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Betriebswirtschaftliche Auswertung

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BWA des Steuerberaters

Jetzt mal ganz ehrlich: Kommen Sie mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung des Steuerberaters zurecht? Oder schauen Sie auch nur auf das was übrig bleibt und heften diese BWA genau so ab, wie die statistischen Unterlagen Ihrer KV?

Dabei sind die Daten aus Ihrer Buchhaltung, die in dieser BWA zusammengestellt sind, die Basis für die betriebswirtschaftliche Steuerung Ihrer Praxis. Wenn Sie sie richtig lesen, können Sie Planungen durchführen bzw. Ihre bisherigen Planungen kontrollieren. Stellen Sie Differenzen zwischen den tatsächlichen Ergebnissen und Ihren Plandaten fest, gilt es zu handeln.

Eine BWA ist grundsätzlich in zwei Bereiche aufgeteilt:

Die Einnahmen und die Kosten

Außerdem sollte Ihnen eine aussagekräftige BWA auch noch zeigen, wie sich Ihre Praxis im Laufe des Jahres entwickelt hat, sprich es muss nicht nur eine Spalte mit den Monats- oder Quartalszahlen geben, sondern auch eine Spalte für aufgelaufene (kumulierte) Werte geben. Vorteilhaft sind auch Veränderungswerte: Um wieviel % ist diese Einkunfts- oder Kostenart vom Vormonat oder Vorquartal abgewichen?

Wichtigster Bestandteil der Einnahmen sind in den meisten Fällen die KV-Einnahmen. Hier werden monatlich die Abschlagszahlungen bzw. Restzahlungen gebucht. Dazu kommen noch sonstige Honorare und Einnahmen. Konzentrieren Sie sich auf größere Abweichungen und forschen Sie nach den Ursachen.

Aber gerade bei den Kosten sind die häufigsten Fehlerquellen zu finden. Es werden keine Abschreibungen gebucht, kein Eigenverbrauch angesetzt oder Darlehen werden nicht sauber in Zins und Tilgung getrennt. Alle diese Kosten haben Auswirkungen auf den Gewinn der Praxis und kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Sie von Steuernachzahlungen überrascht werden. Pochen Sie also darauf, dass Kosten möglich zeitnah erfasst werden, um auch noch nachvollziehen zu können, warum eine Ausgabe gemacht werden musste.

Ein „beliebtes“ Konto bei Steuerberatern ist das Konto „Sonstige Verrechnungskonten“ oder „Sonstige Kosten“. Sie können in der Summen- und Saldenliste erkennen ob und wie intensiv es genutzt wird. Es wird häufig auf dieses Konto ausgewichen, wenn Ausgaben nicht genau zugeordnet werden können. Helfen Sie Ihrem Steuerberater, in dem Sie Ausgaben erklären und drängen Sie auf möglichst schnelle Auflösung dieses Kontos, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden, wenn Sie nämlich feststellen, dass durch dieses Konto z.B. private Ausgaben den Gewinn gemildert haben, dieser aber am Jahresende durch die Auflösung dieses Konto angehoben wird und Sie Steuern nachzahlen müssen.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Der Anmeldungsbereich

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Die Anmeldung ist die Seele der Praxis

Am Funktionieren der Anmeldung hängt vielfach das Wohl und Wehe einer Arztpraxis. Wenn die Anmeldung reibungslos funktioniert, dann spürt man davon meist nichts. Wenn sie aber nicht funktioniert, dann ist die sprichwörtliche „Hölle“ los. Unabhängig von den klassischen Aufgaben, wie Terminvergabe oder Patientenanlaufstelle, ist die Anmeldung auch Schaltzentrale und Feuerwehr für Unvorhergesehenes. Damit dort alles wie geölt läuft, sollten Sie folgendes beachten:

Damit dort alles wie geölt läuft, sollten Sie folgendes beachten:

  1. Die Anmeldung braucht eine Stellenbeschreibung, mit der die Anmeldung auch einverstanden ist. Checken Sie diese Stellenbeschreibung in regelmäßigen Abständen.
  1. Die Stellvertretung der Anmeldung muss auch in Ausnahmesituationen geregelt sein.
  1. Weiterbildung der Anmeldung ist eminent wichtig. Hier helfen auch Handbücher für Sekretärinnen weiter.
  1. Loben Sie Ihre Anmeldung auch ausreichend. Anerkennung der besonderen Leistungen heißt nicht nur gute Bezahlung, sondern auch öffentliche Anerkennung.
  1. Die technische Ausstattung an der Anmeldung ist für ein gutes Gelingen Grundvoraussetzung. Überlegen Sie sich, ob Sie mit der Technik (Telefon, Fax, Computer, etc.) auf der Höhe der Zeit sind. Und wenn Sie schon neue Technik kaufen, dann sparen Sie bitte nicht an einer professionellen Unterweisung. Das spart oft in Zukunft den Techniker, wenn Ihre Mitarbeiter/innen selbst Bescheid wissen.
  1. Geschickte und ansprechende Raumeinteilung und Möblierung fördern auch die Motivation der Mitarbeiter. Renovierungen zahlen sich gerade hier sehr positiv aus.

Die Pole Position Ihrer Praxis ist selbstverständlich auch Aushängeschild und schon deshalb sollten Sie ihr besondere Beachtung schenken.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter [email protected] an.

Ihr Rudolf Loibl

Privatausgaben

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Privatausgaben

Einer der häufigsten Fehler bei Praxispleiten ist das mangelnde Bewusstsein der Privatausgaben bzw. die nicht mehr überschaubare Anzahl an Verpflichtungen. Die Privatentnahmen werden einfach geschätzt, private Kosten werden vom Praxiskonto bezahlt. Kurz und schlecht: Der Überblick über den Privatbereich geht verloren.

Wenn auch Sie nicht mehr wissen, wieviel Sie für Ihren privaten Bedarf ausgeben, dann wird es Zeit, hierüber einmal eine Aufstellung zu machen. Im Prinzip reicht hier ein Blatt Papier, auf dem Sie die entsprechenden Spalten und Zeilen eintragen. Die Spalten nutzen Sie am besten für die Monate und die Zeilen für die einzelnen Ausgabenpositionen. Sie können aber auch komfortabler mit Haushaltsbüchern oder sogar mit EDV arbeiten. Hier bietet eine Tabellenkalkulation (wie EXCEL von Microsoft) gute Dienste, aber auch spezielle Finanzsoftware sind hier verfügbar.

Um nicht zu pedantisch zu werden, sollten Sie gewisse Posten einfach zusammenfassen, damit Sie nicht über jeden Bleistift, den Sie privat nutzen, Buch führen müssen. Sie sollten hier sinnvolle Bereiche finden, damit Sie mehr über Ihr Verhältnis zum privaten Geld erfahren und evtl. auch in diesem Bereich die Kostenschraube anziehen können.

Folgende Punkte sollten Sie noch beachten:

  1. Passen Sie Ihre privaten Ausgaben der Überschussentwicklung der Praxis an
  2. Sprechen Sie mit Ihren Steuer- oder Unternehmensberater über die Höhe der möglichen Privatentnahmen
  3. Denken Sie an Steuernachzahlungen und bilden Sie hierfür Rücklagen
  4. Planen Sie größere Ausgaben mit ein. Urlaube oder Umbauten im Privathaus können größere Löcher in Ihr Finanzbudget reißen
  5. Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre privaten Finanzierungen oder größere Fixkosten, wie Versicherungen, ob Sie noch nötig sind, oder angepasst werden sollten
  6. Ärzteversorgung, private Haushaltshilfen oder Versicherungszahlungen werden vielfach vom Praxiskonto bezahlt, gehören aber in den Privatbereich. Sie sollten diese auch hier berücksichtigen

Wer einen vollständigen Überblick über die privaten Ausgaben erarbeitet, wird schnell erkennen, dass man auch diesem Bereich viel einsparen kann. Ich gebe noch eins zu bedenken: Wenn Sie bei den Praxiskosten einen Euro sparen, heißt das, dass diese Einsparung um die Steuerlast vermindert wird. Im Privatbereich ist ein eingesparter Euro auch einen Euro wert.

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Ihr Rudolf Loibl

Praxisorganisation

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Praxisorganisation

Das richtige Rüstzeug für einen ordentlichen Praxisablauf ist die Organisation. Sie aber kein starres System, sondern muss sich immer wieder auch äußeren Veränderungen anpassen.

Einführung einer neuen EDV oder Veränderung des EBM sind solche Einflüsse, die dazu beitragen, sich neu Gedanken über die Organisation der Praxis zu machen. Meist wird aber einmal organisiert und dann werden Abläufe so gemacht, wie sie gemacht werden, weil man sie schon immer so gemacht hat.

Hinterfragen Sie doch mal wieder Ihre Praxisorganisation anhand der folgenden Punkte:

  1. Sorgen Sie für kurze Wege. Platzieren Sie Hilfs- und Verbrauchsmittel in ausreichender Anzahl an den einzelnen Arbeitsplätzen. Zum Beispiel gehören auch bereits ausgestellte Rezepte nicht in die Karteikarte, die immer wieder gezogen werden muss, sondern in eine spezielle Ablage an der Anmeldung, so dass die Annahmemitarbeiter nur kurz zugreifen brauchen, um es an den Patienten herauszugeben.
  1. Achten Sie auf den Datenschutz. An vielen Anmeldungen werden immer wieder vertrauliche Gespräche mit Patienten geführt, obwohl noch weitere Patienten anwesend sind. Organisieren Sie so um, dass ein Platz für vertrauliche Gespräche geschaffen wird. Verwenden Sie Aktenvernichter. Legen Sie Karteikarten (soweit vorhanden) oder andere Unterlagen immer mit dem „Gesicht“ nach unten hin, damit diese von anwesenden Patienten nicht gelesen werden können.
  1. An der Anmeldung sollten keine Trauben von Patienten entstehen. Für Wartende ist das Wartezimmer da. Bei einem „Massenandrang“ sollte nur die Chipkarte angenommen und der Patient später aufgerufen werden.
  1. Checklisten helfen Routinearbeiten zügig und fehlerfrei zu erledigen. Legen Sie auch das Procedere für bestimmte Situationen fest, wie z.B., dass die Anmeldung „patientenfrei“ gehalten wird
  1. Organisieren Sie Ihren Materialeinkauf so effektiv wie möglich. Nutzen Sie günstige Konditionen, wie Skonto und Rabatt womöglich aus.
  1. Setzen Sie auf lautlose Kommunikation. Durch entsprechende Laufzettel können Sie Rückfragen reduzieren.
  1. Nutzen Sie Ihr EDV-System so gut wie möglich. In vielen Praxiscomputersystemen steckt weit mehr drin, als die Praxen nutzen bzw. wissen.
  1. Schieben Sie Privatrechnungen nicht auf die lange Bank, weil dadurch unter Umständen viel Geld verloren gehen kann.
  2. Sorgen Sie für rationelles Zeitmanagement. Manchmal reichen Kurzbriefe statt ausführlicher Dokumentationen. Telefonieren, mailen und faxen bringen in vielen Fällen Zeitvorteile.

Ihre Praxisorganisation sollte auch immer auf Ihre bevorzugte Zielgruppe ausgerichtet sein. Diesen Aspekt sollten Sie bei der Analyse Ihrer Praxis nicht außer Acht lassen.

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Ihr Rudolf Loibl

Seminare

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Vorträge vor Patienten

Wer zur Patientenbindung oder zur Patientenneugewinnung oder Mitarbeitergewinnung Seminare abhält, sollte unbedingt darauf achten, wie er das tut. Denn ein langweiliger Vortrag kann dem guten Image der Praxis eher schaden. Deshalb, sollten Sie die nachfolgenden Tipps unbedingt beachten:

  1. Zahlen veranschaulichen
    Zahlen sollten Sie nicht einfach so dahin sagen oder die blanke Zahl an die Wand schmeißen, sondern diese sollten Sie in Diagrammen und Schaubildern darstellen. Solch ein Bild prägt sich viel besser ein.

    2. Fördern Sie Kritik und Diskussion
    Wenn die Zuhörer in eine Diskussion eintreten, werden Sie das Gehörte wesentlich besser verarbeiten. Lassen Sie ruhig zu, dass man sich mit dem Gesagten kritisch auseinander setzt. So werden Ihre Inhalte wesentlich besser behalten.

    3. Malen Sie Bilder
    Sprechen Sie z.B. in einem Ernährungsseminar nicht von adipösen Menschen, sondern sprechen Sie konkret den dicken Mann oder die dicke Frau an, die sich über eine Treppe hinaufquält. Dadurch haben Ihre Zuhörer wesentlich konkretere Vorstellungen, von was Sie sprechen.

    4. Schaffen Sie ein Ereignis
    Nichts ist langweiliger als monotone Redner. Also wechseln Sie die Tonlage und Sprechgeschwindigkeit. Sie sollten, wenn möglich, auch verschiedene Präsentationsmedien verwenden, denn auch das steigert den Erlebniswert Ihres Vortrages.

    5. Wiederholungen
    Alles was Ihnen sehr wichtig ist, sollten Sie ruhig wiederholen und auch zu Gliederungen zusammenfassen, die Sie immer wieder im Vortrag auch zeigen. So wird das Verständnis verbessert.

    6. Unterlagen
    Geben Sie Ihre Unterlagen schon vorab heraus, damit die Zuhörer nicht mitschreiben müssen und so eher abgelenkt sind. Auch dadurch steigern Sie den Erinnerungswert.

    Gerade in der Einführungszeit von neuen Leistungsangeboten Ihrer Praxis ist es wichtig darauf aufmerksam zu machen. Vorträge und Patientenseminare sind gute Marketinginstrumente, die aber auch richtig angewandt werden müssen. Nutzen Sie die Chancen auf sich aufmerksam zu machen.

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Ihr Rudolf Loibl

Ergonomie am Arbeitsplatz

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Selbstverständlich gibt es darüber bei uns Gesetze, Verordnungen und Richtlinien, aber haben Sie sich schon einmal über die Ergonomie Ihrer Arbeitsplätze Gedanken gemacht. Nicht nur, dass es der Gesundheit schadet, sondern manchmal behindert eine schlechte Ergonomie auch die Organisationsabläufe einer Praxis.

Selbstverständlich gibt es darüber bei uns Gesetze, Verordnungen und Richtlinien, aber haben Sie sich schon einmal über die Ergonomie Ihrer Arbeitsplätze Gedanken gemacht. Nicht nur, dass es der Gesundheit schadet, sondern manchmal behindert eine schlechte Ergonomie auch die Organisationsabläufe einer Praxis.

Wenn beispielsweise eine Linkshänderin an der Anmeldung sitzt und der Arbeitsplatz auf Rechtshänder ausgerichtet ist. Sie finden hier in Ihrer Praxis auch das ein oder andere Beispiel. Welche Voraussetzungen aber sollten die wichtigsten Arbeitsmittel erfüllen, damit man von einer gesunden Ergonomie sprechen kann:

  1. Die Stühle:

Sie sollten kippsicher sein und eine abgerundete Vorderkante haben. Die Sitzfläche sollte zwischen 420 – 530 mm verstellbar sein. Sie Sitzfläche mindestens 400 – 450 mm breit und 380 – 420 mm tief sein. Die Rückenlehne sollte 480 – 550 mm über der Sitzfläche, 360 – 480 mm breit und höhen- und neigungsverstellbar sein. Bei Rollstühlen sollten Sie darauf achten, dass mindestens 5 Rollen angebracht sind.

  1. Tische:

Tische sollten zwischen 720 und 750 mm hoch sein.

  1. Tastatur:

Sie sollten nicht fest mit dem PC verbunden sein. Die Beschriftung der Tasten sollte klar zu erkennen sein. Achten Sie darauf, dass die Fläche vor der Tastatur etwa 150 mm beträgt, um die Arme und Hände darauf ablegen zu können. Bei Vielschreibern haben sich bereits häufig ergonomische Tastaturen durchgesetzt, die leicht v-förmig angeordnete Tastaturfelder haben. Das sollte man den Mitarbeitern überlassen.

  1. Bildschirm:
  • Zeichen auf dem Bildschirm sollten scharf und deutlich sein
  • Der Bildschirm muss flimmerfrei sein. Reflexionen und Spiegelungen dürfen nicht sein
  • Helligkeit und Kontrast sollten leicht angepasst werden können
  • Der Bildschirm sollte neig- und drehbar sein
  • Stellen Sie einen hellen Hintergrund mit dunkler Schrift ein, weil die Zeichen dadurch schärfer zu erkennen sind
  • Dies ist aber „Geschmackssache“ und sollte dem jeweiligen Mitarbeiter überlassen werden
  • Der Sehabstand sollte zwischen 60 und 80 cm liegen

Die oberste verwendbare Zeile sollte nicht über der waagerechten Blicklinie liegen

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Ihr Rudolf Loibl

Servicewüste, oder proper mit System

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Wir alle haben uns schon oft über die Servicewüste Deutschland aufgeregt. Aber einmal Hand aufs Herz: Wie sieht es mit dem Service in Ihrer Praxis aus? Service heißt doch auch Gefälligkeiten zu erweisen. Tun Sie und Ihr Team das für Ihre Patienten? Service in der Arztpraxis geht weit über die Freundlichkeit zu den Patienten und untereinander hinaus. Nehmen Sie sich die nachstehende Liste einmal vor und überprüfen Sie, wo Sie noch Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrer Praxis sehen.

Anmeldung:
Ist Sie immer besetzt?
Gibt es eine Taschenablage?
Ist die Meldung am Telefon laut und deutlich?
Ist Freundlichkeit oberstes Gebot?

Terminsystem:
Funktioniert es?
Ist es auf Ihre Praxis zugeschnitten?
Bestätigen Sie langfristige Termine schriftlich?
Bieten Sie ein Recall-System an?

Patientenumgang:
Ist er trainiert?
Werden Auskünfte für Patienten auch telefonisch eingeholt?
Werden Taxen bestellt?
Werden Termine bei anderen Praxen (OP, etc.) vereinbart?
Gibt es schriftliche Therapieinfos?
Gibt es Patientenseminare?
Verleihen Sie Bücher an Ihre Patienten?

Telefonsprechstunde:
Gibt es sie?
Gibt es ein Rezepttelefon?
Wird der Anrufbeantworter immer neu besprochen?
Wird er per Telefon überprüft?

Wartezimmer/Garderobe:
Welchen Eindruck macht das Wartezimmer?
Würden Sie sich gerne mit vielen anderen Patienten reinsetzen?
Ist die Garderobe groß genug?
Gibt es Hutablage, Spiegel, Kleiderbügel?
Sind die Zeitungen und Zeitschriften aktuell?
Passen diese Zeitungen und Zeitschriften zu Ihre Patienten?
Gibt es Lesestoff für die Kinder?
Haben Sie eine Spielecke?
Gibt es Musik, Kaffee oder kalte Getränke?
Wird das Klima im Wartezimmer von den Helferinnen regelmäßig geprüft?

Untersuchungs-/Therapieräume:
Gibt es Schuhlöffel und Taschenablagen?
Ist die Raumtemperatur angenehm?
Sind die Wartezeiten dort möglichst kurz?

Patientenservice hängt in erster Linie von der Kreativität in Ihrem Team ab und wird entscheidend auch durch Konsequenz geprägt. Wenn Sie z.B. Ihren Patienten Kaffee im Wartezimmer anbieten und dies irgendwann nicht mehr machen oder es schlichtweg vergessen, dann fällt das wesentlich negativer auf, als wenn Sie es noch nie gemacht haben. Welche Serviceleistungen Sie anbieten wollen, können Sie durch eine Patientenbefragung herausbekommen. Und binden Sie unbedingt Ihr Personal in die Verantwortung für den Service Ihrer Praxis mit ein.

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Ihr Rudolf Loibl

Ich wünsche Ihnen frohe Weihnachten
und einen guten Rutsch ins neue Jahr

Workflow

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Arbeitsabläufe
In der Praxis von Dr. P. wurde aus irgendeinem Grund, den keiner mehr so richtig weiß, der Formulardrucker an das Ende der Anmeldung gestellt. Der Computer, der den Drucker steuert, steht aber am anderen Ende. Die Mitarbeiterin, die Rezepte oder Überweisungen ausstellt, muss bei jedem Vorgang aufstehen, drei Meter gehen, ein Formular einlegen, zurück gehen, den Druckvorgang auslösen und abschließend das bedruckte Formular
holen.

Da vergehen etwa 15 Sekunden pro Patienten, das sind dann am Tag bei etwa 100 Patienten 25 Minuten. Aufs Jahr gerechnet werden also an der Anmeldung knapp 100 Stunden verschwendet, weil keiner über die Arbeitsabläufe nachdenkt. Es gibt viele Arbeitsabläufe in der Praxis, die einmal überprüft werden sollten. Dabei sollten Sie sich folgende Fragen
stellen:

  1. Werden Arbeiten doppelt erledigt?
  2. Sind die Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben verantwortlich?
  3. Werden die anfallenden Aufgaben von einer Mitarbeiterin endgültig erledigt?
  4. Wird vernünftig delegiert oder werden nur lästige Aufgaben
    weitergeschoben?
  5. Werden Aufgaben häufig wieder zurückgegeben und wird dadurch einiges nicht erledigt?
  6. Werden bestimmte Aufgaben logisch aneinandergereiht?
  7. Ist es sinnvoll bestimmte Aufgaben zu Blöcken zusammenzufassen?
  8. Denken meine Mitarbeiter noch mit?
  9. Kommen Vorschläge zur Verbesserung?
  10. Werden Verbesserungsvorschläge auch umgesetzt?
    Nur mit optimierten Arbeitsabläufen ist es Ihnen möglich, auch weiterhin Kosten zu sparen oder freie Ressourcen zu schaffen.

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Ihr Rudolf Loibl

Stellenbeschreibungen

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Stellenbeschreibungen

Wenn in der Praxis jeder alles macht, dann werden bestimmt 25 % aller Aufgaben doppelt oder gar nicht erledigt, weil man sich auf einen anderen verläßt. 

Je mehr Mitarbeiter eine Praxis hat, desto größer ist meist das Chaos. Das Mittel dagegen sind klare Stellen- und Aufgabenbeschreibungen. Nur wenn für jeden Arbeitsbereich solche schriftlichen Aufgabenteilungen bestehen, dann kann man Doppelarbeiten gezielt entgegnen.

Zunächst gilt es den Istzustand zu ermitteln. Dazu sollten Sie Ihre Mitarbeiter einmal aufschreiben lassen, was genau ihre Aufgaben sind, für welchen Bereich sie zuständig sind, wenn sie was fragen müssen und wer letztendlich die Entscheidung trifft.

Das Ergebnis wird folgende Aufgaben zu Tage fördern:

  • Aufgaben, die fast jeder erledigt
  • Aufgaben, die eigentlich gar nicht erledigt werden

Bei der Beantwortung der Frage nach den Entscheidungsbefugnissen, werden viele feststellen, daß die Praxis sehr „kopflastig“ geführt wird. Dies bedeutet aber auch, daß der Chef zu stark ins Tagesgeschäft und in Routinearbeiten eingebunden ist und für seine eigentlichen Aufgaben, nämlich das Geld zu verdienen und sich über die Strategien der Zukunft Gedanken zu machen, zu wenig Zeit hat.

Eine schriftliche Stellenbeschreibung sollte folgende Punkte enthalten:

  1.  Stellenbezeichnung: z.B. Anmeldekraft
  2.  Vorgesetzte Stelle: Praxisinhaber
  3.  Stellenziele: z.B. reibungslose Ablauforganisation
  4.  Aufgabenbeschreibung: z.B. Annahme von Patienten, Terminvergabe, Weiterleitung von Patienten. Hier ist eine möglichst detaillierte Beschreibung sinnvoll.
  5.  Vertreter: Bei Urlaub, Krankheit oder sonstigen Abwesenheitszeiten muss eine Stellvertreterin bestimmt werden.
  6.  Sonstiges: Unter Umständen können hier auf Spezialaufgaben bestimmt werden, die nur zu gewissen Zeiten erledigt werden müssen.

Durch diese schriftlichen Aufgabenzuordnungen geben Sie Ihren Mitarbeitern wesentlich mehr Sicherheit an die Hand, sodass diese mit mehr Engagement zu Werke gehen werden. Nutzen diese Motivationsmöglichkeit zum Vorteil der Praxis, weil Sie sich auch dadurch von Verwaltungsaufgaben entlasten können.

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Ihr Rudolf Loibl

Verlustquelle Einkauf

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Verlustquelle Einkauf

Zu hohe Kosten können in allen Bereichen einer Arztpraxis entstehen. Unwirtschaftliches Verhalten hat meist vielerlei Gründe. Analysieren Sie, anhand der nachstehenden Auflistung, das Einkaufsverhalten in Ihrer Praxis:

  1. Der Einkauf erfolgt planlos. Häufig wird Material erst dann nachgekauft, wenn es vollständig aufgebraucht ist. Es wird dann auch nicht mehr auf Qualität und niedrigen Preis geachtet.
  2. Ohne die vorherige Beschaffung der Verbrauchsgüter werden Arbeitsabläufe verzögert, weil diese nicht zur rechten Zeit am rechten Ort bereit stehen.
  3. Es wird zwar durch große Mengen ein Preisnachlass ausgehandelt, doch wird dieser Vorteil durch eine zu lange Kapitalbindung wieder aufgehoben oder es gibt Schwierigkeiten mit der Lagerhaltung.
  4. Die bereitgestellten Zahlungskonditionen (Skonti) werden selten bis gar nicht genutzt.
  5. Aus Traditionsgründen wird immer beim selben Lieferanten bezogen, obschon ein Preisvergleich sich mal lohnen würde.
  6. Es wird nicht darüber nachgedacht, gemeinsam mit anderen Praxen einzukaufen.

In den o.g. Punkten, in denen Sie sich wieder erkennen, liegen in Ihrem „Betrieb“ Schwachstellen vor, die Sie angehen sollten.

Um nicht mit Kanonenkugeln auf Spatzen zu schießen, müssen Sie Ihre Einkaufsgegenstände in Kategorien einteilen, um zu sehen, ob sich ein veränderter Einkauf lohnt.  Ein probates Mittel hierzu ist die sog. ABC-Analyse. Sie dient dazu, Waren und Lieferanten zu analysieren und deren Wichtigkeit festzustellen.

Es gilt hier, wie in vielen anderen Bereichen auch, dass 80/20-Prinzip. D.h., dass 20% der Warenmenge etwa 80% vom Wert ausmachen. Diese Waren bezeichnet man in der ABC-Analyse an “A-Güter”, denen man besondere Aufmerksamkeit schenken sollte.

Lassen Sie sich eine kleine Liste zusammenstellen, in der die Namen der Verbrauchsgüter, der Jahresbedarf in Stück und Preis je Stück aufgeschrieben werden. Errechnen Sie daraus den Jahresbedarf in Euro. Jetzt sortieren Sie die Liste nach dem Jahresbedarf in Euro und errechnen noch die %-Anteile am Jahresgesamtwert. Diejenigen Waren, die zusammen bis 80% vom Jahreswert einnehmen, gilt es einer genaueren Betrachtung zu unterziehen. Den restlichen Teil kann man getrost vernachlässigen bzw. regelt sich in der anstehenden Umstrukturierung von selbst.

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Ihr Rudolf Loibl