

25 bis 30 Punkte:
Ihr Finanzmanagement ist top. Sie vergleichen regelmäßig Ihre Planungen mit Ihren Istwerten und schauen sich auch die Konditionen Ihrer Bank an. Die Bank ist für Sie ein gleichwertiger Geschäftspartner, mit dem man auch verhandeln kann.

15 bis 24 Punkte:
Die Finanzen Ihrer Praxis sind Ihnen schon wichtig. Es gibt aber doch die eine oder andere Schwachstelle. Nehmen Sie sich die Bereiche, bei denen Sie nicht die volle Punktzahl erreichen vor und prüfen Sie, was sie es besser machen können. An solchen Kosten zu sparen, bedarf häufig nur ein paar Telefonate.

Unter 15 Punkte:
Für Sie gilt der Wahlspruch: „Ich bin Arzt und kein Kaufmann.“ Sie sollten sich vor Augen halten, dass Arztpraxen nur ganz selten an der medizinischen Qualität scheitern, sondern vielmehr am schlechten oder nicht vorhandenen Finanzmanagement. Als Manager Ihrer Praxis sind Sie selbstverständlich auch für solche betriebs- und finanzwirtschaftlichen Dinge zuständig. Auch ist eine ausreichende Aus- und Fortbildung überlebenswichtig.

Viele weitere Optimierungsideen unterbreite ich Ihnen gerne, fordern Sie mein Angebot an unter loibl@loibl-online.de

Ihr Rudolf Loibl

Zielgruppe Seniorenpraxis

Sie haben eine geriatrische Ausbildung und wollen die Zielgruppe “Senioren” ansprechen? Dann muss die Praxis seniorengerecht sein. Wahre Profis, was die Belange von Senioren angeht, sind Leiter von Altenheimen. Laden Sie diese zur Vorbereitung auf Ihre neue Zielgruppe zu einem Gespräch ein. Sie werden viel erfahren, was Sie in Ihrer Praxis baulich oder an Ihrem Mobiliar verändern müssen. Lassen Sie sich auch Adressen von Möbellieferanten oder anderen Geschäften geben, die sich auf Senioren spezialisiert haben.

Fragen Sie auch einmal Ihre Patienten mittels einer Patientenbefragung zu diesem Thema oder nehmen Sie sich auch einmal Zeit zu Einzelgesprächen, während einer längeren Behandlung (z.B. Infusion). Sprechen Sie auch mit Ihren Mitarbeitern darüber und lassen Sie diese auch Gespräche mit Senioren führen. Tragen Sie Ihr Wissen dann zusammen und werten Sie aus, was zu tun ist.

Nehmen Sie sich einmal unsere Checkliste Seniorenpraxis zur Hand und schauen Sie, was in Ihrer Praxis noch zu tun ist.

Auch Ihre Mitarbeiter müssen sich mit der neuen Zielgruppe identifizieren!

Ältere Menschen brauchen eine persönliche Ansprache und das Praxisteam muss schon mal etwas zweimal erklären. Deshalb müssen Sie in der Vorbereitungsphase mit Ihren Mitarbeitern sprechen und sie auf die neue Situation vorbereiten. Bei der Sprechweise ist z.B. auf die nachfolgenden Punkte zu achten.

  • Sprechen Sie gut hörbar.
  • Ältere Menschen muss man nicht anschreien, sondern nur nicht so schnell sprechen.
  • Bilden Sie auch kurze Sätze und geben Sie immer nur eine Information in einem Satz.
  • Es ist auch nicht nötig, in Überbetonung zu verfallen.

Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auch darauf hin, dass Altersprobleme oft verdrängt werden, weshalb die Kommunikation sehr ausgefeilt sein sollte.

Formulieren Sie Fragen so, dass die Patienten nicht gekränkt werden.

Beispiel: „Andere Patienten haben Probleme mit … Wie kommen Sie denn damit zu Recht?“

In einer Hausarztpraxis werden immer verschiedene Altersgruppen vertreten sein. Deshalb sollten Sie auch Ihre Terminplanung darauf abstimmen. Planen Sie Seniorensprechzeiten. Viele Senioren wünschen sich Ruhe, deshalb sollten Sie wenn möglich vermeiden, dass Kinder und Senioren gleichzeitig im Wartezimmer sitzen.

Hier können Sie sich eine hilfreiche “Checkliste Seniorenpraxis” kostenlos herunterladen.

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Ihr Rudolf Loibl

Checken Sie Ihre Kosten

Hier geht es zur Checkliste: 

Geben Sie sich bei der Beantwortung

für jedes “Trifft zu“ 3 Punkte

für “Trifft manchmal zu” 2 Punkte

und “Trifft nie zu” einen Punkt.

Am Schluss sehen Sie, wie es aussieht.

1. Sind Ihre Kosten genauso stark gesunken/gestiegen wie Ihr Umsatz?

2. Planen und budgetieren Sie Ihre Kosten und machen Sie einen monatlichen Soll-Ist-Vergleich?

3. Nutzen Sie Ihre Kostensparpotentiale aus?

4. Vergleichen Sie Ihre Kosten mit denen anderer vergleichbarer Praxen?

5. Erteilen Sie Aufträge/Einkäufe rechtzeitig und mit optimierter Liefermenge?

6. Nutzen Sie Skonto Ihrer Lieferanten konsequent?

7. Sind Ihre Praxisräume richtig dimensioniert?

8. Nutzen Sie bei Postsendungen immer die günstigste Alternative, wie Fax, eMail oder SMS?

9. Kontrollieren Sie Ihre Versicherungen regelmäßig nach Notwendigkeit und Dimensionierung?

10. Sind Ihre Steuervorauszahlungen angepasst?

11. Passen Sie Ihre Kreditlinie regelmäßig an und hinterfragen Sie die Kosten Ihrer Bank?

Ergebnisse:

25 bis 33 Punkte:
Ihre Praxis ist kostenoptimiert. Nur wenn Sie nicht die volle Punktzahl erreicht haben, dann können Sie dem einen oder anderen Punkt bzw. Kostenblock noch nachgehen. Ihre Praxis müßte deutlich unter den Kostenvergleichen der Zentralinstitutes oder des Statistischen Bundesamtes liegen.

15 bis 24 Punkte:
Sie haben sich zwar schon mit dem Themen „Kostensparen“ auseinandergesetzt, aber es sind noch offene Potentiale zu erkennen. Sie haben erkannt, daß Kostenkontrolle notwendig für das wirtschaftliche Überleben der Praxis ist.  Auch wenn der Aufwand groß oder unnötig erscheint, ist es um so wichtiger seine Kostensituation zu kennen und dann auch auf neue Hiobsbotschaften reagieren zu können.

Unter 15 Punkte:
In Zukunft wird sich die Einkommenssituation nur noch durch effektives Kostenmanagement verändern lassen. Dazu gehört aber in erster Linie, daß Sie mit den Grundlagen vertraut sind und Ihre Kosten- und Organisationssituation kennen. Wer seinen „Laden“ im Griff hat, der kann wesentlich schneller auf wechselnde Rahmenbedingungen reagieren. Sie sollten sich schnellstens mit Ihrer Kostensituation vertraut machen.

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Ihr Rudolf Loibl

Kooperationen und Gemeinschaftspraxen

Kooperationen, Gemeinschaftspraxen (bzw. BAG) oder MVZ können interessant sein. Damit das Ganze erfolgreich wird, müssen sich die Richtigen finden. Um zu einer vernünftigen Partnerschaft zu gelangen, sind einige Grundvoraussetzungen zu erbringen:

1. „Drum prüfe, wer sich ewig bindet.“ Auch für die Wahl eines Geschäftspartners gilt dieser Satz. Eine Gemeinschaftspraxis ist durchaus mit einer Ehe zu vergleichen, weshalb eine der Grundvoraussetzungen für das Gelingen die menschliche Komponente ist. Wenn zwei Partner nicht auf der gleichen Wellenlänge schwingen, wird es irgendwann zum Bruch kommen. Deshalb sollten Sie sich für diesen Bereich lange Zeit nehmen, um den/die „Richtige/n“ zu finden.

2. Die Partnerschaft muss absolut fair sein. Vertrauen und Offenheit sollte zu den Grundprinzipien der Partnerschaft gehören, auch wenn es sich nicht um gleichberechtigte Partner handelt. Misstrauen zerstört jede Partnerschaft.

3. Besprechen Sie die zukünftigen Ziele der Gemeinschaft und was sich jeder davon verspricht. Auch hierüber sollten Sie sich immer wieder offen unterhalten. Der Gedankenaustausch belebt auch hier.

4. Besprechen Sie auch alle Modalitäten des zukünftigen „Zusammenlebens“. Beteiligungsverhältnisse, Vergütungen und Entnahmen, Aufgabenverteilung, Kompetenzen, Urlaub und Entscheidungsregelungen. Dies alles sollten oder besser müssen Sie schriftlich fixieren.

5. Legen Sie auch einen Zeitplan fest, wer was wann zu erledigen hat, damit die Partnerschaft auch pünktlich starten kann.

6. Lassen Sie sich beim Gesellschaftsvertrag beraten, weil Sie sonst keine Gewähr dafür haben, dass das was Sie vereinbaren wollten in einem eventuellen Gerichtsverfahren auch so ausgelegt wird.

Apropos Vertrag:

Um es gleich vorweg zu nehmen: Ich bin kein Freund von Musterverträgen, die man selbst anpasst. Bei so wichtigen Entscheidungen sollte man immer einen spezialisierten Anwalt zu Rate ziehen. Das kostet Geld, weil es Geld spart oder sparen kann.”

Was sollte auf alle Fälle drin stehen:

1. Bestimmen Sie genau, über welche Entscheidungen auf alle Fälle Einstimmigkeit erzielt werden muss. Beispiel: Personalentscheidungen oder Beauftragung eines Unternehmensberaters.

2. Regeln Sie den Ausstieg aus der Gemeinschaft sehr genau. Gerade Konkurrenzschutzklauseln sind bei gesperrten Planungsbereichen sehr schwierig zu regeln und müssen vor einem Gericht Bestand haben. Der Ausstieg eines Partners darf die Praxis finanziell nicht so belasten, dass sie kurzfristig in einen Liquiditätsengpass gerät. Legen Sie einen längeren Zeitraum fest (etwa ein Jahr), wann die Zahlung des Kaufpreises fällig wird. Um den Kaufpreis objektiv zu gestalten sollten Sie auch vereinbaren, dass dieser von einem neutralen Berater oder Sachverständigen ermittelt wird.

3. Regeln Sie auch die Nebentätigkeiten der Partner, weil dies immer wieder zu Streitereien führt, weil das zeitliche Engagement in der Praxis als ungleich betrachtet wird.

Wie im „richtigen“ Leben, können auch Partnerschaften im Geschäftsleben scheitern, deshalb kommt es um so mehr auf eine vernünftige Vorplanung an. Sollte sich hier schon herausstellen, dass man sich mehr anpassen müsste, als man dazu bereit ist, sollten Sie nicht nach Beckenbauerschen Weisheit „Schau ma´ mal“ verfahren und sofort einen Schlussstrich ziehen.

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Ihr Rudolf Loibl

Wie steht es um Ihren Patientenservice?

Wie steht es um Ihren Patientenservice?

Wir alle haben uns schon oft über die „Servicewüste“ Deutschland aufgeregt. Aber einmal Hand aufs Herz: Wie sieht es mit dem Service in Ihrer Praxis aus? Service heißt doch auch Gefälligkeiten zu erweisen. Tun Sie und Ihr Team das für Ihre Patienten?

Service in der Arztpraxis geht weit über die Freundlichkeit zu den Patienten und untereinander hinaus. Nehmen Sie sich die nachstehende Liste einmal vor und überprüfen Sie, wo Sie noch Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrer Praxis sehen.

Anmeldung:

Ist Sie immer besetzt?
Gibt es eine Taschenablage?
Ist die Meldung am Telefon laut und deutlich?
Ist Freundlichkeit oberstes Gebot?

Terminsystem:

Funktioniert es?
Ist es auf Ihre Praxis zugeschnitten?
Bestätigen Sie langfristige Termine schriftlich?
Bieten Sie ein Recall-System an?

Patientenumgang:

Ist er trainiert?
Werden Auskünfte für Patienten auch telefonisch eingeholt?
Werden Taxen bestellt?
Werden Termine bei anderen Praxen (OP, etc.) vereinbart?
Gibt es schriftliche Therapieinfos?
Gibt es Patientenseminare?
Verleihen Sie Bücher an Ihre Patienten?

Telefonsprechstunde:

Gibt es sie?
Gibt es ein Rezepttelefon?
Wird der Anrufbeantworter immer neu besprochen?
Wird er per Telefon überprüft?

Wartezimmer/Garderobe:

Welchen Eindruck macht das Wartezimmer?
Würden Sie sich gerne mit vielen anderen Patienten reinsetzen?
Ist die Garderobe groß genug?
Gibt es Hutablage, Spiegel, Kleiderbügel?
Sind die Zeitungen und Zeitschriften aktuell?
Passen diese Zeitungen und Zeitschriften zu Ihren Patienten?
Gibt es Lesestoff für die Kinder?
Haben Sie eine Spielecke?
Gibt es Musik, Kaffee oder kalte Getränke?
Wird das Klima im Wartezimmer von den Mitarbeitern regelmäßig geprüft?

Untersuchungs-/Therapieräume:

Gibt es Schuhlöffel und Taschenablagen?
Ist die Raumtemperatur angenehm?
Sind die Wartezeiten dort möglichst kurz?

Patientenservice hängt in erster Linie von der Kreativität in Ihrem Team ab und wird entscheidend auch durch Konsequenz geprägt. Wenn Sie z.B. Ihren Patienten Kaffee im Wartezimmer anbieten und dies irgendwann nicht mehr machen oder es schlichtweg vergessen, dann fällt das wesentlich negativer auf, als wenn Sie es noch nie gemacht haben. Welche Serviceleistungen Sie anbieten wollen, können Sie durch eine Patientenbefragung herausbekommen. Und binden Sie unbedingt Ihr Personal in die Verantwortung für den Service Ihrer Praxis mit ein.

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Ihr Rudolf Loibl

Haben Sie auch etwas zu verschenken?

In vielen Praxen wird jede Menge Geld verschenkt. Unsere betriebswirtschaftliche Abrechnungskontrolle zeigt immer wieder, dass das vorhandene Potential nicht ausgenutzt wird. Es erfolgt beispielsweise keine Überwachung von Krebsvorsorgeuntersuchungen, Check-Up oder Impfstatus.

Dies bringt einerseits wertvolle Euro, aber stärkt andererseits auch das Vertrauen des Patienten, der sich bei seinem Arzt gut aufgehoben fühlt. Die vorausschauende Betreuung verhilft Ihnen zu einer stärkeren Patientenbindung.

Um dies durchführen zu können, benötigen Sie aber ein richtiges Handwerkszeug:

1.  Eine aussagekräftige Karteikarte (hier ist sicher eine elektronische besser als eine aus Papier, die ich leider immer noch in Arztpraxen sehe)

2.  Ein funktionierendes Recall-System

Dieses Recall-System ist in viele Praxis-EDVen bereits implementiert.
Fragen Sie Ihren Händler, wie das bei Ihnen funktioniert.

Alternativ können Sie sich auch mit einem elektronischem Kalender behelfen, in dem Sie entsprechende Notizen ablegen.

Um nicht gegen das Wettbewerbsrecht zu verstoßen, müssen Sie sich das Einverständnis zur Benachrichtigung von Ihren Patienten schriftlich geben lassen.

Hier ein Mustertext:

Hiermit erkläre ich mich einverstanden, von meiner hausärztlichen ( oder andere Fachgruppe einsetzen ) Praxis an folgende Termine regelmäßig erinnert zu werden:

O  Untersuchungen
O  Impfungen
O  Ultraschallkontrollen
O  Laborkontrollen
O  Krebsvor- / nachsorge
O  __________________
O  __________________

_____________________    ______________
Unterschrift des Patienten              Datum

Fragen Sie doch auch, ob Ihre Patienten mit moderneren Kommunikationsmitteln informiert werden wollen. Viele Patienten werden auch E-Mail oder SMS nutzen, was Ihnen dann auch noch Kosten sparen hilft, weil diese alle billiger sind, als das Porto für einen Brief. (Obwohl ein Brief schon einen gewissen Charme hat.)

Mit Ihrem Anschreiben sollten Sie nicht den Patienten in Ihre Praxis “beordern”, sondern lediglich darauf hinweisen, dass eine bestimmte Untersuchung fällig wird. Natürlich steht es dem Patienten frei, wo er diese Untersuchung machen lässt, aber er wird wohl meist zu Ihnen kommen.

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Ihr Rudolf Loibl

Warenlager

Jede Arztpraxis muss sich für bestimmte Untersuchungen unterschiedlichste Verbrauchsmaterialien vorhalten. Eine vernünftige Warenwirtschaft wird aber in den wenigsten Praxen betrieben. Der Spruch “Ein Griff und die Sucherei geht los.” hat leider mehrere fatale Folgen:

1.    Wenn Verbrauchsmaterialien (Sono-Gel, Spritzen, etc.) erst bei Bedarf auf die Schnelle besorgt werden, müssen Sie teuer bezahlt werden. Außerdem fällt Ihnen eine Mitarbeiter/-in für die Zeit der Beschaffung aus und womöglich müssen Patienten auch noch darauf warten, dass irgendein Medikament aus der Apotheke besorgt wird.

2.    Wenn zu große Mengen vorgehalten werden, dann kann dadurch ein Verlust entstehen, weil unter Umständen das Verfallsdatum abläuft. Der Preisvorteil bei einer größeren Bestellung ist da schnell dahin.

3.    Chaotische Lagerhaltung kostet natürlich Zeit. Wenn Sie wissen, welche Medikamente in Ihrem Schrank sind und Ihnen nur ein Griff genügt, um das richtige auszuwählen, sparen Sie einerseits Zeit und andererseits zeigen Sie Ihrem Patienten auch organisatorische Kompetenz.

Folgende Punkte sollten Sie immer beachten:

– Bewahren Sie Verbrauchsmaterialien dort auf, wo sie auch verwendet werden.

– Legen Sie Mindestmengen fest, ab welcher eine Nachbestellung zu erfolgen hat. Beachten Sie dabei auch die Lieferzeiten.

– Verteilen Sie die Praxismuster auf  alle Sprechzimmer, somit sind alle Produkte in unmittelbarer Reichweite.

Machen Sie die technische Umsetzung des Meldewesens für die Beschaffung so einfach wie möglich.

Beispiel Sonogel:
Sie sollten immer zwei Flaschen neben dem Sono-Gerät stehen haben. Wenn der Inhalt einer Flasche zur Neige geht, dann stellen Sie diese an einem vorher vereinbarten Platz ab. Dies signalisiert Ihrem geschulten Personal umgehend die leere Flasche aufzufüllen, ohne daß eine weitere Anweisung Ihrerseits stattfinden muß.

Beispiel Medikamente:

Ein beschriftetes Kärtchen vor der drittletzten Packung eines Medikaments wird von Ihnen bei der Rezeption abgegeben. Dies signalisiert Ihrem Personal, daß eine umgehende Nachbestellung erfolgen muß.

Lassen Sie von Ihren verschiedenen Lieferanten Bestellformulare anfertigen, die dann auch noch einmal durchgesehen werden, ob nicht noch ein weiteres Produkt dieses Lieferanten ebenfalls bestellt werden muß. So vermeiden Sie unnötige mehrfache Versandkosten.

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Ihr Rudolf Loibl