Haben Sie sich auch schon öfters über die Korrespondenz mit Ihren Kollegen geärgert? Arztbriefe gehören manchmal zu den Stiefkindern in den Praxen. In vielen Praxen wird die Arztbriefschreibung als lästiges Übel betrachtet, was man dem Ergebnis auch oft ansieht.

Unabhängig von der inhaltlichen Qualität Ihres Briefes gibt die äußere Form ein gutes oder schlechtes Bild von Ihrer Praxis wieder. Gestalterisch schlechte Briefe stammen meist aus Praxen, die sich nicht genügend Gedanken darüber gemacht haben, wie ein Arztbrief entsteht.

Hinterfragen Sie doch mal Ihre Brieferstellung mit den folgenden Punkten:

  1. Woher wissen Sie, dass noch ein Brief geschrieben werden muss? Gibt es hierfür eine besondere Ablage oder ein Zeichen auf der Karteikarte? Wer zu große Stapel anfallen lässt, beraubt sich meist selber der Motivation an die Sache ranzugehen.
  2. Wie ist die Nachbearbeitung von Attesten organisiert? Müssen Sie alles selber aus der Karteikarte oder der EDV raus suchen oder wird es schon vorbereitet?
  3. Liegt ein großer zeitlicher Abstand zwischen Patientenkontakt und Attest- oder Brieferstellung? Versuchen Sie möglichst schnell die abzuschaffen, dass schadet Ihrem Ruf!
  4. Wer schreibt wie viele Brief pro Tag? Sie sollten diese Kraft mal auf ein Seminar schicken, wo der richtige Umgang mit der Textverarbeitung geschult wird. Dadurch kann sie sich vielleicht in Zukunft viel Zeit sparen.
  5. Wie füllen Sie eigentlich Anfragen von Kassen oder Versicherungen aus? Immer noch mit der Schreibmaschine? Fragen Sie mal Ihr Softwarehaus, ob nicht vielleicht bestimmte Formulare bereits hinterlegt sind.
  6. Überlegen Sie sich doch mal ein System, wie Sie Ihre Diagnosen aus der elektronischen Karteikarte in ein Textgerüst übernehmen können. Das vermeidet, dass vieles doppelt geschrieben werden muss.
  7. Überlegen Sie sich doch mal, ob nicht bestimmte Aussagen mit Textbausteinen erledigt werden können.

Wie für viele Routinearbeiten in Praxis gilt auch bei der Arztbriefschreibung, dies muss so rationell wie möglich geschehen, aber das Ergebnis sollte auch zu einem positiven Bild der Praxis beitragen.

Viele ältere Praxisinhaber sind die ständigen Veränderungen im Gesundheitswesen leid und denken über die Abgabe der Praxis nach. In dieser Situation sollten Sie aber auch die betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkte einer Praxisabgabe berücksichtigen

  1. Praxiswert: Hier empfiehlt es sich ein unabhängiges Gutachten einzuholen, weil meist die Vorstellungen über den Wert der Praxis beim Käufer niedriger sind, als beim Verkäufer. Hier sollten Sie sich nicht auf irgendwelche Faustformeln verlassen, sondern einen UNABGHAENGIGEN Profi beauftragen.
  2. Zahlungszeitpunkte: Der Verkäufer sollte sich genau überlegen – und dies auch in den Vertrag schreiben – wann welche Zahlungen erfolgen müssen. Wenn nicht nur eine Zahlungssumme vereinbart ist, sollte sich der Verkäufer eine Bankgarantie geben lassen.
  3. Ausstehende Zahlungen/Einnahmen: Bis zum Zeitpunkt der Übergabe gehen alle Forderungen noch zu lasten des Verkäufers, wogegen ihm die noch ausstehenden Honorare zustehen. Auch diesen Passus sollten Sie in den Praxisübergabevertrag aufnehmen.
  4. Gewährleistungen: Vermeindlich falsch behandelte Patienten werden sich immer erst an die Praxis wenden, egal wer diese gerade führt. Deshalb sollte auch darüber eine Regelung im Vertrag stehen, genauso, wie mit Rückforderungen der KV umgegangen werden soll.
  5. Mietverträge: Übergabewillige Ärzte in guten Lagen sollten sich noch um einen möglichst langen Mietvertrag bemühen, weil das den Wert der Praxis deutlich erhöhen kann.
  6. Vertragliche Bindungen: Sonstige Verträge sollten möglichst mit dem Übergabezeitpunkt auslaufen, damit der Käufer irgendwie neu verhandeln kann.
  7. Zeitpunkt: Legen Sie den Übergang der Praxis genau fest und diskutieren Sie diesen auch mit Ihrem Steuerberater, damit auch keine falschen Investitionsentscheidungen getroffen werden.
  8. Stille Reserven: Wer in den letzten Jahren seiner Praxistätigkeit gar keine Investitionen mehr tätigt, der wird den Wert verringern, weil der Käufer sofort in neue Geräte investieren muss. Es ist häufig wesentlich besser, die letzten Jahre noch hohe (degressive) steuermindernde Abschreibungen zu nutzen. Wie es genau geht, sollten Sie Ihren Steuerberater fragen.
“Zuzahlerleistungen”, “IGEL-Katalog” oder “Privatpraxis” sind immer wieder Begriffe, die sehr heiß diskutiert werden, weil viele Ärzte mehr und mehr aus den Zwängen der Kassenmedizin entfliehen wollen. Wer jedoch über neue Dienstleistungen in seiner Praxis nachdenkt, muss auch kalkulieren, wann eine entsprechende Leistung rentabel ist. Zur Preiskalkulation müssen Sie zuerst die Stundensätze errechnen, dann die Materialkosten addieren und zum Schluss auch noch Ihren Gewinnzuschlag draufschlagen. Sehen wir uns doch einmal die einzelnen Schritte an:

  1. Die Gesamtkosten pro Jahr Ihrer Praxis können Sie aus den Unterlagen des Steuerberaters entnehmen.
  2. Rechnen Sie aus, wie viele Stunden pro Jahr in Ihrer Praxis gearbeitet werden. Das geht so:

Kalendertage (365)
– Samstage/Sonntage
– Feiertage
– Urlaubstage
– durchschnittliche Krankheitstage
– Sonstige Ausfalltage (Kongresse, Messen, Fortbildungen)
Anwesenheitstage

Diese Anwesenheitstage multiplizieren Sie mit 7,5 (als durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag) und erhalten dann die Anwesenheitsstunden. Davon ziehen Sie etwa 10% für nicht direkt verrechenbare Stunden (z.B. Teambesprechungen) ab und wissen dann, wie viele Stunden pro Jahr gearbeitet werden.

3. Teilen Sie die Gesamtkosten Ihrer Praxis durch die Gesamtarbeitsstunden, dann kennen Sie Ihren                 Kostensatz pro Stunde.

Zu diesem Stundensatz würden Sie in einer “klassischen” Kalkulation noch Materialkosten und Ihren gewünschten Gewinn zurechnen und erhalten dadurch dann den Angebotspreis.

Mit dem Wissen Ihres Kostensatzes pro Stunde ausgestattet, sollten Sie aber besser dem Beispiel der Pharmaindustrie folgen und Ihren Markt erkunden. Die entscheidende Frage ist:

Was ist der Patient bereit für meine Leistung zu bezahlen?

Dieses von der modernen Betriebswirtschaft “Power Pricing” genannte Verfahren funktioniert aber leider nicht immer. Wenn Sie z.B. in Ihrer Praxis Akupunktur anbieten und das auch andere Praxen tun, dann sind Sie nur ein Anbieter unter vielen und müssen einfach klassisch kalkulieren und sehen, ob Sie Akupunktur wenigstens kostendeckend erbringen können.

Zum Abschluss möchte ich Ihnen noch eine Empfehlung geben:

Setzen Sie Ihren Preis nicht zu niedrig an, weil es sehr schwierig werden kann, diesen im Nachhinein noch nach oben zu korrigieren.

Berge von Karteikarten türmen sich auf der Anmeldung, überall kleben  kleine gelbe Zettel mit Informationen, die Kaffeemaschine steht neben der Blutsenkung oder den Urinproben. All diese Horrorszenarien habe ich schon in Arztpraxen gesehen. Dabei sollte man sich vor Augen halten, dass man die längste Zeit des wachen Tages am Arbeitsplatz verbringt, weshalb dieser zwar nicht unbedingt wohnlich, aber doch ansprechend gestaltet oder eingerichtet sein sollte. Das gilt für den Praxisinhaber genauso, wie für die Mitarbeiter.

Achten Sie auf die nachfolgenden Punkte, damit Sie sich vielleicht ein bisschen mehr am Arbeitsplatz wohlfühlen und dadurch auch bessere Arbeit leisten können:

1. Ordnung: Ich stelle häufig fest, dass in unordentlichen Praxen wesentlich mehr Fehler gemacht werden, als in ordentlichen. Das Wohlfühlen in der tollsten Praxis ist auch dann vorüber, wenn Sie sich ärgern, weil z.B. eine Karteikarte nicht gefunden wird oder Verbrauchsmaterial nicht da ist, wo es sein sollte.

2. Geplante Arbeitsumgebung: Für die Figur mag es ja gut sein, wenn man wegen jedem Handgriff aufstehen muss, aber irgendwann nervt das doch ganz schön. Also überlegen Sie sich – und lassen Sie auch Ihre Mitarbeiter überlegen – was Sie häufig brauchen und was nicht.

3. Nehmen Sie auf Eigenheiten Rücksicht. Wenn beispielsweise Linkshänder das Telefon links neben sich am Schreibtisch stehen haben, müssen Sie jedes Mal umgreifen, wenn sie was notieren wollen und dann hängt auch noch das Kabel quer über die Schreibfläche.

4. Schreibtisch und Stühle: Unabhängig davon, dass es hierfür DIN-Normen gibt, sollte zumindest eins beachtet werden: Manche Büromöbel sehen zwar schön aus, sind aber völlig unpraktisch.

5. Computer: Auch an einem PC-Arbeitsplatz braucht man ein Mindestmaß an Schreibfläche. In gewissen Abständen sollten Sie sich und Ihren MFA auch einen neuen Monitor gönnen. Wer Schreibkräfte hat, sollte denen auch eine Fußstütze zur Verfügung stellen.

6. Beleuchtung: Die Lichtverhältnisse sollten auch so angenehm wie möglich gestaltet sein.

Sie sollten bei all diesen Maßnahmen und Tipps auch noch bedenken, dass ein gepflegtes Ambiente die Attraktivität und auch den Wert der Praxis erhöht. Und wie schon oft gesagt: Zufriedene Mitarbeiter und Patienten sind die beste Werbung für Sie.

Hier können Sie sich die gewünschte EXCEL-Arbeitsmappe herunterladen:

 Terminplanung 

Die Datei soll Ihnen dabei helfen, einen Plan für eine neue Terminierung Ihrer Sprechstunde zu erarbeiten.
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
  1. Legen Sie fest, welche Terminarten (z.B. Kurztermin, Normaltermin, Langtermin und Pufferzeiten) Sie haben wollen und tragen Sie die Minuten und Bezeichnungen in die grünen Felder ein.
  2. Jetzt legen Sie noch den Sprechstundenbeginn fest (Ich rate meinen Mandanten gerne zu einer 10-minütigen Frühbesprechung, um den Tag zu strukturieren oder kurzfristige Änderungen/Erledigungen weiterzugeben.) Bitte als ersten Eintrag immer Pufferzeiten angeben.!
  3. In der Spalte F tragen Sie dann die Terminarten ein, also im Beispiel eine 2 für einen Kurzterm. Die Zeiten und die Bezeichnungen ändern sind dementsprechend. Auf der rechten Seite werden auch die Anzahl der entsprechenden Terminarten mitgezählt, damit Sie sehen können, wie viele Patienten Sie in der verplanten Zeit behandeln können.
  4. Damit Sie jeden Wochentag planen können, kopieren Sie einfach das Tabellenblatt.

Viele Spass beim Planen 🙂

Erlauben Sie mir noch 2 Hinweise in eigener Sache:

  1. Ich gebe jeden Sonntag einen kostenlosen Newsletter heraus, der Tipps&Tricks für die Praxisführung gibt. Zusätzlich erhalten Sie ein kostenloses eBook mit 25 Fragen, die Ihre Praxis besser machen werden. Tragen Sie Ihre Mailadresse einfach oben rechts bei den Praxis-Orga-News in das entsprechende Feld ein.
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