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Aktenablage in Arztpraxen

Sitzen Ihre Mitarbeiter in der Anmeldung auch vor übervollen Aktenschränken, weil dort alle Unterlagen unabhängig von der Zugriffshäufigkeit aufbewahrt werden?

In den meisten Praxen wirkt dadurch auch dieser Bereich der Praxis unaufgeräumt und unordentlich. Diese Vorgehensweise führt also nicht nur zu Zeitverlust (durch erhöhten Suchaufwand), sondern auch zu Imageverlust.

Nehmen Sie sich die nachstehende Musterliste vor und formulieren Sie und Ihr Praxisteam die Ziele für Ihre Aktenablage:

1. Unterlagen, die wir täglich brauchen, müssen in Griffweite sein. Lange Wege bedeuten hohen Zeitaufwand bei einer hohen Zugriffshäufigkeit. Diese Ordner sind durch blaue Rückenschilder gekennzeichnet und werden in Reihe 2 und 3 einsortiert, damit die Annahmehelferin nicht aufstehen muß.

2. Unterlagen, die wir wöchentlich bis maximal monatlich brauchen, werden in der Nähe der Anmeldung untergebracht. Diese Ordner sind durch gelbe Rückenschilder gekennzeichnet. Wöchentlich benötigte Ordner werden in der Reihe 4 und 5 untergebracht; monatlich benötigte Ordner werden in Reihe 1 gelagert.

3. Unterlagen, die wir weniger als monatlich benötigen, werden im Archiv gelagert. Die Ordner tragen rote Rückenschilder.

Ein solches Schema sollten Sie für alle Arbeitsplätze erstellen und auch konsequent anwenden. Nutzen Sie diese Technik auch für Formulare und suchen Sie dafür den ablauftechnisch gesehen besten Unterbringungsort. Als Faustregel gilt: Der der die Formulare/Ordner am häufigsten braucht sollte den kürzesten Weg dazu haben.

Terminvergabe durch die Ärzte

Für Sportkameraden, Nachbarn oder Freunde vergeben viele Ärzte, getragen von angeblichen gesellschaftlichen Zwängen, ohne Wissen des Terminplanes, immer wieder Termine, die dann zu Überschneidungen und längeren Wartezeiten für die Patienten führen.

Dieses Vorgehen hat folgende gravierende Nachteile:

1. Marketingnachteile:

  • Der von dem Arzt einbestellte Patient bekommt den Eindruck einer mangelnden innerbetrieblichen Kommunikation, wenn z.B. die Anmeldung nichts von dem ausgemachten Termin weiß.
  • Die Patienten, die ihren Termin mit der Anmeldung ausgemacht haben, müssen länger warten, was oftmals den Eindruck der ungerechten Behandlungsreihenfolge aufkommen lässt.
  • Geben die betroffenen Patienten diese Informationen an ihren Hausarzt weiter, kann dies zu einem Imageverlust im Kollegenkreis führen.

2. Organisationsnachteile:

Die Berücksichtigung der Patienten, die vom Arzt ohne Termin einbestellt wurden, ist in der laufendenden Terminierung oftmals nicht auszugleichen.

Lösung:

Sie werden in der freien Wirtschaft keinen Manager erleben, der Ihnen einen Termin persönlich vergibt, er verweist Sie an seine Sekretärin. (Dafür hat er sie ja!) Auch Sie sind der Manager in Ihrer Arztpraxis, also verweisen Sie auf Ihre Anmeldung, die den Überblick über die Bestellsituation hat. Mit der Aussage gegenüber den persönlichen Bekannten: Entschuldige bitte, ich habe natürlich meine Termine nicht im Kopf und bitte Dich, einen Termin mit meiner Anmeldung auszumachen. In der Vergangenheit habe ich immer wieder Schwierigkeiten damit gehabt.“ Damit wird man wohl auch bei diesem besonderen Patientenkreis auf Verständnis stoßen.

Alternativ könnten Sie auch so vorgehen:

Um gerade solche Patienten nicht mehrere Tage auf einen Termin warten zu lassen, sollte in der laufenden Terminplanung jeweils ein Termin am Vor- und Nachmittag frei bleiben, der eben nur am Vortag besetzt werden darf. Mit dieser Einteilung wird ein entsprechender Patient nicht mehr als zwei Tage auf einen Termin warten müssen.
Sie sollten solche Termine auch als Cheftermine deklarieren, die ausschließlich Sie vergeben dürfen, wodurch Sie sich nur ein bis zwei Termine merken müssen und dann trotzdem den einen oder anderen wichtigen Termin sofort und persönlich vergeben.

Mindmapping in Arztpraxen

Sicher kennen Sie auch die Situation, dass Sie ein neues Projekt planen und Ihnen eigentlich in der Anfangsphase die besten Ideen einfallen. Nur ist es unheimlich schwierig, alle diese Gedanken so aufzuschreiben, dass man nichts vergisst und diese auch irgendwie gleichzeitig ordnet. Eine absolut bewährte Methode ist das Mindmapping.

Mindmapping hilft Ihnen oder Ihrem Team, Gedanken und Argumente zu ordnen, Informationen zu strukturieren, Probleme zu lösen oder Vorträge und Texte zusammenzufassen. Sie können damit auch Checklisten anlegen und Problemlösungen sicher und schnell erklären. Wie das geht, sehen Sie aus den nachfolgenden Punkten.

  1. Formulieren Sie das Thema Ihres Mindmaps und schreiben Sie es in die Mitte eines DIN-A4-Blattes. Schreiben Sie es möglichst klein und kreisen Sie es ein.
  2. Jetzt kommen als 1. Ast-Ebene die wichtigsten Gliederungspunkte. Ziehen Sie einfach einen kurzen Strich und schreiben auf diesen Strich den Gliederungspunkt. Je nachdem, was Ihnen einfällt können Sie entscheiden, ob es sich um einen Haupt- oder Untergliederungspunkt handelt.
  3. Auf der 2. Ast-Ebene sind die Untergliederungspunkte. Zeichnen Sie an den ersten Ast Verzweigungen für Ihre Unterpunkte.
  4. Es gibt eigentlich nur zwei Einschränkungen bei der Verästelung: der Platz und die Übersichtlichkeit.. Sollte sich ein Ast sehr stark ausweiten, ist es sinnvoll dafür ein eigenes Mindmap anzulegen, wobei der Hauptgliederungspunkt als Kern in die Mitte wandert.
  5. Es gibt sicher auch Unterpunkte, die in mehrere Hauptpunkte passen, die Sie dann einfach mit einem Beziehungspfeil sichtbar machen können.
  6. Ihrer gestalterischen Freiheit sind übrigens keine Grenzen gesetzt. Wenn Sie aber mit Symbolen und Farben arbeiten, müssen Sie wissen, für wen das Mindmap bestimmt ist und ob er/sie mit den Symbolen was anfangen kann. 

Bitte beachten: Zu bunt lenkt aber manchmal ab.
Sie werden sehen, wie schnell Sie jemandem anhand dieses Gedankenbildes Zusammenhänge oder Problemlösungen erklären können.

Postbearbeitung

Kennen Sie auch das “Naturgesetz”: Je höher der Berg der unerledigten Post, desto geringer die Lust damit anzufangen? Vor allem der Stapel “da muss ich mich später drum kümmern” wird gerade in Zeitnot immer höher. Sollte dieser Berg bei Ihnen schon sehr angewachsen sein, dann wird es Zeit, sich ihm anzunehmen und abzuarbeiten. Sie werden sehen, dass das meiste sowieso schon durch die Zeit erledigt wurde. Wenn diese Arbeit erledigt ist, dann sollten Sie sich nach dem nachfolgenden Schema Ihre tägliche Post vornehmen.

1. Je nach dem, wann Ihr Postbote bei Ihnen ist, müssen Sie eine Bürostunde (muss natürlich keine ganze Stunde sein) in Ihrem Terminkalender frei halten. Die Länge bestimmt nicht nur die Menge der anfallenden Post, sondern vor allem Ihr systematisches Vorgehen.

2. Lassen Sie sich die Post schon mal aufbereiten. Eine MFA sollte zumindest die Kuverts öffnen; sie muss ja nicht die Post herausnehmen. Nehmen Sie einen Posteingangsstempel, auf dem die
Namen derer vermerkt sind, die die Post bei Ihnen erledigen, damit Sie den Bearbeiter nur ankreuzen brauchen.

3. Klammern Sie sich nicht an irgendwelchen Informationen. Lernen Sie möglichst viel wegzuschmeißen. Die Ablage “P” für Papierkorb sollte die größte sein. Werbebriefe, Zettel mit alten Notizen und auch Zeitungen stapeln sich teilweise in den Praxen.

4. Die zweitwichtigste Ablage ist “Weitergeben”. Alles was Sie nicht selber erledigen müssen spart Ihnen Zeit. Legen Sie auch das Procedere für Aufgabenerledigung (z.B. Gutachtensbearbeitung) fest, damit Sie sich nicht immer mit Detailaufgaben aufhalten müssen. 

5. Die unangenehmste Ablage ist die “Aktivablage”. Hier müssen Sie tätig werden. Schieben Sie nichts auf die lange Bank, sondern erledigen Sie die Dinge so schnell wie möglich, vor allem dann, wenn es eilig ist und Sie wissen, was zu tun ist. Wenn es wirklich nicht sofort geht, dann machen Sie auf kleinen Haftzetteln Notizen, was Ihnen beim Lesen spontan einfällt und markieren Sie auch die wichtigsten Passagen, dann sind Sie beim nächsten Mal schneller im Sachverhalt.

6. Bei manchen Poststücken weiß man nicht so genau, wie man damit umgehen soll. Jetzt sind Sie als Manager gefragt, entscheiden Sie! Entweder sofort bearbeiten, Informationen holen lassen oder in den Papierkorb damit. “Das werde ich morgen erledigen.” ist meist die schlechteste Lösung.

7. Lieferscheine, Preislisten oder Rechnungen müssen einfach in eine Ablage für Ihre MItarbeiter. Diese Ablage sollten Sie aber mindestens zweimal pro Woche kontrollieren, damit nichts vergessen wird oder überholte Informationen mitgeschleppt werden.

Je entscheidungsfreudiger Sie an die Postbearbeitung heran gehen, desto weniger Zeit wird sie in Anspruch nehmen. Routineanfragen (z.B. Gutachten) sollten Sie sich von einer MFA aufbereiten lassen (Informationen des Patienten beilegen oder sogar schon Briefe vorformulieren). Eines sollten Sie immer beachten: 

Ihre Zeit ist kostbar, also lassen Sie sich auch bei der täglichen Post so weit als möglich entlasten.

Arztpraxis, Ärzte, Perfektionismus, Rudolf Loibl

Gehören Sie auch zu den Praxisinhabern, die für eine Anschaffung von 150 Euro eine Besprechung einberufen, die Sie 500 Euro kostet? Planen Sie jedes Detail im Voraus? Dann gehören Sie also auch zu den Perfektionisten. Für einen Organisationsberater mag das zwar ungewöhnlich klingen, aber: Perfektionismus in der Organisation kann auch schaden. Man kann nicht alles im voraus planen, also muss man in seiner Planung auch Freiräume schaffen, in den man auf bestimmte Situationen reagieren kann.

Folgende Situationen sollten Sie gelassener angehen:

1. Detailplanung ist einfach nicht immer möglich. Denken Sie an Ihren Terminplan und lassen Sie Pufferzeiten für Unvorhergesehenes zu.

2. Kontrolle über alle Kleinigkeiten in der Praxis wird Sie mehr behindern, als Ihnen nützen. Deshalb sollten Sie sich mehr Gedanken über die Delegation von Aufgaben machen.

3. Fehler macht jeder. Also lassen Sie eigene und andere Fehler auch zu und reagieren Sie nicht unangemessen darauf. Selbstverständlich müssen Sie erwarten können, dass Fehler wieder korrigiert werden.

4. Pareto-Prinzip. Diese 80:20 Regel heißt z.B., dass Sie mit 20% Ihrer Abrechnungsziffern 80% Ihres Umsatzes erwirtschaften (sollten), um eine solide Abrechnungsbasis zu schaffen. Über die restlichen 80% der Abrechnungsziffern sollten Sie sich Gedanken machen, ob diese erbracht werden müssen.

5. Wenn man genau darüber nachdenkt, kann man fast alles noch verbessern. Dabei verlernt man dann, sich über ein gutes Ergebnis zu freuen und genau das führt zu Frust und schlechteren Leistungen.

6. Zuviel Ordnung kann auch schaden. Bestimmen Sie z.B. vorab, wie viel Zeit Sie investieren wollen, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Mehr als 10 Minuten täglich sollten es aber nicht sein.

Wer alle seine Aufgaben perfekt erfüllen will, wird irgendwann feststellen, dass weder Kosten noch Zeitaufwand in einem angemessenen Verhältnis zum Ergebnis stehen. Wichtig für eine gute Organisation einer Praxis ist eben ein goldener Mittelweg, den jede Praxis letztlich für sich selbst finden muss.

Medizinische vs. organisatorische Qualität, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

Letzte Woche haben Sie gelesen, wie schnell der Ruf einer Praxis durch eine schlechte Praxisorganisation beschädigt werden kann. Heute möchte ich Ihnen ein paar erste Schritte zeigen, worauf Sie achten sollten. 

Eine funktionierende Praxisorganisation wirkt sich aber natürlich nicht nur auf das Praxismarketing aus, sondern sorgt auch im Innenverhältnis für kostengünstige Abläufe. Nur durch eine reibungslos funktionierende Ablauforganisation haben Praxisinhaber überhaupt die Chance Kosten einzusparen. „Zeit ist Geld“, aber nicht nur das, sondern auch für das gesamte Praxisteam ist eine funktionierende Ablauforganisation wichtig! Wer arbeitet schon gern in einer hektischen, unzufriedenen Umgebung?

Die Organisation alleine bringt keinen Gewinn, aber ohne eine funktionierende Praxisorganisation hat eine moderne Arztpraxis keine Chance betriebswirtschaftlich optimal zu arbeiten. Gut organisierte Praxen kommen mit wesentlich weniger Personal aus und werden auch die anderen Kostenbereiche besser in den Griff bekommen als unorganisierte Praxen.

Damit die Organisation zu einem richtigen Rüstzeug für die Abläufe der Praxis werden kann, bedarf es einer ständigen Überprüfung. Denn die äußeren Umstände, die die Praxisorganisation beeinflussen, verändern sich ständig, also müssen auch die Abläufe angepasst werden.
 Folgende Umstände können dazu beitragen, dass die Praxisorganisation adaptiert werden muss:

  • Mitarbeiterwechsel 
  • Einführung/Umstellung der Praxis-EDV 
  • Einführung eines neuen EBM 
  • Aufnahme von IGeL-Leistungen etc.

Die Praxisorganisation ist kein starres Gebilde, sondern wächst mit der Praxis und muss auch immer wieder überprüft und weiter angepasst werden.

Bei aller Selbstorganisation sollte man natürlich nicht die Patienten vergessen. Welche Patienten sind denn überwiegend in der Praxis? Wenn die Zielgruppe der Praxis Senioren sind, muss die Zeiteinteilung anders ausfallen, als wenn viele berufstätige Erwachsene betreut werden wollen. Wenn beides zutreffen sollte, dann ist z.B. über getrennte Sprechstunden nachzudenken.

Das betriebswirtschaftliche Gelingen einer Praxis hängt von vielen Faktoren ab, die alle gut durchdacht werden wollen.

rudolfloibl.de, Aktiv ablegen, Ablage, Praxis

Überlegen Sie doch mal, was Sie alles herumliegen lassen: eine ganze Zeitung, weil ein interessanter Artikel darin steht, oder einen Brief eines Patienten, den Sie mit Ihrem Team besprechen wollen.

Mit den folgenden Schritten sollten Sie das Problem in den Griff bekommen:

  1. Begegnen Sie dieser Aufschieberei konsequent und beobachten Sie sich, welche Dinge Sie “gerne” liegen lassen.
  2. Nehmen Sie sich einmal Ihren persönlichen Stapel vor und hören Sie erst auf, wenn alles entschieden ist.
  3. Vermerken Sie auf den einzelnen Vorgängen, was damit geschehen soll. “Termin vereinbaren”, “Bestellung”, “Besprechung Teamsitzung” oder ein entsprechender Ablagehinweis.
  4. Ab diesem Tag sollten Sie solche Entscheidungen immer sofort fällen.

Um alles auch organisatorisch in den Griff zu bekommen, sollten Sie eine entsprechende Ablagenstruktur schaffen. Legen Sie Ordner an.

Folgende Themen sind immer interessant:

a. Teambesprechung (z.B. diese Kolumne, die Sie mit Ihrem Team besprechen)

b. Steuertipps, welche Sie beim nächsten Mal mit Ihrem Steuerberater diskutieren

c. Patientenbeschwerden, für die Sie auch Lösungen finden müssen

Setzen Sie sich für die Abarbeitung dieser Ablagen auch Termine, damit nichts in Vergessenheit gerät.

Selbstverständlich gibt es Vorgänge, die kann man halt nicht sofort entscheiden. Beispielsweise bekommen Sie eine Information über ein Sonogerät, das technisch hochinteressant ist, aber derzeit nicht in Ihren Investitionsplan passt. Gewöhnen Sie sich an, für diese Vorgänge eine Ablage zu schaffen, die möglichst weit von Ihrem Schreibtisch entfernt ist und die nur Sie benutzen, dann haben Sie die Möglichkeit, beim Ablegen über Ihre Nichtentscheidung nachzudenken. Kontrollieren Sie diese Ablage in regelmäßigen Abständen und Sie werden sehen, dass Sie das meiste einfach wegwerfen werden.

rudolfloibl.de
Für Sportkameraden, Nachbarn oder Freunde vergeben viele Ärzte, getragen von angeblichen gesellschaftlichen Zwängen, ohne Wissen des Terminplanes, immer wieder Termine, die dann zu Überschneidungen und längeren Wartezeiten für die Patienten führen.

Dieses Vorgehen hat folgende gravierende Nachteile:

1. Marketingnachteile:

  • Der vom Arzt einbestellte Patient bekommt den Eindruck einer mangelnden innerbetrieblichen Kommunikation, wenn z.B. die Anmeldung nichts von dem ausgemachten Termin weiß.
  • Die Patienten, die ihren Termin mit der Anmeldung ausgemacht haben, müssen länger warten, was oftmals den Eindruck der ungerechten Behandlungsreihenfolge aufkommen lässt.
  • Geben die betroffenen Patienten diese Informationen an andere Ärzte weiter, kann dies zu einem Imageverlust im Kollegenkreis führen.

2. Organisationsnachteile:

Die Berücksichtigung der Patienten, die vom Arzt ohne Termin einbestellt wurden, ist in der laufenden Terminierung oftmals nicht auszugleichen.

Lösung:

Sie werden in der freien Wirtschaft keinen Manager erleben, der Ihnen einen Termin persönlich vergibt, denn er verweist Sie an seine Sekretärin. (Dafür hat er sie ja!) Auch Sie sind der Manager in Ihrer Arztpraxis, also verweisen Sie auf Ihre Anmeldung, die den Überblick über die Bestellsituation hat. Mit der Aussage gegenüber den persönlichen Bekannten: „Entschuldige bitte, ich habe natürlich meine Termine nicht im Kopf und bitte Dich, einen Termin mit meiner Anmeldung auszumachen. In der Vergangenheit habe ich/wir immer wieder Schwierigkeiten damit gehabt.“ Damit wird man wohl auch bei diesem besonderen Patientenkreis auf Verständnis stoßen.

Alternativ könnten Sie auch so vorgehen:

Um gerade solche Patienten nicht mehrere Tage auf einen Termin warten zu lassen, sollte in der laufenden Terminplanung jeweils ein Termin am Vor- und Nachmittag frei bleiben, der eben nur am Vortag besetzt werden darf. Mit dieser Einteilung wird ein entsprechender Patient nicht mehr als zwei Tage auf einen Termin warten müssen.