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Krisenmanagement nach Churchill

Wann ist eine „Krise“ wirklich schlimm? Oder ist es nur ein Sturm im Wasserglas? Nicht jeder vermeintliche Notfall sollte Ihre Praxisorganisation und/oder Ihren Zeitplan durcheinanderbringen.

„Unterbrechen Sie meinen Mittagsschlaf ausschließlich im Fall einer Krise. Wobei ich unter Krise die bewaffnete Invasion der britischen Inseln verstehe.“ – soll eine Anweisung von Winston Churchill an seine Mitarbeiter gewesen sein. Und er hat das wohl auch in seinen täglichen Arbeitsablauf eingebaut. Er wollte damit einerseits sein eigenes Zeitmanagement im Griff behalten und andererseits seine Mitarbeiter zu eigenständigem Denken anregen.

Ihre Mitarbeiter sollten sich folgende Fragen stellen, bevor sie zu Ihnen kommen:

–       Ist es wirklich ein Notfall, der das sofortige Eingreifen des Chefs notwendig macht?
–       Oder ist es vielleicht die einfachste Lösung für den Mitarbeiter?
–       Können nicht andere oder der Mitarbeiter selbst das Problem (fast) genauso gut lösen?

Und stellen Sie folgende Fragen, wenn der nächste Mitarbeiter mit einem Problem zu Ihnen kommt:

–       „Wie würden Sie das Problem selbst lösen?“
–       „Was haben Sie bereits getan, um das Problem zu lösen oder kleiner zu machen?“

Es sollte Ihnen dadurch gelingen, sich nicht unnötig mit fremdproduzierten „Krisen“ beschäftigen zu lassen.

Viele weitere Optimierungsideen und Tipps unterbreite ich Ihnen gerne, fordern Sie mein Angebot an unter loibl@loibl-online.de

Ihr Rudolf Loibl

Fünf Schritte, und alles wird gut!

Jeder weiß um die Probleme der Praxis, hat aber keine Zeit sich richtig darum zu kümmern. Jeder von uns hat gute Ideen, die dann aber durch die Routinetätigkeit wieder in Vergessenheit geraten.
Nutzen Sie Ihr Expertenwissen! Dieser Verbesserungsprozess muss in fünf Schritten ablaufen:

Problem erkennen: Es geht nicht darum, dass man sagt „die Terminplanung funktioniert nicht“. Nein! Es muss umfassend und präzise beschrieben werden, wann und warum welches Problem auftritt. Je ausführlicher, desto eher kommt es zu einer Lösung.

Mehrfachlösungen: Entwickeln Sie zusammen mit Ihren Kolleginnen mehrere Lösungen, die auch durchaus „irrwitzig“ sein können. Nutzen Sie z.B. die 635-Methode oder klassisches Brainstorming! Unterdrücken Sie Lösungen nicht durch vorschnelle negative Bewertung.

Bewertung der Lösungen: In einer Teamsitzung stellen Sie die Lösungsvorschläge gegenüber und suchen die beste heraus. Archivieren Sie die anderen Vorschläge, vielleicht brauchen Sie sie noch!

Umsetzung: Benennen Sie gemeinsam eine/n Verantwortliche/n für die Umsetzung und planen Sie die zeitlichen Abschnitte des Erfolges.

Ergebniskontrolle: Überprüfen Sie, ob ihre Maßnahmen Früchte tragen. Wenn nicht, dann versuchen Sie es mit dem vermeintlich zweitbesten Vorschlag aus Ihrer Sammlung und gehen Sie dann die Schritte 4 und 5 noch mal an.

Ist ein Problem behoben, dann gehen Sie das nächste an.

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Ihr Rudolf Loibl

Hinterlässt Ihre Praxis einen guten Eindruck?

Der erste und der letzte Eindruck eines Patienten, wenn er die Praxis betritt oder sie wieder verlässt, entscheidet darüber, welches Urteil er über die Praxis abgibt. Das Statement, das Deutschland nun wirklich kein serviceorientiertes Land ist, kann ich aus der Erfahrung als Berater, aber auch als Patient in Bezug auf viele Arztpraxen leider nur bestätigen. Dabei gibt es ein paar Regeln, die man beachten sollte, damit man bei seinen Patienten einen guten ersten Eindruck hinterlässt.

  • Die Kleidung spielt in unserem Leben eine große Rolle. Wir taxieren Menschen nach dem, wie sie angezogen sind. Das Gleiche gilt auch für die Arztpraxis. Mit dem Wissen über Ihr gewünschtes Klientel können Sie auch die Kleidung Ihrer Mitarbeiter bestimmen, was Ihnen als Arbeitgeber auch zusteht.
  • Jeder Patient will wahrgenommen werden, deshalb sollte die Anmeldemitarbeiterin sofort Blickkontakt zum eintretenden Patienten aufnehmen und ihm so signalisieren, dass er erkannt worden ist.
  • Lächeln ist bekanntermaßen ein Eisbrecher, der dem Patienten zeigt, dass er willkommen ist und so viel schneller Vertrauen gewinnt.
  • Die Begrüßung sollte aufrichtig sein und nicht “heruntergeleiert” wirken. Und das natürlich auch am Telefon.
  • Der Patient sollte immer mit Namen angesprochen werden. Zumindest ab dem Zeitpunkt, wenn die Krankenversichertenkarte eingelesen wurde. Bei ungewöhnlichen Namen sollten Sie und Ihre MFA sich vergewissern, dass Sie den Namen auch richtig aussprechen.
  • Die Stimme muss eine angemessene Lautstärke haben. Ältere Menschen mögen es meist gar nicht, wenn man Sie anschreit. Es sollte laut und deutlich gesprochen werden.
  • Killerphrasen, wie „Das geht bei uns nicht“ oder dergleichen, müssen in der Praxis tabu sein. Trainieren sie positive Sätze, wie „Ich schaue gleich, was ich für Sie tun kann.“

Bei einem Gespräch mit Ihren MFA sollte auch ganz klar herausgestellt werden, dass die beschriebenen Verhaltensregeln auch dazu beitragen, die Arbeit an der Anmeldung leichter zu machen. Höflichen und freundlichen Mitarbeitern wird von den Patienten wesentlich mehr Verständnis entgegengebracht, wenn einmal eine Panne passiert oder sich die Wartezeit verlängert. Umfragen haben gezeigt, dass für die Patienten die Freundlichkeit einer MFA weit vor der medizinischen Qualifikation steht, und zwar in einem Verhältnis von 7:1. Grund genug, für ein Umdenken der Mitarbeiter zu sorgen.

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Ihr Rudolf Loibl

Kennzahlen für das Praxismarketing

Viele niedergelassene Ärzte geben in Umfragen an, dass sich die wirtschaftliche Situation der Praxis deutlich verschlechtert hat und sie wissen, dass man „etwas tun muss“. Abrechnungsoptimierung verfehlt in vielen Fällen durch Budgetierungen oder Regelleistungsvolumina seine Wirkung. Aber wo kann der Praxisinhaber gezielt auf die weitere Entwicklung der Praxis Einfluss nehmen?

Das Praxismarketing ist einer der wenigen Bereiche, die es uns erlauben, auf die betriebswirtschaftlichen Bereiche der Praxis Einfluss zu nehmen. Und Marketing ist nicht gleich Werbung, wie landläufig oft angenommen wird, sondern eine bestimmte Grundeinstellung zum Absatzmarkt, also zu den Patienten eine bestimmte Denkweise in Bezug auf deren Marktbedürfnisse und das Aufgreifen dieser Nachfrage- bzw. Patientenwünsche. Nur um die richtigen Entscheidungen treffen zu können, brauchen Sie ein ausgeprägtes Wissen über Ihre Praxis.

Solche strukturellen Kenngrößen sind:

– Altersverteilungen
– Versichertenverteilungen
– Geschlechterverteilungen
– Einzugsgebiet
– Praxistreue bzw. Patientenbindungen

Warum Sie das wissen müssen? Weil es selbstverständlich einen Unterschied macht, ob Sie ein Praxisleistungsangebot (Akupunktur, Diätberatung, etc.) für 20 oder 50 Jährige anbieten, ob Sie wieder Mitglieder oder Rentner für Ihre Praxis gewinnen wollen, Frauen oder Männer und natürlich, ob Sie Kassen- oder Privatpatienten locken wollen.

Wenn Sie als Mittel zum Zweck z.B. einen Vortrag über Ihr medizinisches Spezialangebot halten möchten und diesen im Haupteinzugsgebiet (in den meisten Fällen zwei PLZ-Bereiche) ansetzen, werden Sie wohl nicht mehr Patienten gewinnen können, weil diese Patienten sowieso in Ihre Praxis kommen. Sie müssen also z.B. sehen, wo Sie evtl. in den letzten Jahren Patienten verloren haben und dort antreten, um diese wieder zurück zu gewinnen.

Diese Daten stecken schon seit langem in Ihrem Computer, denn diese haben Sie über Jahre hinweg gesammelt. Nutzen Sie diese Daten um Ihre Praxis wieder zu führen, statt die Praxis treiben zu lassen.

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Ihr Rudolf Loibl

Nehmen Sie Ihr Sprechzimmer mal unter die Lupe

Das Sprechzimmer sollte nicht größer als 15 – 18 qm sein, weil Sie sonst sehr viel Zeit durch lange Laufwege verlieren. Heute wollen wir die Ausstattung und die Organisation genauer unter die Lupe nehmen. Im Prinzip gibt es in einer Arztpraxis nur zwei Arten von Fällen: Zeitaufwendige und weniger zeitaufwendige.

Bei den ersten müssen Sie ein Gespräch führen und die Anamnese erheben, z.B. eine Blutdruckmessung durchführen oder so untersuchen, dass sich der Patient ausziehen muss. Das sind erfahrungsgemäß 2/3 Ihrer Fälle. Das andere Drittel sind Fälle, die Sie im Griff haben, also nur eine kurze Kontrolle von Laborwerten, Verbandswechsel oder Wundversorgung. Jetzt zur Aufteilung: Große Fälle ins Sprechzimmer und die kleinen in einen Funktionsraum.

Das Sprechzimmer

Weg mit einem großen Schreibtisch, denn der hat zwei Nachteile.

1. Aufstehen, um den Tisch herumgehen, um dem Patienten z.B. Blutdruck zu messen oder den Rachen zu kontrollieren, kostet Sie 15 – 20 Sekunden und bei 80 Patienten pro Tag sind Sie schnell bei knapp 30 Minuten vertaner Zeit. Also: Besorgen Sie sich einen kleineren Schreibtisch und stellen Sie den Patientenstuhl neben den Schreibtisch, denn dadurch sparen Sie sich auch den Weg und brauchen u.U. nur mit Ihrem Stuhl vorzurutschen.

2. Er verleitet zur Lagerung von Unterlagen, die Sie zur täglichen Arbeit gar nicht brauchen. Dadurch sieht Ihr Sprechzimmer unaufgeräumt aus und macht einen eher hektischen Eindruck. Auch hier gilt: Alles was Sie nicht zur momentanen Arbeit brauchen, gehört nicht auf Ihren Schreibtisch.

Alles was Sie tagtäglich häufig brauchen, muss in Griffweite sein. Praxiscomputer, Spatel, Blutdruckmeßgerät oder Medikamentenproben dürfen Sie nicht dazu zwingen aufzustehen. Das Sprechzimmer sollte auch so aufgeteilt sein, dass sich ein Patient zurückziehen kann, wenn er/sie sich ausziehen muss. Nutzen Sie diese z.T. sehr langen „Ausziehzeiten“ um sich um einen „kleinen“ Fall zu kümmern, der Sie im Funktionsraum erwartet. Das alles muss natürlich mit der Terminplanung flutschen. Wenn Sie sich mit den Worten „Ziehen Sie sich bitte in Ruhe aus, ich komme gleich wieder.“ aus dem Raum verabschieden, schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klatsche: Sie nehmen dem Patienten das unangenehme Gefühl sich beobachtet auszuziehen und zweitens gewinnen Sie Zeit für Patienten, die wegen einer kurzen Behandlung nicht lange warten wollen.

Manchmal sieht man seine eigenen Zeitfresser gar nicht mehr, weshalb ein geübtes Augenpaar sehr hilfreich sein kann. Fragen Sie mich, ich berate Sie gerne.

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Ihr Rudolf Loibl

“Beständig ist nur der Wechsel”

So sollte es zumindest sein. Aber in vielen Arztpraxen wird weiterhin ängstlich am Althergebrachten festgehalten, anstatt sich den neuen Herausforderungen zu stellen. Vielleicht ist es später für einen Wandel zu spät. Aber auch der Unternehmenswandel will gemanagt werden. Wenn Sie nur da oder dort unkontrolliert „Köpfe abreißen“, hilft das genauso viel, als hätten Sie es nicht gemacht.

Nach der Feststellung der eigenen Schwachstellen sollten Schritte folgen, die Ihnen helfen, den neuen Weg zu gehen:

1. Wie stehen eigentlich Ihre Mitarbeiter zu der Praxis und dem vorgesehenen Wandel. Ein Unternehmen ist nur so stark, wie das schwächste Glied. Und wenn nicht alle am gleichen Strang ziehen, dann ist auch ein Erfolg nicht machbar. Stellen Sie einen Fragebogenkatalog zusammen, um die Einstellung Ihrer MFA herauszubekommen. Diese Befragung sollte möglichst anonym durchgeführt werden, damit Sie auch ehrliche Antworten bekommen. Es wird immer Ängste und Befürchtungen geben, die aber in so einer Aktion nicht zur Sprache kommen. Hier ist Ihr Geschick als „Teamleader“ gefragt. Werten Sie diesen Fragebogen ganz objektiv aus und beziehen Sie diese Erkenntnisse in Ihre weiteren Überlegungen mit ein.
(Gerne helfe ich Ihnen bei so einer Befragung. Schicken Sie mir einfach eine Mail, damit wir die weiteren Schritte besprechen können.)

2. Stellen Sie sich Fragen darüber, ob alle wissen, was Sie eigentlich wollen. Oder ob auch alle in Ihrem Team die gleichen Ziele verfolgen. Haben alle Mitarbeiter die Fähigkeiten, die anstehende Arbeit zu bewältigen oder müssen Sie sich qualitativ/quantitativ verstärken?

3. Im Zuge der Umwandlung werden bestimmte Aufgabengebiete anders verteilt, Kompetenzen wechseln und Zuständigkeiten neu geordnet. Unterstützen Sie die Mitarbeiter, die „befördert“ werden. Stellen Sie in einem Teamgespräch klar heraus, wer für was zuständig ist und wer in welchen Gebieten wem untergeordnet ist. Durch Stellenbeschreibungen festigen Sie diese Darstellung und erleichtern sich auch die Kommentierung.

4. Stärken Sie das Selbstbewusstsein und das Selbstverständnis Ihrer Mitarbeiter, damit diese auch die neue „Unternehmensphilosophie“ nach außen vertreten können.

Zeigen Sie, dass Sie die Arbeit Ihrer MFA schätzen. Loben Sie in der Öffentlichkeit. Kritisieren Sie unter vier Augen. Bringen Sie den MFA bei, aus Fehlern zu lernen.

5. Fördern Sie die Beteiligung der neuen Ziele. Am wichtigsten ist, dass Sie die Neuerungen quasi „vorleben“. Der erfolgreiche Manager kennt den Weg, zeigt den Weg und geht den Weg. Es ist äußerst schwierig etwas von seinen Mitarbeitern zu verlangen, dass man selber nicht einhält.

6. Stellen Sie fest, ob in irgendwelchen Bereichen Schulungsbedarf besteht. Investieren Sie nur in Seminare, die zu Ihren neuen Zielen passen. Greifen Sie beispielsweise Kritik der Patienten auf, um den Schulungsbedarf festzustellen oder ziehen Sie Beurteilungen heran, die auf wiederkehrende Schwächen hindeuten. Mitarbeiter, die ausscheiden, sind eine große Informationsquelle. Nehmen Sie sich Zeit für ein ausführliches Gespräch, indem Sie sehr viel über Ihre Praxis erfahren werden. Denken Sie einmal darüber nach, ein Seminar zu finanzieren, das den persönlichen Belangen (Streßbewältigung, Finanzen, usw.) der Mitarbeiter dient. Diese werden Ihnen dankbar sein und dann viel zufriedener und effektiver arbeiten.

7. Führen Sie kontinuierlich Leistungsbeurteilungen durch. Einmal jährlich kann die Beurteilung verfälschen. Vierteljährliche Beurteilungen zeigen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, ob Sie noch im „Plan“ sind und schaffen so klare Verhältnisse. Lesen Sie hierzu meinen Artikel: Leistungsbeurteilung

8. Trennen Sie sich von leistungsschwachen Mitarbeitern oder solchen, die Ihre zukünftigen Ziele nicht mittragen können. Machen Sie keine Versprechungen oder lassen Sie sich nicht auf Kompromisse ein, die Sie nicht halten können. Nehmen Sie sich Zeit für dieses Gespräch. Überprüfen Sie vorher, ob es rechtliche Konsequenzen für Sie haben kann.

All diese Schritte sollten Sie sich genau überlegen oder sich auch bei dem einen oder anderen Punkt beraten lassen.

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Ihr Rudolf Loibl

Gewinnverluste durch Kostenoptimierung auffangen

Wenn EBM-Änderungen oder andere Maßnahmen Ihre Umsätze und so auch Ihre Gewinne beeinflussen, dann hilft es meist nicht, dies mit Mehrarbeit ausgleichen zu wollen. Auch das vorschnelle Entlassen von Mitarbeitern geht häufig daneben, weil die Gewinnrückgänge nicht dadurch verursacht sind, dass Sie weniger Arbeit haben, sondern dadurch entstehen, weil Sie für die gleiche Arbeit weniger Geld bekommen. Wo also sparen?

Die nachfolgende Liste soll Ihnen dabei helfen, Einsparpotenziale zu erkennen. Stellen Sie sich diese Fragen immer mal wieder und behalten Sie so Ihre Kosten im Blick:

1. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater einmal darüber, ob die gewählte Abschreibungsart für die einzelnen Praxisgegenstände noch die beste ist oder ob Sie z.B. von der linearen in die degressive Abschreibung wechseln sollten. Setzt Ihr Steuerberater für Neugeräte auch Sonderabschreibung an?

2. Leasing, Finanzierung oder Barkauf. Was ist für Sie am günstigsten? Stellen Sie sich diese Frage bei der nächsten Anschaffung und gehen Sie nicht sofort auf das verlockende Angebot des Verkäufers ein.

3. Haben Sie schon einmal an Electronic Banking gedacht? Hier lassen sich durchaus nennenswerte Beträge sparen.

4. Bieten Sie Leistungen an, die keiner in Anspruch nimmt, Sie aber Geld kosten? Zahlen Sie noch Raten für ein medizintechnisches Gerät, das bei Ihnen in der Ecke steht? Versuchen Sie es zu verkaufen. Internetauktionen sind hier gar nicht mal so schlecht. Straffen oder erweitern Sie Ihr Leistungsspektrum.

5. Sie haben zwar ein Einnahmenbudget (Regelleistungsvolumen), aber haben Sie auch eines für Ihre Ausgaben? Planen Sie die Anschaffungen und Einkäufe von Büromaterial.

6. Sorgen Sie sich auch einmal um Ihre Lagerverwaltung. Müssen Sie Sprechstundenbedarf wegwerfen, weil das Verfallsdatum abgelaufen ist? Werden im Medikamentenschrank die Packungen mit dem nächsten Datum ganz vorne einsortiert?

7. Vergleichen Sie in regelmäßigen Zeitabständen Ihre Lieferanten und holen Sie sich Gegenangebote ein? Stimmen die Konditionen noch oder sind diese heimlich bis unheimlich in die Höhe gegangen?

8. Funktioniert Ihre Privatliquidation einwandfrei oder warten Sie immer bis Quartalsende, um die Rechnungen zu schreiben? Mahnen Sie regelmäßig und achten Sie auf Zahlungseingänge?

9. Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob Ihre Versicherungen noch Ihrer beruflichen oder privaten Situation gerecht werden?

10. Läuft Ihre Praxisorganisation optimal oder wird alles so gemacht, weil man es schon immer so gemacht hat?

Diese Checkliste hilft Ihnen sicher einige Schwachpunkte in Ihrer Praxis zu erkennen. Gehen Sie diese Schwachpunkte konsequent und zügig an.

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Ihr Rudolf Loibl

Zeit hat man nicht, die …

… nimmt man sich, für das was wichtig ist. Man kann es nicht oft genug sagen: Zeit ist das rarste Gut, das ein Freiberufler hat. Deshalb gehen Sie bitte besonders sorgfältig mit diesem kostbaren Gut um. Sie sollten die nachfolgenden Ratschläge beherzigen und sich vielleicht auch unter die Schreibtischunterlage legen oder an einen Ort platzieren, wo Sie immer wieder darauf hingewiesen werden:

# Delegieren Sie alle Arbeiten, die Sie nicht unbedingt selber machen müssen

# Lehnen Sie Arbeiten ab, die Sie delegiert haben.

# Lassen Sie Eingangspost vorsortieren, damit Sie schnell Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden können

# Führen Sie eine Telefonsprechstunde ein

# Nutzen Sie eigene Warte- oder Leerzeiten zur Informationsbeschaffung. Legen Sie dazu einen Schnellhefter mit Zeitungsartikeln an, die Sie lesen wollen

# Definieren Sie Terminzeiten nach realistischen Vorgaben, die Sie entsprechend ermittelt haben

# Halten Sie Ihre Terminvorgaben konsequent ein und geben dadurch ein gutes Beispiel für Mitarbeiter und Patienten

# Schaffen Sie möglichst einen leeren Schreibtisch

# Legen Sie fest, wer Sie in der Sprechstunde stören darf, also welche Mitarbeiter (wofür !!) und externe Besucher

# Schlagen Sie unangemeldeten Besuchern einen späteren Termin vor

# Gewöhnen Sie sich eine konsequente Gesprächsführung an und lassen Sie sich kein Gespräch aufdrängen

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Ihr Rudolf Loibl

Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub

Leider ist es auch mir wieder einmal so ergangen: Ich stand vor der verschlossenen Tür meines Arztes, weshalb ich heute ein paar Tipps zur Urlaubsvorbereitung geben möchte. Patienteninformation gehört genauso zum Praxismarketing wie der richtige und freundliche Umgang mit den Patienten. Deshalb sollten sie folgende Punkte beachten, wenn Sie in Urlaub gehen:

1. Informieren Sie Ihre Patienten etwa vier Wochen bevor Sie den Urlaub beginnen. Ganz modern ist es natürlich, wenn Sie einen Newsletter per Mail herausgeben, wo Sie solche Informationen weitergeben können. Zumindest auf Ihrer Homepage oder Facebook-Seite sollte man diese Info lesen können.

2. Terminieren Sie in der letzten Woche vor dem Urlaub und eine Woche nach dem Urlaub nicht so viele Patienten, wie gewohnt, damit Sie durch „VIPs“ und „Notfälle“, die unbedingt noch drankommen müssen, nicht so unter Zeitdruck kommen, dass der Erholungswert gleich wieder verloren geht.

3. Die schriftliche Ankündigung sollte eher nüchtern gestaltet sein. Vermeiden Sie Karikaturen oder „lustige“ Texte, wenn dies eigentlich gar nicht zu Ihrer Praxis passt.

4. Plazieren Sie die Info über Ihren Urlaub an mehreren exponierten Stellen.

5. Wichtig ist, dass die Urlaubsankündigung auch an der Eingangstür Ihres Praxishauses steht, damit die Patienten nicht erst mehrere Stockwerke gehen müssen, um dann festzustellen, dass die Praxis geschlossen ist.

Mustertext für Urlaub mit Praxisvertreter:

Liebe Patienten,

unsere Praxis ist das ganze Jahr für Sie da. Damit Sie auf die gewohnte Betreuung auch während meines Urlaubs von …. bis ….. nicht zu verzichten brauchen, werde ich durch einen qualifizierten Kollegen vertreten. Herr/Frau Dr. …., Facharzt für … wird Sie in den gewohnten Sprechstundenzeiten betreuen. In Notfällen können Sie ihn/sie unter …. erreichen.

Ihr Dr. Muster

Mustertext für Urlaub mit Vertretung durch niedergelassene Kollegen:

Liebe Patienten,
wir machen Urlaub vom … bis … Die Praxis ist in dieser Zeit geschlossen. Wir werden durch die Praxen
… …

vertreten.

Ab … um … Uhr sind wir wieder wie gewohnt für Sie da.

Ihr Praxisteam Dr. Muster

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Ihr Rudolf Loibl

Wie steht es um Ihren Patientenservice?

Wir alle haben uns schon oft über die „Servicewüste“ Deutschland aufgeregt. Aber einmal Hand aufs Herz: Wie sieht es mit dem Service in Ihrer Praxis aus? Service heißt doch auch Gefälligkeiten zu erweisen. Tun Sie und Ihr Team das für Ihre Patienten?

Service in der Arztpraxis geht weit über die Freundlichkeit zu den Patienten und untereinander hinaus. Nehmen Sie sich die nachstehende Liste einmal vor und überprüfen Sie, wo Sie noch Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrer Praxis sehen.

Anmeldung:

Ist Sie immer besetzt?
Gibt es eine Taschenablage?
Ist die Meldung am Telefon laut und deutlich?
Ist Freundlichkeit oberstes Gebot?

Terminsystem:

Funktioniert es?
Ist es auf Ihre Praxis zugeschnitten?
Bestätigen Sie langfristige Termine schriftlich?
Bieten Sie ein Recall-System an?

Patientenumgang:

Ist er trainiert?
Werden Auskünfte für Patienten auch telefonisch eingeholt?
Werden Taxen bestellt?
Werden Termine bei anderen Praxen (OP, etc.) vereinbart?
Gibt es schriftliche Therapieinfos?
Gibt es Patientenseminare?
Verleihen Sie Bücher an Ihre Patienten?

Telefonsprechstunde:

Gibt es sie?
Gibt es ein Rezepttelefon?
Wird der Anrufbeantworter immer neu besprochen?
Wird er per Telefon überprüft?

Wartezimmer/Garderobe:

Welchen Eindruck macht das Wartezimmer?
Würden Sie sich gerne mit vielen anderen Patienten reinsetzen?
Ist die Garderobe groß genug?
Gibt es Hutablage, Spiegel, Kleiderbügel?
Sind die Zeitungen und Zeitschriften aktuell?
Passen diese Zeitungen und Zeitschriften zu Ihren Patienten?
Gibt es Lesestoff für die Kinder?
Haben Sie eine Spielecke?
Gibt es Musik, Kaffee oder kalte Getränke?
Wird das Klima im Wartezimmer von den Mitarbeitern regelmäßig geprüft?

Untersuchungs-/Therapieräume:

Gibt es Schuhlöffel und Taschenablagen?
Ist die Raumtemperatur angenehm?
Sind die Wartezeiten dort möglichst kurz?

Patientenservice hängt in erster Linie von der Kreativität in Ihrem Team ab und wird entscheidend auch durch Konsequenz geprägt. Wenn Sie z.B. Ihren Patienten Kaffee im Wartezimmer anbieten und dies irgendwann nicht mehr machen oder es schlichtweg vergessen, dann fällt das wesentlich negativer auf, als wenn Sie es noch nie gemacht haben. Welche Serviceleistungen Sie anbieten wollen, können Sie durch eine Patientenbefragung herausbekommen. Und binden Sie unbedingt Ihr Personal in die Verantwortung für den Service Ihrer Praxis mit ein.

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Ihr Rudolf Loibl