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In vielen Praxen wird jede Menge Geld verschenkt. Unsere betriebswirtschaftliche Abrechnungskontrolle zeigt immer wieder, dass das vorhandene Potential nicht ausgenutzt wird. Es erfolgt beispielsweise keine Überwachung von Krebsvorsorgeuntersuchungen, Check-Up oder Impfstatus.

Dies bringt einerseits wertvolle Euro, aber stärkt andererseits auch das Vertrauen des Patienten, der sich bei seinem Arzt gut aufgehoben fühlt. Die vorausschauende Betreuung verhilft Ihnen zu einer stärkeren Patientenbindung.

Um dies durchführen zu können, benötigen Sie aber ein richtiges Handwerkszeug:

1.  Eine aussagekräftige Karteikarte (hier ist sicher eine elektronische besser als eine aus Papier, die ich leider immer noch in Arztpraxen sehe)

2.  Ein funktionierendes Recall-System

Dieses Recall-System ist in viele Praxis-EDVen bereits implementiert.
Fragen Sie Ihren Händler, wie das bei Ihnen funktioniert.

Alternativ können Sie sich auch mit einem elektronischem Kalender behelfen, in dem Sie entsprechende Notizen ablegen.

Um nicht gegen das Wettbewerbsrecht zu verstoßen, müssen Sie sich das Einverständnis zur Benachrichtigung von Ihren Patienten schriftlich geben lassen.

Hier ein Mustertext:

Hiermit erkläre ich mich einverstanden, von meiner hausärztlichen ( oder andere Fachgruppe einsetzen ) Praxis an folgende Termine regelmäßig erinnert zu werden:

O  Untersuchungen
O  Impfungen
O  Ultraschallkontrollen
O  Laborkontrollen
O  Krebsvor- / nachsorge
O  __________________
O  __________________

_____________________    ______________
Unterschrift des Patienten              Datum

Fragen Sie doch auch, ob Ihre Patienten mit moderneren Kommunikationsmitteln informiert werden wollen. Viele Patienten werden auch E-Mail oder SMS nutzen, was Ihnen dann auch noch Kosten sparen hilft, weil diese alle billiger sind, als das Porto für einen Brief. (Obwohl ein Brief schon einen gewissen Charme hat.)

Mit Ihrem Anschreiben sollten Sie nicht den Patienten in Ihre Praxis „beordern“, sondern lediglich darauf hinweisen, dass eine bestimmte Untersuchung fällig wird. Natürlich steht es dem Patienten frei, wo er diese Untersuchung machen lässt, aber er wird wohl meist zu Ihnen kommen.

Viele weitere Optimierungsideen unterbreite ich Ihnen gerne, fordern Sie mein Angebot an unter loibl@loibl-online.de

Ihr Rudolf Loibl

Jede Arztpraxis muss sich für bestimmte Untersuchungen unterschiedlichste Verbrauchsmaterialien vorhalten. Eine vernünftige Warenwirtschaft wird aber in den wenigsten Praxen betrieben. Der Spruch “Ein Griff und die Sucherei geht los.” hat leider mehrere fatale Folgen:

1.    Wenn Verbrauchsmaterialien (Sono-Gel, Spritzen, etc.) erst bei Bedarf auf die Schnelle besorgt werden, müssen Sie teuer bezahlt werden. Außerdem fällt Ihnen eine Mitarbeiter/-in für die Zeit der Beschaffung aus und womöglich müssen Patienten auch noch darauf warten, dass irgendein Medikament aus der Apotheke besorgt wird.

2.    Wenn zu große Mengen vorgehalten werden, dann kann dadurch ein Verlust entstehen, weil unter Umständen das Verfallsdatum abläuft. Der Preisvorteil bei einer größeren Bestellung ist da schnell dahin.

3.    Chaotische Lagerhaltung kostet natürlich Zeit. Wenn Sie wissen, welche Medikamente in Ihrem Schrank sind und Ihnen nur ein Griff genügt, um das richtige auszuwählen, sparen Sie einerseits Zeit und andererseits zeigen Sie Ihrem Patienten auch organisatorische Kompetenz.

Folgende Punkte sollten Sie immer beachten:

– Bewahren Sie Verbrauchsmaterialien dort auf, wo sie auch verwendet werden.

– Legen Sie Mindestmengen fest, ab welcher eine Nachbestellung zu erfolgen hat. Beachten Sie dabei auch die Lieferzeiten.

– Verteilen Sie die Praxismuster auf  alle Sprechzimmer, somit sind alle Produkte in unmittelbarer Reichweite.

Machen Sie die technische Umsetzung des Meldewesens für die Beschaffung so einfach wie möglich.

Beispiel Sonogel:
Sie sollten immer zwei Flaschen neben dem Sono-Gerät stehen haben. Wenn der Inhalt einer Flasche zur Neige geht, dann stellen Sie diese an einem vorher vereinbarten Platz ab. Dies signalisiert Ihrem geschulten Personal umgehend die leere Flasche aufzufüllen, ohne daß eine weitere Anweisung Ihrerseits stattfinden muß.

Beispiel Medikamente:

Ein beschriftetes Kärtchen vor der drittletzten Packung eines Medikaments wird von Ihnen bei der Rezeption abgegeben. Dies signalisiert Ihrem Personal, daß eine umgehende Nachbestellung erfolgen muß.

Lassen Sie von Ihren verschiedenen Lieferanten Bestellformulare anfertigen, die dann auch noch einmal durchgesehen werden, ob nicht noch ein weiteres Produkt dieses Lieferanten ebenfalls bestellt werden muß. So vermeiden Sie unnötige mehrfache Versandkosten.

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Ihr Rudolf Loibl

Wo muss ich eigentlich hin_

Kennen Sie diese Frage oder geht Sie Ihnen vielleicht mehrmals täglich über die Lippen? Dies ist ein deutliches Zeichen dafür, dass irgendetwas mit Ihrem Kommunikationsmanagement nicht stimmt.

Ständiges Nachfragen, sowohl vom Arzt, als auch von den Mitarbeitern bringen Hektik in die Arztpraxis. Hier sind keine klaren Vorgaben, wie, was, wann erledigt werden muss. Wenn Sie „planlos“ durch Ihre Praxis laufen, weil Sie Ihre Arztbegleiterin nicht finden und auch sonst nicht wissen, wie es wo weitergeht, verlieren Sie wertvolle Zeit. Darüber hinaus ist dies auch Ihrem Image bzw. dem äußeren Erscheinungsbild Ihrer Praxis abträglich.

Also, schaffen Sie mit klaren Anweisungen einen fest vorgegebenen Ablauf und geben Sie an, was Sie wie erledigt haben wollen. Informiert werden Sie nur bei Ausnahmen. Dies sollte Ruhe in die Praxis bringen, was nicht nur Ihren Patienten positiv auffallen wird, sondern auch Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein wesentlich besseres Gefühl gibt. So werden Sie nicht vor dem nächsten Arbeitstag „Angst“ haben, was da wieder alles auf Sie zukommen wird.

Lernen Sie NEIN zu sagen

Gerade in inhaberzentrierten Unternehmen wie einer Arztpraxis, kommt es häufig vor, dass viele Arbeiten vom Chef erledigt werden, obwohl dies gar nicht nötig wäre. Diese Tatsache führt aber auch dazu, dass die Effektivität verloren geht. Natürlich ist es schwierig ein beherztes NEIN auszusprechen, wenn man schon so lange immer JA gesagt hat. Es gibt aber Methoden, mit denen man vom „Arbeitannehmen“ zum „Arbeitabgeben“ kommt.

Wenn Sie auch in dem Dilemma stecken oder zumindest das Gefühl haben alles selbst zu machen, dann sollten Sie sich mal die nachfolgen Abwehrstrategien näher anschauen und beherzigen.

1. Das zeitlich begrenzte Ja:

Ein solches bedingtes JA können Sie institutionalisieren, wenn Sie z.B. eine Telefonsprechstunde einführen. Sie sagen Ihren Patienten und Ihren Mitarbeitern damit, dass Sie während der Sprechstunde nicht gestört werden wollen und bestimmen so, wann Sie was erledigen wollen. Zu Ihren Mitarbeitern können Sie in bestimmten Situationen sagen: „Ja, ich helfe Ihnen, ich habe dazu aber erst nach der Sprechstunde Zeit. Bereiten Sie es schon mal vor.“ Das zeitlich bedingte JA kann auch die Praxis verwenden, um das Bestellsystem durchzusetzen. Natürlich sagt man gegenüber dem Patienten nicht: „Nein, das geht heute nicht.“, sondern „Ja, das geht, kommen Sie doch am Freitag um 11:00 Uhr in die Praxis.“

2. Das Teil-JA:

„Ja, ich helfe Ihnen gerne, wenn Sie dies oder das schon mal vorbereiten.“ So geben Sie die Richtung vor und delegieren die meiste Arbeit, um ein bestimmtes Problem zu erledigen. Diktieren Sie z.B. Routinebriefe nicht mehr selbst, sondern korrigieren Sie lediglich die Vorschläge Ihrer Mitarbeiter, denn auch so arbeiten Sie nur noch teilweise mit, behalten aber die Kontrolle.

Für die Praxis ist das der klassische Fall bei IGEL-Leistungen. „Nein, das zahlt die Kasse nicht“ ist viel zu hart. Lieber „Ja, das können wir gerne machen, aber die Kosten können von der Kasse nicht übernommen werden.““

3. Das beherzte NEIN:

Hier brauchen Sie berechtigte Gründe, warum Sie eine Aufgabe ablehnen. Am besten haben Sie die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter schriftlich fixiert, damit Sie auf die Stellen- und Aufgabenbeschreibung Bezug nehmen können. Gerade bei “Wiederholungstätern“, die sich beispielsweise nie an Termine halten, müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter einmal ein beherztes NEIN aussprechen, um zu dokumentieren, dass es so nicht geht. Sie sollten es aber nur in Ausnahmefällen einsetzen.

Es gibt aber auch Situationen, wo Sie noch nicht wissen, welche der genannten Methoden Sie anwenden wollen, dann sollten Sie auf Zeit spielen. Fragen Sie dann noch mal nach und während der Andere redet, können Sie überlegen, wie Sie das Ganze ablehnen. Einen ankommenden Anruf unterbrechen Sie, indem Sie auf die laufende Sprechstunde oder eine Besprechung hinweisen und versprechen einen Rückruf. Bis zum Rückruf überlegen Sie sich dann wieder, wie Sie ablehnen.

Entwicklung eines Umsetzungsplanes

Wer, Was, Wie, Wann
Hatten Sie auch schon mal eine tolle Idee, die Sie zwar Ihrem Team vorgestellt haben, aber die gute Idee ist dann an der Umsetzung gescheitert? Ja, dann sind Sie sicher nicht allein. Viele Verbesserungsvorschläge scheitern daran, dass einfach zu viel auf einmal angepackt wird; so nach dem Motto: „Wenn wir schon dabei sind, dann…“

Bevor Sie Ideen aufs Gradewohl ausprobieren, sollten Sie sich Gedanken über die Umsetzung machen. Wenn Sie den nachfolgenden Schritten folgen, dann klappt es auch bestimmt mit Ihrer nächsten Idee:

1. Schritt: Berg zerlegen!
Wenn Sie am Fuße eines Berges stehen und auf die Spitze schauen, dann kann man vor dieser Aufgabe schon mal Angst bekommen. Schauen Sie also nicht gleich ganz nach oben, sondern zerlegen Sie den Berg in einzelne Abschnitte. Legen Sie also bei der Bewältigung Ihrer nächsten Aufgabe fest, welche Teilschritte zu machen sind. Alle Teilschritte richtig aneinander gereiht führen Sie zum richtigen Ziel.

2. Schritt: Aufgaben verteilen
Jetzt wissen Sie, welche Teilaufgaben anfallen und können diese auch entsprechend nach Qualifikation und Motivation verteilen; Sie sind schließlich ein Team. WER macht WAS, WIE und WANN. Halten Sie diese Aufgabenverteilung unbedingt schriftlich fest, sonst haben Sie nachher das Problem, dass nichts gemacht wird, weil jeder dachte, dass macht ein anderer.

3. Schritt: Zeitplanung
Das WANN ist ein sehr wichtiger Teilschritt. Geben Sie Termine vor und überprüfen Sie, ob die Aufgaben frist- und sachgerecht erledigt wurden. Manchmal müssen Sie Test- oder Pilotphasen mit einplanen, um zu prüfen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Oberstes Gebot bei der Zeitplanung ist Realismus. Setzen Sie sich keine utopisch kurzen Zeiträume, aber lassen Sie die Zügel auch nicht zu locker.

Bei all Ihren Plänen sollten Sie sich diesen Wahlspruch merken: Der Spatz in der Hand ist oft besser als die Taube auf dem Dach. Eine umgesetzte einfache Lösung ist als erster Schritt besser, als ein ausgefuchster Plan, den keiner schaffen kann.

Wenn irgendwann auf dem Weg Unklarheiten auftauchen, ist es gut, wenn man alles schriftlich dokumentiert hat. Damit es richtig gut klappt, hat sich gezeigt, dass Verantwortung und selbständiges Arbeiten die besten Motivatoren sind, also lassen Sie los und Ihre Mitarbeiter machen.

Hier kann Ihnen auch eine kostenlose Managementsoftware helfen, nämlich Trello. Wie diese funktioniert und wie Sie diese gewinnbringend in Ihrer Praxis einsetzen kann ich Ihnen gerne zeigen.
Hier mein Angebot: 
https://elopage.com/s/UB.Loibl/praxisprojekte-einfach-steuer

Aktenordner richtig verteilen

Sitzen Ihre Mitarbeiter in der Anmeldung auch vor übervollen Aktenschränken, weil dort alle Unterlagen unabhängig von der Zugriffshäufigkeit aufbewahrt werden? In vielen Praxen wirkt dadurch auch dieser Bereich der Praxis unaufgeräumt und unordentlich. Diese Vorgehensweise führt also nicht nur zu Zeitverlust (durch erhöhten Suchaufwand), sondern auch zu Imageverlust.

Nehmen Sie sich die nachstehende Musterliste vor und formulieren Sie und Ihr Praxisteam die Ziele für Ihre Aktenablage:

  1. Unterlagen, die wir täglich brauchen, müssen in Griffweite sein. Lange Wege bedeuten hohen Zeitaufwand bei einer hohen Zugriffshäufigkeit. Diese Ordner sind durch blaue Rückenschilder gekennzeichnet und werden in Reihe 2 und 3 einsortiert, damit die Annahmehelferin nicht aufstehen muss.
  2. Unterlagen, die wir wöchentlich bis maximal monatlich brauchen, werden in der Nähe der Anmeldung untergebracht. Diese Ordner sind durch gelbe Rückenschilder gekennzeichnet. Wöchentlich benötigte Ordner werden in der Reihe 4 und 5 untergebracht; monatlich benötigte Ordner werden in Reihe 1 gelagert.
  3. Unterlagen, die wir weniger als monatlich benötigen, werden im Archiv gelagert. Die Ordner tragen rote Rückenschilder.

Ein solches Schema sollten Sie für alle Arbeitsplätze erstellen und auch konsequent anwenden. Nutzen Sie diese Technik auch für Formulare und suchen Sie dafür den ablauftechnisch gesehen besten Unterbringungsort. Als Faustregel gilt: Wer die Formulare/Ordner am häufigsten braucht, sollte den kürzesten Weg dazu haben

Der Umstieg von der offenen Sprechstunde zur Terminsprechstunde

Viele Praxen sind schon an der Einführung einer Terminplanung gescheitert und arbeiten weiter mit einer offenen Sprechstunde. Dies führt aber auch dazu, dass diese Praxen meist mit höheren Praxiskosten belastet sind, weil Personal immer für einen Volllastbetrieb vorgehalten werden muss. Ich zeige Ihnen, wie Sie in ein zumindest halb offenes Sprechstundenangebot einsteigen können.

1. Besorgen Sie sich einen Terminplaner der eine Fünf-Minuten-Einteilungen erlaubt. Er sollte auch mehrere Spalten aufweisen, so dass Sie alle Bereiche Ihrer Praxis planen können.

2. Klassifizieren Sie Ihre Patienten in drei Kategorien: 15 Minuten/10 Minuten/ 5 Minuten, damit Sie Ihren Helferinnen auch entsprechende Anweisungen geben können. Vermeiden Sie aber die Zeitangabe an der Anmeldung, sondern verwenden Sie einen internen Code. Beispiel: „Frau bekommt einen Termin T3“ und die Arzthelferin weiß, dass Sie 15 Minuten reservieren muss. Dies ist auch wichtig für die Psyche der Patienten, nicht das sich einer unwichtig vorkommt, weil er nur einen fünf Minuten-Termin bekommt.

3. Zu Beginn der Einführung des Terminsystems werden nur wenige Patienten mit Termin und viele Patienten ohne Termin in die Praxis kommen. Der Anteil der Terminpatienten steigt, je nach dem, wie Sie Ihre Patienten „im Griff“ haben. Verplanen Sie also anfangs evtl. nur einen Termin pro Stunde.

4. Achten Sie darauf, dass die Terminpatienten unbedingt rechtzeitig drankommen. Wenn dies am Anfang nicht klappt, dann wird es immer schwieriger.

5. Um in der Behandlungsreihenfolge nicht den Überblick zu verlieren, sollten Ihre Helferinnen alle ankommenden Patienten ohne Termin ebenfalls in den Terminplaner eintragen. Hier ist das richtige Taxieren der Helferinnen gefragt, welchen Zeitraum Sie für den jeweiligen Patienten ansetzen sollen. Geben Sie hier Hilfestellung, anhand der häufigsten Diagnosen, denen Sie entsprechende Zeitvorgaben zuteilen. Jetzt weiß die Anmeldehelferin beispielsweise, dass Sie für eine Grippe zehn Minuten einplanen muss. Kommt ein Grippepatient in die Praxis, vergibt Sie die nächsten freien zehn Minuten auf dem Terminplaner. Für einen „Mir-geht-es-heute-nicht-gut“-Patienten werden dann fünfzehn Minuten eingeplant. Dieses System hat den Nebeneffekt, dass auch genauere Auskünfte gegeben werden können, wie lange es denn heute dauern wird.

6. Die Terminpatienten müssen in diesem System aber kenntlich gemacht sein, damit sie nicht übersehen werden und zu lange Wartezeiten auflaufen. Lassen Sie lieber einen Patienten ohne Termin warten.

7. Um einen reibungslosen Praxisablauf zu gewährleisten, sind natürlich alle Bereiche zu terminieren. Geben Sie Ihren Arzthelferinnen möglichst gezielt Anweisungen, was z.B. beim nächsten Besuch alles gemacht werden muss. Beispiel für den nächsten Termin: EKG und Besprechung heißt, dass die Arzthelferin den Patienten von 08:00 bis 08:15 im EKG-Planer einträgt und um 08:15 bis 08:20 beim Arzt. So können keine Doppelbelegungen stattfinden, die die Organisation durcheinander bringen.

Für Ihre diversen Untersuchungskombinationen können Sie so entsprechende Planungsvorgaben erarbeiten und erhalten eine strukturierte und funktionierende Terminplanung.

Wenn Ihr Terminsystem funktioniert, dann ist es einfach und noch wesentlich besser, dies per elektronischen Terminplaner zu ersetzen.

Die Anmeldung einer Arztpraxis

Organisatorisch ist die Anmeldung der wichtigste Teil einer Arztpraxis. Sie ist zentraler Anlaufpunkt für die Patienten, die Mitarbeiter und die Ärzte. Dort werden die meisten Informationen gesammelt und verwaltet. Trotzdem habe ich bei Praxisberatungen den Eindruck, dass das Praxisteam diese Bedeutung der Anmeldung nicht erkannt hat. Es herrscht zum Teil Unordnung, ja manchmal sogar Chaos und oft ist die Anmeldung auch nicht besetzt.

Weil die Anmeldung beim Patienten den ersten (meist prägenden) Eindruck hinterlässt, sollten Sie diese einmal durchchecken, um eventuelle Schwachstellen auszumerzen. Nutzen Sie dazu die nachfolgenden Punkte:

1. räumliche Lage

– Ist die Anmeldung ohne Suche zu finden?
– Liegt Sie zentral?
– Ist die Größe Ihrem Patientenaufkommen angepasst?
– Haben die Patienten genügend Platz, um etwas zu schreiben oder etwas abzulegen ?
– Können Sie dort den Datenschutz gewähren?
– Sind vertrauliche Gespräche auch bei Telefonaten möglich?
– Sind Geräusch- und Geruchsbelästigungen ausgeschlossen?

2. Ausstattung und Gestaltung

– Ist die Ausstattung freundlich und zeitgemäß? (Ist es ein Empfang oder nur ein Schalter?)
– Ist es dort hell oder dunkel? Ausreichend Tageslicht oder zumindest angenehme Beleuchtung ist sehr wichtig.
– Spiegelt die Anmeldung das Image der Praxis wieder?
– Achten die Helferinnen auf Ordnung und Sauberkeit?

3. personelle Besetzung

– Ist die Anmeldung und das Telefon ständig besetzt?
– Hat die Anmeldehelferin eine klare Arbeitsanweisung?
– Ist der Umgang mit den Patienten vorgegeben und geübt?
– Weiß die Anmeldung über alle internen Abläufe Bescheid?

4. Organisationsmittel

– Sind die wichtigsten Formulare griffbereit?
– Sind die wichtigsten Bürobedarfsartikel (Datumstempel, Bleistifte, Terminkalender, etc.) sofort griffbereit?
– Ist die Bedienung der technischen Geräte (EDV, Anrufbeantworter, Telefon, Sprechanlage, etc.) geübt?

Eines habe ich in meinen Praxisanalysen immer wieder festgestellt: Wenn das Herzstück der Praxisorganisation, die Anmeldung, nicht funktioniert, dann ist das durch noch so bemühte Mitarbeiter kaum mehr auszugleichen. Deshalb achten Sie auf eine funktionierende Anmeldung.

Arbeitsabläufe durchleuchten

Letzte Woche habe ich Ihnen geraten, dass Sie „in der ruhigeren Zeit“ einen Blick auf Ihre Praxisorganisation werfen könnten und heute will ich Ihnen ein paar konkretere Fragen an die Hand geben. Hier ein Beispiel aus meiner Beratertätigkeit.

In der Praxis von Dr. P. wurde aus irgendeinem Grund, den keiner mehr so richtig weiß, der Formulardrucker an das Ende der Anmeldung gestellt. Der Computer, der den Drucker steuert stand aber am anderen Ende. Die Mitarbeiterin, die Rezepte oder Überweisungen ausstellt, muss bei jedem Vorgang aufstehen, drei Meter gehen, ein Formular einlegen, zurück gehen, den Druckvorgang auslösen und abschließend das bedruckte Formular holen. Da vergehen etwa 15 Sekunden pro Patient, das sind dann am Tag bei etwa 100 Patienten 25 Minuten. Aufs Jahr gerechnet werden also an der Anmeldung knapp 100 Stunden verschwendet, weil keiner über die Arbeitsabläufe nachdenkt.

Es gibt viele Arbeitsabläufe in der Praxis, die einmal überprüft werden sollten.

Dabei sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

1. Werden Arbeiten doppelt erledigt?

2. Sind die Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben verantwortlich?

3. Werden die anfallenden Aufgaben von einer Helferin endgültig erledigt?

4. Wird vernünftig delegiert oder werden nur lästige Aufgaben weitergeschoben?

5. Werden Aufgaben häufig wieder zurückgegeben und wird dadurch einiges nicht erledigt?

6. Werden bestimmte Aufgaben logisch aneinandergereiht?

7. Ist es sinnvoll, bestimmte Aufgaben zu Blöcken zusammenzufassen?

8. Denken meine Mitarbeiter noch mit?

9. Kommen Vorschläge zur Verbesserung?

10. Werden Verbesserungsvorschläge auch umgesetzt ?

Nur mit optimierten Arbeitsabläufen ist es Ihnen möglich, auch weiterhin Kosten zu sparen, oder freie Ressourcen zu schaffen.

Aktenablage in Arztpraxen

Sitzen Ihre Mitarbeiter in der Anmeldung auch vor übervollen Aktenschränken, weil dort alle Unterlagen unabhängig von der Zugriffshäufigkeit aufbewahrt werden?

In den meisten Praxen wirkt dadurch auch dieser Bereich der Praxis unaufgeräumt und unordentlich. Diese Vorgehensweise führt also nicht nur zu Zeitverlust (durch erhöhten Suchaufwand), sondern auch zu Imageverlust.

Nehmen Sie sich die nachstehende Musterliste vor und formulieren Sie und Ihr Praxisteam die Ziele für Ihre Aktenablage:

1. Unterlagen, die wir täglich brauchen, müssen in Griffweite sein. Lange Wege bedeuten hohen Zeitaufwand bei einer hohen Zugriffshäufigkeit. Diese Ordner sind durch blaue Rückenschilder gekennzeichnet und werden in Reihe 2 und 3 einsortiert, damit die Annahmehelferin nicht aufstehen muß.

2. Unterlagen, die wir wöchentlich bis maximal monatlich brauchen, werden in der Nähe der Anmeldung untergebracht. Diese Ordner sind durch gelbe Rückenschilder gekennzeichnet. Wöchentlich benötigte Ordner werden in der Reihe 4 und 5 untergebracht; monatlich benötigte Ordner werden in Reihe 1 gelagert.

3. Unterlagen, die wir weniger als monatlich benötigen, werden im Archiv gelagert. Die Ordner tragen rote Rückenschilder.

Ein solches Schema sollten Sie für alle Arbeitsplätze erstellen und auch konsequent anwenden. Nutzen Sie diese Technik auch für Formulare und suchen Sie dafür den ablauftechnisch gesehen besten Unterbringungsort. Als Faustregel gilt: Der der die Formulare/Ordner am häufigsten braucht sollte den kürzesten Weg dazu haben.