9 Tipps, wie Sie im Praxisalltag Zeit sparen

9 Tipps, wie Sie im Praxisalltag Zeit sparen können

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Die wichtigste Ressource im Arbeitsleben, gerade in dem eines Freiberuflers, ist die Zeit. Sie ist fest vorgegeben und nicht reproduzierbar. Und trotzdem gehen wir oft sehr verschwenderisch damit um. Gerade in Arztpraxen, die hochfrequentiert sind, wird den Kleinzeitwerten zu wenig Beachtung geschenkt. Die durchschnittliche Allgemeinarztpraxis hat 70 – 80  Kontakte pro Tag. Wenn sich der Praxisinhaber nur 30 Sekunden pro Kontakt sparen kann, ist der Arbeitstag schon 35 Minuten kürzer. Hier ein paar Tipps, die Ihnen bei der Jagd auf die 30 Sekunden helfen werden:

  1. Es sollten nur die Unterlagen (sprich Karteikarte, wenn noch vorhanden) auf Ihrem Tisch liegen haben, die Sie gerade bearbeiten.
  2. Alle benötigten Arbeitsgeräte oder Verbrauchsmaterialien (dazu gehören auch Patienteninformationen) müssen immer in ausreichender Menge am richtigen Arbeitsplatz liegen. Dafür müssen Ihre Mitarbeiter sorgen. Wenn bei Ihnen auf wundersame Weise immer wieder Ihr Schreibgerät verschwindet, dann „ketten“ Sie eines an jedem Arbeitsplatz an. Solche Schreibutensilien gibt es in jedem Bürofachhandel. Machen Sie Ihre MFAs für ausgehende Verbrauchsmaterialien sensibel und melden auch Sie frühzeitig das Ausgehen.
  3. Heften oder legen Sie Notizen, Informationen und Unterlagen ab oder werfen Sie sie gleich weg, anstatt Sie auf oder im Schreibtisch zu stapeln.
  4. Ihr Schreibtisch sollte zumindest abends immer aufgeräumt sein. Besser ist es, wenn Ihr Arbeitsplatz ganztags so aussieht, als wenn Sie schon nach Hause gegangen wären.
  5. Versuchen Sie Ihr persönliche Leistungskurve zu erkennen und legen Sie schwierige Aufgaben in die „Leistungsberge“. In Leistungstief´s sollten kurze Pausen liegen. Auch wenn Sie zwischendurch merken, daß Ihre Leistungskurve abfällt, sollten Sie eine Kurzpause einlegen. Danach geht vieles leichter.
  6. Delegieren Sie Aufgaben wo immer möglich.
  7. Lassen Sie sich eine Kopie des Terminplaners jeden Tag geben und streichen Sie die erledigten Patienten durch, dadurch haben Sie mehr Überblick, was auf Sie noch zukommt. Wer mit elektronischen Wartezimmerlisten arbeitet, sollte “erledigte” Patienten in eine entsprechene Liste verschieben, was bei Suchen sehr hilfreich ist. 
  8. Hängen Sie eine Uhr so in Ihr Sprechzimmer, daß Sie sie sehen, aber der Patienten nicht.
  9. Vereinbaren Sie „Lockrufe“ durch Ihre Mitarbeiter, wenn Sie die Zeit überziehen.

Am meisten Zeit wird oft in der ersten Stunde vergeudet. Erst eine Tasse Kaffee, dann schnell ein Blick auf die Tagespost/Mails oder schnell noch ein privates Telefonat erledigen. Das alles sind aus Sicht des Timemanagers die “tödlichen Eröffnungen des Tages”.

Schneller schreiben, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

8 Tipps, um schneller zu schreiben

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„Und nach der Sprechstunde muss ich noch mindestens eine Stunde meine Post sichten und Briefe diktieren.“ So oder so ähnlich lautet die Antwort, wenn ich in Praxisanalysen nach der Praxisführung frage. Daraus ergeben sich meist nicht nur Probleme in der Praxisführung, sondern auch sehr häufig private Probleme, weil man ja “nie” Zuhause ist.

Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, sollten Sie in der Lage sein, die eine oder andere halbe Stunde zu gewinnen:

1. Diktieren Sie Ihre Briefe dann, wenn Ihre Leistungskraft am höchsten ist. Sie werden sehen, dass Sie dann wesentlich flüssiger formulieren ohne angestrengt darüber nachzudenken.

2. Arbeiten Sie an einem Ort, an dem Sie nicht abgelenkt werden oder räumen Sie Ihren Schreibtisch auf bevor Sie diktieren.

3. Wenn Sie eingehende Briefe lesen, sollten Sie mit einem Bleistift am Rand notieren, was Ihnen spontan einfällt. Dadurch müssen Sie manche Passagen nicht mehrfach durchlesen und können effektiver arbeiten.

4. Manche Absender werden es Ihnen nicht übel nehmen, wenn Sie das Original des Briefes mit den Antworten handschriftlich versehen und wieder zurückschicken. Sie müssen natürlich auf die Lesbarkeit Ihrer Kommentare achten.

5. Überlegen Sie, bevor Sie diktieren. Wer mehrmals sein “Band” zurückspult, wieder abhört und überspricht, verliert mehr Zeit, als wenn er sich einen Satz im Kopf ausformuliert und dann diktiert.

6. Routinebriefe sollten Sie qualifizierten Mitarbeitern überlassen und nur noch gegenlesen. Merksatz: „Delegieren geht vor Selbermachen!“

7. Telefonieren Sie mehr und schreiben Sie weniger. In zwei Minuten sagen Sie mehr als Sie in 10 Minuten schreiben können. Bereiten Sie sich auf das Telefonat dadurch vor, dass Sie alle Unterlagen vorliegen haben und fassen Sie sich kurz. Richten Sie sich eine Telefonsprechstunde ein.

8. eMails sind auch schneller als jeder Brief. Kurze Antworten sind darüber auch möglich. Setzen Sie sich aber in eMails nicht über alle Formvorschriften hinweg: Lesbarkeit ist oberste Prämisse. Wie bei einem Brief sollten auch Groß- und Kleinschreibung beachtet werden, aber auch Absätze und Leerzeilen erleichtern dem Adressaten das Lesen. 

Patientenbefragung, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

80% der Privatpatienten gehen verloren…

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80% der Privatpatienten gehen verloren, obwohl der Arzt fachlich alles richtig gemacht hat.
Bei den Kassenpatienten sind es immerhin noch 64%. Diese erschreckenden Zahlen sollten Ihnen als Praxisinhaber durch Mark und Bein gehen. Unfreundliche MFA, schlechte Organisation, mangelnde Patienteninformation oder uralte Ausstattung der Praxis sind die Hauptgründe für die Unzufriedenheit bei den Patienten.

Eine alte Kaufmannsregel besagt: Nichts ist schwerer als einen Neukunden zu gewinnen und nichts ist leichter als einen Stammkunden zu vergraulen. Wenn Sie als Arzt mit den o.g. Klagen in Anspruch genommen werden, ist die Lage sicher schon bedenklich. Normalerweise kommt nur die Spitze des Eisbergs beim Arzt an und die meisten Diskussionen darüber finden mit den Mitarbeitern
statt.

Sie sollten zu erst mal Ihre Fallzahlen betrachten, ob diese zurückgegangen sind. Als nächste bzw. gleichzeitige Maßnahme kann Ihnen nur eine Patientenbefragung helfen, heraus zu bekommen, wo die Patienten der Schuh drückt.

Eine Patientenbefragung gibt Aufschlüsse über:

  • Qualität der Patientenbetreuung
  • Patientenbindung
  • Verbesserungsmöglich-keiten in der Praxisorganisation

Diese Merkmale sollte Ihre Patientenbefragung haben:

  1. Mehr als 12 Fragen sollten Sie nicht wählen
  2. Zu den Bereichen Mitarbeiternumgang, Arztumgang und Organisation sollten Sie die Fragen stellen
  3. Zusätzlich müssen Sie Alter, Geschlecht, Beruf, Versicherung abfragen, um nach einzelnen Patientengruppen zu selektieren
  4. Die Fragebögen müssen selbstverständlich anonym sein. Geben Sie einen Blanko-Briefumschlag mit aus
  5. Nutzen Sie überwiegend geschlossene Fragen mit vorgegebenen Antworten zum Ankreuzen. Beispiel: Wie empfinden Sie die telefonische Betreuung? Sehr gut, Gut, Geht, Schlecht
  6. Lassen Sie die Fragebögen an der Anmeldung mit einem Klemmbrett ausgeben
  7. Stellen Sie auch einen Briefkasten auf

Für die Auswertung können Sie entweder eine Strichliste führen oder Ihren PC mit einem Tabellenkalkulationsprogramm nutzen.

Achtung jetzt folgt ein wenig Werbung in eigener Sache:

Ich habe dafür eigens eine Software auf EXCEL-Basis entwickelt, mit der Sie eine ausführliche Patientenbefragungen selbständig durchführen können. Meine Patientenbefragung geht noch einen wichtigen Schritt weiter, denn sie ist zweidimensional aufgebaut. Sie fragen als erstes Ihren Patienten, wie wichtig ihm ein bestimmter Bereich (z.B. telefonische Betreuung) ist und dann, wie dieser Bereich in Ihrer Praxis abschneidet. Dadurch wissen Sie schneller, wo Sie in Ihrer Praxis was verändern können. Weitere Informationen finden Sie hier: Patientenbefragung für EXCEL

Medizinische vs. organisatorische Qualität, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

Funktioniert Ihre Praxisorganisation?

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Letzte Woche haben Sie gelesen, wie schnell der Ruf einer Praxis durch eine schlechte Praxisorganisation beschädigt werden kann. Heute möchte ich Ihnen ein paar erste Schritte zeigen, worauf Sie achten sollten. 

Eine funktionierende Praxisorganisation wirkt sich aber natürlich nicht nur auf das Praxismarketing aus, sondern sorgt auch im Innenverhältnis für kostengünstige Abläufe. Nur durch eine reibungslos funktionierende Ablauforganisation haben Praxisinhaber überhaupt die Chance Kosten einzusparen. „Zeit ist Geld“, aber nicht nur das, sondern auch für das gesamte Praxisteam ist eine funktionierende Ablauforganisation wichtig! Wer arbeitet schon gern in einer hektischen, unzufriedenen Umgebung?

Die Organisation alleine bringt keinen Gewinn, aber ohne eine funktionierende Praxisorganisation hat eine moderne Arztpraxis keine Chance betriebswirtschaftlich optimal zu arbeiten. Gut organisierte Praxen kommen mit wesentlich weniger Personal aus und werden auch die anderen Kostenbereiche besser in den Griff bekommen als unorganisierte Praxen.

Damit die Organisation zu einem richtigen Rüstzeug für die Abläufe der Praxis werden kann, bedarf es einer ständigen Überprüfung. Denn die äußeren Umstände, die die Praxisorganisation beeinflussen, verändern sich ständig, also müssen auch die Abläufe angepasst werden.
 Folgende Umstände können dazu beitragen, dass die Praxisorganisation adaptiert werden muss:

  • Mitarbeiterwechsel 
  • Einführung/Umstellung der Praxis-EDV 
  • Einführung eines neuen EBM 
  • Aufnahme von IGeL-Leistungen etc.

Die Praxisorganisation ist kein starres Gebilde, sondern wächst mit der Praxis und muss auch immer wieder überprüft und weiter angepasst werden.

Bei aller Selbstorganisation sollte man natürlich nicht die Patienten vergessen. Welche Patienten sind denn überwiegend in der Praxis? Wenn die Zielgruppe der Praxis Senioren sind, muss die Zeiteinteilung anders ausfallen, als wenn viele berufstätige Erwachsene betreut werden wollen. Wenn beides zutreffen sollte, dann ist z.B. über getrennte Sprechstunden nachzudenken.

Das betriebswirtschaftliche Gelingen einer Praxis hängt von vielen Faktoren ab, die alle gut durchdacht werden wollen.

Medizinische vs. organisatorische Qualität, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt, Praxisorganisation

Wie ist der Ruf Ihrer Praxis?

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Was ist wichtiger für den wirtschaftlichen Erfolg einer Arztpraxis? Damit man diese Frage beantworten kann, muss man sich eines klar machen: Patienten machen sich ein Bild über eine Arztpraxis nach ganz anderen Kriterien als die meisten Praxisinhaber. Sie ziehen Vergleiche nicht nur unter verschiedenen Praxen, sondern vergleichen auch mit anderen Dienstleistern, denen sie im „normalen“ Leben begegnen.

Lassen Sie mich einmal folgendes „Horrorszenario“ aufzeichnen und beurteilen Sie selbst, ob sich so etwas auch in Ihnen bekannten Praxen zutragen könnte:

  • Sie rufen in einer Praxis an, weil Sie einen Termin vereinbaren wollen. Das Telefon klingelt zehnmal. Hängen Sie ein oder haben Sie weiter Geduld?
  • Es meldet sich eine sehr unfreundliche Stimme, die lediglich „Praxis Dr. sowieso“ sagt. Sie klingt genervt und im Hintergrund ist hörbare Hektik. Mit wem sprechen Sie überhaupt?
  • Sie bekommen mit Ach und Krach einen Termin in drei Wochen.

Haben Sie schon ein Bild von dieser Praxis? Fühlen Sie sich gut aufgehoben? Haben Sie die richtige Wahl getroffen?

  • Sie kommen zu Ihrem Termin, stehen vor dem Haus und finden den Eingang schlecht.
  • Jetzt klingeln Sie an der Tür und warten, bis Ihnen mit einem hässlichen Türton aufgemacht wird.
  • Endlich sind Sie drin und: „Wo ist eigentlich die Anmeldung?“ Versteckt.
  • Gefunden! Sie stehen vor der Anmeldung, aber niemand beachtet Sie, weil gerade gearbeitet oder telefoniert wird oder weil noch eine ganze Reihe anderer Patienten vor Ihnen steht.
  • Sie werden an der Anmeldung „abgefertigt“ und ins Wartezimmer geschickt.
  • Das Wartezimmer ist nicht gelüftet, das Lesematerial ist uralt und zerfleddert UND es warten schon eine Menge Leute vor Ihnen.

All das ist keine Utopie, sondern so etwas habe ich schon öfter bei Praxisanalysen gesehen/erlebt. Sie sehen selbst, wie schnell der Ruf einer Praxis geprägt wird, ohne dass der Praxisinhaber mit seiner guten Medizin zum Zug gekommen ist. Und das Bild, das man wie zuvor beschrieben gewonnen hat, lässt sich so schnell nicht ändern. Soll ich noch fortfahren? Lieber nicht – zumindest heute nicht. Nächste Woche zeige ich Ihnen, warum eine funktionierende Praxisorganisation so wichtig ist und welche ersten Schritte Sie unternehmen können.

Projektmanagement, Rudolf Loibl, Praxis, Arzt

9 Fragen für Ihr Projektmanagement

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Der erste Schritt einer jeden Unternehmung ist immer der schwerste. Egal was Sie anfangen, immer müssen Sie sich fragen, wie Sie vorgehen wollen. Wenn Sie sich die richtigen Fragen stellen und beantworten, dann ist die Umsetzung von neuen Projekten wesentlich leichter. Die folgenden Punkte sollten Sie unbedingt beachten:

  1. Am Anfang steht die Zieldefinition.
    • Welches Ziel wollen Sie erreichen? Beispiel: Einführung einer Bestellpraxis.
  2. Fragen Sie sich, warum Sie dieses Ziel erreichen wollen. Beispiel: Durch eine Bestellpraxis lässt sich einerseits die Attraktivität der Praxis erhöhen, die Kostensituation (speziell die Personalkosten) verbessern, und die täglichen Arbeitszeiten reduzieren. (Auch wenn das unser aktueller Gesundheitsminister nicht so gerne sieht.)
  3. Wie weit wollen Sie gehen? Oder besser: Wie viel wollen Sie damit erreichen? Unser Beispiel: „Wir wollen eine halboffene Sprechstunde einführen, die unserer Patientenstruktur gerecht wird.”
  4. Geben Sie einen Beginn- und Erreichzeitpunkt vor. Wer dies versäumt, schiebt entscheidende Maßnahmen immer weiter vor sich her. Beispiel: Mitte des vierten Quartals 2019 soll das neue Bestellsystem greifen.
  5. Legen Sie eine Marke fest, an der Sie feststellen können, ob das Projekt ein Erfolg ist. Beispiel: „Die tägliche Arbeitszeit von jetzt 10 Stunden soll bis Ende des Jahres auf 9 Stunden sinken.“
  6. Was brauchen und haben wir zur Durchführung dieses Projektes? Beispiel: Liegen ausreichende Frequenztabellen über die Kontakthäufigkeiten der Patienten vor? Wir brauchen gute Hinweisschilder für das Wartezimmer.
  7. Wer trägt für dieses Projekt die Verantwortung? Beispiel: „Meine Mitarbeiter und ich müssen an einem Strang ziehen, damit das ganze funktionieren kann.“
  8. Gibt es irgendwelche Rahmenbedingungen, die beachtet werden müssen? Beispiel: „Es sind genügend Freiräume im Terminkalender zu reservieren, an denen auch unbestellte Patienten kommen können.”
  9. Überprüfen Sie das Projekt während und nach dem Verlauf. Beispiel: Fragen Sie die Mitarbeiter nach der Akzeptanz bei den Patienten. Prüfen Sie, ob durch die Einführung zusätzliche Wartezeiten entstehen. Hat die Akzeptanz wieder nachgelassen und kommen die Patienten wieder wie sie wollen?“

Nur wer ausreichend plant, wird mit neuen Projekten erfolgreich sein. Viele neue Unternehmungen scheitern daran, dass einfach aus dem Bauch heraus entschieden oder immer wieder hektisch nachkorrigiert wird. Besonders dramatisch wird das, wenn Ihr Projekt mit größeren Ausgaben verbunden ist, die dann evtl. nachfinanziert werden muss.

rudolfloibl.de, Rudolf Loibl, Praxis, Arztpraxis

Verlieren Sie beim Einkauf?

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Zu hohe Kosten können in allen Bereichen einer Arztpraxis entstehen. Unwirtschaftliches Verhalten hat meist vielerlei Gründe. Analysieren Sie, anhand der nachstehenden Auflistung, das Einkaufsverhalten in Ihrer Praxis:

  •  Der Einkauf erfolgt planlos. Häufig wird Material erst dann nachgekauft, wenn es vollständig aufgebraucht ist. Es wird dann auch nicht mehr auf Qualität und niedrigen Preis geachtet.
  • Ohne die vorherige Beschaffung der Verbrauchsgüter werden Arbeitsabläufe verzögert, weil diese nicht zur rechten Zeit am rechten Ort bereit stehen.
  • Es wird zwar durch große Mengen ein Preisnachlass ausgehandelt, doch wird dieser Vorteil durch eine zu lange Kapitalbindung wieder aufgehoben oder es gibt Schwierigkeiten mit der Lagerhaltung.
  • Die bereitgestellten Zahlungskonditionen (Skonti) werden selten bis gar nicht genutzt.
  • Aus Traditionsgründen wird immer beim selben Lieferanten bezogen, obschon ein Preisvergleich sich mal lohnen würde.
  • Es wird nicht darüber nachgedacht, gemeinsam mit anderen Praxen einzukaufen.In den o.g. Punkten, in denen Sie sich wieder erkennen, liegen in Ihrem „Betrieb“ Schwachstellen vor, die Sie angehen sollten.

Um nicht mit Kanonenkugeln auf Spatzen zu schießen, müssen Sie Ihre Einkaufsgegenstände in Kategorien einteilen, um zu sehen, ob sich ein veränderter Einkauf lohnt.  Ein probates Mittel hierzu ist die sog. ABC-Analyse. Sie dient dazu, Waren und Lieferanten zu analysieren und deren Wichtigkeit festzustellen. 

Es gilt hier, wie in vielen anderen Bereichen auch, dass 80/20-Prinzip. D.h., dass 20% der Warenmenge etwa 80% vom Wert ausmachen. Diese Waren bezeichnet man in der ABC-Analyse an “A-Güter”, denen man besondere Aufmerksamkeit schenken sollte. 

Lassen Sie sich eine kleine Liste zusammenstellen, in der die Namen der Verbrauchsgüter, der Jahresbedarf in Stück und Preis je Stück aufgeschrieben werden. Errechnen Sie daraus den Jahresbedarf in Euro. Jetzt sortieren Sie die Liste nach dem Jahresbedarf in Euro und errechnen noch die %-Anteile am Jahresgesamtwert. Diejenigen Waren, die zusammen bis 80% vom Jahreswert einnehmen, gilt es einer genaueren Betrachtung zu unterziehen. Den restlichen Teil kann man getrost vernachlässigen bzw. regelt sich in der anstehenden Umstrukturierung von selbst.