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Medizinische vs. organisatorische Qualität, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

Letzte Woche haben Sie gelesen, wie schnell der Ruf einer Praxis durch eine schlechte Praxisorganisation beschädigt werden kann. Heute möchte ich Ihnen ein paar erste Schritte zeigen, worauf Sie achten sollten. 

Eine funktionierende Praxisorganisation wirkt sich aber natürlich nicht nur auf das Praxismarketing aus, sondern sorgt auch im Innenverhältnis für kostengünstige Abläufe. Nur durch eine reibungslos funktionierende Ablauforganisation haben Praxisinhaber überhaupt die Chance Kosten einzusparen. „Zeit ist Geld“, aber nicht nur das, sondern auch für das gesamte Praxisteam ist eine funktionierende Ablauforganisation wichtig! Wer arbeitet schon gern in einer hektischen, unzufriedenen Umgebung?

Die Organisation alleine bringt keinen Gewinn, aber ohne eine funktionierende Praxisorganisation hat eine moderne Arztpraxis keine Chance betriebswirtschaftlich optimal zu arbeiten. Gut organisierte Praxen kommen mit wesentlich weniger Personal aus und werden auch die anderen Kostenbereiche besser in den Griff bekommen als unorganisierte Praxen.

Damit die Organisation zu einem richtigen Rüstzeug für die Abläufe der Praxis werden kann, bedarf es einer ständigen Überprüfung. Denn die äußeren Umstände, die die Praxisorganisation beeinflussen, verändern sich ständig, also müssen auch die Abläufe angepasst werden.
 Folgende Umstände können dazu beitragen, dass die Praxisorganisation adaptiert werden muss:

  • Mitarbeiterwechsel 
  • Einführung/Umstellung der Praxis-EDV 
  • Einführung eines neuen EBM 
  • Aufnahme von IGeL-Leistungen etc.

Die Praxisorganisation ist kein starres Gebilde, sondern wächst mit der Praxis und muss auch immer wieder überprüft und weiter angepasst werden.

Bei aller Selbstorganisation sollte man natürlich nicht die Patienten vergessen. Welche Patienten sind denn überwiegend in der Praxis? Wenn die Zielgruppe der Praxis Senioren sind, muss die Zeiteinteilung anders ausfallen, als wenn viele berufstätige Erwachsene betreut werden wollen. Wenn beides zutreffen sollte, dann ist z.B. über getrennte Sprechstunden nachzudenken.

Das betriebswirtschaftliche Gelingen einer Praxis hängt von vielen Faktoren ab, die alle gut durchdacht werden wollen.

rudolfloibl.de, Aktiv ablegen, Ablage, Praxis

Überlegen Sie doch mal, was Sie alles herumliegen lassen: eine ganze Zeitung, weil ein interessanter Artikel darin steht, oder einen Brief eines Patienten, den Sie mit Ihrem Team besprechen wollen.

Mit den folgenden Schritten sollten Sie das Problem in den Griff bekommen:

  1. Begegnen Sie dieser Aufschieberei konsequent und beobachten Sie sich, welche Dinge Sie “gerne” liegen lassen.
  2. Nehmen Sie sich einmal Ihren persönlichen Stapel vor und hören Sie erst auf, wenn alles entschieden ist.
  3. Vermerken Sie auf den einzelnen Vorgängen, was damit geschehen soll. “Termin vereinbaren”, “Bestellung”, “Besprechung Teamsitzung” oder ein entsprechender Ablagehinweis.
  4. Ab diesem Tag sollten Sie solche Entscheidungen immer sofort fällen.

Um alles auch organisatorisch in den Griff zu bekommen, sollten Sie eine entsprechende Ablagenstruktur schaffen. Legen Sie Ordner an.

Folgende Themen sind immer interessant:

a. Teambesprechung (z.B. diese Kolumne, die Sie mit Ihrem Team besprechen)

b. Steuertipps, welche Sie beim nächsten Mal mit Ihrem Steuerberater diskutieren

c. Patientenbeschwerden, für die Sie auch Lösungen finden müssen

Setzen Sie sich für die Abarbeitung dieser Ablagen auch Termine, damit nichts in Vergessenheit gerät.

Selbstverständlich gibt es Vorgänge, die kann man halt nicht sofort entscheiden. Beispielsweise bekommen Sie eine Information über ein Sonogerät, das technisch hochinteressant ist, aber derzeit nicht in Ihren Investitionsplan passt. Gewöhnen Sie sich an, für diese Vorgänge eine Ablage zu schaffen, die möglichst weit von Ihrem Schreibtisch entfernt ist und die nur Sie benutzen, dann haben Sie die Möglichkeit, beim Ablegen über Ihre Nichtentscheidung nachzudenken. Kontrollieren Sie diese Ablage in regelmäßigen Abständen und Sie werden sehen, dass Sie das meiste einfach wegwerfen werden.

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Für Sportkameraden, Nachbarn oder Freunde vergeben viele Ärzte, getragen von angeblichen gesellschaftlichen Zwängen, ohne Wissen des Terminplanes, immer wieder Termine, die dann zu Überschneidungen und längeren Wartezeiten für die Patienten führen.

Dieses Vorgehen hat folgende gravierende Nachteile:

1. Marketingnachteile:

  • Der vom Arzt einbestellte Patient bekommt den Eindruck einer mangelnden innerbetrieblichen Kommunikation, wenn z.B. die Anmeldung nichts von dem ausgemachten Termin weiß.
  • Die Patienten, die ihren Termin mit der Anmeldung ausgemacht haben, müssen länger warten, was oftmals den Eindruck der ungerechten Behandlungsreihenfolge aufkommen lässt.
  • Geben die betroffenen Patienten diese Informationen an andere Ärzte weiter, kann dies zu einem Imageverlust im Kollegenkreis führen.

2. Organisationsnachteile:

Die Berücksichtigung der Patienten, die vom Arzt ohne Termin einbestellt wurden, ist in der laufenden Terminierung oftmals nicht auszugleichen.

Lösung:

Sie werden in der freien Wirtschaft keinen Manager erleben, der Ihnen einen Termin persönlich vergibt, denn er verweist Sie an seine Sekretärin. (Dafür hat er sie ja!) Auch Sie sind der Manager in Ihrer Arztpraxis, also verweisen Sie auf Ihre Anmeldung, die den Überblick über die Bestellsituation hat. Mit der Aussage gegenüber den persönlichen Bekannten: „Entschuldige bitte, ich habe natürlich meine Termine nicht im Kopf und bitte Dich, einen Termin mit meiner Anmeldung auszumachen. In der Vergangenheit habe ich/wir immer wieder Schwierigkeiten damit gehabt.“ Damit wird man wohl auch bei diesem besonderen Patientenkreis auf Verständnis stoßen.

Alternativ könnten Sie auch so vorgehen:

Um gerade solche Patienten nicht mehrere Tage auf einen Termin warten zu lassen, sollte in der laufenden Terminplanung jeweils ein Termin am Vor- und Nachmittag frei bleiben, der eben nur am Vortag besetzt werden darf. Mit dieser Einteilung wird ein entsprechender Patient nicht mehr als zwei Tage auf einen Termin warten müssen.