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Führen Sie regelmäßig Liquiditätsanalysen durch?

Führen Sie regelmäßig Liquiditätsanalysen durch?
 
Gerade in Zeiten rückläufiger Einnahmen in den Praxen, sollten Sie in kurzen Abständen Liquiditätsanalysen durchführen. Mit der regelmäßigen Analyse Ihrer Finanzen können Sie abschätzen, wie viel Geld bereits fest gebunden ist, mit welchen Zahlungen Sie betrieblich, aber auch privat zu rechnen haben und wie viel Geld Ihnen letztlich noch zur Verfügung steht. Viele Liquiditätsengpässe könnten vermieden werden, wenn der Praxisinhaber mehr Überblick über seine eigenen Finanzen hätte.

Gehen Sie bei der Analyse konsequent vor und nutzen Sie die nachfolgende Checkliste:

1. Praxisfinanzen:

Gliedern Sie Ihren Gesamtumsatz nach Kassen-, Privat und sonstigem Umsatz auf. Anschließend sollten Sie die Kosten analysieren und auch ins Verhältnis zum Umsatz setzen. Bestimmen Sie auch die Liquidität nach Einrechnung der Abschreibungen (AfA) und der Tilgung von Praxisdarlehen. Daraus sollten Sie erkennen, wie viel Geld letztlich durch die Praxis erwirtschaftet wird.

2. Steuern:

Überprüfen Sie Ihre Steuervorauszahlungen anhand der laufenden Veränderungen. Evtl. kann die Steuervorauszahlung nach unten angepasst werden. Schreiben Sie auch einmal die Erstattungen und Nachzahlungen der letzten Jahre auf und ermitteln Sie die Steuerschuld des laufenden Jahres. Viele Liquiditätsprobleme beginnen mit nicht bedachten Steuernachzahlungen. Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater rechtzeitig.

3. Immobilien:

Immobilien beeinflussen Ihre Finanzen positiv, als auch negativ. Welche Zins- und Tilgungsverpflichtungen haben Sie? Wie hoch sind die tatsächlichen Mieteinnahmen? Und wie wirkt sich das auf Ihre steuerliche und finanzielle Situation aus? Die Antworten auf diese Fragen sind oft von entscheidender Bedeutung.

4. Versicherungen:

Listen Sie einmal auf, wann und wie viel Sie für Ihre einzelnen Versicherungen bezahlen müssen. Gibt es günstigere Angebote?

5. Privatausgaben:

Fassen Sie einmal zusammen, was Sie z.B. für Miete, Kfz, Unterhalt usw. ausgeben. Stimmen die Relationen noch? Wofür geht am meisten Geld drauf?

6. Vermögen und Investitionen:

Passen die getroffenen Sparmodelle (z.B. Beteiligungen, u.a.) noch zu Ihrer momentanen Situation? Oder sollten Sie Ihre Vermögensplanung und Altersvorsorge den neuen Gegebenheiten anpassen?

Wenn Sie all diese Punkte zusammenschreiben, werden Sie schnell erkennen, wo evtl. Probleme auf Sie zukommen können oder wo Sie noch Möglichkeiten haben. Wichtig ist es immer, eine transparente Gesamtrechnung vor Augen zu haben, um auch in den einzelnen Teilbereichen Maßnahmen zur Liquiditätsverbesserung ergreifen zu können. Mit der Erstellung einer kurz- und langfristigen Liquiditätsplanung haben Sie dazu das richtige Handwerkszeug.

Viele weitere Optimierungsideen unterbreite ich Ihnen gerne, fordern Sie mein Angebot an unter [email protected]

Ihr Rudolf Loibl

Reklamationsbearbeitung

Reklamationsbearbeitung

Auch in der besten Arztpraxis kommt es hin und wieder zu Reklamationen. Hier nur ein kleiner Ausschnitt aus den häufigsten Gründen:

–       zu lange Wartezeiten

–       vermeintlich zu hohe Privatrechnung

–       unfreundliche Mitarbeiter/innen

–       zu kurze Behandlungsdauer

Haben Sie dafür ein richtiges Beschwerdemanagement? Wohl kaum; wie die meisten Praxen.

Die nachfolgenden Fragen sollten Sie für sich beantworten und daraus ein richtiges Reklamationsmanagement entwickeln, wie uns das alle großen Firmen vormachen:

1. Wer hat sich beschwert? Lassen Sie sich alle wichtigen Unterlagen dazu geben. Lassen Sie auf einer Telefonnotiz alle Informationen aufschreiben, bevor Sie einschreiten.

2. Wer hat den Anruf entgegengenommen? Ist diese/r Mitarbeiter/in auch kompetent im Umgang mit solchen Situationen oder brauchen Ihre Mitarbeiter/innen hier eine Schulung.

3. Wie werden die Beschwerden weiterbearbeitet?

4. Was soll getan werden und was wurde mit dem Patienten vereinbart?

5. Hat die Praxis schnell genug auf diese Reklamation reagiert oder ist die Antwort hinausgeschoben worden

6. Wurde etwas getan, dass es nicht mehr zu so einer Beschwerde kommt?

Sie sollten auch über einen längeren Zeitraum die auflaufenden Beschwerden dokumentieren und versuchen herauszufinden, ob es bestimmte Schwerpunkte gibt, die immer wieder Anlass zu Beschwerden geben. Wenn die Beschwerden eine bestimmte/n Mitarbeiter/in betreffen, müssen Sie unbedingt aktiv werden, da sonst der Ruf Ihrer Praxis auf dem Spiel steht. Legen Sie für Ihre Praxis auch fest, wie mit Beschwerden umgegangen und reagiert werden soll. Auch aus berechtigten Beschwerden kann die Praxis lernen und den Service für die Patienten verbessern.

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Ihr Rudolf Loibl

Checkliste Terminplanung

Checkliste Terminplanung

Zeit ist Geld und Wartezeit bedeutet häufig Patientenverlust, weil moderne Patienten nicht mehr warten wollen, suchen sie sich den Arzt, der seine Terminplanung bzw. sein Bestellwesen im Griff hat. Die nachfolgende Checkliste soll Ihnen zeigen, wo Ihre Praxis steht.

Wer plant Ihre Termine?

a. Wir haben eine halboffene Sprechstunde, d.h, daß nur in ein paar Zeiten feste Termine vergeben werden. Jeder in unserer Praxis “bestellt” Patienten ein.
b. In unser Terminbuch trägt jeder Mitarbeiter ein, wie er es für notwendig hält. Meine VIP-Patienten terminiere ich auch ohne Kenntnis der Bestellsituation.
c. Bei uns gibt es einen Terminplan-Führer. Die Anmeldehelferin ist die einzige, die Termine in unser Terminbuch einträgt. Nur so ist Kontinuität gewährleistet.

Gibt es individuelle Termine für bestimmte Patientengruppen?

a. Wir planen für jeden Patienten eine viertel Stunde ein. Patienten, die “dazwischen geschoben” werden, tauchen in unserem Terminbuch nicht auf.
b. Wir unterscheiden nur bekannte Patienten und Neupatienten. Für Neupatienten planen wir dann eine halbe Stunde ein. Zusätzlich setzen wir Pufferzeiten ein, um diese Ungenauigkeiten auszugleichen.
c. Jeder Patient wird in den Terminplaner eingetragen und erhält eine genau definierte Zeit. Wir haben diese Zeiten empirisch ermittelt und verwenden eine Code, damit die Patienten nicht erkennen, wie lange die nächste Behandlung geplant ist.

Welchen Terminplaner verwenden Sie?

a. Wir verwenden ein handelsübliches Terminbuch, wie es in jedem Kaufhaus erhältlich ist.
b. Wir setzen ein Ringbuch mit speziellen Terminrastern ein, wie es vom Fachhandel angeboten wird.
c. Wir arbeiten mit dem elektronischen Terminplaner unser Arztcomputersoftware. Hierzu haben wir für jeden Bereich spezielle Terminraster angelegt, die untereinander koordiniert sind.

Addieren Sie für jedes A einen Punkt, für jedes B zwei und für jedes C drei Punkte. Die Ergebnisse finden Sie weiter unten.
Ergebnis

3 bis 5 Punkte:
Die richtige Zeit zu finden, in Ihre Praxis zu kommen ist reine Glücksache. Wartezeiten sind wohl eher die Regel als die Ausnahme. Terminplanung findet eigentlich gar nicht statt, was wohl auch dazu führt, das sich die Patienten immer weniger einen Termin geben lassen, weil dieser ja eh nicht eingehalten wird.

6 bis 7 Punkte:
Es sind schon einige Ansätze einer Terminplanung zu erkennen. Sie versuchen sich mit den richtigen Hilfsmitteln auszustatten. Nur vernünftiges Rüstzeug, kann auch zu einer vernünftigen Terminplanarbeit führen. Der Ansatz mit verschiedenen Termin- und Pufferzeiten zu arbeiten ist gut, sollte aber noch ausgebaut werden.

8 bis 9 Punkte:
Nur wer Arbeiten häufig macht, wird sie auch richtig gut machen, deshalb ist der Einsatz eines Terminplan-Führers sehr gut. Auch das Ausnutzen der technischen Möglichkeiten ist empfehlenswert, weil so in der gesamten Praxis ein Überblick über die Bestellsituation herrscht. Dies wird durch abgestimmtes Planen der einzelnen Ressourcen unterstützt, so können Sie auch den Auslastungsgrad einzelner Geräte, Räume oder Mitarbeiter ablesen und entsprechend darauf reagieren.

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Ihr Rudolf Loibl

Lernen Sie aktiv abzulegen

Lernen Sie aktiv abzulegen

Es ging oder geht uns doch allen so, daß wir Entscheidungen oft sehr schnell treffen, die von erheblicher finanzieller Tragweite sind, wie ein Autokauf oder eine Personalentscheidung.

Aber gleichzeitig zögern wir wesentlich kleinere Entscheidungen tage- ja wochenlang hinaus und der Stapel unerledigter Post wird immer größer.

Überlegen Sie doch mal was Sie alles herumliegen lassen:

eine ganze Zeitung, weil ein interessanter Artikel darin steht oder einen Brief eines Patienten, den Sie mit Ihrem Team besprechen wollen.

Mit den folgenden Schritten sollten Sie das Problem in den Griff bekommen:

  •    Begegnen Sie dieser Aufschieberei konsequent und beobachten Sie sich, welche Dinge Sie „gerne“ liegen lassen.
  •    Nehmen Sie sich einmal Ihren persönlichen Stapel vor und hören Sie erst auf, wenn alles entschieden ist.
  •    Vermerken Sie auf den einzelnen Vorgängen, was damit geschehen soll. „Termin vereinbaren“, „Bestellung“, „Besprechung Teamsitzung“ oder ein entsprechender Ablagenhinweis.
  •    Ab diesem Tag sollten Sie solche Entscheidungen immer sofort fällen.  Um alles auch organisatorisch in den Griff zu bekommen, sollten Sie eine entsprechende Ablagenstruktur schaffen. Legen Sie Ordner an.

Folgende Themen sind immer interessant:

  •    Teambesprechung (z.B. dieser Newsletter, die Sie mit Ihrem Team besprechen)
  •    Steuertips, welche Sie beim nächsten Mal mit Ihrem Steuerberater diskutieren
  •    Patientenbeschwerden, für die Sie auch Lösungen finden müssen

Setzen Sie sich für die Abarbeitung dieser Ablagen auch Termine, damit nichts in Vergessenheit gerät.  Selbstverständlich gibt es Dinge, die kann man halt nicht sofort entscheiden. Beispielsweise bekommen Sie eine Information über eine Sonogerät, daß technisch hochinteressant ist, aber derzeit nicht in Ihren Investitionsplan paßt.

Gewöhnen Sie sich an, für diese Vorgänge eine Ablage zu nutzen, die möglichst weit von Ihrem Schreibtisch entfernt ist und die nur Sie benutzen, dann haben Sie die Möglichkeit beim Ablegen über Ihre Nichtentscheidung nachzudenken. Kontrollieren Sie diese Ablage in regelmäßigen Abständen und Sie werden sehen, daß Sie das meiste einfach wegschmeißen werden.

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Ihr Rudolf Loibl

Neupatienten

Neupatienten

Auf meine Frage bei einer Istanalyse: “Wie viele Neupatienten haben Sie pro Quartal?” haben viele Ärzte keine Antwort. Dann erübrigt sich oftmals auch die Frage: “Warum kommen die Neupatienten gerade zu Ihnen und gehen nicht zu einem anderen Arzt?”

Sollten auch Sie keine Antwort auf diese Fragen haben, empfiehlt es sich, diesen doch einmal nachzugehen. Sinkende Fallzahlen bedeuten häufig automatisch Umsatzverluste. Wenn Sie nicht wissen, warum diese Fallzahlen zurückgehen, können Sie auch nicht reagieren.

Deshalb sollten Sie sich eine Tabelle erarbeiten, in der Sie die Fallzahlenentwicklung Ihrer Praxis eintragen. Differenzieren Sie dabei zwischen Kassen, Privat, BG usw. Bei ganz speziellen Leistungen (wie Akupunktur), die privat abgerechnet werden, sollten Sie diese auch in die Tabelle aufnehmen. So haben Sie ein gutes Rüstzeug, um zu überwachen, ob sich in dem einen oder anderen Bereich etwas tut. Sollten sich deutliche Abweichungen nach oben oder unten ergeben, dann müssen Sie die Ursachen analysieren und entweder stärken oder Gegenmaßnahmen ergreifen.

Aber auch die Antwort auf die zweite Frage, wo denn die Patienten herkommen, dürfen Sie nicht aus den Augen verlieren. Statistisch gesehen kommen mehr als die Hälfte der Patienten auf Empfehlung eines Bekannten in die Praxis. Dies kann im Einzelfall natürlich ganz anders sein, wie beispielsweise bei reinen Überweisungspraxen. Um sich hier einen Grundüberblick zu verschaffen, empfiehlt es sich, einmal eine Patientenbefragung durchzuführen. Dann sehen Sie, wem Sie das bisherige Patientengut zu verdanken haben.

Um auch hier eine Kontrolle über die Entwicklung zu bekommen, sollten Sie in einem Neupatientenfragebogen, die Frage aufnehmen, wer die Empfehlung für Ihre Praxis ausgesprochen hat.

Hier ein Beispiel:

Wie sind Sie auf unsere Praxis aufmerksam geworden:
– durch die Familie
– durch einen Kollegen am Arbeitsplatz
– durch die Empfehlung eines Arztes
– durch die gelben Seiten
– durch das örtliche Telefonbuch
– ich wohne in der Gegend
– durch einen Ihrer Patienten
– durch die Praxisschilder
– durch Ihre Internetseite
– durch ein Empfehlungsportal
– …………………………………

Lassen Sie durch Ihre MFA eine Strichliste führen, damit Sie Monat für Monat einen Überblick haben, woher Ihre Neupatienten kommen.

Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse sollten Sie auch nutzen. Lässt z.B. die Empfehlung durch Überweiser nach, dann könnten Sie diese wieder einmal in Ihre Praxis einladen, um Ihr Leistungsspektrum in Erinnerung zu rufen.

Beachten Sie auch, dass Apotheker, Krankengymnasten, Masseure, usw. Multiplikatoren sind und Sie die Beziehungen zu diesen Personen auch pflegen sollten.

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Ihr Rudolf Loibl

Verschenken Sie auch etwas?

In vielen Praxen wird jede Menge Geld verschenkt. Unsere betriebswirtschaftliche Abrechnungskontrolle zeigt immer wieder, dass das vorhandene Potential nicht ausgenutzt wird. Es erfolgt beispielsweise keine Überwachung von Krebsvorsorgeuntersuchungen, Check-Up oder Impfstatus.

Dies bringt einerseits wertvolle Euro, aber stärkt andererseits auch das Vertrauen des Patienten, der sich bei seinem Arzt gut aufgehoben fühlt. Die vorausschauende Betreuung verhilft Ihnen zu einer stärkeren Patientenbindung.

Um dies durchführen zu können, benötigen Sie aber ein richtiges Handwerkszeug:

1.  Eine aussagekräftige Karteikarte (hier ist sicher eine elektronische besser als eine aus Papier, die ich leider immer noch in Arztpraxen sehe)

2.  Ein funktionierendes Recall-System

Dieses Recall-System ist in viele Praxis-EDVen bereits implementiert.
Fragen Sie Ihren Händler, wie das bei Ihnen funktioniert.

Alternativ können Sie sich auch mit einem elektronischem Kalender behelfen, in dem Sie entsprechende Notizen ablegen.

Um nicht gegen das Wettbewerbsrecht zu verstoßen, müssen Sie sich das Einverständnis zur Benachrichtigung von Ihren Patienten schriftlich geben lassen.

Hier ein Mustertext:

Hiermit erkläre ich mich einverstanden, von meiner hausärztlichen ( oder andere Fachgruppe einsetzen ) Praxis an folgende Termine regelmäßig erinnert zu werden:

O  Untersuchungen
O  Impfungen
O  Ultraschallkontrollen
O  Laborkontrollen
O  Krebsvor- / nachsorge
O  __________________
O  __________________

_____________________    ______________
Unterschrift des Patienten              Datum

Fragen Sie doch auch, ob Ihre Patienten mit moderneren Kommunikationsmitteln informiert werden wollen. Viele Patienten werden auch E-Mail oder SMS nutzen, was Ihnen dann auch noch Kosten sparen hilft, weil diese alle billiger sind, als das Porto für einen Brief. (Obwohl ein Brief schon einen gewissen Charme hat.)

Mit Ihrem Anschreiben sollten Sie nicht den Patienten in Ihre Praxis “beordern”, sondern lediglich darauf hinweisen, dass eine bestimmte Untersuchung fällig wird. Natürlich steht es dem Patienten frei, wo er diese Untersuchung machen lässt, aber er wird wohl meist zu Ihnen kommen.

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Ihr Rudolf Loibl

Zeitfresser

Zeitfresser

Kennen Sie eigentlich die EBM-Ziffer, für die Sie im Quartal am meisten Zeit verbrauchen? Manchmal täuscht einen das Bauchgefühl hier nämlich gewaltig und man versucht an der völlig falschen Stelle seine Praxisorganisation zu optimieren, obwohl das Problem wo ganz anderes liegt. 

Ich zeige Ihnen, wo Sie diese Information herbekommen: nämlich aus Ihrer KV-Abrechnung oder Ihrer EDV-Statistik! Sicher können Sie Ihrer PraxisEDV entnehmen wie oft Sie welche Leistungsziffer abrechnen und wenn das nicht geht, dann hilft Ihnen die Häufigkeitsstatistik Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung.

Wie gehen Sie vor?

  1. Erstellen Sie eine Liste der EBM-Ziffern und schreiben Sie die Häufigkeit pro Quartal dazu. Am besten und einfachsten geht das sicher mit einer Tabellenkalkulation, wie EXCEL oder Numbers.
  2. Schreiben Sie in die nächste Spalte die Zeit, die Sie für diese Leistung brauchen. Alternativ können Sie sich auch an den Plausibilitätszeiten orientieren, die die KBV für jede Leistungsziffer ausweist. Sie finden diese hier: https://is.gd/Qw4Rhi
  3. Sortieren Sie diese Liste absteigend, also die zeitintensivste Leistungsziffer steht ganz oben.

So sehen Sie schnell, mit welchen Leistungen Sie Ihre KV-Arbeitszeit am meisten verbringen und können ggf. gegensteuern.

Viele meiner Mandanten sind überrascht, wenn sie diese Liste in unserer Analyse der Abrechnungsdatei sehen.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie mein Angebot unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Die Private Ablage

Die Private Ablage

“Wo ist denn die Rechnung für den Geschirrspüler? Hab ich die unter “G” wie Geschirrspüler oder “H” wie Haushaltsgeräte abgelegt?” Heute bekommen Sie von mir keinen klassischen Tipp für Ihre Praxis, sondern für Ihre private Ablage zu Hause, den Sie aber vielleicht auch in der Praxis anwenden können.


Geht es Ihnen auch ab und zu so, dass Sie zuhause nach privaten Rechnungen suchen, weil Sie wissen wollen, ob ein Gerät noch in der Garantiezeit ist. Oder Sie suchen nach einer Bedienungsanleitung, weil Sie die Uhr von Sommer- auf Winterzeit umstellen müssen.
Ich nutze dazu das Programm EVERNOTE. Dieses Programm funktioniert auf allen internetfähigen Computer, Tabletts oder Smartphone. Und sowas hat heutzutage bestimmt jeder Haushalt parat.
Das Vorgehen ist denkbar einfach und geht sehr schnell.

  • Jede Rechnung wird eingescannt und so in der EVERNOTE-Datenbank abgelegt. EVERNOTE “liest” das Dokument durch und jedes darin stehende Wort wird als Schlagwort erfasst und man kann später danach suchen.
  • Die Originalrechnungen lege ich in einem Ordner nach Datum ab – neuestes Datum nach oben.
  • Brauche ich eine Rechnung, dann suche ich in Evernote nach einem Schlagwort und sehe dann das Rechnungsdatum und weiß wo es liegt.
  • Das wars …

Zum Scannen braucht man nicht einmal einen Scanner im klassischen Sinne, sondern es reicht ein Smartphone oder Tablett. Die Evernote-App hat einen Scanner integriert, mit dem man die o.g. Scans erledigen kann.
(Ich arbeite aber lieber mit dem Programm “Scanable” (es gibt auch andere, die mit EVERNOTE zusammenarbeiten), weil es m.E. leichter zu bedienen ist. Scanable für IOS finden Sie hier: Scanable)
Was brauchen Sie dazu?

  • Zunächst einmal melden Sie sich bei www.evernote.com an
    • einfach eine Mailadresse und ein Passwort angeben reicht
  • anschließend erhalten Sie eine Mail und können die entsprechenden Programme für Ihren Computer/Tablett/Smartphone herunterladen
  • haben Sie das Programm gestartet und sich angemeldet, dann legen Sie ein sog. Notizbuch mit dem Namen “Privatrechnungen” an
    • Puristen unter den Evernote-Anwendern legen gar keine Notizbücher an, sondern verlassen sich ausschließlich auf die mächtige Suchfunktion
    • (mir sind verschiedene Notizbücher lieber)
  • Dann können Sie mit der oben beschriebenen “Arbeit” anfangen: Scannen/Speichern/Ablegen und fertig

Evernote gibt es in verschiedenen Preisversionen. Von kostenlos bis Business für 13,99 Euro pro Monat. Ich nutze die Premiumversion für 6,99 Euro pro Monat, weil es die meisten Vorteile (u.a. Handschrifterkennung) bietet.
Klar kann man das auch in der Praxis nutzen und so sein QM-System unterstützen und zwar auch deshalb, weil man die Notizbücher auch im Team freigeben kann.
Personensensible, also Patientendaten dürfen Sie diesem System aus Datenschutzgründen aber nicht anvertrauen.
Viel Spass beim Testen und einen schönen Tag wünscht Ihnen

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie mein Angebot unter [email protected] an.
Ihr Rudolf Loibl

10 goldene Regeln für die Terminplanung

Meine 10 goldenen Regeln für die Terminplanung

Meine 10 goldenen Regeln für die Terminplanung

Heute zeige ich Ihnen einmal die wichtigsten Regeln für eine gute Terminplanung, die zu Ihrer Praxis passt:

  • Terminplan-Führer/in arbeitet autonom
    Der/die Praxisinhaber/in sollten sich nicht darauf einlassen, dass Patienten Wunschtermine bekommt, die der Chef durchsetzt.
  • Jeder Patient wird eingetragen, auch die „Nur kurz…“ Patienten
  • Größere oder längere Pufferzeiten bei vorhersehbaren „Großkampftagen“
  • Individuelle Schätzung des Zeitbedarfs pro Patient
    Muss durch den Behandler erfolgen, sollte aber in ein vorher erarbeitetes Zeitraster passen.
  • Zeitintensive Problempatienten besonders platzieren, am besten am Ende einer Sprechstunde oder zumindest vor einer Pufferzeit im Terminplan
  • Neue Patienten besonders platzieren, weil diese typischerweise mehr Zeit in Anspruch nehmen
  • Klare Termine vergeben
    Der Patient muss wissen, was beim nächsten Termin auf ihn zukommt und welche Untersuchungen gemacht werden.
  • Arbeiten im Terminkalendern mit Symbolen, Farben oder verschiedenen Terminrastern
    Modern und auch besser zu arbeiten ist mit elektronischen Terminkalendern oder Online-Terminplansystemen
  • Terminverzögerungen bekannt geben
    Das gilt sowohl an die Patienten, die im Wartezimmer sitzen, aber auch für die Ärzte, die wissen müssen, wie lange die aktuelle Wartezeit ist.
  • Etablieren eines Zeitwarnsystems (über Warteliste, akustische oder optische Signale oder persönliche Warnung

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Terminplanung durch Praxiscomputerstatistiken

Effizientere Terminplanung durch Praxiscomputerstatistiken

Leider geben manche Arzt-Computer-Systeme solche Tagesstatistiken nicht ohne weiteres her, sind hier etwas schwierig zu bedienen oder es ist diese Möglichkeit zu wenig ausgebaut. Ein genaues Studium des Handbuches bleibt wohl nicht aus.

Mit den richtigen Statistiken aus der Praxis-EDV können Sie als Unternehmer Arzt aber entscheidende Schlüsse für ein effizientes Bestellsystem ziehen.

Hier ein Beispiel, wie Sie durch die richtigen Statistiken aus Ihrer EDV zu einer besseren Terminplanung kommen.

Die Terminplanung in der Arztpraxis ist nicht nur ein Aneinanderreihen von 15-Minuten-Terminen, sondern wesentlich differenzierter zu betrachten. Folgende Fragen müssen Sie beantworten:

1. Wie lange arbeite ich durchschnittlich pro Wochentag ?
Tragen Sie diese Information in eine entsprechende Liste ein.

2. Wieviele Patientenkontakte habe ich an den einzelnen Wochentagen?
Hier hilft Ihnen die Scheinzahl nicht weiter, da viele Patienten mehrmals im Quartal erscheinen. Dieses Erscheinungsdatum ist in der EDV als Behandlungstag abgelegt und braucht nur entsprechend ausgewertet werden.
Klar, durch die Gegebenheiten des EBM gibt es auch Arzt-Patienten-Kontakte, die nicht durch Abrechnungsziffern dokumentiert sind. Sollten Sie das Gefühl haben, dass es in Ihrer Praxis sehr viele sind, dann sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter dies durch eine eigene Statistik dokumentieren, um dafür ein Gefühl zu bekommen. Evtl. bietet Ihre EDV auch die Möglichkeit eigene Pseudoziffern anzulegen und diese auszuwerten.

3. Jetzt lassen Sie sich alle zeitintensiven Untersuchungen anzeigen. Manche dieser Untersuchungen können Sie direkt aus den KV-Statistiken ablesen, wie z.B. Früherkennungen. Die Anzahl der Neupatienten erhalten Sie dadurch, indem Sie immer die letzte vergebene EDV-Nummer im Quartal notieren lassen und diese mit dem vorherigen Quartal vergleichen. Die hier ausgewerteten Zahlen teilen Sie durch die Anzahl der Arbeitstage im entsprechenden Quartal und wissen so, wieviele dieser zeitintensiven
Untersuchungen Sie pro Tag terminieren müssen.
Legen Sie dafür bestimmte Zeitpunkte fest, die nicht am Anfang der Sprechstunde liegen sollten. Ihre Mitarbeiter dürfen nur solche Termine in diese Terminzeiten eintragen.

4. Summieren Sie nun die Zeiten der festverplanten Termine auf und ziehen Sie diese Summe von Ihrer durchschnittlichen Arbeitszeit ab. Diesen Wert teilen Sie durch den Rest der Patientenkontakte und erhalten so eine durchschnittliche Behandlungszeit pro Patient. Jetzt wissen Sie, welches Zeitraster Ihr Terminplaner aufweisen muß, in die die „normalen“ Patienten eingetragen werden.

Dies ist nur ein vereinfacht dargestelltes Verfahren. Je nach Fachrichtung haben Sie natürlich ein differenzierteres Zeitraster.
Meine Analysen der Abrechnungsdateien ergeben meist drei bis vier Terminraster. 5 Minuten für Schnelltermine, 10 Minuten für Normaltermine, 20 Minuten für Neupatienten und 30 Minuten für aufwendige Besprechungen.

Jede Entscheidung in der Praxis muß strategisch geplant werden und durch fundierte Daten unterlegt sein. Nur so wird es ein Erfolg
.
Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl